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2022.10.31

社用車は私用で使っても問題ない?社用車の私的利用と管理方法を解説!

従業員が社用車を私的利用している会社も多いのではないでしょうか。社用車の私的利用は違法な行為に当たるのではないかと心配になっている人もいるはずです。そこで当記事では、従業員が社用車を私的に利用することで起こる問題や防止策を解説します。

社用車とは?

社用車と社有車の違い

「社有車」は言葉の通り、車検証の所有者欄に会社の名前が記載されている自動車のことをいいます。対して「社用車」は、会社の業務で使われる自動車です。たとえば営業や施設間の移動など、業務を円滑に行うために利用されます。

社用車を自社で購入して用意する場合もありますが、最近ではコストを抑える目的でリースやレンタカーを利用する会社が増えてきています。社用車をリースした場合、車両の購入費用やメンテナンスの手間を省けます。

ただし、社用車をリースするには3~5年の契約期間を守る必要があります。契約期間が満了するまではリースした社用車を使い続けなければなりません。リースの契約期間を待たずに途中解約すると、違約金が発生する恐れがあります。

また、カーリースには「月1,000km以内」や「年間10,000km」など、月や年単位で走行距離制限が定められています。これを超えて走行してしまうと、超過分の料金が発生してしまいます。営業などの業務で走行する距離を正確に把握し、それにあった走行距離を選ばなければいけません。実際に走行した距離よりも多めに設定してしまうと、その分だけリース料金もかさんでしまうデメリットがあります。

社用車でよく選ばれる車種

社用車は営業などの外回り用として利用されるのが一般的です。用途に合わせて車種を選択すると、業務の効率化にも繋がります。社用車でよく選ばれる車種には以下のようなものがあります。

ハイエースバンやライトバン

ハイエースバンやライトバンは荷室が広いため、大量のモノや複数の人を運ぶ際に重宝します。運転手席からの見通しもよく、運転がしやすいのも人気の理由です。一方で、揺れや振動が強く感じられるため乗り心地は悪く、初期コストが高いなどのデメリットがあります。

セダンタイプ

セダンタイプの自動車を社用車にしている会社は少なくありません。セダンタイプは構造的に、揺れや振動を感じづらい特徴があります。乗り心地もよく疲れづらいため、営業のように長距離を移動する業務に向いています。また、中古車市場に売りに出されることが多いため、中古車として安く手に入れられるのもメリットといえます。

高級車

高級車が好まれる理由は、車内が広くて乗り心地がよく頑丈なだけではありません。社長が乗る車は会社の経営状況を示すバロメーターになります。高級車を社用車にしているのは、経営が安定している現れでもあるのです。また、ベンツなどのように人気が高く値段が落ちにくい車種は、高値で売却できます。加えて社用車の購入やガソリン代、メンテナンス代といったランニングコストは経費として計上されるため、節税対策にもなります。このような理由から、社長や役員を乗せる社用車は高級車が選ばれる傾向にあります。

社用車の私的利用について

社用車の私的利用は違法になる?

社用車の私的利用が問題となることが多いため、従業員の私的利用を黙認していいのか、気になっている人も多いはずです。結論をお伝えすると、従業員に社用車の私的利用はさせるべきではありません。

私的利用させた社用車で従業員が事故を起こすと、加害者本人だけでなく会社にも賠償責任が生じてしまいます。そのため、社用車の私的利用を明確に禁止している会社も少なくありません。しかし、中には会社が禁止しているにも関わらず、社用車を無断で利用する従業員もいます。その場合「業務上横領罪」に該当する可能性があります。

社用車の私的利用の例

社用車の私的利用を罰する法律はありませんが、多くの会社では社用車の私的利用は認めていません。しかし、実際には会社の社用車を私的に利用している従業員は少なくありません。例えば、社用車を次のように私的利用している人は多いようです。

  1. 勤務時間前後の寄り道
  2. プライベートでの休日利用
  3. 引っ越し

勤務時間が終わったら、従業員がそのまま社用車で直帰するケースでは、帰宅途中にコンビニやスーパーに立ち寄っている人も多いです。なかには、プライベートでの休日に社用車を利用して、国内旅行に出かける人や、社用車を使って引っ越しを済ませた人までいるようです。

社用車の私的利用時に事故が起きてしまったら?

従業員が社用車を私的に利用することで、会社に多大な損害を与える恐れがあります。たとえば、社用車を運転中に従業者が事故を起こしてしまったケースです。

従業員が社用車を運転中に事故を起こした場合、責任は運転手だけにあるように思えます。しかし、実際には運転手の他に、会社側にも賠償責任が生じてしまうのです。

従業員が社用車で事故を起こした場合、会社側には「使用者責任」と「運行供用責任」が生じます。民法では、従業員が業務中に第三者に対して不法行為を行った際、会社側も責任を負わなければならないと定められています。これを「使用者責任」といいます。交通事故も不法行為に当たるため、従業員が社用車で事故を起こした際は、会社側にも賠償請求が生じます。

また、自動車損害賠償保障法では、社用車の運転手が事故を起こした際、自動車を管理する立場にある者も「運行供用者責任」が生じると定められています。従業員が会社の所有物である社用車で事故を起こした場合、会社側にも運行供用者責任が認められます。

このように、勤務時間中や勤務時間外に関わらず、従業員が社用車を運転して事故を起こすと、会社も責任を負うことになる可能性が高いのです。これらのリスクを回避するためにも、社用車の私的利用の禁止を明確にすることをオススメします。

※社用車の事故に関する詳細は、下記の記事でも詳しく解説しておりますので、参考にご覧ください。

参考:社用車で事故が発生したら会社の責任になる?社用車での事故防止策3選!【2022最新版】

私的利用を防ぐ社用車の管理方法3選

①デジタルキーの活用

従業員による社用車の私的利用を防ぐ方法として、「Bqey」で使用できるデジタルキーをオススメします。

社用車の鍵を従業員が自由に持つことができると、好きな時に無断で社用車を使うことができます。たとえ会社側が私的利用を禁止していたとしても、それを把握するのは困難です。

また、鍵は管理や保管にも手間がかかります。社用車を使うたびに鍵を管理部門まで取りに行かなければいけませんし、場合によっては鍵を紛失したり盗難される恐れもあります。

その点、デジタルキーを活用すれば予約時間しか鍵の施解錠はできません。私的に利用しようとするとログが残りますし、休日には予約できないようにしておくことで、従業員による社用車の私的利用を防止できます。

さらに、デジタルキーは物理鍵とは違い、鍵の管理や保管場所に立ち寄る手間が省けます。鍵を盗難されたり、誤って紛失する恐れもありません。鍵の受け渡しをする際も、他人との接触を極力少なくできるためコロナ対策としても有効です。

②予約システムの活用

従業員による社用車の私的利用を防ぐために、車の利用状況の見える化をすべきです。誰が社用車を利用しているのかを把握できれば、従業員の私的利用は少なくなるでしょう。

また、従業員による社用車の私的利用を防ぐには、利用履歴が残る仕組みづくりが必要となります。しかし、紙媒体を使った記入方法では手間がかかりますし、保管場所を確保しなければいけません。そもそも従業員が記入し忘れてしまうと記録を残せません。

そのような車の利用状況の見える化にも「Bqey」は最適です。社用車を利用する際に、あらかじめBqeyで予約することになります。誰が、いつ社用車を利用したのかなど、予約システムからデータ出力すると稼働時間の確認ができるため、私的利用者を把握できます。

③社用車に関するルールを制定する

上述のようにシステム等を有効活用して社用車の管理状況を把握することと合わせて、社用車に関するルールを制定する必要があります。

リスク管理という面から、従業員による社用車の私的利用は認めることはおすすめできません。従業員が社用車を私的利用して事故を起こした場合、会社側にも使用者責任や運行供用者責任が認められてしまいます。加えて、リスク管理ができていないとして会社の信用も失いかねません。これらのリスクを回避するために、社用車を利用する際のルールを明確にし、周知徹底させる必要があります。

同時に、業務中の自家用車の取り扱いについてもルールを定めておくべきです。原則として、自家用車を業務で使用して事故を起こした場合、会社側が責任を負うことはありません。しかし、会社側が自家用車の使用を認めていたり、自家用車の使用を禁止していても黙認していた場合は、社用車と同じように会社は損害賠償が生じてしまいます。

業務中に利用できる自動車は社用車のみにし、業務に自家用車を使わせないようにしたり、従業員が社用車を私的利用するのは禁止するなど、社用車に関するルールを制定しましょう。

まとめ

当記事では今回、従業員による社用車の私的で発生する問題を解説しました。原則として社用車を従業員が私的利用しても、法律上の問題はありません。しかし、従業員が社用車を私的利用して事故を起こした場合、会社側にも「使用者責任」や「運行供用者責任」が認められてしまいます。

従業員が社用車を私的利用することで発生するリスクを回避するためには、社用車の管理方法を見直すことがおすすめです。

弊社の車両管理システム「Bqey(ビーキー)」を使うと、社用車の予約〜鍵の受け渡し〜日報類の提出まで、スマホ1つで完結することができます。予約状況がアプリで一目でわかるので、外出先からでもスマホで確認することができ、予約手続きが楽になります。また、車内にQEY boxを設置するだけでスマホが鍵となり、車の鍵の施解錠を行うことができるので、鍵の受け渡しにかかる手間を省いて、効率良く社用車を使うことができます。アルコールチェックの記録や日常点検、運転日報などもアプリから提出することができるので、社用車の利用手続きに関する業務時間を削減することができます。

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