【テンプレート付き】鍵管理台帳の作り方とは？メリット・デメリットも解説！
オフィスなどで大量の鍵を管理する際、用意しておきたいのが鍵管理台帳です。
本記事では、鍵管理台帳の作り方や鍵管理のポイントについて解説します。フォーム入力不要で無料ダウンロードできるテンプレートも掲載しているので、ぜひ活用してください。
スマホが車の鍵になる！
社用車の鍵管理を効率化できる
「デジタルキー」とは？
社用車の鍵管理は、貸出・返却や紛失時の対応など労力のかかる業務です。
「デジタルキー」を利用すればスマートフォンで車の施錠・解錠ができるため、鍵の受け渡し不要！鍵を持ち歩かなくて済むので、紛失リスクも低減できます。
そんなデジタルキーについて、わかりやすく解説した資料をご用意しました。
- デジタルキーで出来ること
- 3つのメリット
- 利用開始までの流れ
デジタルキーについて詳しく知りたい方は、是非こちらの資料をダウンロードしてください。
鍵管理台帳とは
鍵管理台帳とは、その名の通り鍵管理において必要な項目を記録しておく台帳のことです。鍵の貸出・返却状況を正しく把握するために使用します。
鍵管理台帳の作り方
一般的に鍵管理台帳はExcelなどの表計算ソフトで作成します。必要となる主な項目は以下の通りです。
・通し番号
・鍵の名称
・利用目的
・利用者情報
・貸出日時
・貸出確認
・返却日時
・返却確認
鍵管理台帳のテンプレート
鍵を管理する上でのポイント
適切な鍵管理を行うためには、鍵管理台帳のほかにも準備しておくべきことがあります。具体的には以下の2点です。
- 管理者の選任
鍵の管理を円滑に行うために、管理者の選任は欠かせません。管理者は、利用者へ鍵の貸出・返却対応を行ったり、管理台帳で持ち出し状況を把握したりします。
管理する鍵が多い場合は複数人を選任する、部署ごとに選任する、当番制にするなどして、ひとりの管理者に負担がかからないように工夫しましょう。
- 鍵管理規程（マニュアル）の制定
貸出から返却までを確実に行うために、鍵の管理に関するルールを明確にし、マニュアルを作成しておきましょう。万が一鍵を紛失してしまった場合の対応手順も記載しておくことをおすすめします。
作成したマニュアルは利用者の目に触れやすい場所に置き、必要な時にすぐ確認できるようにしておくことがポイントです。
特に、キーボックスなどでまとめて鍵を保管し、暗証番号で開閉する場合は、管理者を介することなく鍵を持ち出すことも可能であるため、利用者全員にルールを周知徹底することが非常に重要です。
これらのポイントを押さえて鍵管理を適切に行いましょう。
鍵管理台帳で運用するメリット・デメリット
ここで、鍵管理台帳を用いて鍵管理を行う場合のメリットとデメリットを確認しておきましょう。
メリット
メリットは以下の通りです。
貸出・返却状況を把握できる
貸出・返却状況が一目で確認できるため、どの鍵を誰が持ち出しているかを把握することができます。しかし、これは利用者が確実に記入ルールを守って運用していることが前提となります。
用意するのが簡単
先ほど紹介したテンプレートをダウンロードし、印刷するか共有サーバーに格納するだけですぐに利用開始できるため、用意するのがとても簡単です。
低コストで運用できる
紙かデータかで多少の差はありますが、ほとんどコストがかかりません。鍵管理システムなどで管理する場合と比べると圧倒的に低コストで運用できるでしょう。
鍵の管理方法や、鍵管理の重要性などについては、以下の記事で詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
参考記事：【総務部向け】大量の鍵を上手に管理するには？｜鍵の受け渡しが不要になるツールもご紹介
デメリット
デメリットは以下の通りです。
手間が多く記入漏れが発生しやすい
様々な手続きがシステム化している中で、手書きやExcel入力を面倒に感じる人は少なくありません。「後で記入するつもりであったがつい忘れてしまった」、「次に使う人が近くにいたので台帳へ記入せず渡してしまった」といった理由から記入漏れが発生することが多いです。
鍵の貸出・返却対応に時間がとられる
鍵の管理者は、利用者が申し出る度に鍵の貸出・返却の対応をする必要があります。所有する鍵の数が多い場合や、利用頻度が高い場合にはかなりの時間と手間がかかり、管理者の業務負担が大きくなってしまいます。
紛失リスク低減は難しい
複数人で鍵を利用していると、少なからず紛失リスクを伴います。鍵管理台帳を用いることで、万が一紛失してしまった際に最後に持ち出した人や利用場所を確認することはできますが、紛失リスクそのものを低減するという点に関しては、残念ながらシステム管理より劣ってしまいます。
コストがかからず、手軽に用意できるメリットがある一方で、記入するのが面倒で形骸化してしまったり、貸出・返却のたびに管理者が対応する必要があり、業務負担が大きいといったデメリットもあります。
社用車の鍵の受け渡しが不要になる、デジタルキーとは
オフィスで保管する鍵の中でも、社用車の鍵は利用頻度が高く、所有する台数が多ければ多いほど管理も煩雑になります。営業活動などで社用車を利用する度に鍵の管理者が対面で受け渡しする場合、業務にかかる時間は相当なものです。
「デジタルキー」とは車の鍵をスマホで施錠・解錠できるツールのことであり、これを活用することで、鍵の管理はもちろん社用車管理に関する様々な業務負担を軽減することが可能です。
具体的には、以下の5つのメリットがあります。
- スマホが鍵代わりになるため、対面での鍵の受け渡しが不要になる
- 車両予約をしないとスマホに鍵の権限が付与されないため、社用車の予約・管理を徹底できる
- アルコールチェックの結果が基準値を超えた場合に鍵の利用を制限することで、飲酒運転防止を徹底できる
- 休日の鍵の利用を制限することで社用車の私的利用を防止できる
- デジタルキー利用ログを蓄積することで実際の社用車の稼働状況を把握し、所有台数を最適化できる
各メリットの詳細や活用事例については以下のリンク先をご覧ください。
参考リンク：【総務部向け】大量の鍵を上手に管理するには？｜鍵の受け渡しが不要になるツールもご紹介まとめ
今回は、鍵管理台帳の作り方とすぐに利用できるテンプレートを紹介しました。これから鍵管理をはじめる方にとって、鍵管理台帳を用いた運用はコストがかからず簡単に取り組むことができる方法の一つです。テンプレートを活用して確実に鍵管理を行っていきましょう。
車両管理システム「Bqey」が
お客様に選ばれる３つの理由
車両管理システム「Bqey」は「使い勝手満足度92.3%」の社用車管理の課題を解決するサービスです。「Bqey」は以下の理由から、多くのお客様に選ばれています。
- 長年車のカギを作ってきた高い技術力を活かして開発した"デジタルキー"によって、スマホで車の施解錠ができるので鍵の受渡しが不要
- 運転日報や日常点検、アルコールチェック記録などをデジタル化することで、管理者・ドライバー双方の業務を効率化できる
- デジタルキーの操作ログで車両の稼働状況を正確に集計・グラフ化できるので、車両台数を最適化、費用削減に繋がる
サポート体制も充実している人気の車両管理システム「Bqey」について知りたい方は、こちらから資料をダウンロードしてください。