ペーパーレス化とは？メリットや推進のポイント｜おすすめツールもご紹介

近年、紙媒体の削減や働き方改革への対応としてペーパーレス化が進められています。

しかしながら、ペーパーレス化について、

• どのようなメリットがあるのか知りたい
• ペーパーレス化が可能な書類は何か？
• 何から手を付ければよいかわからない・・・
• ペーパーレス化できるツールにはどんなものがあるのか？

など、言葉は知っているものの、具体的な導入に際して疑問や悩みを抱えている方も多いかと思います。

そこで本記事では、ペーパーレス化の「メリット」や「推進のポイント」と合わせて、具体的な「業務別おすすめツール」もご紹介します。

ペーパーロジック株式会社が、東京に本社がある企業を対象に実施した調査によると、2021年にペーパーレス化を「積極的に行った」が31.3％、「ある程度行った」が41.0％という回答でした。各企業においてもペーパーレス化を重要視し、推進を進めていることが分かります。

書類を電子化することで、紙媒体での運用において必須であった用紙代、印刷代、郵送代、書類廃棄費用等のコストを削減することができます。また、紙の所有量を減らすことで保管スペースを縮小することができるため、オフィスの賃料削減にもつながります。

会議資料を電子データで共有することで、人数分を印刷して配布する手間が省け、業務の効率化が可能となります。リアルタイムで資料の修正を行うことができるため、常に最新版の資料を用いて会議を進められる点もメリットです。

また、紙媒体の場合、膨大な保管資料の中から目的の資料を探すのは大変ですが、電子データの場合はキーワード検索で簡単に探し当てられるようになります。

ペーパーレス化は企業の情報リスク管理にも役立つといえます。

紙媒体での運用は、書類の置き忘れ、紛失、盗難等による情報漏洩のリスクを伴いますが、電子化によりこれらのリスクを低減することができます。また、ロック機能やアクセス権限を設定して他者による修正・閲覧をコントロールしたり、不正利用や改ざんを防止したりすることも可能です。

育児や介護との両立等のために、在宅勤務やテレワークの導入は企業にとって優先的に取り組むべき施策の一つです。しかしながら、「紙の書類」が存在することで出社しないと仕事ができず、テレワーク導入の障壁となっている企業も多いのではないでしょうか。ペーパーレス化することで、どこからでも書類にアクセスできるようになるため、これらの障壁を取り除き多様な働き方を実現することが可能となります。

それでは、実際にペーパーレス化が可能な書類にはどのようなものがあるのか見ていきましょう。

タイムカードや出勤簿への捺印で勤怠管理を行っている場合、システム導入によりペーパーレス化することができます。出退勤だけでなく有給休暇の申請等、勤怠管理に関する情報をまとめて処理できるようになる点もメリットです。

業務のために利用した交通費や宿泊費、接待交際費等の経費精算書もペーパーレス化が可能です。紙媒体での運用では分かりづらかった申請の承認状況も一目瞭然です。

商談内容や顧客情報をExcelに入力して管理している場合、以前の活動を見返すために印刷して保管する方も多いと思います。最近ではこれらの情報を一元管理できるツールも流通しており、紙の使用量を減らすのに役立つでしょう。

紙の商品カタログやリーフレットは、価格改定や更新の度に古いものを廃棄する必要があります。PDF等の電子データにすることで、印刷代だけでなく廃棄にかかるコストも削減することができます。

会議資料を人数分印刷して配布するのは時間もコストもかかります。また、資料に誤りがあった場合の差し替えも非常に面倒な作業です。紙媒体からPDF等の電子データにすることで、これらのムダをなくすことができます。

ペーパーレス化を進める上でのポイントを、実際の導入の流れに沿って解説していきます。

経営層や管理職においては費用対効果を重要視しがちですが、実際に利用する従業員に必要性やメリットを理解してもらうことも大切です。営業部門であれば販促資料を持ち歩く量が減る、間接部門であれば申請書類の処理時間短縮によるタイパ（タイムパフォーマンス）向上と、業務によってもメリットは様々です。

現状の課題や導入に至った背景についても改めて認識してもらうことで、より理解が深まるでしょう。

メリットの多いペーパーレス化ですが、新たな業務手順に慣れるまではストレスになることも事実です。そのため、一度に進めるのではなく、部分的な導入から始めることをおすすめします。社内の書類運用状況を整理することでペーパーレス化が可能な範囲を抽出し、ハードルの低そうなものから段階的に取り組むとよいでしょう。

ここからは、具体的な業務別におすすめツールをご紹介していきます。

タイムカードや出勤簿で勤怠管理を行っている方におすすめです。

ジンジャー勤怠

参照元：タイムカード不要！オンライン完全対応の勤怠管理システム｜jinjer（ジンジャー）勤怠 (hcm-jinjer.com)

PC・スマホ・タブレット、ICカードをベースに打刻方法を自由に組み合わせ、部署や従業員ごとに異なる勤務形態にも柔軟に対応できるため、幅広い業種で採用されています。シリーズ累計登録社数18,000社の実績があり、導入から運用開始後にわたって専任担当者のサポートが受けられる点も安心です。

ジョブカン勤怠管理

参照元：No.1勤怠管理・シフト管理システム「ジョブカン」 (jobcan.ne.jp)

出勤管理、シフト管理、休暇・申請管理、工数管理の4つの機能から、必要な機能だけを自由に組み合わせて利用することが可能です。中小規模での導入事例が豊富で、企業規模により料金設定が異なります。30日間の無料お試し期間があり、有料プランの全機能を気軽に試すことができるのも魅力です。

レシートや領収書の原本を用いて経費精算を行っている方におすすめです。

楽楽精算

参照元：楽楽精算【公式】累計導入社数No.1の経費精算システム｜経費精算の課題解決に (rakurakuseisan.jp)

領収書読み取り機能やICカードとの連携で経費・交通費精算を効率化することが可能です。ルールに反する申請の自動ブロックや申請期限のアラート設定もできるため、経理担当者にとってもムダな業務を減らすことができるストレスフリーなシステムです。累計導入社数12,000社の実績があり、幅広い企業から選ばれています。

Concur Expense

参照元：経費精算システム 経費業務の自動化をクラウドで - コンカー (concur.co.jp)

提供元の株式会社コンカーは、経費精算に費やすムダな時間とコストを社会問題と捉え、次世代クラウド経費精算で解決していくという理念を持っています。QRコード決済や法人カード、ホテルやタクシー手配等、様々なサービスと連携して自動化を進めることができ、IT Review経費精算部門でLeaderバッジを受賞するなど高い評価を受けています。

Sales Cloud

参照元：Salesforce - セールスフォース・ジャパン

企業データや連絡先、やり取りの履歴といった顧客管理と、商談フェーズや競合相手、見積等の案件管理に優れ、国内外でトップシェアを誇る営業支援ツールです。商談状況や売上予測を外からでもリアルタイムで更新できるため、チーム内で簡単に情報共有することができます。AIにより成約見込みの高い顧客を予測することで、営業担当者の生産性向上にも役立ちます。

GENIEE SFA/CRM

参照元：営業管理ツール顧客管理ツールならGENIEE SFA/CRM（旧ちきゅう） (chikyu.net)

顧客管理や案件管理の入力画面がシンプルで、直感的に操作することができる使いやすさが人気です。名刺管理やグラフ作成を活用することで、事務作業を効率化して本来の営業活動に集中できます。また、商談状況を整理することで、マネージャーが進捗状況や売上の確認にかける工数も削減することが可能です。比較的安価な料金プランでコストパフォーマンスにも優れています。

Dropbox Business

参照元：情報を整理して安全に保管し、いつでもアクセス可能に (dropbox.com)

企業での資料管理において重要なセキュリティ対策や管理機能が充実しており、必要なデータ量やセキュリティレベルからプランを選択できます。また社内外を問わずデータを共有できるため、何度も添付メールを送信し合う必要がありません。営業部門で必要な価格表、リーフレット、プレゼン資料等も常に最新版を共有できます。

Handbook

参照元：ホーム - iPadやタブレットのビジネス活用ならHandbook

商品カタログやリーフレット、提案書等をタブレットひとつで管理できる、より営業向けの資料管理ツールといえます。導入実績は1,500件を超え、約7割が営業・販促・教育分野で利用しています。コンテンツ利用状況の確認やアンケート機能を活用することで、より効果的なコンテンツの作成・更新につなげることが可能となります。

moreNOTE

参照元：ペーパーレス会議システム moreNOTE(モアノート)|富士ソフト

シェア6年連続No.1の、ペーパーレス会議システムにおけるトップランナーです。カレンダー形式で予定表から資料を確認できるため、過去の会議資料を部内に展開したり、今後の会議資料を前もって見たりするのに便利です。また、アカウントを持っていない社外との会議でもブラウザで一時的に共有することが可能です。

Smart Discussion

参照元：ペーパーレス会議システム | スマートディスカッション【SmartDiscussion】 

OfficeファイルをPDFに自動変換する機能があり、手元の資料をWebブラウザ画面にドラッグ＆ドロップするだけの簡単操作が魅力です。参加者全員が発表資料やホワイトボードに同時に書き込むことができ、会議の活性化にも役立ちます。資料の暗号化や時限消去等セキュリティ対策も万全で、多くの企業や官公庁に採用されています。

社用車の点検記録や運転日報、アルコールチェック記録簿を紙の台帳で管理している方におすすめです。

Bqey（ビーキー）

参照元：Bqey＜ビーキー＞｜社用車管理、まるっと解決

車両予約・アルコールチェック記録や運行記録・稼働状況等の情報をクラウドで全て一元管理することができます。長年車のカギを作ってきた高い技術力を活かして開発した"デジタルキー"が搭載されており、スマホで車の施解錠ができるので鍵の受渡しが不要になります。初期費用や初期工事が不要なのも嬉しいポイントです。デジタルキーの操作ログを用いて車両の稼働状況を自動集計・グラフ化できるので、車両台数の最適化も実現できます。

KIBACO

参照元：クラウド型車両管理システム-KIBACO(キバコ)｜カーマネジメントサービス (kimura-kibaco.jp)

車検や保険の情報を詳細まで登録し、期限が近づくと通知を受け取ることができます。車載機器不要で利用でき、アルコールチェック記録や運転日報類のペーパーレス化も可能です。フリープランとベーシックプランがあり、ベーシックプランにはBPOオプションもあるので、コンサルティングや業務代行まで選択することができます。

ペーパーレス化できるツールの１つとして「車両管理システム」をご紹介しましたが、初めて耳にした方もいるかと思います。社用車を使用している企業は、必ず車両管理業務を行わなくてはなりません。ここからは、車両管理業務をペーパーレス化・効率化できる「車両管理システム」についてご説明します。

なお、車両管理業務について知りたい方は、以下のコラムをご覧ください。なぜ車両管理を行う必要があるのか、具体的にどのような管理を行わなくてはいけないのか等、詳しく解説しています。

参考記事：車両管理とは｜業務内容やメリット、運用方法まで徹底解説！

車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。

具体的には、1台の車を複数人で使う場合の予約管理ができるシステム、運転日報や日常点検などの書類をデータで管理できるシステム、アルコールチェック義務化の対応をまるごと行うことができるシステム、走行距離を計測して最適なルートを教えてくれるシステムなどがあります。

車両管理システムは、2017年の中型トラックに対するデジタコの搭載義務化をきっかけに需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。

ここからは、実際に車両管理システム「Bqey（ビーキー）」を導入した企業の事例を紹介します。車両管理システムの導入によりどのような効果があったのか見ていきましょう。

コニカミノルタ株式会社様の事例

コニカミノルタ株式会社は、創業から培った複写機やカメラの開発技術を「デジタルワークプレイス」「プロフェッショナルプリント」「ヘルスケア」「インダストリー」の4つの事業へ派生させ新しい価値提供をしています。

社用車については、従業員やグループ社員が外出する際の移動手段や運搬手段などに使用。社用車の利便性を向上するべく一括管理できるシステムを検討されている中で、Bqeyの導入に至りました。

株式会社ファーマフーズ様の事例

株式会社ファーマフーズは、「医」（Pharmaceutical）と「食」(Foods)の融合「ファーマフーズ」（ Pharma Foods）を目指し、創薬事業、機能性素材や機能性製品の開発・販売を行う企業です。

京都本社を中心に社用車を利用しており、予約管理状況やアルコールチェックを一元管理したいという要望とBqeyの機能が合致したことが導入の決め手となりました。

今回はペーパーレス化について解説しました。ペーパーレス化は様々な業務において可能ですので、まずは自社の書類運用状況を整理し、優先度の高い業務を洗い出すことをおすすめします。ペーパーレス化に役立つツールはたくさんあるので、機能や価格、サポート内容などから自社での運用に最適なツールを選ぶようにしましょう。

また、ツールやシステム導入の際は、社内でメリットや使用方法を浸透させることも大切です。一度に進めるのではなく、できるだけ従業員の抵抗感を低減できるよう段階的に取り入れると良いでしょう。