【総務部必見！】車両管理システムとは？導入するメリットやデメリット、おすすめの機能を紹介！
車両管理システムの概要
車両システムとは？
車両管理システムとは、業務で使用する社用車を一括して効率よく管理できるシステムのことです。企業で所有している車だけでなく、リース車やレンタカーでも活用できる車両管理システムもあります。
道路上における交通安全を守るための法律「道路交通法」の定めにより、一定台数以上の社用車を所有している企業は、安全運転管理者を選任し、安全運転の確保に努めなければなりません。車両管理に関する業務は安全運転管理者が担当していることが多いですが、その業務は多岐に渡ります。
2022年4月に道路交通法が改正されたことにより、安全運転管理者の業務に「運転者の酒気帯びの有無の確認」「アルコールチェックの記録・保存」が義務化され、業務量がさらに増えました。この法改正により、車両管理業務の負担軽減は多くの企業にとって課題の一つになっていると思います。車両管理に関する業務負荷を減らすためには、車両管理システムの導入がおすすめです。
なお、「アルコールチェック義務化」や「安全運転管理者」については、以下のコラムでも紹介しています。こちらも合わせてご覧ください。
アルコールチェックは検知器で効率化を！2022年アルコールチェックに関する法令解説
【重要】安全運転管理者の選任義務とは？罰則はある？安全運転管理者に関する法改正内容や違反時の罰則、業務内容等について解説！
車両管理システムのメリット
車両管理システムを導入するメリットは、主に以下のとおりです。
- 車両管理者（安全運転管理者）の業務負荷を軽減できる
先程もお伝えしたとおり、社用車の予約状況や車両整備状況の管理、日常点検や運転日報等の管理など、社用車管理業務に関する業務は煩雑で時間がかかります。車両に関する情報をシステムで一元管理することにより、管理者の工数削減が期待できます。
- ドライバーの業務負荷を軽減できる
車両管理業務と言うと管理者の業務内容に目が行きがちですが、実はドライバーの業務も発生しています。例えば、車両を複数名で共有して使用している場合は、車の空き状況を確認して予約し、時間になったら鍵を取りに行って、使用後は返却に行く必要があります。また、走行距離や車の整備状況をチェックして日報類に記入したりと、社用車を利用するにあたって様々な業務が発生しています。車両管理システムでデジタル化を進めると、これらのドライバーの業務負荷も低減することができます。
- コスト削減に繋がる
車両管理システムの導入には費用がかかりますが、自社に必要な機能を備えたシステムを適切に選択して導入することで、結果として管理工数を削減し、人件費の削減に繋げることができます。また、車両の稼働状況を把握できるシステムを使用すれば、車両台数の見直し・最適化することができ、車両運用コスト削減に繋げることもできます。
- 法令違反のリスクを低減できる
先程もお伝えしたとおり、車両管理業務については「道路交通法」で定められています。車両管理システムを導入してアルコールチェックや日報類の管理等を厳格化することで、法令遵守を徹底することができます。
車両管理システムのデメリット
車両管理システムを導入するデメリットは、主に以下のとおりです。
- 導入・運用にコストがかかる
車両管理システムを導入するには、当然ですが費用が発生します。月額や年会費など、継続的に利用料金が発生するものが多いため、予算を確保しておくことが大切です。初期工事が必要なシステムの場合は、導入に莫大な費用がかかる場合もあります。費用を抑えたい場合は、利用料金だけでなく初期工事・初期費用の有無も事前に確認しておきましょう。
また、車両管理システムには様々な機能があり、機能が増えるほど費用も高額になります。しかし、すべての機能が自社に必要とは限りません。自社の運用において必要な機能が何かを見極めてシステムを選ぶことが重要です。
- 従業員の不満に繋がる可能性もある
資料管理システムを導入すると管理者側の業務は軽減されますが、システムによってはドライバーの負担を増やしてしまったり、行動を監視されているように感じてしまったりする可能性もあります。管理者側だけでなく、ドライバーにとってもメリットがあるようなシステムを選ぶことが大切です。
車両管理システムのおすすめ機能４選！
①デジタルキー
デジタルキーとは、スマートフォンやタブレットが車のキー（鍵）になるシステムのことです。車両管理業務の中で管理者とドライバーの両者にとって負担となっている業務の一つが、鍵の受け渡しです。
管理者は鍵の受け渡しの対応の手間はもちろん、鍵の紛失リスクを低減しなくてはなりません。デジタルキーであれば、対面での鍵の受け渡し対応が不要になるだけでなく、物理的な鍵をドライバーが持ち出さなくてよいので、紛失リスクをなくすことができます。
ドライバーも鍵の受け渡しのために管理部署に立ち寄る必要がなくなるので、業務効率を向上させることができます。
②予約管理システム
社用車を共有で使用している場合は、予約管理をしなくてはなりません。予約管理を紙で行っている場合は、予約や予約変更の度に管理部署で対応する必要があるため、管理者にとってもドライバーにとっても手間が発生します。予約管理ができるシステムを導入すれば、スマホやPCで予約状況をリアルタイムで確認し、外出先からでも予約や予約変更を行うことができるようになります。
③アルコールチェック記録の管理・保管
アルコールチェック義務化によってアルコールチェックの実施と記録の管理・保管が必要になりました。管理者は未提出や未記入のチェックを行い、１年間書類を保管しなくてはなりません。また、ドライバーも測定結果を記入し、書類を提出しなくてはなりません。
アルコールチェックの記録をデジタル化して管理できるシステムや未提出・未記入を自動でチェックして通知してくれるシステム、アルコールチェッカーと連携して計測数値を自動反映することができるシステムもあります。
飲酒運転の防止は会社としての信頼性にも関わる重要な義務であるため、アルコールチェックは厳格に行う必要があります。アルコールチェックの厳格化のためにも、システムでの管理を検討してみてもよいでしょう。
④日報類のデジタル化
アルコールチェックの記録だけでなく、運転日報や日常点検の記録も管理しなくてはなりません。これらの書類をデジタル化するシステムを活用すると、管理者側の書類の回収やチェックの手間、ドライバー側の書類記入と提出の手間を大幅に軽減するとともに、ペーパーレス化で書類保管スペースも不要になります。
車両管理システムはどうやって選べばいい？
①費用対効果が見込めるか？
車両管理システムの導入を検討する際に、最も重要とも言えるのが、費用対効果です。先程もお伝えしましたが、必要な機能を厳選し、自社の抱えている課題を解決できるシステムを選ぶことが重要です。利用料金だけでなく、初期工事・初期費用の有無を事前に確認し、予算に合わせて機能とコストの両面から検討しましょう。
②導入前後のサポート体制が整っているか？
システムを導入した後は、新しい運用を社内に浸透させなくてはなりません。そこまでのサポート体制が整っているかどうかも、導入前に確認しておくとよいでしょう。
また、ドライバーにとってわかりやすく使いやすいシステムであることも大切なポイントです。
③導入しやすいデバイスか？
車両管理システムを導入する際には、どのようにデバイスを設置するかを事前に確認しましょう。デバイスのタイプによっては初期工事が必要で、導入までに時間がかかる可能性もあります。
車両管理システム「Bqey」のご紹介
弊社の提供する車両管理システム「Bqey（ビーキー）」は、先程ご紹介した「車両管理システムのおすすめ機能４選」をすべて兼ね備えています。
「Bqey」を使うと、社用車の予約〜鍵の受け渡し〜日報類の提出まで、スマホ１つで完結することができます。運転日報や日常点検、アルコールチェック記録等のペーパーレス化はもちろん、社用車の管理がクラウドで一元管理できるようになります。
車内に「QEY box」を設置するだけでスマホが鍵となり、車の鍵の施解錠を行うことができるので、鍵の受け渡しにかかる手間を省いて、効率良く社用車を管理することができます。「QEY box」では利用履歴を抽出できるので、車両の稼働状況を見える化することができ、車両台数の最適化による経費削減にもつながります。
また、管理者にとってだけでなく、ドライバーにとってもメリットがあります。予約状況がアプリで一目でわかるので、外出先からでもスマホで確認することができ、予約手続きが楽になります。日報類もアプリから提出することができるので、社用車の利用手続きに関する業務時間を削減することができます。
初期工事が不要なので、初期費用もかからず、１台から、１ヶ月から導入していただけます。まずは１台だけ導入してトライアルしてから本導入をご検討される企業様もいらっしゃいますので、ご興味のある方はお気軽にご相談ください。
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まとめ
今回は車両管理システムについて解説しました。車両管理システムは、車両管理業務を効率化するための手段として有効ですが、機能が増えるほどコストも高くなります。車両管理システムを選ぶ時は、自社に必要な機能が何かを見極めて、費用対効果を意識して選ぶことが大切です。
車両管理システムの導入を検討したい企業様は、「車両管理システムの選び方」のホワイトペーパーもぜひご活用ください。車両管理システムを選ぶ時のポイントを手順ごとに解説しています。
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