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2023.02.28

【総務部必見】社用車を安全に管理するには?車両管理の方法まとめ

会社の資産である社用車は、管理者の目から離れれれば離れるほどリスクが高くなります。
車両を安全に運行し、最適な状態で維持することは企業として重要なミッションです。
そこで今回は、企業が社用車を管理する目的や具体的なタスクについて解説します。

社用車とは

社用車とは、会社や組織が業務目的で使用するために所有・管理する車両の総称です。
社員の出張や移動、物資の輸送、営業活動など、業務に必要な場合に使用されます。
社用車には一般的な乗用車からトラック、バンなど種類は多岐に渡ります。

所有・管理方法については、企業によって異なりますが、自社所有のほか、
リースやレンタルなどがあり総務などのバックオフィス部署が管理していることが多いです。

車両管理を行う主な目的3つ

社用車は会社の資産のため、正しく管理する必要がありますが
これには以下の3つの目的があります。

車両のメンテナス不良による事故を防止するため

車両の点検・整備を適切に行い、事故やトラブルの発生を未然に予防する目的があります。
常に社用車を万全の状態に保つことは、リスクマネジメントの一環と言えるでしょう。

なお、日常的に実施できる車両のメンテナンス方法については、以下のコラムで詳細に紹介しています。
こちらも合わせてご覧ください。
「【必見】社用車管理でリスクマネジメント。「日常点検」の重要性)」

予約管理や稼働率から、最適な台数を把握する

社用車は使っていなくても、駐車場代や保険費用など毎月維持費がかかります。
そのため、1台あたりの稼働率を上げて社用台数を削減するなど経費を節約する必要があります。
車両の予約管理や運行スケジュールの調整を行うことで、最適な台数を把握し、車両を効率的に運用します。

なお、社用車の稼働率については、以下のコラムで詳細に紹介しています。
こちらも合わせてご覧ください。
「社用車の稼働率とは?稼働率の見える化で無駄なコストを削減する方法」

従業員に向けた安全運転啓もう活動

社用車での事故は、会社の資産である車、従業員を傷付けてしまうだけでなく、
会社の社会的信頼を失う可能性もあります。

日頃から社用車の管理を徹底したり、車両運用ルールを明確に設けるだけでも
社用車を使う責任の認知や安全運転への啓もう活動に繋がります。

車両管理にはどんなタスクがある?

車両管理は主にドライバーの管理と車の管理に分類され、タスクが細分化しています。
管理する車両が多くなればなるほど管理者にとって業務負担が大きくなるので、
システムを活用するなどして効率的に運用することが大切です。

ドライバーの管理

企業によって運用は異なりますが、ドライバーの管理には主に以下の実施を周知徹底する必要があります。

  • 運転日報・日常点検・アルコールチェックの記録
  • 車両の予約、返却申請
  • 安全運転啓もう活動
  • 運転免許証の更新、報告

など

なお、運転日報については、以下のコラムで詳細に紹介しています。
こちらも合わせてご覧ください。
「【最新版】運転日報の取り扱いマニュアル!管理方法や活用方法を解説」

車両の管理

  • 車両管理台帳を作成
  • 車両の予約管理、鍵の管理
  • 運転日報・日常点検・アルコールチェック
  • 事故発生時の対応マニュアルの作成
  • 自動車税の納付や車検対応
  • 自賠責保険や任意保険への加入

など

リース車の場合は、車検などの定期メンテナンスはリース会社が代行してくれることがありますが、
会社で保有している車両の場合は以下をすべて社内で対応する必要があります。

安全運転管理者の選任

「道路交通法施行規則」において、乗車定員11名以上の自動車1台、またはその他の自動車を5台以上所有する事業者は安全運転管理者の選任が義務付けられています。
また、副安全運転管理者の選定も定められており、社用車の台数によって追加選任が必要になります。

<選任人数>
・20台~39台:1人
・40台~59台:2人
・それ以降  :20台ごとに1人

安全運転管理者の選定要件

安全運転管理者の選任条件は以下と定められています。

  • 年齢が20歳以上(副管理者を置くことが義務付けられた事業所では30歳以上)
  • ​2年以上の運転管理の実務経験(公安委員会の教習を終了した場合は1年)​​

また、以下の人物は安全運転管理者として選任することはできません。

  • 過去2年以内に公安委員会から解任命令を受けた人物
  • 以下の交通違反をした日から2年を経過していない人物
    ・酒酔い・酒気帯び運転
    ・酒類等の提供や運転車両への同乗
    ・麻薬等運転
    ・ひき逃げ
    ・過労運転
    ・放置駐車違反
    ・積載制限違反
    ・無免許・無資格運転
    ・最高速度違反
    ・自動車使用制限命令違反

など

安全運転管理者の業務ってなに?

安全運転管理者の業務内容は、ドライバーが安全に運転できるための管理業務になります。
道路交通法では以下のように記載されています。

  • 交通安全教育
  • 運転者の適性や処分等の把握
  • 運行計画の作成
  • 交替運転者の配置
  • 異常気象時等の措置
  • 点呼等による安全指示(日常点検)
  • 運転日誌の備付け(記録)
  • 安全運転指導
  • 酒気帯びの有無の確認及び記録の保存

また、安全運転管理者は選任した日から15日以内に「自動車の使用の本拠を管轄する公安委員会」ヘ届け出を出す必要があります。
安全運転管理者の選任を怠った場合は、罰金(5万円以下)が科されるので選任基準を確認し必ず必要人数を担保しましょう。

社用車の管理なら「Bqey」

社用車の管理といっても、ドライバーの管理や車の管理、安全運転管理者の選任など業務は多岐に渡ります。
車両台数が少ない場合は紙や人力での管理も可能かもしれませんが、管理台数の増加を検討していたり、効率的に運用するにはシステムの導入をオススメします。

東海理化が提供する車両管理システム「Bqey」は、社用車の予約〜鍵の受け渡し〜日報類の提出まで、スマホ1つで完結することができます。運転日報や日常点検、アルコールチェック記録等のペーパーレス化はもちろん、社用車の管理がクラウドで一元管理できます。

車内に「QEY box」を設置するだけでスマホが鍵となり、車の鍵の施解錠を行うことができるので、鍵の受け渡しにかかる手間を省いて、効率良く社用車を管理することができます。「Bqey」では利用履歴を抽出できるので、車両の稼働状況を見える化することができ、車両台数の最適化にも活用できます。

また、予約状況がアプリで一目でわかるので、外出先からでもスマホで確認することができ、予約手続きが楽になります。日報類もアプリから提出することができるので、社用車の利用手続きに関する業務時間を削減することができるなど、社用車を日常的に使用するドライバーにとっても嬉しい機能がたくさん搭載されています。

初期工事が不要なので、初期費用もかからず、1台から、1ヶ月から導入していただけます。まずは1台だけ導入してトライアルしてから本導入をご検討される企業様もいらっしゃいますので、ご興味のある方はお気軽にご相談ください。

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