私用車を業務に利用してもいいの？私用車利用のメリット・デメリット
新型コロナウイルス感染拡大の影響で、私用車での通勤や業務利用を許可する企業が増える一方、「事故やトラブル発生時の対処が心配」という企業様も多いのではないでしょうか。そこで今回は、従業員の私用車を業務利用する場合に気を付けるべき点をお伝えします！
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私用車（マイカー）とは？
私有車とは、従業員が個人で所有する車両や、他者（家族など）から従業員が貸与している車両のことを指します。プライベートで所有している車両のため決められた車種を持つ必要はありませんが、企業や職種によっては派手すぎる色や高級外車の使用は取引先やお客様に不信感を持たれるという理由から認められないという場合もあります。
私用車を業務で使うメリット
昨今では新型コロナウイルス感染拡大の影響でリモートワークを推奨する企業が増え、自宅から客先へ直行できるようにと私用車の業務利用を許可する企業が増えています。
社用車のために出社をする必要がなく、通勤時間の削減や保有台数の削減に繋がるなど、企業にとっても従業員にとっても多くのメリットがあります。
具体的にどのようなメリット・デメリットがあるのかまとめました。
企業のメリット・デメリット
メリット
- 社用車の購入費用や保険料・駐車場代が削減できる
- 公共交通機関での通勤時の感染リスクを大きく減らすことができる
デメリット
- 車両工事ができないため、動態管理がしづらい
- プライベートと業務利用の線引きが難しくトラブル対応が複雑になる
マイカー利用の最大のメリットは、自動車購入にかかる費用や保険料の削減など車両コストを大きく経費削減できる面です。
ただし、通勤中や業務中に私用車で事故が発生した場合はもちろん企業も責任が問われることになります。導入する際はしっかりと規程を設け、トラブル時でも適切に対応できるように運用する必要があります。
社員のメリット・デメリット
メリット
- 荷物が多くても楽に移動できる
- 社用車を利用するために出勤する必要がない
- 公共交通機関で出勤するよりも移動時間が削減でき業務効率が上がる
デメリット
- ガソリン代などの経費申請作業が増える
- 天候によっては道路の込み具合が左右されやすい
- 駐車場やメンテナス費用などの負担が増える
私用車を業務利用する場合の具体的な規程
規程の完備と周知を徹底する
会社が私用車の利用を許可している場合、事故が起きた場合は「使用者等の責任（民法715条）※」が該当し企業も責任を問われます。
明確な規定や対策を設けないまま私用車を通勤や業務利用をしている場合、有事の際には会社の責任が多くなるため、明確に規程内で定める定める必要があります。
また、規程を定めていたとしても黙認していた場合は会社側に非があるとみなされるため、従業員への周知徹底と管理が大切です。
現在の規程に以下の項目が含まれているかどうかご参考ください。
許可基準が定められているか
自宅から配属先までの距離や、自宅から交通機関までの距離など。
何キロ以上でマイカー利用を許可するか基準が必要です
使用許可は通勤のみか、業務利用も含めるか明確になっているか
私用車での業務利用を許可しない場合は、規定内で明確に禁止する必要があります。
安全運転に向けた注意喚起ができているか
運転中のスマートフォンの使用禁止や漫然運転防止に向けた項目が記載されているかどうか。
※漫然運転への対策については、下記の記事でも詳しく解説しておりますので、参考にご覧ください。
【対策必須！】漫然運転とは？交通事故を起こさないために、漫然運転の原因と対策を知っておこう！
駐車場料金の負担者と基準が明記されているか
月極め駐車場を使用する場合は基本的には企業が負担します。
ただし、駅から近い駐車場は高額なことが多いため管理側で駐車場を指定するか、上限を設けるようにしましょう。
事故発生時の処理方法が記載されているか
事故が発生した場合は当事者はパニックになることが予想されます。
報告連絡先やその後のフローを明確にし、周知徹底させることで混乱を軽減し迅速な対応に繋がります。
任意保険への加入を義務付けられているか
業務中に事故にあった場合は、従業員個人の保険が適用されます。
ただし、中には任意保険に加入していない場合があるため私用車の利用には加入を義務付けるようにしましょう。
保険区分が通勤（業務用）になっているか
私用車を月15日以上業務利用している場合は自動車保険の契約を業務用（もしくは通勤）にする必要があります。
条件に該当する場合は従業員に保険区分を確認し、「日常・レジャー」になっている場合は変更するように依頼しましょう。
ただし、保険料が上がってしまうためどちらが負担するのかも整理する必要があります。
※自動車保険会社によっては日常・レジャー区分でも通勤が該当する場合もあります
免許証・保険証・車検証のコピーを事前に提出させているか
事故発生時に必要になるため、事前に収集することを徹底しましょう。
また、どちらも有効期限があるため定期的なチェックが必要になります。
有効期間と取り消し事案が記載されているか
期限や取り消しルールを設け、管理を徹底しましょう。
会社の費用負担範囲が記載されているか
就業規則に「私用車を業務上で使用する場合の手当」等の記載がない場合は法律上支払い義務はありません。しかし、車の維持にはガソリン代のほか、保険や車検、オイルやタイヤ交換費用などが必要です。もし常態的に使用する状況が考えられるのであれば、従業員とのトラブルを回避するためにも会社側で一部負担するなど一定の手当を支給することが適切です。
会社の免責範囲
トラブル時の会社の責任範囲を明確にしましょう。
運転日報やアルコールチェックの徹底
私用車といえど、自動車を業務で使うのであれば車両の名義は会社でなくても運転日報やアルコールチェック報告の対象となるため安全運転管理者の管理が必要になります。
ただし、通勤のみに使用している私用車であれば対象外です。
※安全運転管理者や運転日報、アルコールチェックに関しては以下の記事でも紹介していますので、こちらも合わせてご参照ください。
私用車を営業車として100％代替は可能？
月に数回など突発的に使用する程度なら良いかもしれませんが、常態的に使用するならトラブル回避のために営業車を支給することをオススメします。
とはいえ、たとえば営業担当20人に一人1台を支給するとなると、車種や条件（中古か新車かなど）によりますが1000万円以上の経費が必要となります。
経費削減のためには1台あたりの回転率を上げて効率的に使用することが重要です。
車両台数を最適化して経費削減
紙やwebカレンダーで車両予約を管理している場合、リアルタイムで空車状況が分からないということが発生しがちです。
この場合、予約時間を長めに設定していたり、予約したけど利用していないこともあり、社用車を効率的に運用することができません。
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