【サンプルあり】車両管理規程とは？必要項目や罰則も徹底解説！

道路交通法第74条の3「安全運転管理者の選任」

道路交通法における「安全運転管理者の選任」とは、交通の安全と円滑な流れ、および道路に関わる障害の予防を目的として設けられた制度です。

 

安全運転管理者は、従業員が道路交通法を遵守し、安全な運転を行うための責任者です。5台以上の自動車を（乗車定員11名以上の場合は1台以上）業務で使用する場合、事業者は安全運転管理者を選任しなければなりません。

 

このように、一定台数以上の社用車を所有している場合には、安全運転管理者を選任し、従業員の安全運転を確保する責任があります。車両管理規程は安全運転管理者の業務を含めた明確な運用ルールを定めます。車両管理規程を策定することによって、従業員ごとの解釈の差異が生じることを防ぎ、「知らなかった」という事態を回避できるからです。

 

なお、安全運転管理者については以下の記事で詳しく解説しています。安全運転管理者の選任は義務であり、怠ると罰則もあります。車両管理規程の制定と合わせて、確認しておくことをおすすめします。

参考記事：5分でわかる「安全運転管理者」とは？選任義務の条件や資格、罰則も解説

車両管理規程には、以下の11項目を盛り込むとよいでしょう。ただし、必ずしもすべて含める必要はなく、自社の運用に合わせて項目の追加・削除を行っても構いません。

 

① 車両管理の責任者の明示

車両を適切に管理するためにも、車両管理責任者や管理部門を決める必要があります。車両管理規程に記載しておくことで、責任の所在が明確になります。一般的には、総務部や管理部門が管理するケースが多いようです。

 

② 安全運転管理者の選任

安全運転管理者は、先に説明した道路交通法に基づき、企業が一定台数の自動車を使用する場合に必要とされます。安全運転管理者は、自動車運転の安全確保を担い、道路交通法で定められた業務を遂行しなければなりません。車両管理規程には、安全運転管理者の選任を明確に記載しておく必要があります。

 

また、選任後は15日以内に公安委員会に届け出ることも義務づけられているので、注意が必要です。届け出を怠ると最大で2万円の罰金が科されます。安全運転管理者の選任と適切な届け出は、自動車運転の安全性を確保する上で重要なポイントです。

 

なお、安全運転管理者の罰則については以下のコラムで詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
参考記事：安全運転管理者の罰則と法令遵守のポイント｜業務内容とリスクを徹底解説

 

③ 車両管理台帳の作成

社用車を管理するために重要なのが、車両管理台帳です。車両管理台帳には、車両を特定するための項目や車両の状況を把握する項目を記載します。具体的には、車両の型式や登録番号、車名、車種などが記載されます。さらに、車検や点検日などの情報、保険の有効期限や内容をも追加すると、車両の状況を正確に把握することができます。

 

④ 運転者台帳の作成

運転者台帳は、社内規定に基づいて運転の許可を得た運転者の情報を管理します。運転者台帳を作成し、車両管理台帳と連携させることによって、交通事故発生時などに適切な対応ができるようになります。また、企業が管理責任を果たしているかどうかを主張するためにも重要です。万が一、交通事故が発生した場合は、運転者台帳の存在と正確な情報管理が、迅速で適切な処理につながるでしょう。記載する項目については、以下を参考にしてください。

 

参考：貨物自動車運送事業輸送安全規則　第九条の五｜e-GOV法令検索

 

⑤ 車両の点検や整備

社用車の保守点検および整備は、運転者の安全と事故予防のために重要です。定期的な車検・定期点検・日常点検を徹底することで、車両の状態をチェックし、問題を未然に防ぐことができます。

 

なお、日常点検については以下のコラムで詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
参考記事：【チェックシート付】車の日常点検15項目｜頻度やタイミングも解説

 

⑥ 社用車の私的使用の禁止

前述した通り、企業には民法第715条による「使用者等の責任」があるため、原則として社用車を業務以外で使用するのは禁止したほうが良いでしょう。ただし、やむを得ない場合に使用する場合は、許可書の提出を求めるなどのルールを策定し、車両管理規程に記載しておきましょう。私的使用禁止のルールを明確にすることで、社有車の適切な利用を促します。

 

なお、社用車の私的利用については以下のコラムで詳しく解説しています。私的利用によるトラブルが発生しないよう、こちらも合わせてご確認ください。
参考記事：社用車は私用で使っても問題ない？社用車の私的利用と管理方法を解説！

 

⑦ マイカーの業務での使用

企業では一般的に、マイカーの使用を禁止している場合が多いです。これは、業務と私用の区別が難しくなり、事故が起きた場合に会社も損害賠償責任を負う可能性があるためです。

 

しかし、最近ではコロナウイルスの流行などにより、密を避けて通勤するためマイカー利用を推奨する企業も増えています。マイカー通勤を許可する場合は、マイカー通勤規程を策定し、許可基準と届け出を義務づけるのがおすすめです。規程には使用頻度、範囲、時間、条件などを明記し、従業員にも周知徹底させましょう。

 

また、通勤時の事故によるケガや死亡に対する補償は労災として認定される可能性があるため、従業員には任意保険の加入状況を確認し、保険証券の提出を求めることも重要です。

 

マイカーの業務使用については以下のコラムでも解説しています。合わせてご覧ください。
参考記事：私用車を業務に利用してもいいの？私用車利用のメリット・デメリット

 

⑧ 事故時の対応

事故が発生した場合、適切な対応が求められるので、事故報告や処理、責任の所在についての規程を定めて記載しておくと良いでしょう。

 

社用車で事故が起きた際には、迅速に適切な対応をしなくてはなりません。社用車の事故については、以下のコラムで詳しく解説しています。事故発生時の責任の所在や対応方法など、合わせてご確認ください。
参考記事：社用車で事故が起きたら誰の責任？対応方法や保険、体制作りも解説

 

⑨ 加入する保険の条件

自動車損害賠償責任保険の加入、任意保険の加入条件についても記載しておくと、万が一のときにもスムーズに処理できます。

 

⑩ 安全運転の確保や安全教育の実施

安全運転を確保するためには、運転者に安全運転の重要性を認識させなければなりません。運転は通常、管理者やほかの人の目が届かない場所で行われるため、運転者自身が自主的に安全運転を心がける必要があります。そのため、車両管理規程で安全教育の実施についてルールを定めることをおすすめします。

 

事故の少ない企業は、職場の安全意識が高いという共通点があり、安全教育や表彰などの手段を活用して、職場の安全意識を向上させる取り組みが広まっています。安全教育や表彰制度の内容や、実施時期についても明記することで、安全運転に関する意識を高められるでしょう。

 

⑪ 車両管理規程に違反した場合の罰則

車両管理規程に違反した場合の罰則についても記載しておくと、安全意識が高まりますし、トラブルの防止にも繋がります。詳細については後に解説しますが、罰則については就業規則に記載する場合もあります。

車両管理規程とはどのようなものかを具体的にイメージできるように、サンプルをいくつかご紹介します。初めて車両管理規程を作成する場合は、既存のサンプルを自社に合わせてアレンジするのがおすすめです。無料でダウンロードできるので、ぜひご活用ください。

 

• CAR manegement 車両管理
  車両管理規程の雛形見本

 

• テンプレート・フリーBiz
  車両管理規程の書式テンプレート

 

• 就業規則　労務管理書式Blog
  車両管理規程 : Wordで使える！

車両管理規程に違反した場合の罰則については、「罰金として徴収する」という記載ではなく、「違反した場合には、厳重注意や減給、降格することがある」といった内容を記載しましょう。

企業が車両管理を行う理由

車両管理を行う主な理由としては、以下の3つが挙げられます。

• 車両を適切な状態に保ち、交通事故を防止するため
• 企業の資産である車両および、車両にかかるコストを管理するため
• 使用者責任など、企業としての法的責任を果たすため

 

企業は、車両やドライバーの管理を担う「安全運転管理者」を設置したり、従業員が車両を使用する上でのルールとなる「車両管理規程」を制定したりして、車両管理を行います。

「安全運転管理者」について詳しく知りたい方は、以下の資料をご覧ください。

 

資料DL：安全運転管理者まるわかりガイド

 

車両管理の業務内容

車両管理における具体的な業務内容は大きく3つあります。

 

①ドライバーの管理

ドライバーに点呼を実施して健康状態を確認するほか、安全運転教育や、運転免許証の更新状況を把握することも必要です。運転者台帳を作成している場合は、台帳の管理も含まれます。

 

②車両本体の管理

従業員が安心して車両を使用できるよう、車両本体の管理も重要です。

具体的には、保険の加入・更新や車検および定期点検の実施、車両管理台帳の管理などを行います。適切な車両台数を把握し、必要に応じて増減を調整することも大切です。

 

リース車両の場合は、リース会社にある程度の管理を任せているという企業も多いようです。

参考記事：社用車はリースと購入どちらがよいのか比較｜費用感や人気車種も紹介

 

③記録類の管理

車両管理業務においては、管理すべき記録がいくつかあります。具体的には、日常点検の結果や運転日報、アルコールチェックの結果を記録し、保存します。

 

記録類については以下の記事で詳しく紹介しています。合わせてご覧ください。
参考記事：運転日報とは？記載すべき項目や書き方、保存期間もわかりやすく解説
参考記事：【チェックシート付】車の日常点検15項目｜頻度やタイミングも解説
参考記事：【無料】アルコールチェック記録簿のひな形5選｜記入例や保存方法も紹介

 

法律上の義務

車両管理業務の中には、法律上の義務と位置づけられているものもあります。

たとえば、車両の日常点検は、道路運送車両法第47条の2において、自動車の使用者（一般的には企業や事業所の責任者）に義務付けられています。

 

道路交通法第74条の3では、一定台数以上の社用車を使用する企業や事業所に対して、安全運転管理者の選任が義務付けられています。安全運転管理者の業務としては、アルコールチェックや運転日報の作成や管理などを含む9つの内容が法律上に記載されています。

安全運転管理者が法律上行わなければならない業務内容や、違反した場合の罰則について知りたい方は、『安全運転管理者まるわかりガイド』をご覧ください。

これまで、車両管理に関する記録は、紙やExcelを用いて行うのが一般的でした。

しかし、効率重視の働き方が広まっていく中で、こうした管理方法に課題を感じ始めている企業も増えてきています。

 

ここでは、従来のアナログな車両管理を行う上で抱えがちな課題を4つ紹介します。

 

①免許や車検、保険などの更新漏れがある

従業員の運転免許証や自動車保険の有効期限、車検の実施などは、管理が煩雑で抜け漏れが発生しやすい業務です。

 

管理する従業員の人数や車両の台数が多い場合は、有効期限のタイミングがバラバラになることも多く、毎月のように更新の実施・確認を行わなくてはならないこともあります。

 

リース車両はリース会社からはがきが届いて更新時期を知らせてくれるケースもありますが、管理者がデータベースを作成して管理している場合などはチェックの抜け漏れが発生しやすい点が課題となっています。

 

②アルコールチェックが大変

アルコールチェック義務化により、運転前後にアルコールチェックの業務が追加されました。コンプライアンス遵守の観点からも業務の重要性は理解しているものの、しっかり運用しようとすればするほど大変・・・という声も少なくありません。

 

アルコールチェックは実施するだけでなく、確認結果を記録して保存したり、アルコールチェッカーを定期的に点検・メンテナンスすることも求められているため、こうした管理の手間が課題となっています。

 

③紙の記録類の管理が大変

車両管理においては、運転日報や日常点検の記録を管理する必要があります。そこへアルコールチェック記録の管理も加わり、業務負担が増加しています。

 

これらの記録類は一定期間保管する必要があるため、紙で運用していると莫大な枚数になります。また、記入漏れや提出漏れがないか確認する必要もあるため、社用車を頻繁に使用する場合や台数が多い場合には、管理が大変です。

 

④最適な車両台数がわからない

社用車を導入する際は、どれくらいの使用頻度になるのかリサーチして台数を決めることになります。しかし実際に導入してみると、思ったより使用頻度が高く必要な時に社用車がなくて使えない場合や、全く使われていない社用車がある場合もあります。

 

実際に何台必要になるか導入前に正確な予測を立てるのは難しいため、一旦は適当と思われる台数を導入するしかありませんが、導入後は稼働状況を把握して台数を見直す必要があります。

 

台数が不足している場合は業務遂行に支障をきたし、逆に車両が余っている場合は経費が無駄になってしまいます。

 

とはいえ、自社に必要な車両台数を正確に把握することは困難です。最適な車両台数で運用できている企業はあまり多くないかもしれません。

課題解決に役立つ4つの機能

実際に車両管理システムのどのような機能が課題解決に役立つのか、詳しく見ていきましょう。

 

①免許証や車検、保険更新期限のアラート機能

更新時期が近くなると管理者にアラート通知が届く機能のことで、管理者の見落としによる更新漏れを防止することができます。

 

免許証の有効期限が切れている人や車検が実施されていない車両は予約できないようにすることで、物理的に期限切れの人や車両の利用制限ができる機能を搭載しているシステムもあります。

 

②アルコールチェック機能

アルコールチェック機能は、アルコールチェックの測定結果の記録をシステム上で入力・管理できる機能です。システムによっては、アルコールチェッカーと連携して測定結果が自動で入力されるものや、記録に未記入・未提出があった場合に通知が送信されるものもあります。

 

この機能を活用することで自動入力による省力化や記録の抜け漏れ防止に役立ちます。

アルコールチェック機能に特化したサービスについては、以下の記事で紹介しています。

参考記事：【2024】アルコールチェックアプリおすすめ9選｜機能や選び方も徹底解説！

 

③記録類のデジタル化機能

運転日報や日常点検、アルコールチェックの記録をスマホから入力し、データ提出・管理できる機能のことです。

 

記録類のデータ化や作業の自動化が可能となり、提出・確認までオンラインで完結するため、記録に関する業務の負担軽減に役立ちます。

 

④稼働状況集計機能

車両管理の記録を紙やExcelで運用している場合に把握することが難しいのが、車両の稼働状況です。

 

車両管理システムには車両予約機能やスマホが鍵の代わりになるデジタルキー機能が搭載されているものもあり、予約状況や鍵の操作ログなどのデータを活用すると車両の稼働状況を把握することが可能になります。

システムによっては自動で集計してグラフ化してくれるものもあり、最適な車両台数を判断するのに役立ちます。

 

スマホが車の鍵の代わりになる、「デジタルキー」については、以下の記事で詳しく解説しています。

参考記事：スマホが車の鍵になる「デジタルキー」とは｜仕組みや対応車種も紹介

 

車両管理システムには、他にも動態管理機能や安全運転支援機能といった、車両管理を効果的に行うための様々な機能があります。

動態管理については、活用例やメリットなどを以下の記事で解説しています。合わせてご覧ください。

参考記事：動態管理とは？必要性やメリット、おすすめのシステムも紹介！