【DX推進】成功するシステム導入の流れとは？｜押さえるべきポイントやスケジュールも紹介

出典：ITR「国内IT投資動向調査報告書2024」、IT予算額の増減（2022～2024年度予想）

 

このような背景を踏まえ、企業はDXを成功させるためのシステム導入を戦略的に進める必要があります。

システム導入には様々なメリットがあります。ここでは、特に重要な4つについて解説します。

人件費の削減

これまで人の手で行っていた業務をシステム化することで、人件費の削減につながります。例えば、事務作業や分析業務、データ管理、ITツールの保守管理などは、システム導入やクラウド化により自動化できます。グループウェアシステムを導入すればリモートでの情報共有が可能になり、会議のためだけに費やされる時間を削減できます。

これにより、社員の一人ひとりの業務効率が向上し、結果的に人件費が削減されます​​​​​​。これらの措置は、企業にとって経済的なメリットをもたらし、競争力の向上に貢献します。

 

業務の属人化を解消

業務の属人化とは、業務の進め方や内容を特定の個人だけが把握している状態を指します。一見、熟練者が担当することで効率的にも思えますが、長期的に見ると業務効率の低下や業務品質の不安定化、社内の風通しの悪化など多くの問題を引き起こしかねません。

属人化の対策としては、システム導入などによる「標準化」が有効であると言われています。標準化された業務は誰でも遂行可能な状態となり、急な欠勤や異動、離職が生じても問題なく代行や引き継ぎが可能になります​​。

業務の属人化を解消し、リスク回避や知識の共有化をしておくことは、企業の将来にとって非常に重要です。

 

ヒューマンエラーの低減

ヒューマンエラーの低減は、業務効率化と生産性向上の観点から非常に重要です。ヒューマンエラーとは、人が作業を行う際に発生するミスのことで、これを防止するためには、エラーの原因を理解し、適切な対策を講じることが必要です​​。

ヒューマンエラー対策として、組織や業務の仕組み自体を改善してエラーが起こる可能性をつぶすことも大切ですが、システム導入やデジタル技術の活用も非常に有効です。人の手で行っていた作業をシステムに代替させることにより、作業者の不注意や慣れによるエラーを防止することができます。

 

ペーパーレス化の推進

システム導入により書類や文書を電子化することで、ペーパーレス化を推進することができます。この取り組みにより、印刷に関連するコストが削減され、オフィススペースの有効活用が可能になります。また、電子文書のクラウド保存によって情報共有やアクセスが容易になり、業務効率化と生産性向上が実現します。ペーパーレス化することでテレワークが可能になれば、働き方の選択肢が広がります。さらに、環境への配慮という側面から企業イメージの向上にも寄与します​​​​。

システム導入を成功させるためには、導入までの流れを明確にした上で、各ステップにおいて確実に実施すべきことを掴んでおく必要があります。ここでは、目的定義から始まり効果測定に至るまでのステップについて解説します。なお、冒頭で触れたように、一般向けに販売されている既成のシステムを導入するのかシステム開発から依頼するのかによって導入の流れやスケジュールは大きく変わってくるため、その点も含めてお伝えしていきます。

 

①目的定義・課題整理

システム導入の最初のステップは、目的の定義と課題の整理です。これは、後の方向性を決定する上で非常に重要な作業となります。まずは、なぜシステムを導入したいのか、どんな課題を解決したいのかを明確にします。その上で、現状の業務フローを整理して問題点を洗い出し、実際にどの部門や業務について導入するのかを決定します。

課題整理の目的は、表面的な課題に潜む本質的な課題を見つけ出すことです。この段階で方向性を誤ると、本当に解決すべき課題に対応できないシステムになってしまうおそれがあるため、確実に進めましょう。

 

②ベンダー選定

次に、ベンダー選定です。ベンダーとは、IT分野においてシステムやソフトの開発や販売を行う企業のことです。

既成のシステムを導入する場合、搭載される機能はほぼ決まっています。このため、前のステップで整理した導入目的や課題の解決策として適切な機能を備えているかを確認することが重要です。また、目的に対して過剰な機能はコスト増加につながるため、自社にとって本当に必要な機能かどうかを慎重に見極めましょう。

 

開発から依頼する場合、まずはRFI（情報提供依頼書）と呼ばれる依頼書を作成し、ベンダーの基本情報や開発実績などの情報を入手します。次に事前調査で自社の求める基準に合致したベンダーに対し、RFP（提案依頼書）を用いて具体的な提案を依頼します。提示した要件の内容を正しく理解し、網羅した提案内容になっているかどうか、実現できない場合は代替案があるかどうかなどについて細かくチェックします。最後に見積書を入手し、コストとのバランスを考慮して最終決定します。

また、自社での予算取りのスケジュールや決裁フローについても事前に確認しておくことが大切です。システム導入には多額の費用がかかるため、稟議書が必要となるケースが多いです。ベンダー選定と並行して確実に進めておきましょう。

 

以下の資料では、稟議書作成の際のポイントを紹介しています。ぜひダウンロードしてみてください。

無料DL：社用車管理システム導入の稟議に必要なポイント

 

③要件定義・開発依頼

要件定義とは、システムに求められる機能や期待されるメリットについて開発者が「要件」として明確に定義することです。この際、発注者と開発者の認識にズレが生じないように十分コミュニケーションを取ることが大切です。発注側は出来るだけ要求内容を具体的に伝え、気になる点があれば細かいことでも確認しておくことを心がけましょう。要件定義が完了したら、開発依頼を行います。

既成のシステムを導入する場合、このステップと次の開発管理のステップは省略することができます。

 

④開発管理

開発管理はシステム導入において最も重要なステップとなります。開発者は、要件定義の内容に基づいて設計書を作成し、プログラミングやコーディングを行いシステム開発を進めていきます。開発工程では予期せぬトラブルが生じる可能性もあるため、定期的に進捗確認を行うようにしましょう。ベンダー選定の際に作成したRFP（提案依頼書）に、システム利用開始日を明記するなどして、開発者と納期の認識を合わせておくとよいでしょう。

 

⑤テスト運用

システム導入のテスト運用は、開発されたシステムが計画通りの要件を満たしているか、導入目的に合致しているかを確認するために不可欠です。試運用では実業務の流れの中でシステムを利用し、実際の環境で問題なく利用できるかを確認します。この段階では、不具合やバグの発見、システムの操作性やパフォーマンス、安定性の評価が重要です。

万が一要件に沿っていない部分があれば、ベンダーに修正を要求できますが、要件定義で定めていない内容についてはベンダーの対応義務がないため、注意が必要です​​。

既成のシステムの場合であっても、範囲や人数を限定してテスト運用を行い、使い勝手を確認しておくとよいでしょう。

 

⑥社内への周知

システム導入をスムーズに進めるためには、社内への周知が必要不可欠です。従業員は従来の手順に慣れているため、新しい手順に変わることに抵抗を感じることも少なくありません。システムのマニュアルや使い方だけでなく、なぜシステムを導入する必要があるのか、導入することで実際の業務においてどのようなメリットがあるのかについても丁寧に説明し、従業員の理解を得ることが大切です。社内周知に活用できる情報や資料がないか、ベンダーに相談してみるのもよいでしょう。

 

⑦リリース

テスト運用で見つかった不具合やバグを修正したら、いよいよ正式リリースとなります。ここからシステムを利用した業務がスタートします。

 

⑧定着サポート

定着サポートの体制を構築することは、システム導入の成功において非常に重要です。せっかく新しいシステムを導入しても、十分なサポートがなければ従業員はそのメリットを十分に活用できず、結果としてシステムを利用しなくなる可能性があります。

ベンダーの中には、導入後もシステム利用が定着するまでサポートしてくれる企業もあるため、このようなサービスはぜひ有効活用しましょう。利用方法が分からなくなった時のために、分かりやすいマニュアルを用意したり、社内の問合せ窓口を明確にしておいたりすることをおすすめします。

 

⑨効果測定

システム導入の最終目的は、全従業員がシステムを使いこなし、業務効率を向上させることです。そのためには、従業員に理解度や使い勝手を確認し、フィードバックをもらうことが重要です。また、システムの効果を正しく測定し、費用対効果を評価することも重要です。効果測定の例としては、従来の業務で生じていた各課題を数値化、システム導入後の目標値を設定し、導入から一定期間経過後に設定した数値に達しているかを測定します。この測定により、想定していた効果が出ていない場合には、運用の見直しが必要となります​​​​。

 

これらの流れをしっかり押さえて、システム導入を計画的かつ効果的に進めましょう。

SaaS型システムの場合は、さらに短期間で導入できる場合もあります。導入したい時期が確定しているのであれば、あらかじめベンダーに相談しておきましょう。

これらの対策ポイントをしっかり押さえて、システム導入を成功に導きましょう。

企業においてシステム導入により効率化できる業務は多岐にわたります。例えば、単純なデータ入力や集計作業は、システムを利用することで効率化が可能です。また、会議やコミュニケーションのためのツールや、顧客対応における問い合わせ業務のシステム化も効果的です。さらに、マーケティングや営業に関連する顧客データの管理と分析も、システム導入により改善できます​​。

 

勤怠管理

勤怠管理システムの導入は、企業の労務管理と業務効率化に大きな影響を与えます。まず、法令順守の徹底が挙げられます。従業員の残業時間や休暇取得状況をリアルタイムで把握でき、労働時間管理の適切性が保証されます。また、システムによる正確な勤務時間管理は、残業時間の水増しや無申告の早退・欠勤などの不正行為を防ぎます。人事担当者の業務も効率化されます。従業員からの申請受付、勤務時間の集計、代休・有休の管理などが自動化され、給与計算も効率化されるのです。

さらに、従業員の入力・申請作業も簡略化され、特にテレワークを実施している企業では、リモートでの勤怠管理が可能になります。最後に、人事と管理職の労務管理負担が軽減されます。定期的な労働時間の確認が容易になり、無駄な作業を削減できるのです。

 

経費精算

経費精算システムの導入は、申請から承認、経理処理に至るまでの全工程を効率化します。これにより、経理部門だけでなく全社的に重宝される機能を提供できます​​。申請者は領収書のスキャンや交通系ICカードの利用により、入力の手間を省略できます​​​​​​​​。一方で、承認者は申請管理の手間が削減され、いつでもどこでも承認が可能になります​​​​​​。また、経理担当者は自動計算機能によりミスを減らし、事務作業の効率化や会計ソフトとの連携が可能になります​​​​​​​​。これらの点から、経費精算システムの導入は管理部門の負担軽減と効率向上に大きく貢献すると言えます。

 

受注・発注

企業において受注・発注システムを導入することで、多岐にわたる業務改善が実現します。このシステムは受注・発注処理を電子化し、リアルタイムで商品とお金の流れを可視化し、一元管理することで大幅な効率化とスピードアップをもたらします。また、業務の自動化により人件費を削減し、人員を再配置することが可能となります。さらに、システムによる自動カウントにより、適正在庫による在庫管理が効率化され、マルチチャネルに対応した受発注システムによる販路拡大も期待できます。このように、受注業務のスピードアップと自動化により、納品までのリードタイムが短縮され、顧客満足度の向上にも寄与するのです。

 

顧客管理

顧客管理システム（CRM）は、企業と顧客間の関係強化と継続を目指したツールです​​。CRMの導入は、業務効率の向上​​、情報共有の効率化​​、そして顧客満足度の向上に大きく貢献します​​。CRMを活用することで、企業は膨大な顧客情報の一元管理・分析が可能となり、効果的なダイレクトメール配信や顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになります​​​​​​。さらに、CRMを用いることで部署間の連携が強化され、業務効率化によるコスト削減や社員の残業時間削減が実現される事例もあります​​。また、CRMを通じて顧客の細かなニーズに対応し、顧客満足度を高めることも可能です​​。

CRMの導入は、企業にとって業務効率化や顧客満足度の向上という明確な利点をもたらします。これらのメリットは、管理部門のDX担当者にとって、システム導入の優先順位を決定する上で重要な指標となるでしょう。

 

車両管理

車両管理システムとは、社用車の予約や運転日報、点検記録、アルコールチェック記録などをスマホやPCから入力・管理できるシステムです。これらの業務は、社用車の運転者と管理者両方の負担となるため、システムを活用することにより負担を軽減させている企業も少なくありません。車両管理システムについては次の項で詳しく解説します。

 

 

ここで挙げた業務の具体的なシステムについては以下の記事で紹介していますので、合わせてご覧ください。

参考記事：ペーパーレス化とは？メリットや推進のポイント｜おすすめツールもご紹介

 

2022年に道路交通法が改正され、一定台数以上の白ナンバーの社用車や営業車を所有している企業に対しても、目視等によりアルコールチェックを実施することが義務化されました。さらに、2023年12月1日からはアルコールチェッカーを使用することも義務化の内容に加わりました。アルコールチェッカーと連動させ、活用することのできる車両管理システムに注目が集まっています。

 

アルコールチェック義務化への対応を怠ると罰則もあるので、確実に対応する必要があります。アルコールチェック義務化については以下のコラムで解説していますので、合わせてご覧ください。

参考記事：【12月最新】アルコールチェック義務化とは｜運用方法まで徹底解説！ 

 

車両管理システムの導入スケジュール

車両管理に必要とされる標準的な機能が備わった既成のシステムであり、SaaS型のタイプも多いため、比較的短いスケジュールで導入することが可能です。

ドライブレコーダーなどのデバイス設置が必要な場合は納期がかかることがありますが、アプリケーションの利用のみであれば、最短で契約後1ヶ月程度で利用開始できるシステムもあるようです。詳しい納期については各ベンダーに問い合わせてみてください。

 

なお、車両管理システムの選定については以下の資料を参考にしてください。

無料DL：車両管理システムの選び方

この他にも、サービスサイトにて多数の導入事例を紹介していますので、合わせてご覧ください。

導入事例｜Bqey＜ビーキー＞｜社用車管理、まるっと解決