お役立ち情報
  1. Home
  2. お役立ち情報
  3. 【サンプルあり】システム導入に向けた「稟議書」の書き方
2022.11.30

【サンプルあり】システム導入に向けた「稟議書」の書き方

費用によっては直属の上司はもちろん、関係部署・役員など複数の承認が必要となる稟議書。
決裁が通らなければ施策が進まず、さらに何度も書き直しが発生すると業務負担も大きくなります。そこで今回は、伝わりやすい稟議書の書き方をご紹介。

書き方のサンプルも記載しておりますので、ぜひご活用ください。

稟議書とは?意味と意義

稟議書とは、物品購入や導入したいシステムがある場合に、権限のある上司に承認をしてもらうための書類のことです。

本来であれば、承認者が揃う場で決裁を得ることが一番ですが、人数が増えるほどスケジュール調整がしづらく、かなり先の予定になってしまうということも。
そこで、会議の場を減らし効率的に全員の承認を得るための手段が「稟議」です。

稟議書には「情報共有」や「記録」の意味も含まれており、関連部署から改善ポイントを得ることでよりブラッシュアップさせる効果があります。

しかし実際には何度も書き直しが発生したり、なかなか承認を得ることができないといったことが度々発生します。
業務改善に向けたシステムを導入したいが、稟議書の作成自体が業務負担となり、なかなか業務改善が進まないという負のスパイラルに入ってしまうことも珍しくありません。

承認されやすい稟議書作成の「コツ」を掴み、負のスパイラルから抜け出しましょう!

稟議書の項目と書き方

稟議書は社内に指定のフォーマットある場合が多いですが、ない場合はインターネットから無料でダウンロードできるテンプレートを利用してください。

項目ごとの書き方は以下をご参考ください。

①件名と概要

件名:稟議内容について端的に記載
概要:件名よりは詳細に記載し、どんな内容が書かれているのか端的に記載

②目的

ビジネスにおいて、まずは結論から伝えることが好まれています。
「結論→理由→詳細」の順で話すと伝わりやすいと言われていますが、稟議書(書面)においても同様です。
一番伝えたいことを最初に伝えることで、受け取り手は何をポイントに情報をインプットすればよいのか整理しやすくなります。
まずは目的や目標など、「何をしたいのか」を一番先に伝えるようにしましょう。

③申請理由・背景

稟議書が差し戻されてしまう多くの理由に、「背景が説明不足」ということが上げられます。
商品やサービスがなぜ会社にとって必要なのか理由や背景が抜けていると、承認者は課題に対してこの手段が有効かどうか的確に判断することができません。
背景や理由を書いているのに稟議書がなかなか通らない、という方はあいまな表現になっていないか確認してください。

BEFORE
「○○という業務が負担なため業務改善システムを導入したい」
※実際に業務をしていない人にとってはどれくらい負担になっているのか想像できません

AFTER
「従業員の増員で○○の業務処理に昨年よりも○○%事務処理にかかる時間が増加している。今後さらなる増員が見込まれるが、現状のままでは正確性・スピード性に課題があり現場業務へ支障を来たす可能性がある。生産性を高めるためにも業務改善システムを導入したい。」

④申請内容

承認者へ何の購入を依頼しているのか明確に記載します。
詳細に説明しようとして、ダラダラと文章を書いてしまう場合がありますが、上層部は日々目を通さなければいけない書類に追われがちです。

読み手の立場になって文字を羅列するのではなく、カテゴライズしたり完結にまとめるなどの工夫をすることで短時間でも理解しやすい稟議書にすることができます。

⑤想定されるリスクとその対処法

新しいシステムや物品を購入する場合、「使いこなせるのか」「導入に負担がかかるだけではないか」ということが挙げられます。

マニュアルの作成や導入フローも合わせて提出できるとよいでしょう。

⑥費用対効果(データ活用)

費用対効果を伝える際には、根拠となるデータや参考資料が効果的です。

民間企業や公共団体から無料で公開されているデータも多くあるため、必要に応じて活用しましょう。もしくは、取引予定の企業が有効なデータを持っている可能性があります。あなたの会社に導入してもらうためにできる限り協力してくれると思うので、確認してみてください。

稟議書の承認スピードをアップさせるためのコツ

スムーズに承認を得るために、書き方や提出方法のコツをお伝えします!

コツ①誰が読んでも理解できる内容か

直属の上司は普段あなたがどんなことに取り組んでいるのか業務内容や苦労を理解してくれると思いますが、上層部となると現場のことは細かく把握できていないことが大半です。経営陣となるとまったく接点のない業務の稟議書が申請される場合もあります。

「社内だからここまでは把握しているだろう」ではなく、稟議書では「社外の人間が読んでも理解できる」ことを意識して作成することがポイントです。

コツ②専門用語はできるだけ避ける

上記に付随しますが、システム導入の稟議提出で使いがちなのが専門用語です。
例えば、「UI」や「プロトコル」といった用語は普段使い慣れていない職種の人にとっては不親切な文章です。
一般的な言葉に置き換えたり、注釈を付けるなど誰が読んでも分かりやすい文章を心がけましょう。

例)使いやすいUI → 感覚的に使える、操作が簡単

コツ③できる人は怠らない「根回し」

一番大切なことといっても過言ではないのが、承認者への「根回し」です。
突然稟議書だけが回ってくると、人間の心理として「なんだこれは」と警戒心が生まれ承認ハードルが高くなる可能性があります。
しかし、事前に一言「○○ための稟議書を提出します。○日の商談までに間に合わせたいので、〇日までにご確認お願いします」と伝えておくだけで「ああ、あの件か」とハードルが下がるだけでなく、締め切りを伝えているので後回しにされることを防ぐことができます。

また、この時点で指摘事項があれば稟議書に盛り込むことができ、取り下げの確立も下がります。
「何のための稟議書?」と思われるかもしれませんが、成功率を高めるためにも根回しは大切なフローです。

「システム導入」に向けた稟議書

近年では業務効率化に向けてDXシステムの導入を検討する企業様が増えています。

業務効率化に向けたDXの活用については、以下のコラムでも詳細に記載しておりますので、こちらもご覧ください


バックオフィスのDXとは?

企業によって書き方や稟議書の位置づけが異なる稟議書ですが、
当社が提供する社用車管理システム「Bqey」を導入する場合の稟議書を一例として掲載いたします。
ぜひ参考にしてみてください。

稟議書サンプル

件名

社用車管理システム「Bqey」の導入

概要

業務効率化と経費削減を目的とした社用車管理システム「Bqey」の導入

目的

業務効率向上による管理業務の精度向上と、車両台数の見直しによる経費削減

背景

共有車両の予約・鍵の管理・アルコールチェック・運転日報・車両の安全点検など、車両に関する業務が多岐に渡り、本来先回りして行うべきの車両台数の最適化や車両メンテナンスが後手になり生産性の低さに課題を感じている。

申請内容

社用管理システム_「Bqey」の導入。
システム導入による業務効率化だけでなく、社用車の稼働状況を見える化し社用車の管理を強化。

「Bqey」
・アプリで車両の予約ができる
使用中や返却状況がリアルタイムで把握でき、どこからでも予約が可能

・アルコールチェック自動反映
専用のアルコールチェッカー使用で、数値がアプリに自動反映され提出漏れが防げる

・運転日報、日常点検
アプリ内で提出できる

・未入力、未提出者へのアラート
提出物に不備がある場合、ドライバーと管理者へアラートが通知され提出漏れを防げる

・クラウドで一元管理
アルコールチェックや運転日報などすべての情報を一元管理。
全車両のデータを集約することで稼働状況を見える化できる

・デジタルキー対応
スマートフォンが車の鍵になり物理的な鍵の受け渡しが不要になる。

・車両工事不要ですぐ導入できる
デバイスを車内に設置するだけの簡単導入

想定されるリスクと対応策

新システムへの導入に苦手意識がある社員が多いため、あらかじめマニュアルの作成と対面・web説明会を実施する。また、比較的若手社員が多い部署から徐々に導入し始めることで苦手意識の払拭を図る。

費用

※見積内容を記載

費用対効果

1台あたりの回転率の向上とデータ活用による車両台数の見直しで約15%の減台が見込める。それにより、年間472万9,200円の経費削減が見込める。

※参考資料

社用車管理システムなら「Bqey」

いかがでしたか?システムを導入する際は、システム導入の際はなぜこのシステムが必要なのか、どれくらい費用対効果が望めるのかを論理的に説明することが大切です。

「Bqey」は、車両の予約、日常点検、運転日報、物理鍵を一元管理できるシステムです。今まで紙に記入していた日報や、アルコールチェックも合わせてクラウドで管理することでDX化を実現。

最先端技術のデジタルキーで物理鍵の受け渡しが不要になり、車両の予約から施錠・解錠までお手持ちのスマートフォンですべて完結します。

初期費用不要、工事不要の手軽さで、車両メーカー問わず、リース車両にも簡単に導入できます。また、Bqeyとアルコール検知器を連携して、アルコール検査の結果が問題ない場合に限り、車のドアの解錠やエンジン始動が可能になるなど、飲酒運転撲滅に向けた機能を鋭意開発中でございます。

まずは、お気軽にお問い合わせ下さい。

資料請求はこちらから!

https://www.bqey.com/document/