社用車とは｜社有車との違いや入手方法、導入後の管理についても解説！

「社用車」という言葉を聞いたことがあるでしょうか？なんとなく業務で使う車のことを意味しているだろうと思っている方も多いかと思いますが、

・社用車が何か明確にわかっていない
・社用車を導入するメリットやデメリットを知りたい
・社用車を導入したいが、入手方法に迷っている
・社用車を導入した後、具体的にどのように管理したらよいのかわからない

など、疑問や悩みを抱えている方も多いかと思います。

 

そこで本記事では、社用車とは何かを解説した上で、社用車を導入する「メリット・デメリット」や「入手する方法」、「導入後の管理方法」などについて解説します。

まずは社用車とは何か、言葉の定義や似た言葉との違いを解説します。

社用車の定義

「社用車」という言葉はどういう意味なのでしょうか。似た言葉で「営業車」や「商用車」という言葉を耳にしたことある方もいるかと思います。「社用車」「営業車」「商用車」の言葉の意味の違いをお伝えします。

 

前提として、社用車、営業車、商用車はどれも、法人が業務で使用する車のことを指しています。厳密な言葉の定義はありませんが、一般的に以下のような意味で使われることが多いです。

社用車の導入を検討している方もいるかと思います。社用車を導入するメリットとデメリットをそれぞれご紹介します。

メリット

社用車を導入する主なメリットとしては、以下のようなことが挙げられます。

 

移動効率を上げることができる

社用車があると、公共交通機関で移動する必要がなくなります。訪問先が駅から近い場合は公共交通機関の方が早い場合もありますが、バスへの乗り継ぎが必要な場合や駅やバス停から遠い場合には、社用車があると非常に便利です。

複数の訪問先を1日で回る営業などは、特に社用車があると移動効率を上げることができるでしょう。

 

重い荷物を運ぶ際などに楽

製品を運ぶ場合など、重い荷物を運ぶ際には社用車があると便利です。たまにしか重い荷物を運ぶ機会がない場合は、用途に合ったレンタカーを借りても対応できますが、頻繁に製品やサンプル、資料等を運ぶ機会がある営業などを行っている場合には、社用車があるとよいでしょう。

 

交通費の精算の手間が省ける

公共交通機関での移動の場合、都度交通費の精算が必要になるケースが多いです。従業員が乗車区間と金額を記録して経理に提出し、経理での振込手続きを経て従業員に交通費が振り込まれます。従業員にとっても経理にとっても手間のかかる作業です。

 

社用車ごとにETCカードや給油カードを車内に設置する場合、登録した口座から自動で引き落としされるため、従業員が都度申請する必要がなくなります。

 

マイカーよりも適切に管理しやすい

公共交通機関で移動しにくい場所に行く際には、マイカーの使用を許可しているケースもあると思います。しかし、マイカーの業務上での使用を許可する際には規程を定めたり、適切な使用を促す必要があります。マイカーは従業員によって使い方が異なり、管理がしづらくなるので、社用車を導入して一括して適切に管理する方がおすすめです。

 

デメリット

社用車を導入する主なデメリットとしては、以下のようなことが挙げられます。

 

費用が発生する

社用車を導入するのには、当然ですが費用が発生します。どれくらいの頻度で社用車を使用するのかを事前に予測し、導入費用を加味した時に費用対効果が得られるかを考えてから導入するようにしましょう。

 

社用車の管理を行わなくてはいけない

社用車を導入した場合は、適切に社用車の管理を行わなくてはなりません。例えば、社用車で事故があった場合などには、企業側にも責任が及びます。また、2022年の道路交通法改正により、所有する社用車の台数によってはアルコールチェックの実施が必要になります。

 

なお、社用車の事故に関しては以下の記事で解説しています。合わせてご覧ください。
社用車で事故が起きたら誰の責任？対応方法や保険、体制作りも解説

 

アルコールチェック義務化に関しては以下の記事で解説しています。社用車を一定台数所有する場合は必ず対応しなくてはならないので、合わせてご確認ください。
【2023版】アルコールチェック義務化とは｜運用方法まで徹底解説！ 

社用車を導入したいと思った場合、どのように入手することができるのでしょうか。導入する方法としては購入かリースが一般的です。ここからは、それぞれのメリット・デメリットを説明します。

 

購入する場合

社用車を入手する方法の1つとしては購入が挙げられます。購入とリースで大きく異なる点は、費用計上の方法です。購入の場合は、購入代金や税金、保険料、整備費用などを都度一括払いすることになります。そのため、高額の支払いが一時的に発生することになるので、手元資金がないと購入は難しくなります。

 

また、新車だけでなく、中古車を購入するというケースもあります。中古車であれば新車よりも費用を抑えることができるので、検討してみても良いかもしれません。

 

メリット

社用車を購入するメリットは以下のとおりです。

 

• 多少傷等がついても問題ない
• 好きなタイミングで買い替えが可能

 

リースと違ってあくまで自社に所有権があるので、車に多少傷がついても問題ないですし、車内設備を好きにカスタマイズすることもできます。また、契約期間もないため、好きなタイミングで買い替えることもできます。

 

デメリット

一方で、社用車を購入するメリットは以下のとおりです。

 

• イニシャルコストがかかる
• 固定資産に該当するため減価償却が必要で、会計上の手間がかかる
• 車検や点検の管理が煩雑

 

先程もお伝えしたとおり、購入の場合は最初に一括で料金を支払わなくてはならないため、資金が必要になります。また、固定資産に該当するため、減価償却処理を行わなくてはならず、会計処理の手間が発生します。

 

また、社用車を複数台所有する場合は、車検や点検の管理も煩雑になりがちです。これらを怠ると法律違反となってしまうため、適切に管理する必要があります。

 

リースの場合

社用車を入手するもう1つの方法はリースです。リースの場合は、リース費用として毎月一定額を費用計上することになります。そのため、一時的な費用負担は発生せず、資金計画は立てやすくなります。

 

メリット

社用車をリースするメリットは以下のとおりです。

 

• イニシャルコストがかからない
• 車検や点検の費用も含めたリース契約があるため、車両管理が楽
• リース費用として毎月同じ金額を計上できるため、会計上の手続きが楽

 

先程もお伝えしたとおり、毎月同じ金額をリース費用として計上するので、イニシャルコストは不要です。また、車検や点検も含めてリース会社が管理してくれるケースが多いので、車両管理は購入より楽になります。

 

デメリット

一方で、社用車をリースするメリットは以下のとおりです。

 

• 経営状態によってはリース契約を結べない可能性がある
• 途中でリース契約を解約したい場合に、違約金が発生する
• 走行距離の制限がある

 

リース契約をするためには審査があります。会社の経営状況によっては審査が通らない可能性もあるので、注意が必要です。また、リース契約の場合は契約期間が決まっているので、期間内に解約しようとすると違約金が発生します。

 

リースの場合は走行距離の制限がある場合も多いので、毎日長距離運転する場合はリースの条件に当てはまらない可能性があるので、事前に確認するようにしましょう。

社用車を導入を決定したら、導入後の管理についても考えなくてはなりません。社用車の管理を適切に行うことは、企業としての義務であり、企業にとっても従業員にとっても大切なことです。適切な管理を行うためには、安全運転管理者の選任など、合わせてやらなくてはならないことがいくつかあります。中には法律に関わるものもあるので、必ず対応を進めましょう。

①安全運転管理者の選任

購入・リースに関わらず、社用車を一定台数以上所有している場合には、安全運転管理者を選任する義務があります。この制度を安全運転管理者制度と言い、道路交通法によって定められています。安全運転管理者制度について正しく理解しておきましょう。

改めて知っておきたい、安全運転管理者制度とは

安全運転管理者制度は、一定数以上の自家用自動車（白ナンバーの車）を使っている企業や事業所が、安全な運転環境を確保するために導入されています。この制度では、業務で使用する自動車の運転を管理・監督するために、専門の「安全運転管理者」と「副安全運転管理者」を選任しなくてはなりません。

これらの安全運転管理者及び副安全運転管理者には、重要な役割が託されています。その中心的任務は、安全運転を推進し、事故の防止に取り組むことです。

安全運転管理者は、運転者の教育や訓練を行ったり、運転状況を監視したりするだけではなく、安全対策を策定して実施する責任を持っています。そのために、組織内で安全運転の風土を育て上げ、事故を事前に防止するために活動します。

対象となる事業所

対象となる事業所は以下のとおりです。

ただし、運送業で既に「運行管理者」が配置されている緑ナンバーの車両を所有している企業や事業所は、選任義務から除外されます。

選任する人数

安全運転管理者の人数は、使用している自家用自動車の台数に関わらず固定です。一方、副安全運転管理者の人数は自家用自動車の台数により変動します。具体的には、以下のとおりです。

なお、安全運転管理者については以下の記事で詳しく解説しています。選任後の届出の方法や怠った場合の罰則などについても解説しているので、合わせてご覧ください。
参考記事：【2023】5分でわかる「安全運転管理者」とは｜選任義務や業務内容を徹底解説

社用車をトラブルなく安全に運用するためには、適切な車両管理を行う必要があります。とはいえ、車両管理は具体的に何をすればよいのかわからない方も多いと思います。ここからは、車両管理とは具体的に何をするのか、なぜ重要なのかを解説します。

車両管理の概要

車両管理とは、自社所有の車両を適切に管理する責務です。車両管理には、車両保険や車検の管理、リースの更新・新車購入の検討などが含まれますが、それだけではありません。

 

企業は車両管理を徹底し、安全運転を推進することで、従業員による事故を未然に防止することができます。従業員が社用車を使用する際に、常に運転や車両の扱いに目を光らせることはできません。だからこそ、企業は安全運転の教育を徹底する必要があります。

 

安全な社用車の使用には、社員の意識向上だけでなく、車両の点検や整備も欠かせません。車両管理業務は、これら両方を管理するために重要な役割を果たします。事故はどんなに注意していても、完全には回避できません。しかし、日常的な車両管理と社員教育によって、リスクを避けられる場合もあります。

 

車両管理は会社のリスクマネジメントに不可欠であり、費用管理も重要です。安全運転の徹底により事故が減れば、関連する費用や保険料も削減されます。

 

また、使用状況の把握により、適切な車両数や維持費用の見積もりも容易になります。必要のない車両を手放せば、無駄な費用も削減できるでしょう。会社を守るためにも、車両管理は重要な業務と言えます。

車両管理とは具体的にどのようなことを行えば良いのでしょうか。大きく分けると3つの管理業務があります。それぞれ見ていきましょう。

①ドライバーの管理

一つ目はドライバーの管理です。車両を使用するドライバーに対しては、以下のような管理を行う必要があります。

②車両の管理

二つ目は車両の管理です。従業員が安全に車両を使用できるよう、車両本体の管理も適切に行う必要があります。具体的には、以下のような内容を行いましょう。

③記録類の管理

三つ目は記録類の管理です。社用車に関して管理すべき記録がいくつかあります。具体的には以下のような記録を管理するようにしましょう。

なお、記録類については以下のコラムで詳細に紹介しています。こちらも合わせてご覧ください。

・運転日報の参考記事：運転日報の参考記事：運転日報とは？【テンプレート付き】｜記載内容や保管義務について徹底解説

・日常点検の参考記事：車の日常点検で見るべき３つのポイント｜重要性や適切な頻度も解説

・アルコールチェック記録簿の参考記事：アルコールチェック記録簿のテンプレート｜運用方法も徹底解説！

今回は社用車とは何かという言葉の定義から、社用車を導入する「メリット・デメリット」や「入手方法」、「導入後の管理方法」などについて解説しました。

社用車を導入する場合には、車両管理を行うことも重要です。社用車の台数によっては管理業務が煩雑になってしまうこともありますが、車両管理は従業員が安心して社用車を使用できる環境を整備することや、トラブルや事故を未然に防ぐことにも繋がります。また、もしもトラブルや事故が起きた時でも、損害を最小限に抑えるための準備にもなりますので、適切に行うようにしましょう。