【総務部向け】大量の鍵を上手に管理するには？｜鍵の受け渡しが不要になるツールもご紹介
オフィスには金庫やロッカー、社用車など大量の鍵があり、運用や管理について悩みを抱えている方も多いかと思います。本記事では、鍵を上手に管理するために実施すべきポイントや、鍵の受け渡しが不要になるツールなどについてご紹介します。
スマホが車の鍵になる！
社用車の鍵管理を効率化できる 「デジタルキー」とは？
社用車の鍵管理は、貸出・返却や紛失時の対応など労力のかかる業務です。
「デジタルキー」を利用すればスマートフォンで車の施錠・解錠ができるため、鍵の受け渡し不要！鍵を持ち歩かなくて済むので、紛失リスクも低減できます。
そんなデジタルキーについて、わかりやすく解説した資料をご用意しました。
- デジタルキーで出来ること
- 3つのメリット
- 利用開始までの流れ
デジタルキーについて詳しく知りたい方は、是非こちらの資料をダウンロードしてください。
オフィスで保管する鍵の種類
オフィスで保管する鍵には様々なものがありますが、主に以下の3タイプに分類できます。
シリンダー錠
鍵を差し込むことで円筒形の内部構造（シリンダー）のピンに作用して開閉を行うタイプです。最もイメージしやすい山形のギザギザした鍵はディスクシリンダー錠と呼ばれています。最近では、防犯性の高いディンプルシリンダー錠も増えてきました。
倉庫や社用車などがこのタイプであることが多いです。
ダイヤル錠
あらかじめ暗証番号を設定しておき、ダイヤルを回して番号を合わせることで解錠するタイプです。鍵を持ち歩く必要がない点がメリットですが、暗証番号を知られてしまうと他人に開けられてしまうため注意が必要です。仮に4桁のダイヤルであれば、10^4=10000通りの番号の組み合わせがあります。窃盗目的で暗証番号を1つずつ試していくには時間がかかるため、試そうという気をなくすことで防犯性を高めています。
オフィスではロッカーや金庫などに用いられることが多いです。
カードキー
情報が記録された磁気テープやICチップを内蔵したカードをセンサーにかざしたり差し込んだりすることで施錠・解錠するタイプです。カードキーの製造元でしか複製できないため、一般的な鍵屋では合鍵を作ることができません。鍵穴がないのでピッキング被害も受けないため、防犯性に優れています。逆に言えば、カードキーを紛失してしまうとすぐには複製できず不便になるため、注意しましょう。
オフィスルームなど、特にセキュリティ対策が必要な部屋への入退室に利用されることが多いです。
鍵管理はなぜ重要？
オフィスでは非常に多くの鍵を管理することになります。いま一度、鍵管理の重要性についておさらいしておきましょう。
企業の資産を守るため
オフィスの金庫で現金を保管している場合、企業の資産を守るために金庫の鍵管理は重要です。また、企業ノウハウや機密情報に関わる資料も大事な資産です。
情報漏洩を防ぐため
顧客情報などの漏洩を防ぐことは企業にとって非常に重要です。万が一情報漏洩してしまった場合、損害賠償問題や企業のイメージダウンにつながるおそれがあります。名刺などを引き出しに入れて管理する場合は、必ず施錠するようにしましょう。
従業員のプライバシー保護のため
取り扱いに注意しなければならないのは顧客情報だけではありません。従業員の個人情報やプライバシーも確実に保護する必要があります。職場が貸与する個人ロッカーの中にカバンや財布などを置いておく場合、運転免許証や健康保険証、スマートフォンといったプライバシーに関わる情報も保管することになります。第三者に勝手に開けられることがないよう、確実に鍵管理を行いましょう。
合鍵作成や鍵の取替えの手間をなくすため
鍵管理を怠り、鍵を紛失してしまった場合、合鍵を作成する手間が発生します。また、資産や機密情報に関わる鍵を紛失した場合、第三者の手に渡り不正に解錠されてしまうことを防ぐため、鍵そのものの取替えも考えなければなりません。合鍵の作成や鍵の取替えに無駄な手間やコストをかけないためにも、鍵の管理を徹底しましょう。
鍵の管理を怠ると、盗難や紛失のリスクが高まります。もしかしたら、紛失したことにすら気づかない…ということにもなりかねません。そのような事態を避けるためにも、鍵管理の重要性を日々意識しながら運用していくよう心掛けましょう。
鍵を管理する上で実施すべき3つのこと
ここまで解説してきたように、オフィスにおける鍵の管理は非常に重要であり、確実に管理することが求められます。
ここでは、鍵を管理する上で必ず実施すべき3つのことについて詳しく解説します。
- 鍵管理台帳の作成
鍵の所在を明確にするために、鍵管理台帳を作成して記録を残しましょう。
一般的には、鍵の種類、貸出日時、利用者、利用目的、返却日時などの項目を記載した表をExcelで作成し、共有サーバー上で管理したり、印刷して記入したりすることが多いです。
定期的に実物の鍵と台帳の内容を照合し、棚卸を行うことも大切です。
- 鍵管理規程（マニュアル）の制定
貸出から返却までを確実に行うために、鍵の管理に関するルールを明確にし、マニュアルを作成しておきましょう。
作成したマニュアルは利用者の目に触れやすい場所に置き、必要な時にすぐ確認できるようにしておくことがポイントです。
特に、キーボックスなどでまとめて鍵を保管し、暗証番号で開閉する場合は、管理者を介することなく鍵を持ち出せるため、利用者全員にルールを周知徹底することが非常に重要です。
- 管理者の選任
鍵の管理を円滑に行うために、管理者の選任は欠かせません。管理者は、利用者へ鍵の貸出・返却対応を行ったり、管理台帳で持ち出し状況を把握したりします。
管理する鍵が多い場合は複数人を選任する、部署ごとに選任する、当番制にするなどして、ひとりの管理者に負担がかからないように工夫しましょう。
以下の記事にて、鍵管理台帳のテンプレートをご紹介しています。フォーム入力不要・無料でダウンロードできますので、ぜひ活用してください。
鍵の管理方法3選
ここでは、オフィスで扱う鍵の管理方法を3つご紹介します。それぞれの特長について解説しているので、自社での管理方法の参考にしてください。
①管理者のデスク内で管理
鍵の管理者が自身のデスクで保管し、利用したい人がいれば都度対応します。コストをかけずに運用できますが、管理者にとっては業務負担の大きい方法です。業務負担を分散させるため、当番制にして鍵の管理者を順番に変えていくのもよいでしょう。
②キーボックスで管理
オフィス内にキーボックスを設置し、そこで全ての鍵を保管します。キーボックス自体の鍵をダイヤル式のような暗証番号で解錠できるタイプにしておけば、関係者はいつでも自由に利用できるため、鍵の貸出・返却にかかる管理者の手間を削減できます。一方で、利用方法がずさんであった場合、紛失リスクが高まるおそれがあります。事前に利用ルールを徹底しておくことが大切です。
③システムで管理
鍵管理システムと呼ばれるものには大きく分けて2つのタイプがあります。
キャビネットタイプ
専用のキャビネットで鍵を保管することで、持ち出し状況を自動チェックできます。役職など個人ごとに利用権限を設定できたり、利用状況を自動で記録してくれたりするため、セキュリティ向上が見込めます。
ただし、初期費用やランニングコストがかかるため、導入検討は慎重に行いましょう。
スマートロックタイプ
扉に電子錠を設置し、社員証などのICカードやスマートフォンなどで開閉するタイプです。キャビネットタイプと同様に利用権限の設定や開閉の履歴を自動で記録できるものがありますが、スマートロックタイプは主に入退室管理に利用されます。後付け可能なメーカーが多い点は安心できるポイントです。こちらも初期費用やランニングコストがかかります。
鍵管理で抱えがちな3つの課題
ここからは、実際に鍵管理を行う上で発生しやすい課題と、その対策について紹介します。
鍵を紛失した際の対応
複数人で鍵を利用していると、紛失トラブルが発生し、対応に戸惑うこともあるかと思います。まずは鍵管理台帳から直前の利用状況を確認し、紛失した可能性がありそうな場所を探しますが、どうしても見つからない時は合鍵を作成する必要があります。その際、紛失した鍵の重要度によっては鍵そのものを取り替えた方がよい場合もあるため、慎重に判断しましょう。あらかじめ鍵の種類ごとに紛失した際の対応手順を決め、鍵管理規程に記載しておくとスムーズです。
鍵管理台帳への記入漏れ
「急いでいたため後で記入するつもりであったが、つい忘れてしまった」、「次に使う人がすぐ近くにいたので台帳へ記入せずに渡してしまった」という話もよく耳にします。これらの原因として、鍵の貸出・返却の度にExcelや紙の台帳へ記入するのが面倒であることが考えられます。先ほど紹介した鍵管理システムを用いて利用履歴を自動記録すれば、利用者がいちいち記入する必要がなくなり、記入漏れへの対策になるでしょう。
鍵の貸出・返却対応に時間がとられる
鍵の管理者は、利用者が申し出る度に鍵の貸出・返却の対応をする必要があり、所有する鍵の数が多い場合、かなりの時間と手間がかかります。解決策として、暗証番号タイプのキーボックスやキャビネットタイプの鍵管理システムを導入することで、管理者が対面で対応することなく鍵の貸出・返却ができるようになります。
社用車の鍵の受け渡しが不要になる、デジタルキーとは
オフィスで保管する鍵の中でも、社用車の鍵は利用頻度が高く、所有する台数が多ければ多いほど管理も煩雑になります。営業活動などで社用車を利用する度に鍵の管理者が対面で受け渡しする場合、業務にかかる時間は相当なものです。ここからは、そんな社用車の鍵に関する業務負担を軽減できる「デジタルキー」というツールをご紹介します。デジタルキーを用いることで、前項で取り上げた3つの課題をすべて解決することができます。
スマホが鍵の代わりになる
デジタルキーとは、従来の物理的な鍵を使わず、スマホなどを利用して車の施錠や解錠を行うことができるツールです。鍵そのものを持ち出す必要がないため、紛失リスクを低減することができます。また、スマホに与える鍵の利用権限をコントロールしたり、利用データを保存したりできるため、台帳への記入も不要となります。実際に鍵を利用する際は、車両の予約時間に合わせてスマホのアプリ上に鍵の機能が付与されるので、管理者が対面で対応する必要もありません。
デジタルキーの詳しい仕組みや使い方については、以下の記事をご覧ください。
他にもこんなメリットが
デジタルキーには他にも様々なメリットがあります。東海理化が提供する社用車管理システム「Bqey（ビーキー）」では、デジタルキーを活用することで、社用車の管理に関する以下のような課題を解決できます。
社用車の予約・管理の徹底
オフィスの鍵と同様に、社用車の車両予約も台帳で管理されているケースが多く、予約の抜け漏れを課題と感じている方も多いようです。デジタルキーの場合、車両の予約に基づいてスマホに鍵の権限が付与されるため、社用車を利用するためには予約が必須となり、抜け漏れを防ぎます。
飲酒運転防止の徹底
「Bqey」に搭載されているアルコールチェック機能と連携し、基準値を超えるアルコール量が検出された場合に鍵の利用を制限する設定が可能です。鍵が利用できない＝車に乗ることができないため、飲酒運転防止を徹底することができます。
社用車を利用する際のアルコールチェックについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。
参考記事：【2023】社用車のアルコールチェック義務化をわかりやすく解説
社用車の私的利用防止
土日などの休日に利用を制限する設定が可能です。デジタルキーの利用履歴はすべてデータが残るため、社用車の私的利用防止のための抑止力になります。
社用車の台数を最適化
デジタルキーでは、鍵の施錠・解錠のデータを蓄積することで、社用車の稼働状況を正確に把握することができます。一定期間稼働していない社用車があれば、減車できる可能性があります。社用車の所有台数を最適化することで、コスト削減にもつながります。
デジタルキーの活用方法やメリットについては以下の資料で詳しく解説しています。ぜひダウンロードしてみてください。
資料DL：デジタルキーが変える社用車管理
また、こちらの動画では活用方法を分かりやすく解説していますので、合わせてご覧ください。
デジタルキーの導入・活用事例
株式会社マックスガイホールディングス様の事例
株式会社マックスガイホールディングスは、金・プラチナ・ダイヤモンドをリユースする買取専門店「ザ・ゴールド」を全国に77店舗展開しています。
近年、リサイクルの買取業界では、お客様から「買取にきてほしい」という要望が多くなっており、ザ・ゴールドでも出張買取を積極的に行っています。そこで必要となるのが社用車。徐々に増やし現在では100台にのぼる社用車を、効率的に運用・管理するためBqeyを導入しています。
- 抱えていた課題
・スタッフ間の鍵の受け渡しのためにオフィスに立ち寄らなければならなかった
・車両予約の入力が徹底されず、誰がどの車を使用しているかわからなかった
・新しく車を導入する度に合鍵を作る作業がわずらわしかった
- Bqeyを導入した理由
・スマホで予約・鍵の受け渡しができ、業務がシンプルになるため
・合鍵を作る必要がなくなるため
- Bqeyを導入して感じたメリット
・鍵の受け渡しが不要となったことで従業員の住むエリアに駐車場を借りることができ、直行直帰による業務効率化を実現できた
・都心から郊外へ駐車場を借り換えることで、駐車場代を削減できた
・社用車をシェアすることで走行距離が分散し、リース料金と保険料を削減できた
株式会社文創様の事例
株式会社文創は、愛知県名古屋市中村区京田町に本社を構え、下地処理工事、内装仕上工事、壁紙、床仕上工事、クロス、シートなどの内装工事全般を手がける企業です。
また店舗や病院などの施設、ハウスメーカー、イベント会場の演出など、多岐にわたる分野で内装の企画から施工まで幅広く請け負っています。
同社では営業活動や現地調査、荷物運搬といった用途で30台の社用車を保有していますが、管理と鍵の受け渡しに課題がありBqey（ビーキー）を導入しました。
- 抱えていた課題
・社用車の鍵を手渡しする必要があり、早朝や深夜などには貸出がスムーズに行えなかった
・社用車の貸出票の確認や、予定時間になっても返却されない場合の督促に手間がかかっていた
- Bqeyを導入した理由
・鍵を手渡しする必要がなくなるため
・社用車の貸出をシステムで自動管理できるため
・直感的な操作で誰でも簡単に利用できるため
- Bqeyを導入して感じたメリット
・鍵を手渡しからデジタルキーに変えることで、利用者のスケジュールに合わせて管理者の勤務時間外でも社用車を利用できるようになった
・貸出票や社用車の未返却についての確認が不要になり、管理工数を削減できた
この他にも、サービスサイトにて多数の導入事例を紹介していますので、合わせてご覧ください。
まとめ
今回はオフィスの鍵を上手に管理するポイントについて解説しました。企業の資産やノウハウ、個人情報などを守るためにも、確実な鍵管理は欠かせません。鍵管理台帳やマニュアルを作成する、自社の課題に合わせて管理方法を見直すなどして、正確に効率よく鍵管理を行っていきましょう。
車両管理システム「Bqey」が
お客様に選ばれる３つの理由
車両管理システム「Bqey」は「使い勝手満足度92.3%」の社用車管理の課題を解決するサービスです。「Bqey」は以下の理由から、多くのお客様に選ばれています。
- 長年車のカギを作ってきた高い技術力を活かして開発した"デジタルキー"によって、スマホで車の施解錠ができるので鍵の受渡しが不要
- 運転日報や日常点検、アルコールチェック記録などをデジタル化することで、管理者・ドライバー双方の業務を効率化できる
- デジタルキーの操作ログで車両の稼働状況を正確に集計・グラフ化できるので、車両台数を最適化、費用削減につながる
サポート体制も充実している人気の車両管理システム「Bqey」について知りたい方は、こちらから資料をダウンロードしてください。