運転日報は法律上の義務！記載内容や保存期間もわかりやすく解説

商品の運送や営業活動など、業務で自動車を利用する企業は、運転日報の作成や保存を行う必要があります。しかしながら、

 

・自社は運転日報の作成、保存義務の対象なのか？
・具体的にどんな項目について記載すればよいのか？
・どのように保存すればよいのか？
・作成を怠った場合の罰則はあるのか？

など疑問をお持ちの方もいらっしゃるかと思います。

 

本記事では、運転日報の「記載内容」や「保存期間」、怠った場合の「罰則」について法令を踏まえて解説します。運転日報の活用例や、効率よく運用する方法も紹介していますので、ぜひご覧ください。

緑ナンバーに関する法令

緑ナンバーを付ける事業用自動車は、バスやタクシー等の旅客自動車運送事業と、トラック等の貨物自動車運送事業の2つに大別されます。

その上で、バスやタクシー等は「旅客自動車運送事業運輸規則」、トラック等は「貨物自動車運送事業輸送安全規則」に基づき、運転日報の作成と保存が義務付けられています。

これらの企業には、社内の安全運転教育や運行計画の作成を担う「運行管理者」が設置されており、運転日報の管理も「運行管理者」が担当します。

 

白ナンバーに関する法令

白ナンバーに関しては、「道路交通法施行規則」に基づき、以下のいずれかに当てはまる企業や事業所に対して、運転日報の作成が義務付けられています。

この条件は、白ナンバーにおいて安全運転確保の役割を担う「安全運転管理者」の選任義務の対象を表しています。法令上、運転日報の管理は安全運転管理者の業務内容の一つに位置づけられています。

安全運転管理者の選任義務や業務内容について詳しく知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

参考記事：【最新版】5分でわかる！安全運転管理者とは｜選任義務から罰則まで徹底解説

 

運行管理者と安全運転管理者の業務内容

運転日報の管理は、緑ナンバーにおいては「運行管理者」、白ナンバーにおいては「安全運転管理者」の業務内容であるとお伝えしました。

ここで、改めて両者の業務内容について確認しておきましょう。

 

運行管理者の業務内容

運行管理者は、国土交通省令により大きく以下4つの業務を行わなければなりません。

実際の省令ではかなり細かく定められていますので、詳細を知りたい方は以下の資料でご確認ください。

参考：道路運送法及び貨物自動車運送事業法における運行管理者、運転者及び車掌の業務（詳細）.pdf (mlit.go.jp)

安全運転管理者の業務内容

安全運転管理者は、道路交通法施行規則により以下9つの業務を行わなければなりません。

このように、運転管理者と安全運転管理者には交通安全を守るため、多くの業務が課されています。その中の一つが運転日報の管理なのです。

 

なお、運行管理者と安全運転管理者については、以下の記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。

参考記事：安全運転管理者と運行管理者の違いとは｜必要な資格や罰則も解説！

運転日報に記載すべき内容について、法令ではどのように定められているのでしょうか。ここでは、緑ナンバーと白ナンバーそれぞれの運転日報を作成する際に、必ず記載しなければならない内容を紹介します。

 

緑ナンバーの場合

ここからは、緑ナンバーの中でも、トラック等の貨物自動車運送事業について解説していきます。バスやタクシー等の旅客自動車運送事業については、旅客自動車運送事業運輸規則 | e-Gov法令検索にて確認してください。

 

トラックの運転日報に関する記載項目は、貨物自動車運送事業輸送安全規則第八条で定められており、わかりやすく言い換えると以下の8項目について記載する必要があります。

参考：e-Gov法令検索｜貨物自動車運送事業輸送安全規則（第八条）

参照元：一般社団法人 愛知県トラック協会 (aitokyo.jp)

 

白ナンバーの場合

道路交通法施行規則第九条の十で定められており、わかりやすく言い換えると以下の4項目について記載する必要があります。

参考：e-Gov法令検索｜道路交通法施行規則（第九条の十）

 

法令で義務付けられている以外にも、訪問先や業務内容、給油量、車両点検の結果なども記録しておくと、業務の実施状況を把握するのに役立つでしょう。

また、走行時に危険を感じた箇所があれば記載しておくと、事業所内での情報共有につながります。

ここまで、運転日報の記載内容や保存期間、活用例について解説してきました。

法令上の義務であるため確実に対応する必要がありますが、記入を行うドライバーと、記録管理を担当する運行管理者や安全運転管理者のいずれにとっても業務負担となることがしばしばあります。

仮に紙の運転日報を運用する場合に、どのような負担が発生するか、具体例を用いて紹介します。

 

ドライバーの負担

運転日報の項目が多い場合、記入に時間がかかります。また、丁寧に書いたつもりでも字が読みにくかったり誤字脱字があったり、未記入の箇所があった場合には、管理者から再提出を求められます。メインの業務ではないところで時間を取られてしまうため、ドライバーにとって負担になります。

 

管理者の負担

運転日報を紙で管理した場合は、ドライバーの数だけ紙の保管が必要です。例えば、ドライバーが50人いて、平均稼働日が20日のケースを想定してみましょう。

• ドライバー50人×平均稼働日20日×12ヶ月=12,000枚

こうした運転日報に関する業務負担を軽減する方法として近年注目されているのが、「車両管理システム」です。車両管理システムを活用すると、運転日報はもちろん、アルコールチェックや日常点検など、社用車に関するその他の業務も合わせて効率化することができます。ここからは、車両管理システムについて紹介します。

 

そもそも、車両管理システムとは

車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。

具体的には、運転日報や日常点検などの書類をデータで管理できるシステム、1台の車を複数人で使う場合の予約管理ができるシステム、アルコールチェック義務化の対応をまるごと行うことができるシステム、走行距離を計測して最適なルートを教えてくれるシステムなどがあります。

 

2017年の中型トラックに対するデジタコの搭載義務化をきっかけに車両管理システムの需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。

また、2022年4月から施行された、白ナンバーに対するアルコールチェック義務化に対応するために導入したという企業も増えています。

 

アルコールチェック義務化については、以下の記事で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてください。

参考記事：【12月最新】アルコールチェック義務化とは｜運用方法まで徹底解説！ 

 

車両管理システムを導入するメリット

車両管理システムを導入すると様々なメリットがあります。具体的には以下の通りです。

 

管理者にとってのメリット

車両管理システムの機能は多岐に渡るため、抱えている課題によってどの機能が必要か検討する必要があります。車両管理システムを導入すると、運転日報の管理に関して、管理者にとって様々なメリットがあります。具体的には以下のようなメリットが挙げられます。

 

• ペーパーレス化の実現ができ、管理コストを下げられる
• 記録類の未記入・未提出を自動で判別し、確認の時間を短縮できる

 

その他にも、搭載されている機能によっては、運転日報以外の車両管理業務について以下のようなメリットもあります。

 

• 予約状況や利用実績データを分析して、最適な車両台数を把握できる
• スマホが鍵になるデジタルキー機能で、鍵の受け渡しをなくすことができる
• アルコールチェック機能で効率よく義務化への対応を徹底できる
• 車両の現在地をリアルタイムで把握し、効率よく車両を運用できる
• 最適な走行ルートを提案し、燃料費を削減できる

 

ドライバーにとってのメリット

車両管理システムは管理者の業務負担軽減のためのもの、と思われがちですが、実はドライバーにとってもメリットがあります。具体的には運転日報に関して以下のようなメリットが挙げられます。

 

• 日々の運転日報の作成にかかる時間を短縮できる
• 運転日報に不備や提出漏れがあった場合でも、システム上で修正・再提出でき効率的

 

運転日報以外に関しては、以下のようなメリットがあります。

 

• 外出先でもリアルタイムで車両の予約・空き状況を確認できる
• デジタルキーを利用すれば鍵の受け渡し不要となり、直行直帰など働き方の自由度が高まる

 

社用車に関する業務を効率よく行うことで、メインの業務に集中することができるため、営業効率や生産性アップにもつながります。

 

車両管理システムについては以下の記事で詳しく解説しています。車両管理システムの「機能」や「解決できる課題」、「選び方」も紹介しているので、合わせてご覧ください。

参考記事：【2023】車両管理システム比較14選｜選び方や機能を徹底解説

運転日報は、緑ナンバーの企業と、安全運転管理者を設置している白ナンバーの企業において作成が義務付けられています。

また、緑ナンバーの場合は記録を1年間保存することも法令で定められています。白ナンバーの場合は、保存期間について現時点で明記されていませんが、ドライバーの運転状況を把握し、提出を求められた際に対応できるよう、同じく最低1年間は保存しておくとよいでしょう。

労働基準法の観点から考えると、5年間保存しておくと安心です。

 

運転日報の作成や保存を怠ったことに対する直接的な罰則は、貨物自動車運送事業輸送安全規則と道路交通法施行規則のいずれにおいても定められていませんが、運行管理者や安全運転管理者の業務違反となるため、確実に対応してください。

 

運転日報を活用することで安全運転の推進、業務改善に役立てることができるため、「車両管理システム」などを上手に利用して、効率的に運用しましょう。