社用車は私用で使っても問題ない？社用車の私的利用と管理方法を解説！

従業員が社用車を私的利用している会社も多いのではないでしょうか。社用車の私的利用は違法な行為に当たるのではないかと心配になっている人もいるはずです。そこで当記事では、従業員が社用車を私的に利用することで起こる問題や防止策を解説します。

社用車とは、会社の業務やそれに必要な移動のために使用される自動車です。これには会社が所有する車だけでなく、リース車両やレンタカーも含まれます。これらの管理は通常法人や個人事業主が行い、一般的にダンプカーやバスなどは社用車には含まれません。

社用車は用途によって適する車種も変わります。主な用途としては、以下の4パターンが挙げられます。

意外と知らない？社用車と社有車の違い

「社有車」は言葉の通り、車検証の所有者欄に会社の名前が記載されている自動車のことをいいます。対して「社用車」は、会社の業務で使われる自動車です。たとえば営業や施設間の移動など、業務を円滑に行うために利用されます。

社用車を自社で購入して用意する場合もありますが、最近ではコストを抑える目的でリースやレンタカーを利用する会社が増えてきています。社用車をリースした場合、車両の購入費用やメンテナンスの手間を省けます。

 

ただし、社用車をリースするには3~5年の契約期間を守る必要があります。契約期間が満了するまではリースした社用車を使い続けなければなりません。リースの契約期間を待たずに途中解約すると、違約金が発生する恐れがあります。

また、カーリースには「月1,000km以内」や「年間10,000km」など、月や年単位で走行距離制限が定められています。これを超えて走行してしまうと、超過分の料金が発生してしまいます。営業などの業務で走行する距離を正確に把握し、それにあった走行距離を選ばなければいけません。

実際に走行した距離よりも多めに設定してしまうと、その分だけリース料金もかさんでしまうデメリットがあります。

社用車でよく選ばれる車種

社用車は営業などの外回り用として利用されるのが一般的です。用途に合わせて車種を選択すると、業務の効率化にも繋がります。社用車でよく選ばれる車種には以下のようなものがあります。

ハイエースバンやライトバンは荷室が広いため、大量のモノや複数の人を運ぶ際に重宝します。運転手席からの見通しもよく、運転がしやすいのも人気の理由です。

一方で、揺れや振動が強く感じられるため乗り心地は悪く、初期コストが高いなどのデメリットがあります。

セダンタイプの自動車を社用車にしている会社は少なくありません。セダンタイプは構造的に、揺れや振動を感じづらい特徴があります。乗り心地もよく疲れづらいため、営業のように長距離を移動する業務に向いています。

また、中古車市場に売りに出されることが多いため、中古車として安く手に入れられるのもメリットといえます。

社用車を私的利用することは違法ではありませんが、原則的には認められていません。法人名義で保有する社用車は、車両本体だけでなくガソリン代や洗車代、点検費用なども経費として計上します。個人的な買い物やレジャー目的で使用した場合、経費として扱うことができない可能性があります。

 

また、社用車の私的利用を会社が許可した上で従業員が事故を起こすと、加害者本人だけでなく会社にも賠償責任が生じてしまいます。そのため、社用車の私的利用を明確に禁止している会社も少なくありません。

しかし、中には会社が禁止しているにも関わらず、社用車を無断で利用する従業員もいます。その場合「業務上横領罪」に該当する可能性があります。

勤務時間が終わったら、従業員がそのまま社用車で直帰するケースでは、帰宅途中にコンビニやスーパーに立ち寄っている人も多いです。なかには、プライベートでの休日に社用車を利用して、国内旅行に出かける人や、社用車を使って引っ越しを済ませた人までいるようです。

社用車は原則として、営業活動や配送など業務目的で利用するものです。従業員がプライベート目的で利用した場合、以下の5つのリスクを負う可能性があります。

 

①交通事故による法的責任のリスク

従業員が社用車を運転中に事故を起こした場合、その責任は運転手だけにあるように思われがちです。しかし、勤務時間の内外を問わず、従業員が社用車で事故を起こすと、会社が責任を負うケースが少なくありません。

 

従業員が社用車で事故を起こした場合、会社には「使用者責任」と「運行供用者責任」が発生します。民法では、従業員が業務中に第三者に対して不法行為を行った際、会社も責任を負わなければならないと定められています。これを「使用者責任」といい、交通事故も不法行為に該当するため、従業員が社用車で事故を起こした場合、会社にも賠償責任が発生します。

 

また、自動車損害賠償保障法では、社用車の運転手が事故を起こした際、その自動車を管理する立場にある者にも「運行供用者責任」が生じると規定されています。つまり、従業員が会社所有の社用車で事故を起こした場合、会社も運行供用者責任を問われる可能性があるのです。

 

②情報漏洩のリスク

社用車の車内には、営業資料や顧客情報が含まれる書類、社内専用のPCやスマートフォンなどが積まれていることがあります。従業員が私的利用することで、こうした機密情報が盗難や紛失のリスクにさらされる可能性があります。

 

例えば、従業員が社用車で立ち寄った店舗に駐車し、その間に車上荒らしに遭うケースが考えられます。また、従業員が私的な目的で同乗者を乗せた際、意図せずに機密情報が漏れる可能性もあります。これにより、取引先との信頼関係の悪化や企業競争力の低下につながる恐れがあります。

 

③信用低下のリスク

社用車には企業のロゴや社名が入っていることが多いため、私的利用による不適切な運転やマナー違反は、会社のイメージを損なう原因となります。

 

例えば、休日にプライベートで社用車を利用した旅行をしている際に、交通ルールを無視する、乱暴な運転をする、迷惑駐車をするなどの行為があれば、目撃者や被害者から企業の評判が下がる可能性があります。SNSが発達した現代では、そうした行為が瞬時に拡散され、企業のブランド価値を大きく損ねることもあります。

 

④経費負担のリスク

社用車は会社が維持・管理するものであり、ガソリン代、保険料、整備費用などの経費は会社が負担しています。従業員が私的利用をすると、これらの経費が本来の業務目的ではない用途に使われ、会社のコスト増加につながります。

 

特に、頻繁な私的利用により走行距離が増えると、定期点検や消耗品の交換サイクルが早まり、追加のメンテナンス費用が発生します。また、リース車両の場合、契約の走行距離制限を超過すると、追加料金が発生することもあります。

 

⑤業務負担増加のリスク

社用車の私的利用を認めることで、管理部門の業務負担が増加する可能性があります。

例えば、私的利用に伴い、ルールの策定や従業員への周知、利用状況の監視といった管理業務が必要になります。また、私的利用中に事故やトラブルが発生した場合、その対応や責任の所在を明確にするために、社内での調査や報告対応に時間を取られます。

 

さらに、社用車の利用に関するガイドラインの見直しや保険契約の変更が必要となる場合もあり、結果として会社の業務負担が増えることになります。

当記事では今回、従業員による社用車の私的で発生する問題を解説しました。原則として社用車を従業員が私的利用しても、法律上の問題はありません。しかし、従業員が社用車を私的利用して事故を起こした場合、会社側にも「使用者責任」や「運行供用者責任」が認められてしまいます。

従業員が社用車を私的利用することで発生するリスクを回避するためには、社用車の管理方法を見直すことがおすすめです。

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