【無料】運転日報のテンプレート|保管義務や運用方法についても徹底解説
業務中の移動や荷物の運搬に欠かせない自動車。用途や使用頻度は様々ですが、業務の中で使用する「社用車」を所有している企業も多いかと思います。社用車を使用している企業では、「運転日報」を作成・管理しなくてはなりません。
しかしながら、
・運転日報を運用していないため、テンプレートがほしい
・そもそも、運転日報が何かよくわからない
・運転日報に記載すべき内容を知りたい
・どうやって運用したらよいのか悩んでいる
といった疑問や悩みを抱えている方も多いかと思います。
そこで本記事では、無料でダウンロードできる運転日報のテンプレートをご紹介した上で、運転日報の「概要」や「記載すべき内容」、「一般的な運用方法」と「より効率的に運用する方法」等について解説します。
無料テンプレートや本記事の内容をご確認いただき、日々の運用にご活用ください。
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【速報】アルコールチェック義務化!警察庁発表をわかりやすく解説!
運転日報のテンプレートまとめ
まずは、運転日報のテンプレートをご紹介します。後ほど詳しく解説しますが、運転日報に記載すべき内容は「緑ナンバー」と「白ナンバー」で異なります。それぞれにおすすめなテンプレートをご紹介しますので、自社の運用に合わせて適宜カスタマイズしていただき、ぜひご活用ください。
緑ナンバーの場合
緑ナンバーの場合、貨物自動車運送事業輸送安全規則において運転日報について定められています。そのため、記載しなくてはいけない項目がいくつか定められていますが、フォーマットに関するルールはないので、自社の運用に合わせてカスタマイズしても問題ありません。都道府県および支部のトラック協会が公開しているテンプレートを紹介しますので、参考にしてください。
- 公益社団法人 奈良県トラック協会
https://narata.or.jp/siryo.htm
- 一般社団法人 愛知県トラック協会
https://ssl.aitokyo.jp/member/download/
白ナンバーの場合
白ナンバーも緑ナンバーの場合と同様、指定のフォーマットはありません。日本法令のサイトで紹介されているテンプレートが一番シンプルでカスタマイズしやすいでしょう。必要項目がある場合は、自社で追加できるようにエクセルシートで作られたものを使用するのがおすすめです。必要事項に追加するものとして、ライトやエンジンオイルなどの点検項目、ガソリンやオイルの燃料購入の有無があると便利です。項目を追加することで、車のメンテナンス管理にも役立てられます。
- 日本法令 自動車運転日報
https://www.horei.co.jp/hp/download/
- IBJL東芝リース株式会社 車輛運行記録日報(車輛別)
https://www.toshiba-lease.co.jp/service/auto/pdf/format_nippou_syaryou.pdf
- biz ocean 自動車運転日報
https://www.bizocean.jp/doc/detail/101626/
そもそも、運転日報とは
運転日報とは、社用車を業務で使った場合に、ドライバーが氏名や走行距離など必要な項目を記載するものです。運転日報によって、従業員の就業状況や保有している自動車の状態が把握できます。まずは、運転日報について、定められている法律と合わせてお伝えします。
運転日報は法律で義務化されている
運転日報は一部の企業に対して法律で作成が義務付けられています。義務化の対象は、緑ナンバーと一定台数の白ナンバーを保有している企業です。緑ナンバーと白ナンバーではそれぞれ異なる法律が適用されるため、それぞれについて理解することが重要です。
そもそも、緑ナンバー、白ナンバーとは
「緑ナンバー」とは、ナンバープレートの背景色が緑で文字色が白いものを指します。人やものを運送し、その対価として報酬を得る車両や事業者に対して装着が義務付けられています。一方、個人や一般的な企業が利用するナンバープレートは、背景が白く、文字色が緑色の「白ナンバー」です。これは主に自家用車に装着されます。
白ナンバーの車であっても人やものを運搬するケースがありますが、その場合は報酬を受け取らないのが原則です。つまり、自社製品を運ぶだけなら、白ナンバーでも運搬できます。ただし、報酬を得る運送業務を行う場合は、緑ナンバーの車両が必要となります。
まとめると、以下のとおりです。
- 緑ナンバー:「有償」で人や荷物を目的地に運ぶトラック・バス・タクシーなどの事業用自動車のこと
- 白ナンバー:「無償」で自社の人や荷物を運ぶ事業用自動車以外の車両のこと
緑ナンバーに関する法律
緑ナンバーを持つ車両は、「貨物自動車運送事業輸送安全規則」に基づき、運転日報の作成が義務付けられています。貨物自動車運送事業輸送安全規則とは、貨物を車で運搬する事業者に対して、国土交通省が定めている規則です。貨物自動車運送業者においては、運転日報の管理を担当する者は通常、「運行管理者」であることが一般的です。
白ナンバーに関する法律
白ナンバーに関しては、以下の条件に該当する場合は、警察庁が所轄とする「道路交通法施行規則」に基づき、運転日報の作成が義務付けられています。
- 乗車定員が11人以上の自動車を1台以上所有している
- その他の自動車を5台以上所有している
※ 大型自動二輪車または普通自動二輪車は、それぞれ1台を0.5台として計算
運転日報の内容
運転日報の記載は、緑ナンバーと一定台数の白ナンバーを保有する場合に義務付けられています。しかし、何を記載したら良いかわからない担当者も多いでしょう。こちらでは、それぞれのケース別に記載する内容を解説します。
緑ナンバーの場合
- ドライバーの氏名
- 業務で使用する車の自動車登録番号
- 業務の開始・終了地点と日時、主な経過地、業務で運転した走行距離
- 業務を交替した場合は、その地点と日時
- 休憩や睡眠をした場合は、その地点と日時
- 車両総重量8t以上または最大積載量5t以上の自動車に乗務した場合は、貨物の積載や集荷などの状況
- 道路交通法もしくは自動車事故報告規則に規定する事故または著しい運行の遅延、そのほかの異常な状態が発生した場合は、概要と原因
- 運行経路などの運行指示内容
白ナンバーの場合
運転者名、運転の開始及び終了の日時、運転した距離その他自動車の運転の状況を把握するため必要な事項を記録する日誌を備え付け、運転を終了した運転者に記録させること。
- 運転者名
- 運転の開始・終了の日時
- 運転した距離
保管に関するルール
運転日報を作成した後は、適切に保管する必要があります。ここからは、運転日報の保管年数や保管方法について具体的にお伝えします。
年数
運転日報の保管年数は「貨物自動車運送事業輸送安全規則」でも「道路交通法施行規則」でも、1年と定められています。ただし運転日報は、労働者の運転時間を記載する書類でもあります。前述した法律のほかにも、労働基準法も関わるので注意が必要です。労働基準法では、書類の保存期間が3年間となっています。そのため運転日報の保存期間は、労働基準法に合わせ最長の3年間を目安にするとよいでしょう。
保管方法
運転日報の保管方法は、紙でも電子データでも構いません。紙に記載し、ファイリングして保管している企業も少なくないでしょう。しかし紙による保管は、紙資料が増え続けるという問題だけでなく、ファイリング作業の手間や保管場所の確保という課題を伴います。
何かのデータを探す場合にも、ファイルを取り出し、ページをめくって探さなければなりません。ドライバーが多い企業ほど、膨大な時間を要します。電子データであれば、紙の削減はもちろんデータを探す時間の削減が可能です。ただし、電子データで保管する場合は、データの改ざんや編集ができないようにしたり、編集履歴が残せるようにしたりする仕組みが必要です。
合わせて知っておきたい、安全運転管理者とは
白ナンバーの場合、ドライバーから提出された運転日報のチェックや保管は、安全運転管理者が行うケースが多いです。白ナンバーの社用車を一定台数以上所有している場合は安全運転管理者を選任しなくてはなりません。ここでは、安全運転管理者制度についてご説明します。
安全運転管理者制度とは
安全運転管理者制度は、一定数以上の自家用自動車(白ナンバーの車)を使っている企業や事業所が、安全な運転環境を確保するために導入されています。この制度では、業務で使用する自動車の運転を管理・監督するために、専門の「安全運転管理者」と「副安全運転管理者」を選任しなくてはなりません。
これらの安全運転管理者及び副安全運転管理者には、重要な役割が託されています。その中心的任務は、安全運転を推進し、事故の防止に取り組むことです。
安全運転管理者は、運転者の教育や訓練を行ったり、運転状況を監視したりするだけではなく、安全対策を策定して実施する責任を持っています。そのために、組織内で安全運転の風土を育て上げ、事故を事前に防止するために活動します。
対象となる企業
対象となる企業や事業所は以下のとおりです。
- 自家用自動車の台数が5台以上(原動機付自転車を除く自動二輪は、0.5台として計算します)
- 乗車定員が11人以上の自家用自動車を1台以上使用している
ただし、運送業で既に「運行管理者」が配置されている緑ナンバーの車両を所有している企業や事業所は、選任義務から除外されます。
業務内容
安全運転管理者の人数は、使用している自家用自動車の台数に関わらず固定です。一方、副安全運転管理者の人数は自家用自動車の台数により変動します。具体的には、以下のとおりです。
- 安全運転管理者
5台以上の自家用自動車を使用している場合は、最低でも1人の安全運転管理者を選任する必要があります。また、定員が11人以上の自動車を使用している場合も、最低でも1人は選任しなければなりません。
- 副安全運転管理者
安全運転管理者の業務をサポートし、必要に応じて代理業務を担当するのが副安全運転管理者です。自家用自動車の台数によって人数が決まります。例えば、20台以上の自家用自動車を所有している企業や事業所は、20台ごとに1人ずつ副安全運転管理者を選任しなければなりません。
なお、安全運転管理者については以下の記事で詳しく解説しています。選任後の届出の方法や怠った場合の罰則などについても解説しているので、合わせてご覧ください。
参考記事:【2023】5分でわかる「安全運転管理者」とは|選任義務や業務内容を徹底解説
運転日報の4つの運用ステップ
①運転前・運転後にドライバーが必要項目をすべて書く
運転日報は、必要項目のすべてをドライバーが記載します。ドライバーによっては字が汚いケースや、書き間違えが発生するケースもあるでしょう。できる限り読みやすい字で丁寧に書いてもらうようにあらかじめドライバーに伝えておくことで、差し戻しが起きないような工夫をすることも大切です。
特に、数字の記載には注意が必要です。例えば、ドライバー本人は「7」と書いたつもりでも、見る人によっては「1」と受け取られてしまうケースがあります。数字の記載方法などについて、あらかじめ社内で統一しておきましょう。
②ドライバーから安全運転管理者に運転日報を提出する
ドライバーが記載した運転日報は、ドライバーから安全運転管理者に提出するのが一般的です。ただし企業によっては、ドライバーが事務担当者に提出し、事務担当者が紙から電子データに変換してから安全運転管理者に渡すケースもあります。どちらのケースでも、最終的には安全運転管理者がチェックを行うのが鉄則です。
③安全運転管理者が記録簿の内容をチェックし、未記入等があった場合は修正を依頼する
内容が記載されていても、実際にはメーターの出庫と帰庫の距離が逆に記載されていたり、訪問先の社名を間違っていたりするケースなどがあるため、注意が必要です。安全運転管理者は、運転日報の内容を確認し、未記入の項目や明らかな間違いがあれば、記録者に修正してもらうために差し戻しを行います。
④内容の確認が完了したら、記録簿を3年間保管する
安全運転管理者による内容の確認が完了したら、先ほどご紹介したとおり、労働基準法に則って3年間保管します。紙で保管する場合でも電子データで保管する場合でも、目次やインデックスを付けるなど、後から検索しやすいような工夫を行うことが大切です。
運転日報に関する業務負担
運転日報の作成と保管は、運転業務を担う企業にとっては必須かつ重要な業務です。しかし運転日報を紙ベースで管理する場合、記録を担当するドライバーと、それを管理する安全運転管理者の双方に負担がかかることがしばしばあります。紙ベースの運転日報を運用する際に、それぞれにどのような負担が発生するか、詳しく見てみましょう。
ドライバーの負担
安全運転管理者の負担
運転日報を紙で管理した場合は、従業員の数だけ紙の保管が必要です。例えば、ドライバーが50人いて、平均稼働日が20日のケースを想定してみましょう。
- ドライバー50人×平均稼働日20日×12ヶ月=12,000枚
上記のように、1年あたり12,000枚の紙が必要です。労働基準法による保存期間は3年間なので、最低でも36,000枚の紙が必要になり、記録簿を保管するスペースも確保しなければなりません。
スペースに余裕があれば、保管することに問題はないでしょう。しかし、必要な運転日報を探さなければならない場合、ファイルやインデックスを工夫していても、最悪の場合36,000枚の中から探さなければなりません。検索性の悪さやスペースの確保の必要性から、運転日報は電子データで保管する方が業務負担を減らせるはずです。
運転日報の業務負担軽減に「車両管理システム」が注目されている背景
運転日報の管理には手間がかかると感じた方も多いと思います。社用車の台数や利用頻度によっても異なりますが、記載内容のチェックには特に時間がかかります。また、保管期限の管理も必要です。
運転日報の管理業務の負担を軽減する方法として近年注目されているのが、「車両管理システム」です。車両管理システムを活用すると、運転日報はもちろん、アルコールチェックや日常点検など、社用車に関するその他の業務も合わせて効率化することができます。ここからは、車両管理システムについて紹介します。
そもそも、車両管理システムとは?
車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。
具体的には、1台の車を複数人で使う場合の予約管理ができるシステム、運転日報や日常点検などの書類をデータで管理できるシステム、アルコールチェック義務化の対応をまるごと行うことができるシステム、走行距離を計測して最適なルートを教えてくれるシステムなどがあります。
2017年の中型トラックに対するデジタコの搭載義務化をきっかけに車両管理システムの需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。
飲酒運転防止に対する企業の意識も高まるとともに、車両管理システムが注目されるようになりました。また、働き方改革により、労働時間の見直しが図られる中で、社用車管理業務の負担を軽減させるために、車両管理システムを導入する企業も増えました。
車両管理システムについては以下のコラムでも詳しく解説しています。車両管理システムの「機能」や「解決できる課題」、「選び方」もご紹介しているので、合わせてご確認ください。
参考記事:【2023】車両管理システム比較14選|選び方や機能を徹底解説
車両管理システムを導入するメリット
ドライバーにとってのメリット
車両管理システムというと管理者にとってのメリットに目が行きがちですが、実はドライバーにとってもメリットがあります。具体的には運転日報に関して以下のようなメリットが挙げられます。
- 日々の運転日報の作成にかかる時間を短縮することができる
- 運転日報に不備があった場合や提出漏れがあった場合に、システム上で修正・再提出でき効率的
運転日報以外に関しては、以下のようなメリットがあります。
- 外出先でもリアルタイムで車両の予約・空き状況を確認できる
- デジタルキーで鍵の受け渡しがなければ、直行直帰がしやすい
社用車に関する業務を効率よく行うことで、メインの業務に集中することができますことも、大きなメリットとして挙げられます。
安全運転管理者にとってのメリット
車両管理システムの機能は多岐に渡るため、抱えている課題によってどの機能が必要か検討する必要があります。車両管理システムを導入すると、運転日報の管理に関して、安全運転管理者にとって様々なメリットがあります。具体的には以下のようなメリットが挙げられます。
- ペーパーレス化の実現ができ、管理コストを下げられる
- 記録類の未記入・未提出を自動で判別し、確認の時間を短縮できる
その他にも、搭載されている機能によっては、運転日報以外の車両管理業務について以下のようなメリットもあります。
- 予約状況や利用状況を活用し、必要な車両台数を把握することができる
- デジタルキーで対面での鍵の受け渡しをなくすことができる
- アルコールチェック機能で義務化対応を完結できる
- 車両の現在地をリアルタイムで把握し、効率よく車両を運用できる
- 最適な走行ルートを提案し、燃料費を削減できる
資料ダウンロード:車両管理システムの選び方
システムを用いた場合にどれくらい業務効率化できるか
車両管理システムを用いるとどれくらい業務効率化ができるのか、具体的にイメージしたい方もいるかと思います。一例として、弊社の提供する車両管理システム「Bqey(ビーキー)」を具体例として用いて、どれくらい業務効率化できるかをご説明します。システム(Bqey)を用いて運転日報を運用する場合は、以下のような流れになります。
1.ドライバーがスマホから運転日報の必要項目の入力を行います。
2.ドライバーがアプリから運転日報を提出します。
3.提出された記録はすぐにシステムに反映され、安全運転管理者はデータで記録を確認することができます。自動で3年間システムに保管されます。
未提出や未記入があった場合には、ドライバーに自動で通知が届くので、管理者のチェックの手間を大幅に省きます。概算にはなりますが、社用車を5~6台と仮定した場合は、運転日報のとりまとめにかかる時間が30分から5分程度に、改修した書類の確認・保管にかかる時間が20分から5分程度に削減が見込まれます。
このように、車両管理システムを活用すると、安全運転管理者・ドライバーの双方にとっての業務負担を軽減することができます。
まとめ
運転日報は、緑ナンバーを付けた車両や特定条件を満たす白ナンバーの車両を所有する企業にとって必須の書類です。本記事では、運転日報に関連する法規制や記述すべき内容、保管の方法、運用の工夫点について説明しました。
運転日報のフォーマットには決まりがないので、注意点を踏まえ、ご紹介したテンプレートを参考に自社に合わせた運用を行ってください。業務の負担を経験したいとお考えの場合は、ご紹介した車両管理システムをご検討ください。
車両管理システム「Bqey」が
お客様に選ばれる3つの理由
車両管理システム「Bqey」は「使い勝手満足度92.3%」の社用車管理の課題を解決するサービスです。「Bqey」は以下の理由から、多くのお客様に選ばれています。
- 長年車のカギを作ってきた高い技術力を活かして開発した"デジタルキー"によって、スマホで車の施解錠ができるので鍵の受渡しが不要
- 運転日報や日常点検、アルコールチェック記録などをデジタル化することで、管理者・ドライバー双方の業務を効率化できる
- デジタルキーの操作ログで車両の稼働状況を正確に集計・グラフ化できるので、車両台数を最適化、費用削減に繋がる
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