動態管理とは？必要性やメリット、おすすめのシステムも紹介！

動態管理とは、車両や物資、人といった「動きのあるモノ」の位置情報や状態をリアルタイムに記録・管理することを指します。社用車を頻繫に利用する企業においては、動態管理を行うことで、運行管理や配送業務の効率化に加え、安全性の向上も図ることができます。

従来は、専用の車載機を車体に設置し、専用ソフトをインストールしたPCでデータを確認する必要があり、導入には膨大な手間とコストがかかると考えられていました。

しかし近年では、スマートフォンやタブレットの普及、クラウドサービスの浸透により、車載機が不要なサービスや、Webブラウザ経由でデータ確認できるサービスが増え、導入のハードルが低くなっています。

なぜ動態管理が必要なのか

動態管理は、車両やドライバーの位置情報をリアルタイムで把握し、効率的な運営や迅速な意思決定を実現するために不可欠です。

これにより、配車の最適化や業務の効率化が進み、コスト削減や安全性の向上にも大きく貢献します。業務全体をスムーズに進め、企業の競争力を高める上で、重要な役割を果たします。

動態管理は、企業が競争力を保ち、業務効率を高めるために重要です。ここでは動態管理のメリットについて説明します。

①生産性向上

従業員の行動パターンを可視化することで、業務のボトルネックを特定し、効率的な作業フローを構築することが可能です。

例えば、配送ルートの無駄を可視化し、最適なルートを設計することで、業務の改善を図ることができます。さらに、移動時間の削減や最適な人員配置の実現により、時間と資源の無駄を省き、生産性を最大化することが可能です。

②事故防止

急発進や急ブレーキ、スピード超過といった危険運転を把握することで、管理者はドライバーの運転特性に合った適切な安全運転教育を行うことができるようになります。

さらに、危険な運転挙動があった場所をヒヤリハットマップとして可視化することで、危険性を社内で共有することができます。

こうした取り組みは、交通事故の未然防止に大きく寄与し、悪い評判が広がることで企業の信頼性や評価が損なわれる「レピュテーションリスク」も回避できます。

③コスト削減

車両の走行ルートを最適化し、無駄な移動を削減することで、燃料費やメンテナンス費用を抑えることができます。

また、走行データを蓄積することで、車両の正確な稼働状況を把握できるようになります。過剰な車両を削減し、台数を最適化できれば、車両そのもののリース料や維持費が不要になり、大きなコスト削減を実現できます。

④コンプライアンス強化

従業員の行動を詳細に記録し、法令や社内規定の遵守を徹底することで、リスクを未然に防止します。

これにより、組織全体のコンプライアンスが強化され、企業の信頼性を向上させることが可能です。

この動態管理を企業の車両管理に活用するためのシステムは、「動態管理システム」と呼ばれています。GPSなどの位置情報技術を活用し、リアルタイムで車両や荷物、ドライバーの動きを追跡します。

収集したデータはインターネット上のクラウドサーバーに保存され、管理者はPCやスマートフォンなどの端末からいつでも確認することが可能です。

動態管理システムの仕組み

動態管理システムは、設置のタイプによって仕組みが異なります。ここでは、動態管理システムの2つの仕組みについて解説します。

車載器を利用するタイプ

車載器を利用するタイプは、車両に取り付けたGPSがリアルタイムな位置情報や運行状況を取得し、サーバーに送信する仕組みです。

送信されたデータはクラウド上に保存され、管理者はPCなどから車両の現在位置や情報を確認することができます。

これらのデータを分析することで、効率的な車両管理や走行管理が可能になります。

スマホやタブレットを利用するタイプ

専用アプリをスマートフォンやタブレットなどのデバイスにインストールすることで、位置情報を取得するタイプです。

デバイスに内蔵されたGPSを使って位置情報を取得し、そのデータはスマートフォンの回線やWi-Fiを介してクラウド上に送信されます。管理者はPCなどから車両の現在位置や情報を確認することができます。

スマートフォンやタブレットを利用するタイプは低コストで導入できますが、デバイスの管理や運用ルールの設定が重要です。

現在では様々な動態管理システムが提供されていますが、その主な機能としては以下の5つが挙げられます。

①位置情報の把握

車両に搭載したGPSデバイスにより、車両の正確な位置を計算することができるため、管理者は車両が今どこにいるかを正確に把握することができます。

この機能は、スケジュールどおりに業務が進んでいるかどうかの確認や、到着時間の問合せへの迅速な回答、急な配車依頼への対応などに役立ちます。

さらに、緊急時の迅速な対応やドライバーの安全確保にも大きく貢献します。たとえば、事故が発生した場合や車両が不審な場所に停車した場合、管理者はすぐにその状況を把握し、適切な指示を出すことが可能です。加えて、車両が予定されたルートから外れた場合にも即座に察知できるため、盗難や不正使用の防止にも役立ちます。

②走行ルートの最適化

渋滞状況や道路の混雑度をリアルタイムで把握し、最も効率的なルートを自動で選定します。

さらに、交通事故や工事による通行止めといった予期せぬトラブルにも即座に対応し、スムーズな運行を実現します。

加えて、過去の走行データを解析することで、特定の時間帯やルートにおける最適な走行パターンを導き出すことが可能です。このようにして提案されたルートは、燃料消費を抑えるだけでなく、ドライバーの疲労軽減や車両の摩耗を減らす効果も期待できます。

走行ルートの最適化により、運行コストの削減や納品スケジュールの遵守といった成果が得られ、顧客満足度の向上にも貢献します。

③運転傾向分析

走行データの記録や安全運転診断機能により、ドライバーの運転傾向を詳細に分析することが可能です。

具体的には、急加速、急ブレーキ、急発進などの運転行動をリアルタイムで監視し、それらのデータを蓄積します。運転後には、点数やランキング形式で結果を教えてくれるシステムもあります。

これらの情報を基に各ドライバーの運転特性を評価することで、安全運転の促進や教育に役立てることができます。

④危険運転アラート

危険運転アラートとは、ドライバーの危険運転をリアルタイムで検知し、アラートを発信する機能です。

この機能は、急加速や急ブレーキ、スピード超過、急ハンドルなどの危険な運転を監視し、それらが発生した際にドライバーに通知します。また、わき見運転や車間距離の不足などをAIが検知するシステムもあります。

これにより、ドライバーは即座に自身の運転を見直し、事故リスクの低減が可能です。

さらに、これらのアラートは管理者にも通知されるため、危険運転の頻度やパターンを把握し、特定のドライバーへの改善指導に活用することができます。

⑤日報類の自動生成

GPSによる追跡データを基に、走行ルートや距離、運転開始・終了時刻などを自動的に記録し、運転日報を生成する機能です。

データの正確性が担保されるだけでなく、データの保存や管理もシステムが自動的に行います。これにより、運転日報を手書きする必要がなくなり、ドライバーや管理者の業務負担を大幅に軽減できます。

②全車両の位置が一覧できるか

運行管理や配送業務の効率化を図るためには、管理画面が全車両の位置を一覧できる仕様になっているかどうかが重要なポイントです。

特に、急な配車依頼が発生した場合、常に全車両の位置を把握し、依頼者の元へ最も早く向かえる車両を特定することが求められます。

③ドライバーと迅速にコミュニケーションが取れるか

管理者がドライバーと迅速にコミュニケーションが取れるかどうかも重要なポイントです。

緊急時の対応や配送指示の変更をスムーズに行うためには、チャットやメッセージ機能があると便利です。ドライバーからの報告や状況確認も即座に行えるため、業務効率の向上も期待できます。

④安全運転の意識向上ができるか

運送業など、車の運転が主体となる業務においては、安全運転の意識向上ができるかどうかも重要です。急加速、急ブレーキなどの運転状況のモニタリング機能が付いているシステムであれば、収集したデータに基づいて定期的な研修や指導を行うことができます。

さらに、自身の運転状況を記録されていると認識することで、ドライバーの安全運転意識向上に寄与し、事故リスクを低減します。

これらのポイントを押さえて、自社の業務内容や管理体制に最適な動態管理システムを選定することが重要です。

デジタルタコグラフ型の動態管理システムです。大型のタッチディスプレイを搭載しており、直感的な操作が可能で、年配のドライバーにも使いやすい設計です。設定速度を超過するとアラームで通知されるなど、安全運転をサポートする機能も充実しています。

さらに、運転日報機能、メッセージ機能などの豊富な機能が備わっています。

参照元：https://logicompass.net