車両管理台帳のエクセルテンプレート｜記載項目や保存期間も解説

まずは、車両管理台帳がどのようなものかを具体的にイメージできるように、テンプレートをいくつかご紹介します。車両管理台帳を初めて作成する場合は、既存テンプレートを活用するのがおすすめです。無料でダウンロードすることもできるので、ぜひご活用ください。

 

• 大阪香里自動車教習所　安全運転管理支援チーム
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  車両管理台帳

 

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  車両管理台帳（車両台帳・車両管理表・車両管理簿）

コスト管理

車両管理台帳は、ガソリン代による負担を軽減するのにも役立ちます。走行ルートや月間使用量の把握により、不必要なコストを明らかにするとともに、節約策を立案しやすくなるでしょう。さらに、保険費用や車検費用などを記録することで、何にいくら使用しているかを可視化することもできます。見直しや比較する際に必要な数字をすぐに見つけることができるため、コスト管理が楽になります。

車両管理台帳は作成して終わりではなく、最新の情報となるように運用していく必要があります。一般的には、以下の3つの運用方法があります。それぞれのメリット・デメリットを正しく把握して、自社に合った方法で運用しましょう。

 

紙で運用する

紙の台帳に必要項目を設け、手書きで記入する方法です。特別なツールやコストが不要であるため、手軽に始めることができます。

車の台数が少ない場合は管理しやすいですが、台数が増えると管理が煩雑になります。ファイリングして保管するためのスペースも必要です。

車両管理台帳のデータを活用して別の資料を作成する場合には、データを入力しなおさなければならず、二度手間になってしまうこともあるでしょう。

 

エクセルで運用する

車両管理を効率的に行うために、エクセルを活用する方法もあります。自社でフォーマットを作成するスキルがなくても、先に紹介したような、インターネット上で無料で提供されている車両管理台帳のテンプレートを活用することで簡単に作成できます。

 

エクセルを使えば、コストをかけずに車両の情報を整理し、簡単に運用することができるでしょう。紙の場合と比較して、欲しい情報にアクセスする際の検索性に優れている点もメリットです。

ただし、車両管理台帳から必要なデータを抽出する際には、エクセル関数の基本的な知識が求められます。また、自社に合うテンプレートが見つからない場合は、自社に合うようにカスタマイズする必要があることにも留意しておきましょう。

 

システムで運用する

車両管理台帳の記載項目は、システムで管理・運用することも可能です。具体的には、「車両管理システム」と呼ばれるシステムを利用します。

 

車両管理システムとは、車両管理に必要な情報を一元管理することができるシステムです。一般的に、クラウド上でデータを管理することができ、利用部署が直接データを入力できるため、情報の管理がスムーズになるでしょう。

また、車両管理台帳だけでなく、運転日報や日常点検記録、アルコールチェック記録など、社用車に関する記録をまとめて管理することができるため、車両管理業務の効率化に繋がります。

 

ただし、車両管理システムは有料のものがほとんどで、導入や利用には一定のコストがかかります。一部、無料の車両管理システムも存在しますが、機能が限定されている可能性があるため注意しましょう。また、システムによって搭載されている機能も様々であるため、導入する場合は自社が求める機能を過不足なく搭載したシステムを選ぶ必要があります。

『車両管理システムの選び方』に、自社に最適なシステムを選ぶためのチェックリストを掲載しています。ぜひご利用ください。

車両管理台帳の保存期間については、現在のところ法律で定められておらず、各企業の判断に委ねられています。

緑ナンバー事業者においては、運送事業輸送安全規則に基づき、走行や業務に関する記録を1年間保存することが義務付けられています。そのため、警察も同規則に基づき、1年間の保存を指導しているようです。

 

交通事故や車両トラブルが発生した場合には、車両の情報や点検・整備に関する記録が求められることがあるため、車両管理台帳は一定期間保存しておくことが望ましいでしょう。

また、万が一の際に過去のデータに迅速にアクセスできる体制を整えておくことも重要です。

企業が車両管理を行う理由

車両管理を行う主な理由としては、以下の3つが挙げられます。

• 車両を適切な状態に保ち、交通事故を防止するため
• 企業の資産である車両および、車両にかかるコストを管理するため
• 使用者責任など、企業としての法的責任を果たすため

 

企業は、車両やドライバーの管理を担う「安全運転管理者」を設置したり、従業員が車両を使用する上でのルールとなる「車両管理規程」を制定したりして、車両管理を行います。

「安全運転管理者」や「車両管理規程」について詳しく知りたい方は、以下の資料と記事をご覧ください。

 

資料DL：安全運転管理者まるわかりガイド
参考記事：車両管理規程のテンプレート｜規程の必要性や入れるべき内容も解説！

 

車両管理の業務内容

車両管理における具体的な業務内容は大きく3つあります。

 

①ドライバーの管理

ドライバーに点呼を実施して健康状態を確認するほか、安全運転教育や、運転免許証の更新状況を把握することも必要です。運転者台帳を作成している場合は、台帳の管理も含まれます。

 

②車両本体の管理

従業員が安心して車両を使用できるよう、車両本体の管理も重要です。

具体的には、保険の加入・更新や車検および定期点検の実施、車両管理台帳の管理などを行います。適切な車両台数を把握し、必要に応じて増減を調整することも大切です。

 

リース車両の場合は、リース会社にある程度の管理を任せているという企業も多いようです。

参考記事：社用車はリースと購入どちらがよいのか比較｜費用感や人気車種も紹介

 

③記録類の管理

車両管理業務においては、管理すべき記録がいくつかあります。具体的には、日常点検の結果や運転日報、アルコールチェックの結果を記録し、保存します。

 

記録類については以下の記事で詳しく紹介しています。合わせてご覧ください。
参考記事：運転日報とは？記載すべき項目や書き方、保存期間もわかりやすく解説
参考記事：【チェックシート付】車の日常点検15項目｜頻度やタイミングも解説
参考記事：【無料】アルコールチェック記録簿のひな形5選｜記入例や保存方法も紹介

 

法律上の義務

車両管理業務の中には、法律上の義務と位置づけられているものもあります。

たとえば、車両の日常点検は、道路運送車両法第47条の2において、自動車の使用者（一般的には企業や事業所の責任者）に義務付けられています。

 

道路交通法第74条の3では、一定台数以上の社用車を使用する企業や事業所に対して、安全運転管理者の選任が義務付けられています。安全運転管理者の業務としては、アルコールチェックや運転日報の作成や管理などを含む9つの内容が法律上に記載されています。

安全運転管理者が法律上行わなければならない業務内容や、違反した場合の罰則について知りたい方は、『安全運転管理者まるわかりガイド』をご覧ください。

車両管理台帳をはじめとする、車両管理に関する記録は、紙やExcelを用いて行うのが一般的でした。

しかし、効率重視の働き方が広まっていく中で、こうした管理方法に課題を感じ始めている企業も増えてきています。

 

ここでは、従来のアナログな車両管理を行う上で抱えがちな課題を4つ紹介します。

 

①免許や車検、保険などの更新漏れがある

従業員の運転免許証や自動車保険の有効期限、車検の実施などは、管理が煩雑で抜け漏れが発生しやすい業務です。

 

管理する従業員の人数や車両の台数が多い場合は、有効期限のタイミングがバラバラになることも多く、毎月のように更新の実施・確認を行わなくてはならないこともあります。

 

リース車両はリース会社からはがきが届いて更新時期を知らせてくれるケースもありますが、管理者がデータベースを作成して管理している場合などはチェックの抜け漏れが発生しやすい点が課題となっています。

 

②アルコールチェックが大変

アルコールチェック義務化により、運転前後にアルコールチェックの業務が追加されました。コンプライアンス遵守の観点からも業務の重要性は理解しているものの、しっかり運用しようとすればするほど大変・・・という声も少なくありません。

 

アルコールチェックは実施するだけでなく、確認結果を記録して保存したり、アルコールチェッカーを定期的に点検・メンテナンスすることも求められているため、こうした管理の手間が課題となっています。

 

③紙の記録類の管理が大変

車両管理においては、運転日報や日常点検の記録を管理する必要があります。そこへアルコールチェック記録の管理も加わり、業務負担が増加しています。

 

これらの記録類は一定期間保管する必要があるため、紙で運用していると莫大な枚数になります。また、記入漏れや提出漏れがないか確認する必要もあるため、社用車を頻繁に使用する場合や台数が多い場合には、管理が大変です。

 

④最適な車両台数がわからない

社用車を導入する際は、どれくらいの使用頻度になるのかリサーチして台数を決めることになります。しかし実際に導入してみると、思ったより使用頻度が高く必要な時に社用車がなくて使えない場合や、全く使われていない社用車がある場合もあります。

 

実際に何台必要になるか導入前に正確な予測を立てるのは難しいため、一旦は適当と思われる台数を導入するしかありませんが、導入後は稼働状況を把握して台数を見直す必要があります。

 

台数が不足している場合は業務遂行に支障をきたし、逆に車両が余っている場合は経費が無駄になってしまいます。

 

とはいえ、自社に必要な車両台数を正確に把握することは困難です。最適な車両台数で運用できている企業はあまり多くないかもしれません。

課題解決に役立つ4つの機能

実際に車両管理システムのどのような機能が課題解決に役立つのか、詳しく見ていきましょう。

 

①免許証や車検、保険更新期限のアラート機能

更新時期が近くなると管理者にアラート通知が届く機能のことで、管理者の見落としによる更新漏れを防止することができます。

 

免許証の有効期限が切れている人や車検が実施されていない車両は予約できないようにすることで、物理的に期限切れの人や車両の利用制限ができる機能を搭載しているシステムもあります。

 

②アルコールチェック機能

アルコールチェック機能は、アルコールチェックの測定結果の記録をシステム上で入力・管理できる機能です。システムによっては、アルコールチェッカーと連携して測定結果が自動で入力されるものや、記録に未記入・未提出があった場合に通知が送信されるものもあります。

 

この機能を活用することで自動入力による省力化や記録の抜け漏れ防止に役立ちます。

アルコールチェック機能に特化したサービスについては、以下の記事で紹介しています。

参考記事：【2024】アルコールチェックアプリおすすめ9選｜機能や選び方も徹底解説！

 

③記録類のデジタル化機能

運転日報や日常点検、アルコールチェックの記録をスマホから入力し、データ提出・管理できる機能のことです。

 

記録類のデータ化や作業の自動化が可能となり、提出・確認までオンラインで完結するため、記録に関する業務の負担軽減に役立ちます。

 

④稼働状況集計機能

車両管理の記録を紙やExcelで運用している場合に把握することが難しいのが、車両の稼働状況です。

 

車両管理システムには車両予約機能やスマホが鍵の代わりになるデジタルキー機能が搭載されているものもあり、予約状況や鍵の操作ログなどのデータを活用すると車両の稼働状況を把握することが可能になります。

システムによっては自動で集計してグラフ化してくれるものもあり、最適な車両台数を判断するのに役立ちます。

 

スマホが車の鍵の代わりになる、「デジタルキー」については、以下の記事で詳しく解説しています。

参考記事：スマホが車の鍵になる「デジタルキー」とは｜仕組みや対応車種も紹介

 

車両管理システムには、他にも動態管理機能や安全運転支援機能といった、車両管理を効果的に行うための様々な機能があります。

動態管理については、活用例やメリットなどを以下の記事で解説しています。合わせてご覧ください。

参考記事：動態管理とは？必要性やメリット、おすすめのシステムも紹介！