【2024】運転日報アプリおすすめ12選｜機能やメリット、選び方も解説

昨今、運転日報に関する業務効率化のために、アプリ（システム）を導入する事業所が急速に増加しています。ここでは、運転日報アプリの基本的な機能について簡単に紹介します。

 

運転日報アプリでできること

運転日報アプリでは、運転者の氏名や走行距離など運転日報に記載しなければならない項目を、スマートフォンなどのアプリから入力することができます。また、アプリから入力したデータはクラウド上に保存され、PCで管理することができます。

 

運転日報アプリの種類

運転日報アプリは、機能の違いによって2種類に大別されます。

 

運転日報特化型

一つ目は、機能が運転日報のみに絞られた特化型です。機能が限定されているとはいえ、メーターの数値をカメラで読み取ることで走行データを自動入力できたり、項目をカスタマイズできたりするなど、運転日報を作成・保存するために必要な機能は十分備わっています。

 

2022年4月から白ナンバーに対してもアルコールチェックが義務付けられ、運転前後の測定記録を保存しなければいけなくなったため、アルコールチェック機能も搭載していることが多いです。

 

もちろん、ドライバーから管理者への記録の提出や承認・差し戻しもアプリ上で完結できます。あまりコストをかけずに、まずは運転日報の利便性向上や業務効率化を図りたいという方におすすめです。

 

車両管理一体型

二つ目は、車両管理一体型です。車両管理一体型アプリには、運転日報機能をはじめ、車両の予約機能、免許証等の有効期限管理機能、日常点検結果の記録機能、アルコールチェック機能、GPS端末を利用した動態管理機能 、スマホで車の施錠・解錠ができるデジタルキー機能などといった、車両管理業務を包括的に効率化できる様々な機能が備わっています。

 

車両管理一体型の運転日報アプリは、車両管理システムや車両管理アプリとも呼ばれています。詳しい機能については、運転日報アプリの8つの主な機能で解説します。

 

運転日報特化型と比べて機能が多い分、料金は高いですが、運転日報以外の車両管理業務も効率化したいという方におすすめです。

 

＞運転日報アプリ比較はこちら＜

安全運転管理者の全体像について、安全運転管理者まるわかりガイドにイラスト付きでわかりやすくまとめています。ぜひご覧ください。

 

運転日報の保存期間

運転日報の保存期間は、貨物自動車運送事業輸送安全規則においては1年間と定められています。つまり、緑ナンバーの企業は運転日報を1年間保存しなければなりません。

一方、道路交通法施行規則では保存期間について明記されていません。

 

しかし、同規則において、2022年から義務化されたアルコールチェックの記録については、1年間保存することと定められています。

仮に従業員が業務において重大な交通事故を起こした場合や、悪質な交通違反を犯した場合、公安委員会からアルコールチェックの記録や運転日報の提出を求められることがあります。こうしたケースへの対応を考えると、運転日報についても最低1年間は保存しておくことをおすすめします。

参考：安全運転管理者等に関するよくある質問

 

また、運転日報は労働者の運転時間を記載する書類でもあり、労働基準法にも関わるので注意が必要です。労働基準法では、書類の保存期間が5年間と定められています。そのため運転日報の保存期間は、労働基準法に合わせて5年間とすると安心です。

※労働基準法における書類の保存期間は、当面は経過措置として3年間保存となっています（2024年3月現在）。

参考：改正労働基準法に関するQ＆A (mhlw.go.jp)

 

おすすめの保存形式

運転日報の保存形式は、紙でも電子データでも構いません。紙に記載し、ファイリングしている企業も少なくないでしょう。

しかし、紙での運用は、紙資料が増えて保管場所をとる、ファイリング作業が手間といった課題を伴います。

過去の運転日報を確認する必要が生じた場合も、ファイルを取り出し、ページをめくって探さなければなりません。車両の利用頻度が高い企業では、保管するファイルの量も多くなり、探すのに膨大な時間と手間を要します。

 

一方、電子データで保存すれば、紙の使用量削減はもちろん、過去の運転日報の検索にかかる時間の削減も可能です。

また、電子データであれば、データの改ざんを防止したり、編集履歴を残したりする仕組みを利用することで、セキュリティ強化にもつながります。

このような観点から、可能であれば電子データで保存することをおすすめします。

 

運転日報について詳しく知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

参考記事：運転日報とは？記載すべき項目や書き方、保存期間もわかりやすく解説

 

＞運転日報アプリ比較はこちら＜

運転日報アプリを導入することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、3つのメリットについて紹介します。自社での運用で期待するものがあるか、一緒に考えてみてください。

 

入力・管理業務の効率化

運転日報を紙やExcelで作成する場合は、かなりの時間と労力がかかります。アルコールチェックと合わせて、運転前・運転後にそれぞれ記入の時間を取られるため、特に毎日業務で運転する方にとっては負担も大きいでしょう。

しかし、アプリを活用すれば、スマホからいつでも・どこでも簡単に入力できるため、大幅に手間を削減することができます。

管理者が、紙に記入されたデータをまとめるために転記・集計する作業も煩雑で時間がかかりますが、アプリを活用すれば転記は不要となり、集計も自動化することができ、効率よく管理できます。
 

社用車の管理方法を見直して業務効率化を叶えた企業様の事例を、成功事例から学ぶ最新社用車管理でご紹介しています。ぜひ自社の運用と見比べて、より効率的な社用車管理の運用方法を検討してみましょう。
 

データの正確性の向上

手書きの場合、急いでいて字が読みにくかったり誤字脱字があったりして、管理者から再提出を求められることがありますが、アプリから入力することでこうしたムダを削減できます。

 

また、運転者が日々の業務に追われ、ついつい後でまとめて書いてしまい、情報が正確性に欠けるという課題もよく耳にします。アプリを用いて入力のハードルを下げ、都度作成を徹底することでこうした課題を解決することができるでしょう。

 

ペーパーレス化

アプリに移行することで、紙の記録用紙や台帳が不要となり、ペーパーレス化を実現できます。用紙代、印刷代などのコスト削減や、保管スペースを削減することができます。環境保護やSDGsの観点からも、こうした取り組みに積極的な企業として、社会的なイメージアップにも繋がるでしょう。

 

また、紙で管理する場合は保存期間ごとに仕分け作業が発生しますが、多くのアプリでは入力したデータは1年から3年程度クラウド上に自動保存されるようになっており、仕分けの必要がなくなります。

検索機能で探したい日報を簡単に見つけられたり、書類を紛失するリスクを低減させたりできる点でも管理者にとって大変役立つでしょう。

先ほど、運転日報アプリには、特化型と車両管理一体型の2種類があると説明しました。ここでは、車両管理一体型の運転日報アプリに備わっている主な8つの機能を紹介します。

 

いずれも車両管理業務を行う上で役に立つ機能ですので、どうせなら運転日報だけでなく車両管理に関わる大部分をアプリに任せたい、と考えている方はぜひ参考にしてみてください。

 

①運転日報のデジタル化機能

運転者の氏名や走行距離、車両番号など運転日報に記載しなければならない項目をアプリ上で入力し、データをクラウド上で保存できる機能です。

管理者はPCから提出された日報を確認することができ、未提出の場合には運転者や管理者に通知されるものもあります。

 

運転日報だけでなく、アルコールチェックや日常点検の記録と合わせて一元管理できるアプリが多いです。

 

②車両情報管理機能

車両情報管理機能とは、車検や保険の更新時期が近づくと管理者に通知が届いたり、定期点検や日常点検の結果を保存したりすることで、車両情報を管理する際に役立つ機能です。

 

社用車を多数所有している場合、車検などの更新時期は車両によって異なることが多く、更新漏れのリスクがありますが、アラートにより更新漏れを防ぐことが可能となります。

 

また、点検履歴のデータを保存することで、車両が適切に点検・メンテナンスされているか把握することができます。

なお、これらの情報は車両管理台帳を作成して管理する方法もあります。車両管理台帳については以下の記事で詳しく解説しています。無料でダウンロードできるサンプルもご紹介しているので、合わせてご覧ください。

参考記事：車両管理台帳のテンプレート｜台帳の必要性や入れるべき内容も解説！

 

③アルコールチェック機能

従来より、緑ナンバーの運転者には運転前後のアルコールチェックが義務付けられていますが、2022年4月の道路交通法改正により、一定台数以上の自動車を使用する白ナンバー事業者も対象となりました。

 

アルコールチェック機能では、アルコールチェックの測定結果をアプリ上で入力・管理できます。アプリによっては、アルコールチェッカーと連携して測定値が自動で入力されるものや、記録に未記入があった場合や規定値を超えるアルコール量が検出された場合に、管理者へ通知されるものもあります。

 

アルコールチェック義務化について総復習したい方のために、わかりやすく解説した5分でわかる！アルコールチェック義務化のすべてをご用意しました。ぜひご覧ください。

 

④車両予約・管理機能

社用車を使う際に、事前の予約が必要な会社も多いかと思います。車両予約・管理機能があれば、アプリ上で車両の空き状況を確認してその場ですぐに予約したり、予約変更をしたり、誰がどの車に乗っているかをすぐに確認したりすることができます。アプリは空き状況を外出先からいつでも確認することができるので、営業など外出が多いような職場では特に重宝されます。

 

⑤デジタルキー機能

デジタルキーとは、鍵の施錠・解錠をスマホで行うことができる仕組みのことです。デジタルキー機能が搭載されていると、非対面で鍵の受け渡しを行うことができます。

 

貸出・返却の手間がなくなるだけでなく、鍵そのものを携帯する必要がなくなるため、紛失するリスクを低減することもできます。

 

デジタルキーについては以下の記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。

 

参考記事：【最新技術】デジタルキーとは｜仕組みや使い方、活用例を紹介！

 

⑥動態管理機能

動態管理とは、車などの移動するものの位置情報や状態をリアルタイムで取得し、管理することです。具体的には、GPS機能のある端末を車に搭載し、位置情報などの走行履歴を記録します。得られた走行データから運転日報を自動作成できるものもあります。

 

システムによっては、実際の走行ルートを記録した上で、より効率的に移動することができる最適ルートを提案する機能が備わっているものもあります。

 

⑦稼働状況集計機能

紙で管理している場合に確認することが難しいのが、車両の稼働状況です。予約管理機能で予約状況を保存している場合や、デジタルキーで鍵の操作ログが取れる場合、動態管理機能で移動の記録が残っている場合には、データを活用すると車両の稼働状況を把握することが可能です。

 

これらの情報をシステムからダウンロードして手作業で集計することもできますし、システムによっては自動で集計してグラフ化してくれるものもあります。

 

⑧安全運転支援機能

安全運転支援機能には、居眠り運転や急加速、急ブレーキ等を自動で検知する危険運転アラートや、安全運転、エコドライブの観点からドライバーの運転傾向を分析する機能、事故につながる危険のあった場所をマークするヒヤリハットマップなどがあります。

 

これらの機能を活用することで、各ドライバーに合った適切な運転指導や、交通事故のリスクが高い場所の情報を共有することができます。

 

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これまで紹介したように、運転日報アプリ（車両管理アプリ）には様々な機能があり、どうやって選べばよいかお悩みの方も多いと思います。

ここでは、アプリを選定する際のポイントを紹介します。

 

自社の課題解決に繋がる機能を選ぶ

運転日報アプリ（車両管理アプリ）の機能は多岐に渡るため、自社の課題を整理し、解決に繋がる機能を選ぶことが重要です。

 

たとえば、運転日報の作成・保存が義務付けられている事業所は、アルコールチェック義務化の対象でもあるため、これらを別々に運用している状況に課題を感じていたとします。

この場合、アルコールチェック機能があるアプリを選定すれば、法律で定められている記録類が一元管理でき、より業務効率化に繋がるでしょう。

 

ただし、当然ですが多くの機能が搭載されたアプリほど費用も高額になります。費用対効果を考えながら、解決したい課題に対してできるだけ過不足のない機能を搭載したアプリを選ぶよう心がけましょう。

 

また、ドライブレコーダーのようなGPS端末を搭載する際には、運転者が監視されているような気分になり、かえって反発を招いてしまうことがあります。導入することで得られるメリットを十分説明し、運転者の理解を得ることも大切です。

 

料金体系を確認する

運転日報アプリは月額制であることが多く、この場合「車両1台あたり」か「利用者1人あたり」のどちらで料金が発生するのかを確認しておきましょう。1台を複数人でシェアしている場合などでは、費用が大きく変わってきます。

また、初期費用がかかるかどうかも大きなポイントです。車両工事が発生する場合や専用端末が必要な場合などには、月額料金とは別に初期費用がかかる可能性があります。特に、GPS端末搭載型のアプリでは初期費用が必要になることが多いので、必ず確認するようにしましょう。

 

なお、車両管理システムの選び方には、自社に合ったアプリを選ぶ際に重要な観点や自社の課題を確認するためのチェックリストを掲載しています。ぜひ活用してください。

参照元：DriveReport ～社用車運転記録システム～ (ntp-system.com)

運転日報特化型

スマホでメーターを撮影するだけで、運転日報に走行距離を自動で反映でき、記入時間の短縮や記入ミスの防止が可能となります。運転日報以外に、アルコールチェックの記録を残す機能と、車検満了日のお知らせ機能がついています。

 

こんな人におすすめ

• コストをかけずに運転日報を効率化したい
• アルコールチェック結果も合わせて記録したい
• 車検満了日を管理したい

 

URL：https://www.ntp-system.com/business/DriveReport/

他にも多くの企業様の事例を【導入事例】CASE STUDIES of Bqeyにて紹介しています。ぜひご覧ください。