社用車管理の重要性や必ず実施すべきことを解説｜効率化の方法も紹介

社用車を所有している企業は「社用車管理」を行わなくてはなりません。社用車管理をしなくてはいけないと認識されている方も多いかと思いますが、

・具体的に何を管理したらよいのかわからない
・何のために社用車管理が必要なのかわからない
・現状の社用車管理の方法が上手くいっておらず見直したい

など、疑問や悩みを抱えている方も多いかと思います。

 

そこで本記事では、社用車管理の「重要性」や「メリット・デメリット」、「おすすめの運用方法」などについて解説します。

「社用車管理」という言葉を聞いて、どのような業務をイメージするでしょうか。まずは社用車とは何かをおさらいした上で、社用車管理とは何か簡単に解説します。

 

そもそも、社用車とは

「社用車」という言葉の意味をご存知でしょうか。似た言葉で「営業車」や「商用車」という言葉を耳にしたことある方もいるかと思います。「社用車」「営業車」「商用車」の言葉の意味の違いをお伝えします。

 

前提として、社用車、営業車、商用車はどれも、法人が業務で使用する車のことを指しています。厳密な言葉の定義はありませんが、一般的に以下のような意味で使われることが多いです。

社用車の定義や導入のメリット・デメリット等については、以下の記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。

参考記事：社用車とは｜社有車との違いや社用車の入手方法、適切な管理方法も解説

 

また、以下の記事では社用車におすすめの車種を紹介しています。ぜひ参考にしてください。

参考記事：【2024】社用車や営業車におすすめの車種12選｜選ぶポイントや適切な管理方法も

先程、社用車を一定台数以上所有している場合には、安全運転管理者を選任しなくてはならないとお伝えました。ここでは、安全運転管理者について詳しく解説します。法律に関わる内容になるので、必ず確認するようにしましょう。

 

安全運転管理者制度とは

安全運転管理者制度は、一定数以上の自家用自動車（白ナンバーの車）を使っている企業や事業所が、安全な運転環境を確保するために導入されています。この制度では、業務で使用する自動車の運転を管理・監督するために、専門の「安全運転管理者」と「副安全運転管理者」を選任しなくてはなりません。

 

これらの安全運転管理者及び副安全運転管理者には、重要な役割が託されています。その中心的任務は、安全運転を推進し、事故の防止に取り組むことです。

 

安全運転管理者は、運転者の教育や訓練を行ったり、運転状況を監視したりするだけではなく、安全対策を策定して実施する責任を持っています。そのために、組織内で安全運転の風土を育て上げ、事故を事前に防止するために活動します。

 

対象となる企業

対象となる事業所は以下のとおりです。

ただし、運送業で既に「運行管理者」が配置されている緑ナンバーの車両を所有している企業や事業所は、選任義務から除外されます。

 

選任する人数

安全運転管理者の人数は、使用している自家用自動車の台数に関わらず固定です。一方、副安全運転管理者の人数は自家用自動車の台数により変動します。具体的には、以下のとおりです。

業務内容

安全運転管理者は、以下の9つの業務を担当します。

1. 運転者の状況把握
   自動車の運転について、運転者の特性や知識、技能の他、運転者が道路交通法などの規定を守っているか把握するための措置をとります。
    
2. 運行計画の作成
   運転者の過労運転や放置駐車違反、最高速度違反や過積載運転の防止など、安全な運転を確保するために、自動車の運行計画を作成します。
    
3. 危険防止のための交替要員の配置
   運転者が長距離運転または夜間運転を行う場合、疲労などで安全な運転ができない恐れがあるため、交替するための運転者をあらかじめ配置します。
    
4. 異常気象時等の安全確保
   異常気象や天災などの理由により、安全な運転が確保できない可能性がある場合は、必要な指示や措置を講じます。
    
5. 点呼等よる安全運転の指示
   運転しようとする運転者の点呼などを行い、日常点検整備を実施します。飲酒や疲労、病気などの理由で正常な運転ができない可能性を確認し、安全な運転を確保するための指示を与えます。
    
6. 運転前後の酒気帯び確認
   運転前と運転後の運転者に対し、運転者の状態を目視およびアルコールチェッカーの測定結果を確認することにより、酒気帯びの有無を確認します。また、アルコールチェッカーは常時有効に保持しなければなりません。


7. 酒気帯び確認の記録・保存
   酒気帯び確認の内容に不備がないかチェックし、1年間保存します。


8. 運転日誌の記録
   運転状況を把握するために、運転者名や運転距離などの必要な事項を記録する日誌を備え付け、運転を終了した運転者に記録させます。


9. 運転者に対する指導
   運転者に対し、交通安全教育指針にもとづく自動車の運転に関する技能や知識など、安全な運転を確保するための指導を行います。

適切な社用車管理を行うことで期待できるメリットは以下の3点です。

社用車管理とは具体的にどのようなことを行えば良いのでしょうか。大きく分けると3つの管理業務があります。それぞれ見ていきましょう。

①ドライバーの管理

一つ目はドライバーの管理です。車両を使用するドライバーに対しては、以下のような管理を行う必要があります。

②車両の管理

二つ目は車両の管理です。従業員が安全に車両を使用できるよう、車両本体の管理も適切に行う必要があります。具体的には、以下のような内容を行いましょう。

③記録類の管理

三つ目は記録類の管理です。社用車に関して管理すべき記録がいくつかあります。具体的には以下のような記録を管理するようにしましょう。

社用車管理を万全に行っていても、事故を起こしてしまうことはあります。しかし、事故時の対応を事前に把握しておくことで、万が一の時でもスムーズに行動ができるようになるでしょう。

責任の所在

社用車の事故における責任は、企業と従業員が連帯して負うものです。従業員の道路交通法上の罰則責任は免除されませんが、一般的には企業がすべての賠償責任を負います。ただし、必要に応じて企業は従業員に賠償金を請求することも可能です。被害者から見れば、企業が事故の責任を負っていると認識されるので、企業は誠実な対応をすることが求められます。事故対応全般において企業が責任を負い、被害者への適切な対応が必要です。

 

対応手順

従業員が事故を起こしてしまった場合、企業としてどのように対応すればよいのか、順を追って解説します。通常、1～5は事故を起こした従業員が行いますが、従業員が動けない時や対応できない場合は、管理者が代理で行います。

所有する車両台数にもよりますが、フリートマネジメントを実施するには管理工数がかかります。ここからは、社用車管理を行う上で抱えがちな課題や困りごとを紹介します。

①日報類の紙での管理が大変

社用車を導入すると、運転日報や日常点検を行わなくてはなりません。また、先程もお伝えしたとおり、一定台数以上所有する場合にはアルコールチェックも実施しなくてはなりません。

 

これらの記録類は一定期間保管する必要があるため、紙で管理していると莫大な枚数になります。また、ドライバーの記録類に記入漏れや提出漏れがないかも確認する必要があるため、社用車を頻繁に使用する場合や社用車の台数が多い場合には、管理が大変です。

②自社に必要な車両台数がわからない

社用車を導入する際は、ドライバーがどれくらいの頻度で社用車を利用するかをリサーチして台数を決めることになります。しかし実際に導入してみると、思ったより使用頻度が高く必要な時に社用車がなくて使えない場合や、全く使われていない社用車がある場合もあります。

 

実際に何台必要かは導入前に正確に予測することは難しいので、一定台数を導入するしかありませんが、導入してからは利用状況を把握して車両台数を見直す必要があります。車両台数が足りていない場合は業務効率が下がってしまいますし、逆に車両が多すぎる場合は経費が無駄になってしまいます。

 

とはいえ、自社に必要な車両台数を正確に把握することは困難です。最適な車両台数で運用できている企業はあまり多くないかもしれません。

③車検の実施や保険の更新漏れがある

社用車を導入すると、マイカーと同様に車検を実施しなくてはなりません。また、保険に加入する場合がほとんどだと思うので、保険の更新も確実に行わなくてはなりません。

 

数台しか所有していない場合や、すべての社用車の車検や保険の更新のタイミングを合わせている場合はそこまで管理に困らないかもしれませんが、社用車によってタイミングがバラバラになることも多いかと思います。その場合は毎月のように車検や保険の更新を行わなくてはならないこともあります。

 

リースで導入した場合はリース会社からはがきが来るなど、特に細かく管理しなくても問題ない可能性もありますが、車検の実施忘れは安全性を担保できなくなりますし、保険の更新漏れは事故時のリスクが高まるため、確実に管理する必要があります。

社用車管理を適切に実施する際に、先程お伝えしたような課題を抱えている方も多いかと思います。これらの課題を解決する方法として近年注目されているのが「車両管理システム」です。ここからは、車両管理システムについてご紹介します。

車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。

車両管理システムは、2017年の中型トラックに対するデジタコの搭載義務化やをきっかけに需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。

飲酒運転防止に対する企業の意識が高まるとともに、さらに車両管理システムが注目されるようになってきています。また、働き方改革により、労働時間の見直しが図られる中で、社用車管理業務の負担を軽減させるために、車両管理システムを導入する企業も増えました。

 

なお、車両管理システムについては以下の記事で解説しています。各社が提供するサービスの特長や機能も比較しているので、合わせてご覧ください。
参考記事：【2023】車両管理システム比較14選｜選び方や機能を徹底解説

おすすめの機能４選

車両管理システムの機能は多岐に渡ります。ここからは、フリートマネジメントで発生しがちな課題を解決するために活用できるおすすめの機能をご紹介します。

車両管理システムは多岐にわたるため、どのような手順で選んだらよいかわからない方も多いかと思います。機能や種類を踏まえて、自社に合った適切なシステムを選ぶためには、以下のような３ステップで選ぶとよいでしょう。

ここでは、例として３つ車両管理システムをご紹介します。

①Bqey（ビーキー）

参照元：Bqey＜ビーキー＞社用車管理、まるっと解決

長年車のカギを作ってきた高い技術力を活かして開発した"デジタルキー"が搭載されており、スマホで車の施解錠ができるので鍵の受渡しが不要になります。また、車両予約・アルコールチェック記録や運行記録・稼働状況等の情報をクラウドで全て一元管理することができます。初期費用や初期工事が不要なのも嬉しいポイントです。デジタルキーの操作ログを用いて車両の稼働状況を自動集計・グラフ化できるので、車両台数の最適化も実現できます。

こんな人におすすめ

• カギの受け渡しの手間・紛失リスクをなくしたい
• 稼働状況を集計して車両台数を見直したい
• 車両に関する情報をクラウドで一元管理してペーパーレス化したい

URL：https://bqey.com/

参照元：テレマティクスサービス「LINKEETH」（りんきーす）

AI搭載通信型ドライブレコーダーを活用し、安全運転支援と車両運行管理をトータルに実現したサービスです。ドライブレコーダーの加速度センサーやAIを活用し、ドライバーの運転傾向をチェックでき、事故抑止、省燃費運転によるコスト削減を実現します。また、GPSを活用し、車両の位置や状態をリアルタイムにチェックすることができます。

こんな人におすすめ

• 動態管理機能でしっかり管理したい
• ドライブレコーダーで運転傾向を把握したい
• 位置情報をリアルタイムで把握したい
   

URL： https://www.ntt.com/business/services/linkeeth.html

参照元：ビジネスナビタイム

配車計画、動態管理、リアルタイムの交通情報、様々な車種に対応したカーナビゲーション、作業実績まで移動の最適化に特化したクラウド型動態管理システムです。独自の技術により新規開通した道路に即座に対応しているため、地図データへの反映が早いのが特徴です。顧客情報管理もできるため、配送業や営業先が多い場合におすすめです。

こんな人におすすめ

• カーナビとしても活用したい
• 配車計画を楽に立てたい
• 位置情報をリアルタイムで把握したい

URL：https://fleet.navitime.co.jp/

最後に、実際に車両管理システム「Bqey（ビーキー）」を導入した企業の事例を紹介します。車両管理システムの導入によりどのような効果があったのか見ていきましょう。

コニカミノルタ株式会社様の事例

コニカミノルタ株式会社は、創業から培った複写機やカメラの開発技術を「デジタルワークプレイス」「プロフェッショナルプリント」「ヘルスケア」「インダストリー」の4つの事業へ派生させ新しい価値提供をしています。

社用車については、従業員やグループ社員が外出する際の移動手段や運搬手段などに使用。社用車の利便性を向上するべく一括管理できるシステムを検討されている中で、Bqeyの導入に至りました。

沖縄セルラー電話株式会社様の事例

電気通信事業やKDDI系の携帯電話サービスの提供を行い、沖縄の通信インフラを支え続けている「沖縄セルラー電話株式会社」。営業活動や基地局の設置など幅広い業務で車両を使用する中、アルコールチェック義務化をきっかけに安全に社用車を管理・運用するためのシステムやアプリがないか検討されていました。Bqeyを提案する過程で、アルコールチェックだけでなく、全社で車両が共有化できる「デジタルキー」にも関心を寄せていただき導入に至りました。

今回は、社用車管理について解説しました。社用車管理は、従業員が安心して社用車を使用できる環境を整備することや、トラブルや事故を未然に防ぐことにも繋がります。また、もしもトラブルや事故が起きた時でも、損害を最小限に抑えるための準備にもなります。

 

また、社用車管理を適切かつ効率良く実施するためには、車両管理システムの導入を検討してみても良いかもしれません。車両管理システムは多岐に渡るので、自社の課題を解決できる機能は何かを見極め、費用対効果も加味して、自社に合ったシステムを選ぶようにしましょう。