運転日報とは？記載すべき項目や書き方、保存期間もわかりやすく解説

商品の運送や営業活動など、業務で自動車を利用する企業は、運転日報の作成や保存を行う必要があります。しかしながら、

• 自社は運転日報の作成、保存義務の対象なのかわからない
• 具体的にどんな項目について記載すればよいのか知りたい
• どのように保存すればよいのか知りたい
• 作成を怠った場合の罰則はあるのか把握しておきたい

など疑問をお持ちの方もいらっしゃるかと思います。

本記事では、運転日報に「記載すべき項目」や詳しい「書き方」、「保存期間」、怠った場合の「罰則」について法令を踏まえて解説します。運転日報の活用例や、効率よく運用する方法も紹介していますので、ぜひご覧ください。

緑ナンバーに関する法令

緑ナンバーを付ける事業用自動車は、バスやタクシー等の旅客自動車運送事業と、トラック等の貨物自動車運送事業の2つに大別されます。

その上で、バスやタクシー等は「旅客自動車運送事業運輸規則」、トラック等は「貨物自動車運送事業輸送安全規則」に基づき、運転日報の作成と保存が義務付けられています。

これらの企業には、社内の安全運転教育や運行計画の作成を担う「運行管理者」が設置されており、運転日報の管理も「運行管理者」が担当します。

黒ナンバーに関する法令

黒ナンバーに関しても、緑ナンバーのトラック同様 「貨物自動車運送事業輸送安全規則」に基づき、運転日報の作成と保存が義務付けられています。ただし、バイク等は対象外です。

運転日報が義務化されたのと同時に、黒ナンバーにおける安全運行の責任者である「安全管理者」の設置も義務付けられました。運転日報の管理は、安全管理者の業務のひとつとなります。

詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

参考記事：貨物軽自動車に安全管理者の選任が義務化！講習や業務も徹底解説

白ナンバーに関する法令

白ナンバーに関しては、「道路交通法施行規則」に基づき、以下のいずれかに当てはまる企業や事業所に対して、運転日報の作成が義務付けられています。

この条件は、白ナンバーにおいて安全運転確保の役割を担う「安全運転管理者」の選任義務の対象を表しています。法令上、運転日報の管理は安全運転管理者の業務内容の一つに位置づけられています。

安全運転管理者の選任義務や必要となる資格要件、届出方法などについて、イラストを用いてわかりやすくまとめた『安全運転管理者まるわかりガイド』も用意していますので、ぜひ参考にしてください。

それぞれの管理者の業務内容

運転日報の管理は、緑ナンバーにおいては「運行管理者」、黒ナンバーにおいては「安全管理者」、白ナンバーにおいては「安全運転管理者」の業務内容であるとお伝えしました。

ここで、改めてそれぞれの業務内容について確認しておきましょう。

運行管理者の業務内容

運行管理者は、国土交通省令により大きく以下4つの業務を行わなければなりません。

実際の省令ではかなり細かく定められていますので、詳細を知りたい方は以下の資料でご確認ください。

安全管理者の業務内容

安全管理者は、国土交通省の資料によると以下の14業務を行わなければなりません。

安全運転管理者の業務内容

安全運転管理者は、道路交通法施行規則により以下9つの業務を行わなければなりません。

運転日報に記載すべき項目について、法令ではどのように定められているのでしょうか。ここでは、緑ナンバー（黒ナンバー）と白ナンバーそれぞれの運転日報を作成する際に、必ず記載しなければならない項目と、詳しい書き方を紹介します。

緑ナンバー・黒ナンバーの場合

ここからは、緑ナンバーの中でも、トラック等の貨物自動車運送事業について解説していきます。バスやタクシー等の旅客自動車運送事業については、旅客自動車運送事業運輸規則 | e-Gov法令検索にて確認してください。

トラック等の緑ナンバーと黒ナンバーの運転日報に関する記載項目は、いずれも貨物自動車運送事業輸送安全規則第八条で定められており、わかりやすく言い換えると以下の8項目について記載する必要があります。

参考：e-Gov法令検索｜貨物自動車運送事業輸送安全規則（第八条）

実際の運転日報の書き方については、愛知県トラック協会の記載例を参考にしてください。

参照元：一般社団法人 愛知県トラック協会事業管理及び関係帳票類の作成について

緑ナンバーの場合、車両総重量8t以上または最大積載量5t以上の自動車の場合は記載項目が増えるため、特に注意が必要です。

「貨物の積載状況」には積載した数量や重量を記載します。パレットやボックスの数でも構いません。

また、荷物の積み込みや取り卸しといった「荷役作業」や、荷造りや仕分け、実際に使用する場所まで荷物を運ぶなど「附帯業務」を行った場合は、その内容や荷主の確認有無についても記載しなければいけません。

参考：全日本トラック協会［運行管理業務と安全］マニュアル

白ナンバーの場合

道路交通法施行規則第九条の十で定められており、わかりやすく言い換えると以下の4項目について記載する必要があります。

ここまで解説してきたように、運転日報に記載しなければならない項目は緑ナンバーや黒ナンバーと白ナンバーで異なります。

記載する形式については特に法令で定められておらず、先ほど説明した記載項目を満たしていれば問題ありません。とはいえ、ゼロから記録簿を作成するのは手間と労力がかかります。

ここでは、無料でダウンロードしてすぐに使える、運転日報のテンプレートを紹介します。様々なタイプのものを掲載していますので、自社にとって使いやすいものを見つけてください。

緑ナンバー・黒ナンバー用のテンプレート

トラック等の緑ナンバー、および黒ナンバーにおける運転日報テンプレートを紹介します。

以下のリンクをクリックすると、Excel形式のテンプレートが無料でダウンロードできますので、ぜひ活用してください。

【緑ナンバー（黒ナンバー）】運転日報テンプレート

ほかにも、以下のWebサイトから無料でダウンロードできます。法令上の記載項目のみに絞ったタイプ、タコグラフ（運行記録計）チャート紙が貼り付けられるタイプ、荷役作業が追加された網羅的なタイプなどがあります。

• 一般社団法人　愛知県トラック協会
  https://ssl.aitokyo.jp/member/download/
   
• 一般社団法人　群馬県トラック協会
  https://www.gta.or.jp/tekisei/download.html
  　　　
• 公益社団法人　北海道トラック協会
  https://www.hta.or.jp/optimization/forms/

参照元：一般社団法人 愛知県トラック協会 (aitokyo.jp)

白ナンバー用のテンプレート

白ナンバーも、緑ナンバーの場合と同様、指定のフォーマットはありません。緑ナンバーと比べて記載すべき項目数が少なくシンプルであるため、自社にとって必要な項目を追加して運用するケースが多いです。車両の点検項目が入っているものを選ぶと、一緒に記録できて便利です。

以下のリンクをクリックし、必要事項を入力いただくと、Excel形式のテンプレートが無料でダウンロードできます。ぜひ活用してください。

【白ナンバー】運転日報テンプレート

ほかにも、以下のWebサイトから無料でダウンロードすることができます。

• 日本法令　自動車運転日報
  https://www.horei.co.jp/hp/download/
  ※うまくダウンロードできない場合は、テンプレートのリンクをコピーして新しいタブのURL欄にペーストして開くと、ダウンロードが可能となります


• IBJL東芝リース株式会社　車輛運行記録日報（車輛別）
  https://www.toshiba-lease.co.jp/service/auto/format/


• 公益社団法人愛知県安全運転管理協議会　運転日誌
  https://www.1972-aakk.jp/%e3%81%8a%e7%9f%a5%e3%82%89%e3%81%9b

ここまで、運転日報の記載内容や保存期間、活用例について解説してきました。

法令上の義務であるため確実に対応する必要がありますが、記入を行うドライバーと、記録管理を担当する運行管理者や安全運転管理者のいずれにとっても業務負担となることがしばしばあります。

仮に紙の運転日報を運用する場合に、どのような負担が発生するか、具体例を用いて紹介します。

ドライバーの負担

運転日報の項目が多い場合、記入に時間がかかります。また、丁寧に書いたつもりでも字が読みにくかったり誤字脱字があったり、未記入の箇所があった場合には、管理者から再提出を求められます。メインの業務ではないところで時間を取られてしまうため、ドライバーにとって負担になります。

管理者の負担

運転日報を紙で管理した場合は、ドライバーの数だけ紙の保管が必要です。例えば、ドライバーが50人いて、平均稼働日が20日のケースを想定してみましょう。

• ドライバー50人×平均稼働日20日×12ヶ月=12,000枚

運転日報をペーパーレス化する方法のうち、Excelや運転日報アプリはなんとなくイメージしやすいと思いますが、「車両管理システム」については初めて聞いたという方も多いでしょう。

ここでは、車両管理システムの概要やメリットについて解説します。運転日報の効率的な運用方法を見つける参考にしてください。

そもそも、車両管理システムとは

車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。

具体的には、運転日報や日常点検などの書類をデータで管理できるシステム、1台の車を複数人で使う場合の予約管理ができるシステム、アルコールチェック義務化の対応をまるごと行うことができるシステム、走行距離を計測して最適なルートを教えてくれるシステムなどがあります。

2017年の中型トラックに対するタコグラフ搭載義務化をきっかけに需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。

また、2022年4月から施行された、白ナンバーに対するアルコールチェック義務化に対応するために導入したという企業も増えています。

アルコールチェック義務化については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

参考記事：【最新】アルコールチェック義務化とは？対応内容や罰則などを解説 

車両管理システムを導入するメリット

車両管理システムを導入すると様々なメリットがあります。具体的には以下の通りです。

管理者にとってのメリット

車両管理システムの機能は多岐に渡るため、抱えている課題によってどの機能が必要か検討する必要があります。車両管理システムを導入すると、運転日報の管理に関して、管理者にとって様々なメリットがあります。具体的には以下のようなメリットが挙げられます。

• ペーパーレス化の実現ができ、管理コストを下げられる
• 記録類の未記入・未提出を自動で判別し、確認の時間を短縮できる

その他にも、搭載されている機能によっては、運転日報以外の車両管理業務について以下のようなメリットもあります。

• 予約状況や利用実績データを分析して、最適な車両台数を把握できる
• スマホが鍵になるデジタルキー機能で、鍵の受け渡しをなくすことができる
• アルコールチェック機能で効率よく義務化への対応を徹底できる
• 車両の現在地をリアルタイムで把握し、効率よく車両を運用できる
• 最適な走行ルートを提案し、燃料費を削減できる

ドライバーにとってのメリット

車両管理システムは管理者の業務負担軽減のためのもの、と思われがちですが、実はドライバーにとってもメリットがあります。具体的には運転日報に関して以下のようなメリットが挙げられます。

• 日々の運転日報の作成にかかる時間を短縮できる
• 運転日報に不備や提出漏れがあった場合でも、システム上で修正・再提出でき効率的

運転日報以外に関しては、以下のようなメリットがあります。

• 外出先でもリアルタイムで車両の予約・空き状況を確認できる
• デジタルキーを利用すれば鍵の受け渡し不要となり、直行直帰など働き方の自由度が高まる

社用車に関する業務を効率よく行うことで、メインの業務に集中することができるため、営業効率や生産性アップにもつながります。

『車両管理システムの選び方』についてイラストつきで詳しく解説しています。各機能の説明や、選ぶ時のポイントをまとめていますのでぜひご覧ください。

運転日報は、緑ナンバーの企業と、安全運転管理者を設置している白ナンバーの企業において作成が義務付けられています。

また、緑ナンバーの場合は記録を1年間保存することも法令で定められています。白ナンバーの場合は、保存期間について現時点で明記されていませんが、ドライバーの運転状況を把握し、提出を求められた際に対応できるよう、同じく最低1年間は保存しておくとよいでしょう。

労働基準法の観点から考えると、5年間保存しておくと安心です。

運転日報の作成や保存を怠ったことに対する直接的な罰則は、貨物自動車運送事業輸送安全規則と道路交通法施行規則のいずれにおいても定められていませんが、運行管理者や安全運転管理者の業務違反となるため、確実に対応してください。

運転日報を活用することで安全運転の推進、業務改善に役立てることができるため、「車両管理システム」などを上手に利用して、効率的に運用しましょう。