【無料】運転日報のテンプレート｜保管義務や運用方法についても徹底解説

業務中の移動や荷物の運搬に欠かせない自動車。用途や使用頻度は様々ですが、業務の中で使用する「社用車」を所有している企業も多いかと思います。社用車を使用している企業では、「運転日報」を作成・管理しなくてはなりません。

 

しかしながら、

・運転日報を運用していないため、テンプレートがほしい
・そもそも、運転日報が何かよくわからない
・運転日報に記載すべき内容を知りたい
・どうやって運用したらよいのか悩んでいる

といった疑問や悩みを抱えている方も多いかと思います。

 

そこで本記事では、無料でダウンロードできる運転日報のテンプレートをご紹介した上で、運転日報の「概要」や「記載すべき内容」、「一般的な運用方法」と「より効率的に運用する方法」等について解説します。

 

無料テンプレートや本記事の内容をご確認いただき、日々の運用にご活用ください。

まずは、運転日報のテンプレートをご紹介します。後ほど詳しく解説しますが、運転日報に記載すべき内容は「緑ナンバー」と「白ナンバー」で異なります。それぞれにおすすめなテンプレートをご紹介しますので、自社の運用に合わせて適宜カスタマイズしていただき、ぜひご活用ください。

緑ナンバーの場合

緑ナンバーの場合、貨物自動車運送事業輸送安全規則において運転日報について定められています。そのため、記載しなくてはいけない項目がいくつか定められていますが、フォーマットに関するルールはないので、自社の運用に合わせてカスタマイズしても問題ありません。都道府県および支部のトラック協会が公開しているテンプレートを紹介しますので、参考にしてください。

• 公益社団法人　奈良県トラック協会
  https://narata.or.jp/siryo.htm
   
• 一般社団法人　愛知県トラック協会
  https://ssl.aitokyo.jp/member/download/

白ナンバーの場合

白ナンバーも緑ナンバーの場合と同様、指定のフォーマットはありません。日本法令のサイトで紹介されているテンプレートが一番シンプルでカスタマイズしやすいでしょう。必要項目がある場合は、自社で追加できるようにエクセルシートで作られたものを使用するのがおすすめです。必要事項に追加するものとして、ライトやエンジンオイルなどの点検項目、ガソリンやオイルの燃料購入の有無があると便利です。項目を追加することで、車のメンテナンス管理にも役立てられます。

運転日報とは、社用車を業務で使った場合に、ドライバーが氏名や走行距離など必要な項目を記載するものです。運転日報によって、従業員の就業状況や保有している自動車の状態が把握できます。まずは、運転日報について、定められている法律と合わせてお伝えします。

 

運転日報は法律で義務化されている

運転日報は一部の企業に対して法律で作成が義務付けられています。義務化の対象は、緑ナンバーと一定台数の白ナンバーを保有している企業です。緑ナンバーと白ナンバーではそれぞれ異なる法律が適用されるため、それぞれについて理解することが重要です。

 

そもそも、緑ナンバー、白ナンバーとは

「緑ナンバー」とは、ナンバープレートの背景色が緑で文字色が白いものを指します。人やものを運送し、その対価として報酬を得る車両や事業者に対して装着が義務付けられています。一方、個人や一般的な企業が利用するナンバープレートは、背景が白く、文字色が緑色の「白ナンバー」です。これは主に自家用車に装着されます。

 

白ナンバーの車であっても人やものを運搬するケースがありますが、その場合は報酬を受け取らないのが原則です。つまり、自社製品を運ぶだけなら、白ナンバーでも運搬できます。ただし、報酬を得る運送業務を行う場合は、緑ナンバーの車両が必要となります。

 

まとめると、以下のとおりです。

緑ナンバーに関する法律

緑ナンバーを持つ車両は、「貨物自動車運送事業輸送安全規則」に基づき、運転日報の作成が義務付けられています。貨物自動車運送事業輸送安全規則とは、貨物を車で運搬する事業者に対して、国土交通省が定めている規則です。貨物自動車運送業者においては、運転日報の管理を担当する者は通常、「運行管理者」であることが一般的です。

白ナンバーに関する法律

白ナンバーに関しては、以下の条件に該当する場合は、警察庁が所轄とする「道路交通法施行規則」に基づき、運転日報の作成が義務付けられています。

運転日報の記載は、緑ナンバーと一定台数の白ナンバーを保有する場合に義務付けられています。しかし、何を記載したら良いかわからない担当者も多いでしょう。こちらでは、それぞれのケース別に記載する内容を解説します。

貨物自動車運送事業輸送安全規則において、以下のような内容を記載し、記録を1年保存することが義務付けられています。

参考：e-Gov法令検索｜貨物自動車運送事業輸送安全規則（第八条）

白ナンバー車両については、「道路交通法施行規則」において安全運転管理者の業務が次のように記されています。

引用：e-Gov法令検索｜道路交通法施行規則（第九条の十）

つまり、最低でも以下を記載しておけば問題ありません。ただし、車両点検の項目など、必要に応じて運転日報に追加しておくと、日々の運転状況を把握できるでしょう。

白ナンバーの場合、ドライバーから提出された運転日報のチェックや保管は、安全運転管理者が行うケースが多いです。白ナンバーの社用車を一定台数以上所有している場合は安全運転管理者を選任しなくてはなりません。ここでは、安全運転管理者制度についてご説明します。

 

安全運転管理者制度とは

安全運転管理者制度は、一定数以上の自家用自動車（白ナンバーの車）を使っている企業や事業所が、安全な運転環境を確保するために導入されています。この制度では、業務で使用する自動車の運転を管理・監督するために、専門の「安全運転管理者」と「副安全運転管理者」を選任しなくてはなりません。

 

これらの安全運転管理者及び副安全運転管理者には、重要な役割が託されています。その中心的任務は、安全運転を推進し、事故の防止に取り組むことです。

 

安全運転管理者は、運転者の教育や訓練を行ったり、運転状況を監視したりするだけではなく、安全対策を策定して実施する責任を持っています。そのために、組織内で安全運転の風土を育て上げ、事故を事前に防止するために活動します。

 

対象となる企業

対象となる企業や事業所は以下のとおりです。

ただし、運送業で既に「運行管理者」が配置されている緑ナンバーの車両を所有している企業や事業所は、選任義務から除外されます。

 

業務内容

安全運転管理者の人数は、使用している自家用自動車の台数に関わらず固定です。一方、副安全運転管理者の人数は自家用自動車の台数により変動します。具体的には、以下のとおりです。

 

• 安全運転管理者
  5台以上の自家用自動車を使用している場合は、最低でも1人の安全運転管理者を選任する必要があります。また、定員が11人以上の自動車を使用している場合も、最低でも1人は選任しなければなりません。

 

• 副安全運転管理者
  安全運転管理者の業務をサポートし、必要に応じて代理業務を担当するのが副安全運転管理者です。自家用自動車の台数によって人数が決まります。例えば、20台以上の自家用自動車を所有している企業や事業所は、20台ごとに1人ずつ副安全運転管理者を選任しなければなりません。

運転日報の運用には、以下のように大きく分けて4つのステップがあります。ここでは例として、紙で運用日報を運用するケースについて説明します。それぞれのステップにおいて、いくつか注意点があるのでチェックしてみましょう。

運転日報は、必要項目のすべてをドライバーが記載します。ドライバーによっては字が汚いケースや、書き間違えが発生するケースもあるでしょう。できる限り読みやすい字で丁寧に書いてもらうようにあらかじめドライバーに伝えておくことで、差し戻しが起きないような工夫をすることも大切です。

 

特に、数字の記載には注意が必要です。例えば、ドライバー本人は「7」と書いたつもりでも、見る人によっては「1」と受け取られてしまうケースがあります。数字の記載方法などについて、あらかじめ社内で統一しておきましょう。

ドライバーが記載した運転日報は、ドライバーから安全運転管理者に提出するのが一般的です。ただし企業によっては、ドライバーが事務担当者に提出し、事務担当者が紙から電子データに変換してから安全運転管理者に渡すケースもあります。どちらのケースでも、最終的には安全運転管理者がチェックを行うのが鉄則です。

内容が記載されていても、実際にはメーターの出庫と帰庫の距離が逆に記載されていたり、訪問先の社名を間違っていたりするケースなどがあるため、注意が必要です。安全運転管理者は、運転日報の内容を確認し、未記入の項目や明らかな間違いがあれば、記録者に修正してもらうために差し戻しを行います。

運転日報の作成と保管は、運転業務を担う企業にとっては必須かつ重要な業務です。しかし運転日報を紙ベースで管理する場合、記録を担当するドライバーと、それを管理する安全運転管理者の双方に負担がかかることがしばしばあります。紙ベースの運転日報を運用する際に、それぞれにどのような負担が発生するか、詳しく見てみましょう。

運転日報の記載項目が多い場合、記載に時間がかかります。また、丁寧に書いたつもりでも字が読みにくかったり誤字脱字があったり、未記入の箇所が合った場合には、安全運転管理者から再提出を求められます。メインの業務ではないところで時間を取られてしまうため、ドライバーにとって負担になります。

運転日報を紙で管理した場合は、従業員の数だけ紙の保管が必要です。例えば、ドライバーが50人いて、平均稼働日が20日のケースを想定してみましょう。

• ドライバー50人×平均稼働日20日×12ヶ月=12,000枚

運転日報の管理には手間がかかると感じた方も多いと思います。社用車の台数や利用頻度によっても異なりますが、記載内容のチェックには特に時間がかかります。また、保管期限の管理も必要です。

 

運転日報の管理業務の負担を軽減する方法として近年注目されているのが、「車両管理システム」です。車両管理システムを活用すると、運転日報はもちろん、アルコールチェックや日常点検など、社用車に関するその他の業務も合わせて効率化することができます。ここからは、車両管理システムについて紹介します。

 

車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。

 

具体的には、1台の車を複数人で使う場合の予約管理ができるシステム、運転日報や日常点検などの書類をデータで管理できるシステム、アルコールチェック義務化の対応をまるごと行うことができるシステム、走行距離を計測して最適なルートを教えてくれるシステムなどがあります。

 

2017年の中型トラックに対するデジタコの搭載義務化をきっかけに車両管理システムの需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。

飲酒運転防止に対する企業の意識も高まるとともに、車両管理システムが注目されるようになりました。また、働き方改革により、労働時間の見直しが図られる中で、社用車管理業務の負担を軽減させるために、車両管理システムを導入する企業も増えました。

 

車両管理システムについては以下のコラムでも詳しく解説しています。車両管理システムの「機能」や「解決できる課題」、「選び方」もご紹介しているので、合わせてご確認ください。
参考記事：【2023】車両管理システム比較14選｜選び方や機能を徹底解説

車両管理システムを導入すると様々なメリットがあります。具体的には以下のとおりです。

ドライバーにとってのメリット

車両管理システムというと管理者にとってのメリットに目が行きがちですが、実はドライバーにとってもメリットがあります。具体的には運転日報に関して以下のようなメリットが挙げられます。

 

• 日々の運転日報の作成にかかる時間を短縮することができる
• 運転日報に不備があった場合や提出漏れがあった場合に、システム上で修正・再提出でき効率的

 

運転日報以外に関しては、以下のようなメリットがあります。

 

• 外出先でもリアルタイムで車両の予約・空き状況を確認できる
• デジタルキーで鍵の受け渡しがなければ、直行直帰がしやすい

 

社用車に関する業務を効率よく行うことで、メインの業務に集中することができますことも、大きなメリットとして挙げられます。

安全運転管理者にとってのメリット

車両管理システムの機能は多岐に渡るため、抱えている課題によってどの機能が必要か検討する必要があります。車両管理システムを導入すると、運転日報の管理に関して、安全運転管理者にとって様々なメリットがあります。具体的には以下のようなメリットが挙げられます。

 

• ペーパーレス化の実現ができ、管理コストを下げられる
• 記録類の未記入・未提出を自動で判別し、確認の時間を短縮できる

 

その他にも、搭載されている機能によっては、運転日報以外の車両管理業務について以下のようなメリットもあります。

 

• 予約状況や利用状況を活用し、必要な車両台数を把握することができる
• デジタルキーで対面での鍵の受け渡しをなくすことができる
• アルコールチェック機能で義務化対応を完結できる
• 車両の現在地をリアルタイムで把握し、効率よく車両を運用できる
• 最適な走行ルートを提案し、燃料費を削減できる

車両管理システムにはたくさんのメリットがありますが、種類が多岐にわたり、自社に合ったシステムを選ぶことは難しいです。車両管理システムの選び方を知りたい方は、以下の資料をご活用ください。資料の中には、自社に必要な機能を把握できるチェックシートもご用意しています。
資料ダウンロード：車両管理システムの選び方

システムを用いた場合にどれくらい業務効率化できるか

車両管理システムを用いるとどれくらい業務効率化ができるのか、具体的にイメージしたい方もいるかと思います。一例として、弊社の提供する車両管理システム「Bqey（ビーキー）」を具体例として用いて、どれくらい業務効率化できるかをご説明します。システム（Bqey）を用いて運転日報を運用する場合は、以下のような流れになります。

 

１．ドライバーがスマホから運転日報の必要項目の入力を行います。

２．ドライバーがアプリから運転日報を提出します。

 

３．提出された記録はすぐにシステムに反映され、安全運転管理者はデータで記録を確認することができます。自動で3年間システムに保管されます。

運転日報は、緑ナンバーを付けた車両や特定条件を満たす白ナンバーの車両を所有する企業にとって必須の書類です。本記事では、運転日報に関連する法規制や記述すべき内容、保管の方法、運用の工夫点について説明しました。

 

運転日報のフォーマットには決まりがないので、注意点を踏まえ、ご紹介したテンプレートを参考に自社に合わせた運用を行ってください。業務の負担を経験したいとお考えの場合は、ご紹介した車両管理システムをご検討ください。