失敗しないシステム導入！導入フローや押さえておきたいポイントを解説

システム導入の失敗とはどのようなことが挙げられるのか紹介します。
心当たりあるかも・・？という方はぜひ最後までお読みください。

失敗①使い勝手の悪いシステムを導入してしまった

システムを導入する際は、担当者の業務をすべて洗い出し、どのような手順で作業を進めているのか明確にする必要があります。
あいまいなまま進めてしまった場合、本来の作業との親和性が低く、使い勝手の悪いシステムを導入してしまう可能性があります。

失敗②かえって費用と手間がかかってしまう

業務にもよりますが、すべての作業をシステム化しようとした場合、費用が莫大にかかってしまったり、システムを管理するのに逆に負担がかかってしまうということが挙げられます。
これを防ぐためにも、切り出しがしやすい一部の作業をシステム化するなど予算や工数とのバランスを取ることが大切です。

失敗③利用されない

システムは導入しても使われなくては意味がありません。
仕様が複雑であったり、利用者にとって使い勝手が悪いと社内でシステム活用が浸透しないことがあります。
導入後しばらくフォローしてもなかなか浸透しないという場合は、使用していなくてもランニングコストが発生してしまうため、思い切ってやめる・システムを返るという判断も必要になります。

事前準備

①システム導入が必要な業務を明確化する
現状の業務をすべて洗い出し、課題を整理します。
このときできるだけ詳細に把握するため、業務の手順まで洗い出すことをオススメします。

②システム化する範囲を決める
①で洗い出したシステム導入が必要な業務に対して、どこまでの範囲をシステム化するのか予め決めておきましょう。

③利用者からの声から必要な機能を明確化する
「システム」と一言でいっても、さまざまな機能がついたサービスがありどのように比較したらよいか分からなくなってしまうことがあります。
しかし、システムを導入する際は、「誰が」使うかが重要なポイントになります。
利用者が普段どんなことに課題を感じているのか、どんな機能が必要か明確化することで
無駄な機能を削減し、導入するシステムの選択肢を狭めることができます。

④システムを選定する
上記で明確化した必要な機能が含まれているシステムの選定をします。
複数社から説明を受け、費用と機能のバランス、運営のしやすさなどから比較してください。

システム導入後

⑤システムをリリースする
スムーズな運営と導入後の定着に繋げるために、導入までのスケジュールを把握し、利用者には事前に丁寧な予告アナウンスをし、マニュアルを準備しておくことが大切です。
これまでのやり方を変更するのは、利用側としてはハードルが高い場合もあるため
必要に応じて説明会の開催などを検討すると良いでしょう。

⑥効果測定をする
システム導入後は、業務課題が解決したか効果測定を実施してください。
当初期待していた効果が得られているか、得られていないのであれば何が原因で改善点はなにか洗い出します。

たとえシステムが活用できていなかったとしても、毎月ランニングコストが発生してしまいます。
まずはスモールスタートで開始し、費用対効果が見込めるようであれば規模拡大し、
そうでない場合は違うシステムを検討するなど、システム導入後もPDCAを回すことがシステム導入を成功に導くための大切なプロセスです。

車両管理システムとは、業務で使用する社用車を一元管理できるシステムを指します。
社用車の管理には、鍵や予約の管理・アルコールチェック・車検の管理等多くの業務が発生し、車両台数が多ければ多いほど管理が煩雑になりがちです。

車両管理業務が課題になっている場合は、管理業務の負担軽減のためにも「車両管理システム」の導入をオススメします。
以下では、車両管理システムのおすすめ機能を４つお伝えします。
貴社のお困りごとにマッチしているかどうか照らし合わせてみてください。

なお、車両管理システムについては、以下のコラムで詳細に紹介しています。
こちらも合わせてご覧ください。
「【総務部必見！】車両管理システムとは？導入するメリットやデメリット、おすすめの機能を紹介！」
 

①デジタルキー

デジタルキーとは、手持ちのスマートフォンやタブレットに専用アプリをダウンロードすることで、スマートフォンで車の施解錠ができるシステムのことです。
車両管理業務で負担になっている業務の１つに、鍵の受け渡しが挙げられます。
デジタルキーであれば、鍵の受け渡しのためわざわざ事務所に立ち寄る必要がなくなります。
また、鍵の管理や鍵の紛失リスクを防ぐことができるため、業務負担の軽減だけでなく業務効率の向上にも効果が見込めます。

②予約管理機能

社用車を共有で使用している場合は、車両の予約管理をする必要があります。
管理車両が少なく利用頻度が低ければ紙や電話・メール等でも対応できるかもしれません。しかし、管理車両が多かったり利用頻度が高い場合、急な利用申請や予約変更などの対応に追われ管理が煩雑になることも。予約管理システムを導入すれば、スマホやPCがあれば外出先から予約や変更ができるため、ドライバー・管理者双方の負担が軽減できます。

③アルコールチェックや日報類のデジタル入力機能

道路交通法により、アルコールチェックの記録・運転日報や日常点検の実施・記録が義務付けられています。
また、これらの記録は１年間保管しなくてはならないため、紙で管理している場合保管場所を確保する必要があります。
また、ドライバーも乗るたびに手書きで記録しなければならず双方の負担になりがちです。

しかし、これらをすべてシステム化した場合、管理者側の書類の回収やチェックの手間が大幅に軽減させることができます。
アルコールチェッカーと連携することで計測数値を自動反映することができるシステムもあり、ドライバー側の書類記入と提出の手間を少なくすることができます。

なお、アルコールチェックと運転日報については、以下のコラムで詳細に紹介しています。
こちらも合わせてご覧ください。
「2022年4月法人向けアルコールチェック義務化（※7月更新）」
「【最新版】運転日報の取り扱いマニュアル！管理方法や活用方法を解説」

④稼働状況のデータ化機能

今保有している車両台数が適正かどうかを調べたい場合、運行記録を手入力でデータ化するなど膨大な作業が発生します。
しかし、予約状況や運行記録から、車の稼働状況をデータ化することができる機能があり、導入後の効果測定がしやすくなります。
稼働状況を見える化することにより、車両台数が不足しているのか、もしくは多すぎるのかが明確になります。

東海理化が提供する車両管理システム「Bqey（ビーキー）」は、ご紹介したオススメの機能をすべて兼ね備えています。

「社用車の予約〜鍵の受け渡し〜日報類の提出まで、スマホ１つで完結。
運転日報や日常点検、アルコールチェック記録等のペーパーレス化はもちろん、社用車の管理がクラウドで一元管理できるようになります。

車内に「QEY box」を設置するだけでスマホが鍵となり、車の鍵の施解錠を行うことができるので、鍵の受け渡しにかかる手間を省いて、効率良く社用車を管理することができます。
「QEY box」では利用履歴を抽出できるので、車両の稼働状況を見える化することができ、車両台数の最適化による経費削減にもつながります。

初期工事が不要なので、初期費用もかからず、１台から、１ヶ月から導入していただけます。
まずは１台だけ導入してトライアルしてから本導入をご検討される企業様もいらっしゃいますので、ご興味のある方はお気軽にご相談ください。

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