運転日報をペーパーレス化する3つの方法｜メリットや事例も紹介！

商品配送や営業など、業務に運転を伴う企業や事業所では、「運転日報」を作成しなければなりません。

手書きの運転日報を運用している企業では、ドライバーや管理者の面倒を解消するために、ペーパーレスな方法に移行したいと考えている方も多いかと思いますが、

 

• 手書きの運用で具体的にどんな課題が生じるのか？
• 運転日報をペーパーレス化するとどんなメリットがあるのか？
• 運転日報をペーパーレス化するにはどんな方法があるのか？
• 他社はどうやって運転日報のペーパーレス化に成功したのか？

などといった疑問をお持ちではないでしょうか。

 

そこで本記事では、運転日報の概要や手書き運用の利点と課題を踏まえ、ペーパーレス化で得られる「メリット」や具体的な「方法」、「成功事例」などを紹介します。ぜひ参考にしてください。

運転日報とは、業務で自動車を運転した際に、ドライバーが氏名や走行距離など必要な項目を記載するものです。

 

緑ナンバーのうち、バスやタクシー等は「旅客自動車運送事業運輸規則」、トラック等は「貨物自動車運送事業輸送安全規則」において作成と保存が義務付けられています。

 

白ナンバーでは、「道路交通法施行規則」に基づき、以下のいずれかに当てはまる企業や事業所に対して作成が義務付けられています。

運転日報のペーパーレス化について解説する前に、記載すべき項目や保存期間についておさらいしておきましょう。

 

運転日報に記載すべき内容

運転日報に記載すべき内容は、緑ナンバーと白ナンバーでそれぞれ異なる法令によって定められています。

 

緑ナンバーの場合

緑ナンバーのうち、トラック等の貨物自動車運送事業については、貨物自動車運送事業輸送安全規則第八条で定められています。わかりやすく言い換えると、以下の8項目について記載する必要があります。

参考：e-Gov法令検索｜貨物自動車運送事業輸送安全規則（第八条）

 

実際の運転日報の書き方については、愛知県トラック協会の記載例を参考にしてください。

参照元：一般社団法人 愛知県トラック協会事業管理及び関係帳票類の作成について

 

車両総重量8t以上または最大積載量5t以上の自動車の場合は記載項目が増えるため、特に注意が必要です。

 

「貨物の積載状況」には積載した数量や重量を記載します。パレットやボックスの数でも構いません。

また、荷物の積み込みや取り卸しといった「荷役作業」や、荷造りや仕分け、実際に使用する場所まで荷物を運ぶなど「附帯業務」を行った場合は、その内容も記載しなければいけません。

参考：全日本トラック協会［運行管理業務と安全］マニュアル

 

白ナンバーの場合

白ナンバーについては、道路交通法施行規則第九条の十で定められており、わかりやすく言い換えると以下の4項目について記載する必要があります。

法令上の義務に反し、運転日報の作成や保存を怠った場合、処分や罰則はあるのでしょうか。

現時点では、貨物自動車運送事業輸送安全規則および道路交通法施行規則において、運転日報業務の怠慢に対する直接的な罰則は定められていません。

 

しかし、運転日報に関する業務は、緑ナンバーでは運行管理者、白ナンバーでは安全運転管理者に課された業務内容の一つです。

これを怠った結果、企業内の安全運転確保に問題があるとみなされた場合は、是正措置や管理者の解任、資格証返納などの命令が発令される可能性があります。

命令を無視して業務怠慢が続いたり、適格な管理者への交代を行わない場合は、罰則の対象となるため注意してください。

関連する管理者	違反行為の名称	罰則内容
運行管理者	返納命令違反	運行管理者資格者証の返納命令が出されても運行管理者資格者証を返納しなかった場合、50万円以下の罰金が科されます。
安全運転管理者	解任命令違反	安全運転管理者の解任命令が出されても適切な手続きを取らず、安全運転管理者の職務を続ける場合、50万円以下の罰金が科されます。
安全運転管理者	是正措置命令違反	安全運転管理者に対して是正措置命令が出されても適切な対応を取らなかった場合、50万円以下の罰金が科されます。

メリットの紹介でも登場しましたが、運転日報をペーパーレス化する具体的な方法としては、「Excel」「運転日報アプリ」「車両管理システム」の3つが挙げられます。それぞれについて詳しく見ていきましょう。

 

①Excel

運転日報のExcelフォーマットを用意し、そこにドライバーが入力していく方法です。車両ナンバーのように固定された情報は、プルダウンから選択できるようにすることで、入力作業が簡単になり、誤字脱字のリスクを低減することが可能です。

 

ドライバー、車両、日付ごとなどにフォルダ分けできるため、紙の場合と比べて後から検索しやすい点もメリットです。データ集計や他データとの突合作業にかかる時間も短縮できるでしょう。

 

運転日報のExcelフォーマットは、1から作成してもよいですが、以下のようにすでにあるテンプレートをアレンジして作成するのがおすすめです。

 

【Excelテンプレート】白ナンバー向け運転日報

Excelや運転日報アプリはイメージが湧きやすいですが、車両管理システムはいまひとつピンとこないという方に向けて、ここでは車両管理システムの主な機能や利用イメージを紹介します。

 

車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。

 

2017年の中型トラックに対するタコグラフ搭載義務化をきっかけに需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。

2022年4月に施行された、白ナンバーのアルコールチェック義務化により、飲酒運転防止に対する企業の意識が高まるとともに、車両管理システムが一層注目されるようになりました。

また、働き方改革により、労働時間の見直しが図られる中で、社用車管理業務の負担を軽減させるために、車両管理システムを導入する企業も増えました。

 

主な8つの機能

車両管理システムには主に以下の8つの機能があります。

 

①日報類のデジタル化機能

車両管理業務の中で工数がかかると言われているのが、日報類の管理です。運転日報や日常点検記録に加えて、アルコールチェック記録も保管しなくてはならなくなりました。
 

これらの日報類をまとめてデータ提出・管理することができる機能を搭載したシステムもあります。

 

②車両予約・管理機能

社用車を使う際に、事前の予約が必要な会社も多いかと思います。車両予約・管理機能があれば、システム上で車両の空き状況を確認してその場ですぐに予約したり、予約変更をしたり、誰がどの車に乗っているかをシステム上で確認したりすることができます。

 

アプリでも利用できるシステムであれば、空き状況を外出先からでもいつでも確認することができるので、営業など外出が多い職場では特に重宝されます。

 

③アルコールチェック機能

 アルコールチェック機能は、アルコールチェックの測定結果の記録をシステム上で入力・管理できる機能です。システムによっては、アルコールチェッカーと連携して測定結果が自動で入力されるものや、記録に未記入・未提出があった場合に通知が送信されるものもあります。

 

アルコールチェック義務化に伴い、アルコールチェック機能の需要は大幅に拡大しました。社用車のアルコールチェックについては以下の記事で解説していますので、合わせてご覧ください。

参考記事：【最新】社用車のアルコールチェック義務化を解説！実施方法や罰則も

 

④免許証等の有効期限管理機能

免許証等の有効期限管理機能とは、ドライバーの運転免許証や車検などの有効期限が近づくと本人や管理者に通知が届く機能です。

ドライバーが多い場合や社用車の台数が多い場合、免許証や車検の更新時期がバラバラであることが多く、更新漏れのリスクがありますが、アラートにより更新漏れを防ぐことが可能となります。

 

免許証の有効期限が切れている人や車検が実施されていない車両は予約できないようにすることで、物理的に期限切れの人や車両の利用制限ができる機能を搭載しているシステムもあります。

 

なお、これらの情報は車両管理台帳を作成して管理する方法もあります。車両管理台帳については以下の記事で詳しく解説しています。無料でダウンロードできるサンプルもご紹介しているので、合わせてご覧ください。

参考記事：車両管理台帳のテンプレート｜台帳の必要性や入れるべき内容も解説！

 

⑤デジタルキー機能

デジタルキーとは、鍵の施錠・解錠をスマホで行うことができる仕組みのことです。デジタルキー機能が搭載されていると、非対面で鍵の受け渡しを行うことができます。

 

貸出・返却の手間がなくなるだけでなく、鍵そのものを携帯する必要がなくなるため、紛失するリスクを低減することもできます。

 

デジタルキーについては以下の記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。

参考記事：スマホが車の鍵になる「デジタルキー」とは｜仕組みや安全性も紹介

  

⑥動態管理機能

動態管理とは、車などの移動するものの位置情報や状態をリアルタイムで取得し、管理することです。具体的には、GPS機能のある端末を車に搭載し、位置情報などの走行履歴を記録します。

システムによっては、実際の走行ルートを記録した上で、より効率的に移動することができる最適ルートを提案する機能が備わっているものもあります。

 

動態管理の活用方法やメリットについては以下の記事も参考にしてください。 

参考記事：動態管理とは？必要性やメリット、おすすめのシステムも紹介！

 

⑦稼働状況集計機能

紙で管理している場合に確認することが難しいのが、車両の稼働状況です。予約管理機能で予約状況を保存している場合や、デジタルキーで鍵の操作ログが取れる場合、動態管理機能で移動の記録が残っている場合には、データを活用すると車両の稼働状況を把握することが可能です。

 

これらの情報をシステムからダウンロードして手作業で集計することもできますし、システムによっては自動で集計してグラフ化してくれるものもあります。

 

⑧安全運転支援機能

安全運転支援機能には、居眠り運転や急加速、急ブレーキ等を自動で検知する危険運転アラートや、安全運転、エコドライブの観点からドライバーの運転傾向を分析する機能、事故につながる危険のあった場所をマークするヒヤリハットマップなどがあります。

 

これらの機能を活用することで、各ドライバーに合った適切な運転指導や、交通事故のリスクが高い場所の情報を共有することができます。

 

 

なお、車両管理システムについては、以下の記事でも詳しく解説しています。合わせてご覧ください。

参考記事：【2024】車両管理システムおすすめ12選｜目的別の比較表も掲載

 

車両管理システムによる運転日報の運用イメージ

ここでは、東海理化の提供する車両管理システム「Bqey（ビーキー）」を利用した場合の運用例を紹介します。

 

１．ドライバーがスマホから運転日報の必要項目を入力します。

２．ドライバーがアプリ上で運転日報を提出します。

 

３．提出された記録はすぐにクラウド上に反映され、管理者はデータで内容を確認することができます。データは自動で3年間システムに保存されます。

未提出や未記入があった場合には、ドライバーに自動で通知が届くので、管理者のチェックの手間を大幅に省きます。概算にはなりますが、社用車を5～6台と仮定した場合は、運転日報のとりまとめにかかる時間が30分から5分程度に、改修した書類の確認・保管にかかる時間が20分から5分程度に削減が見込まれます。

 

このように、車両管理システムを用いると、ドライバーは日々の運転日報の作成にかかる手間が短縮でき、管理者は未記入や未提出による差し戻しの手間が省け、両者ともに運転日報に関する業務を効率化することが可能となります。また、ペーパーレス化することにより保管スペースの削減や検索性の向上を叶えます。

 

以下の記事では、おすすめの車両管理システムや、自社に合ったシステムの選び方などを紹介しています。ぜひご覧ください。

参考記事：【2024】車両管理システムおすすめ18選｜機能比較や料金、選び方も解説

最後に、車両管理システム「Bqey（ビーキー）」を導入して運転日報のペーパーレス化を実現した成功事例を紹介します。

NRS株式会社様の事例

NRS株式会社は、化学品・危険物専門の物流企業として、国内バルク輸送、タンクターミナル、日本最大級規模の危険物倉庫、コンテナ容器の賃貸・メンテナンス、航空・海上輸送と輸出入通関業務など多様なニーズに応えられるサービスを展開しています。

本社では、主に顧客や営業所をまわるために6台の社用車を運用している中で、運転日報の集計などに課題を感じていました。それらの課題解決を目的として、Bqeyの導入に至りました。

交洋貿易株式会社様の事例

交洋貿易株式会社は創業75年以上の歴史をもつ化学原料・エレクトロニクス関連資材の専門商社です。

同社では拠点ごとに社用車を所有していますが、車両の予約についてはシステムを導入しているのに対して、日報についてはいまだ紙に記載するなど管理体制が統一されていませんでした。また、アルコールチェックの義務化にともない、コンプライアンスのさらなる強化も必要としている中で、車両予約、運転日報、アルコールチェックのすべてを一元管理できる点がBqey導入の決め手となりました。

今回は、運転日報をペーパーレス化ことで得られるメリットや具体的な方法などについて解説しました。

 

運転日報の作成や保存は法律で義務付けられているため、確実に対応しなければなりません。しかしながら、従来の紙の記録簿を用いた運用方法では、正確性に欠ける点や作成・管理の手間がかかる点などが課題となっています。

 

これらの課題を解消するためには、紙から電子データでの運用に移行し、ペーパーレス化するのがおすすめです。

ペーパーレス化する方法としては、Excel・運転日報アプリ・車両管理システムの3つが挙げられます。

 

それぞれの特長を正しく理解し、自社に最適な運用方法を見つけてください。