社用車管理の重要性と必ず実施すべき3つのこと｜効率化の方法も紹介

社用車管理とは

社用車管理とは、社用車を使用している企業が、社用車やそれを利用するドライバーなどに対して、適切な管理を行うことです。

タクシーやバスなど、緑ナンバーの車に対して行うイメージがあるかもしれませんが、営業車などの白ナンバーであっても社用車管理を行わなくてはなりません。

白ナンバーに関する社用車管理については、「道路交通法」で定められています。2022年4月の法改正では、一定台数以上の社用車を使用する企業や事業所にはアルコールチェックの実施が義務付けられ、社用車管理の徹底がより一層求められるようになりました。

そのため、社用車を導入したら社用車管理の責任者や担当者を選任し、適切に管理業務を遂行する必要があります。

アルコールチェック義務化について復習したい方のために、『5分でわかる！アルコールチェック義務化のすべて』をご用意しました。ぜひご覧ください。

企業はなぜ、社用車管理を行わなくてはならないのでしょうか。社用車管理の重要性と目的として、以下の3つが挙げられます。

①交通事故防止のため

車両の異常や部品の消耗を早期発見し、車両トラブルによる交通事故を防止するために社用車管理を行います。事故を未然に防ぐためには、従業員に対する健康管理や安全運転の意識付けも欠かせません。

②資産およびコスト管理のため

企業の資産のひとつである社用車を定期的にメンテナンスしたり、状態や使用年数を把握したりすることは、資産価値の維持・向上に役立ちます。また、車両の維持費や燃料費、点検整備費、保険料などのコスト管理も重要です。

③法的責任を果たすため

車両の点検・整備や、従業員への安全運転教育など、社用車管理の業務の中には法令で義務付けられているものもあります。

また、業務中に従業員が交通事故を起こしてしまった場合、雇用している企業側にも法的責任を問われる可能性があります。こうしたリスクを回避することも社用車管理の目的のひとつです。

運転日報とは、業務で自動車を運転した際に、ドライバーが氏名や走行距離など必要な項目を記載するものです。緑ナンバー事業者および、安全運転管理者を設置している白ナンバー事業者には、法令により作成と管理が義務付けられています。

運転日報に記載すべき項目や保存期間などについて知りたい方は、以下の記事をご覧ください。

参考記事：運転日報とは？記載すべき項目や書き方、保存期間もわかりやすく解説

また、車両トラブルの未然防止や早期発見には、業者による定期点検に加え、ドライバー自身が乗車前に実施する日常点検と、その結果を記録することも重要です。日常点検で確認すべき項目や方法については、以下の記事で詳しく解説しています。

参考記事：【チェックシート付】車の日常点検15項目｜頻度やタイミングも解説

「ドライバーの管理」の一環として行われるアルコールチェックは、実施するだけでなく、記録を1年間保存することが法令で義務付けられています。以下の記事では、法令に基づいた記載項目を網羅した記録簿のひな形（Excelテンプレート）を無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

参考記事：【無料】アルコールチェック記録簿のひな形5選｜記入例や保存方法も紹介

社用車管理を行うためには、安全運転管理者の選任など、やらなくてはならないことがいくつかあります。中には法律に関わるものもあるので、必ず対応を進めましょう。

①安全運転管理者の選任

購入・リースに関わらず、社用車を一定台数以上使用している場合は、安全運転管理者を選任する義務があります。この制度を安全運転管理者制度と言い、道路交通法によって定められています。

安全運転管理者の業務には、ドライバーの状態確認や安全運転教育などがあり、社用車管理を行う上で非常に重要な役割を果たします。

安全運転管理者については後ほど詳しく解説しますが、わかりやすくまとまった資料が欲しい方は『安全運転管理者まるわかりガイド』をご覧ください。

②社用車管理規程の制定

社用車管理規程とは、安全確保と法令遵守を目的として、社用車を運用する際のルールを明確化したもので、車両管理規程とも呼ばれます。規程を制定していれば、事故が発生した際でも、企業が管理責任を果たしていたと証明することができます。

規程の存在は、事故による賠償額にも影響を与える可能性があります。もちろん、制定するだけではなく、従業員の安全運転意識向上や細やかな点検・整備の徹底も重要です。

なお、社用車管理規程で定めるべき項目や、違反した場合の罰則制定については、以下の記事で詳しく解説しています。一般的な規程のテンプレートも無料でダウンロードできますので、ぜひ活用してください。

参考記事：車両管理規程のテンプレート｜規程の必要性や入れるべき内容も解説！

③管理部門と責任者の明確化

社用車管理の業務は多岐にわたるため、管理部門と責任者を明確にしておくことも必要です。たとえば、車両の点検・整備の手配や自動車保険の更新、従業員の運転免許証期限の管理などは一般的に総務部などの管理部署が行います。

一方、従業員の健康状態のチェックや安全運転指導などは、実際に車両を使用する営業・サービスに関する部署が行います。

このように、業務内容によって管理部門が異なることがあるため、それぞれの管理業務をどこの部署が担当するのかを決めておきましょう。合わせて、社用車管理責任者とそれらを統括する最高責任者を配置し、指示系統を明確にしておくことも重要です。

社用車管理の担当者が押さえておくべきポイントを『社用車管理完璧マニュアル』にて紹介しています。ぜひご覧ください。

なお、安全運転管理者や副安全運転管理者は年に一度、法定講習を受講することも義務付けられています。安全運転管理において必要となる知識や技術の習得、法改正などの最新情報を得ることができる重要な講習ですので、必ず受講するようにしてください。

参考記事：【令和6年】安全運転管理者講習とは｜全国の開催日程や費用も紹介

また、安全運転管理者についてよくある質問とその解答をまとめた『安全運転管理者よくある質問集』をご用意しました。ぜひご覧ください。

①企業の信頼性と従業員の安全を守る

社用車管理を行い交通事故を未然に防ぐことは、安心して運転できる環境を整備し、従業員の安全を守ることはもちろん、企業の信頼性を守ることにもつながります。

企業に対する世間の目はますます厳しくなっているため、たとえば自社の従業員が業務中に飲酒運転による交通事故を起こしたとなると、大きなイメージダウンとなります。交通事故を防止し企業の信頼性を確保することは社用車管理の大きなメリットと言えるでしょう。

②コスト最適化

社用車管理により、車両を購入・維持するために必要な費用や、日々の業務で発生する燃料費などのコストを正確に把握することで、各々が適正であるかを見極め、車両に関するコストを最適化するための判断材料となります。

また、社用車の稼働状況を把握して台数を見直し、減らすことができれば、大きなコスト削減につながるでしょう。

③環境負荷の低減

環境負荷の低減は、今や企業にとって欠かすことのできない取り組みのひとつです。

社用車管理の一環として安全運転教育を行うことで、企業全体に安全運転の意識が醸成され、従業員ひとりひとりがエコドライブを実践できるようになれば、無駄な燃料消費を抑えて環境への負荷を減らすことにつながります。

事故に遭遇するとパニックになり、冷静な行動ができないことはよくあります。従業員がスムーズに行動できるように、日頃から講習会を開いたりテキストやマニュアルで周知したりするなどの安全運転管理対策も必要です。

なお、社用車の事故については以下の記事で詳しく解説しています。事故時の従業員の対応手順や体制づくりについてもご紹介しているので、合わせてご覧ください。

参考記事：社用車で事故が起きたら誰の責任？対応方法や保険、体制作りも解説

社用車管理における具体的な業務内容や、社用車で事故が起きた場合の対応について理解いただけたでしょうか。実際に社用車管理の業務を開始してみると、課題や困りごとが発生することもしばしばあります。具体的には、以下の4つの課題を抱える企業が多いようです。

①免許や車検、保険などの更新漏れがある

従業員の運転免許証や自動車保険の有効期限、車検の実施などは、管理が煩雑で抜け漏れが発生しやすい業務です。

管理する従業員の人数や社用車の台数が多い場合は、有効期限のタイミングがバラバラになることも多く、毎月のように更新の実施・確認を行わなくてはならないこともあります。

リース車両はリース会社からはがきが届いて更新時期を知らせてくれるケースもありますが、管理者がデータベースを作成して管理している場合などはチェックの抜け漏れが発生しやすい点が課題となっています。

②アルコールチェックが大変

アルコールチェック義務化により、運転前後にアルコールチェックの業務が追加されました。コンプライアンス遵守の観点からも業務の重要性は理解しているものの、しっかり運用しようとすればするほど大変・・・という声も少なくありません。

アルコールチェックは実施するだけでなく、確認結果を記録して保存したり、アルコールチェッカーを定期的に点検・メンテナンスすることも求められているため、こうした管理の手間が課題となっています。

③紙の記録類の管理が大変

社用車管理においては、運転日報や日常点検の記録を管理する必要があります。そこへアルコールチェック記録の管理も加わり、業務負担が増加しています。

これらの記録類は一定期間保管する必要があるため、紙で運用していると莫大な枚数になります。また、記入漏れや提出漏れがないか確認する必要もあるため、社用車を頻繁に使用する場合や台数が多い場合には、管理が大変です。

④最適な車両台数がわからない

社用車を導入する際は、どれくらいの使用頻度になるのかリサーチして台数を決めることになります。しかし実際に導入してみると、思ったより使用頻度が高く必要な時に社用車がなくて使えない場合や、全く使われていない社用車がある場合もあります。

実際に何台必要になるか導入前に正確な予測を立てるのは難しいため、一旦は適当と思われる台数を導入するしかありませんが、導入後は稼働状況を把握して台数を見直す必要があります。

台数が不足している場合は業務遂行に支障をきたし、逆に車両が余っている場合は経費が無駄になってしまいます。

とはいえ、自社に必要な車両台数を正確に把握することは困難です。最適な車両台数で運用できている企業はあまり多くないかもしれません。

飲酒運転防止に対する企業の意識が高まるとともに、さらに車両管理システムが注目されるようになってきています。

なお、車両管理システムについては以下の記事で解説しています。各社が提供するサービスの特長や機能も比較しているので、合わせてご覧ください。

参考記事：【2024】車両管理システムおすすめ12選｜目的別の比較表も掲載

課題解決に役立つ4つの機能

実際に車両管理システムのどのような機能が課題解決に役立つのか、詳しく見ていきましょう。

①免許証や車検、保険更新期限のアラート機能

更新時期が近くなると管理者にアラート通知が届く機能のことで、管理者の見落としによる更新漏れを防止することができます。

②アルコールチェック機能

アルコールチェック機能は、アルコールチェックの測定結果の記録をシステム上で入力・管理できる機能です。システムによっては、アルコールチェッカーと連携して測定結果が自動で入力されるものや、記録に未記入・未提出があった場合に通知が送信されるものもあります。

この機能を活用することで自動入力による省力化や記録の抜け漏れ防止に役立ちます。

③記録類のデジタル化機能

運転日報や日常点検、アルコールチェックの記録をスマホから入力し、データ提出・管理できる機能のことです。

記録類のデータ化や作業の自動化が可能となり、提出・確認までオンラインで完結するため、記録に関する業務の負担軽減に役立ちます。

④稼働状況集計機能

車両管理の記録を紙やExcelで運用している場合に把握することが難しいのが、車両の稼働状況です。

車両管理システムには車両予約機能やスマホが鍵の代わりになるデジタルキー機能が搭載されているものもあり、予約状況や鍵の操作ログなどのデータを活用すると車両の稼働状況を把握することが可能になります。

システムによっては自動で集計してグラフ化してくれるものもあり、最適な車両台数を判断するのに役立ちます。

車両管理システムには、他にも動態管理機能や安全運転支援機能といった、車両管理を効果的に行うための様々な機能があります。

今回は３つの車両管理システムを紹介しましたが、より多くの車両管理システムをまとめて比較したい方は、以下の記事をご覧ください。各サービスの特徴もご紹介しているので、自社に合ったシステムを見つけることができると思います。

参考記事：【2024】車両管理システムおすすめ12選｜目的別の比較表も掲載

まずは社用車管理・ドライバーの労務管理に関する業務の棚卸を行い、自社の抱えている課題を整理することが大切です。車両管理システムの導入目的を明らかにした上で、どの機能を活用すれば課題を解決できるのかを見極めましょう。

導入を検討する際には、費用対効果やサポート体制、導入しやすいデバイスであるかどうかも確認するようにしましょう。

自社に合ったシステムを選定するポイントについて知りたい方は、『車両管理システムの選び方』をダウンロードしてみてください。自社の抱える課題を整理するためのチェックシートも掲載しているのでぜひ活用してください。

他にも多くの企業様の事例を『【導入事例】CASE STUDIES of Bqey』にて紹介しています。ぜひご覧ください。