車両管理規程のテンプレート｜規程の必要性や入れるべき内容も解説！
会社で社用車を所有している場合には、車両管理という業務が発生します。また、車両管理を行う際には、車両管理規程を制定するケースが多いです。
しかしながら、車両管理規程について、
・何のために制定しなくてはいけないかわからない
・何を記載すべきかわからない
など、疑問を抱えている方も多いかと思います。
そこで今回は、車両管理規程の「必要性」や「記載すべき項目」をと合わせて、「車両管理」についてもくわしく解説します。
社用車の導入を検討されている方へ
「安全運転管理者の選任義務」についてご存知ですか？
一定台数以上の社用車を所有している企業は、道路交通法によって「安全運転管理者」を選任することが義務付けられています。社用車の導入によって新たに対応を進めなくてはならない方もいるかと思いますので、安全運転管理者についてわかりやすく解説した資料をご用意しました。
【資料で分かること】
- 道路交通法の概要
- 安全運転管理者とは
- 安全運転管理者の資格要件や選任義務
- 安全運転管理者の業務内容
社用車の導入検討と合わせて、是非こちらの資料をダウンロードしてみてください。
車両管理規程のテンプレートを紹介
まずは、車両管理規程とはどのようなものかを具体的にイメージできるように、テンプレートをいくつかご紹介します。初めて車両管理規程を作成する場合は、既存のテンプレートを活用するのがおすすめです。既存のテンプレートをベースに、自社に合わせて修正しましょう。無料でダウンロードすることも可能なので、ぜひご活用ください。
- CAR manegement 車両管理
車両管理規程の雛形見本
- テンプレート・フリーBiz
車両管理規程の書式テンプレート
- 就業規則 労務管理書式Blog
車両管理規程 : Wordで使える！
車両管理規程とは
車両管理規程とは、企業が従業員に対して業務中に使用する車両に関するルールを定めるものです。物流トラックやバス・タクシーなどの「緑ナンバー」の車だけでなく、営業や配送、送迎など、業務のさまざまな場面や目的で使用される「白ナンバー」の車にも適用されます。
車両管理規程の必要性
民法第715条「使用者等の責任」
民法第715条では「使用者等の責任」について定められています。使用者等の責任とは、企業が雇用した従業員の業務中の不法行為により第三者に損害を与えた場合、雇用主がその損害賠償責任を負うというものです。使用者等の責任は、社用車の運転中の事故にも適用されます。
例えば、従業員が業務で車を運転中に急なハンドル操作で歩行者に接触し、ケガをさせてしまった場合、従業員だけでなく企業も損害賠償責任を負うことになります。
しかし、車両管理規程を定めておけば、万が一事故が発生した場合でも、従業員に対して安全運転の重要性を啓発していたことが認められ、使用者責任の発生を回避することも可能です。企業は日常的に従業員に対して安全運転の意識を高めるための教育や訓練を行い、また車両管理規程を制定して、適切な車両管理を実施することが求められます。
もちろん、車両管理規程で社用車の利用に関するルールを定めて従業員に周知させておくことで、従業員の安全意識を高め、従業員を守ることにも繋がります。従業員にとっても、車両管理規程は必要なものなのです。
道路交通法第74条の3「安全運転管理者の選任」
道路交通法における「安全運転管理者の選任」とは、交通の安全と円滑な流れ、および道路に関わる障害の予防を目的として設けられた制度です。
安全運転管理者は、従業員が道路交通法を遵守し、安全な運転を行うための責任者です。5台以上の自動車を（乗車定員11名以上の場合は1台以上）業務で使用する場合、事業者は安全運転管理者を選任しなければなりません。
このように、一定台数以上の社用車を所有している場合には、安全運転管理者を選任し、従業員の安全運転を確保する責任があります。車両管理規程は安全運転管理者の業務を含めた明確な運用ルールを定めます。車両管理規程を策定することによって、従業員ごとの解釈の差異が生じることを防ぎ、「知らなかった」という事態を回避できるからです。
なお、安全運転管理者については以下の記事で詳しく解説しています。安全運転管理者の選任は義務であり、怠ると罰則もあります。車両管理規程の制定と合わせて、確認しておくことをおすすめします。
参考記事：【2023】5分でわかる「安全運転管理者」とは｜選任義務や業務内容を徹底解説
車両管理規程に記載すべき11の内容
車両管理規程には、以下のような内容を入れるようにしましょう。ただし、以下の項目を全て含める必要はありません。項目の中から自社の運用に必要なものや業務に合ったものを選びましょう。
① 車両管理の責任者の明示
車両を適切に管理するためにも、車両管理責任者や管理部門を決める必要があります。車両管理規程に記載しておくことで、責任の所在が明確になります。一般的には、総務部や管理部門が管理するケースが多いようです。
② 安全運転管理者の選任
安全運転管理者は、先に説明した道路交通法に基づき、企業が一定台数の自動車を使用する場合に必要とされます。安全運転管理者は、自動車運転の安全確保を担い、道路交通法で定められた業務を遂行しなければなりません。車両管理規程には、安全運転管理者の選任を明確に記載しておく必要があります。
また、選任後は15日以内に公安委員会に届け出ることも義務づけられているので、注意が必要です。届け出を怠ると最大で2万円の罰金が科されます。安全運転管理者の選任と適切な届け出は、自動車運転の安全性を確保する上で重要なポイントです。
なお、安全運転管理者の罰則については以下のコラムで詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
参考記事：安全運転管理者の罰則とは｜制度や罰金、業務内容も解説
③ 車両管理台帳の作成
社用車を管理するために重要なのが、車両管理台帳です。車両管理台帳には、車両を特定するための項目や車両の状況を把握する項目を記載します。具体的には、車両の型式や登録番号、車名、車種などが記載されます。さらに、車検や点検日などの情報、保険の有効期限や内容をも追加すると、車両の状況を正確に把握することができます。
④ 運転者台帳の作成
運転者台帳は、社内規定に基づいて運転の許可を得た運転者の情報を管理します。運転者台帳を作成し、車両管理台帳と連携させることによって、交通事故発生時などに適切な対応ができるようになります。また、企業が管理責任を果たしているかどうかを主張するためにも重要です。万が一、交通事故が発生した場合は、運転者台帳の存在と正確な情報管理が、迅速で適切な処理につながるでしょう。記載する項目については、以下を参考にしてください。
参考：貨物自動車運送事業輸送安全規則 第九条の五｜e-GOV法令検索
⑤ 車両の点検や整備
社用車の保守点検および整備は、運転者の安全と事故予防のために重要です。定期的な車検・定期点検・日常点検を徹底することで、車両の状態をチェックし、問題を未然に防ぐことができます。
なお、日常点検については以下のコラムで詳しく解説しています。合わせてご覧ください。
参考記事：車の日常点検で見るべき３つのポイント｜重要性や適切な頻度も解説
⑥ 社用車の私的使用の禁止
前述した通り、企業には民法第715条による「使用者等の責任」があるため、原則として社用車を業務以外で使用するのは禁止したほうが良いでしょう。ただし、やむを得ない場合に使用する場合は、許可書の提出を求めるなどのルールを策定し、車両管理規程に記載しておきましょう。私的使用禁止のルールを明確にすることで、社有車の適切な利用を促します。
なお、社用車の私的利用については以下のコラムで詳しく解説しています。私的利用によるトラブルが発生しないよう、こちらも合わせてご確認ください。
参考記事：社用車は私用で使っても問題ない？社用車の私的利用と管理方法を解説！
⑦ マイカーの業務での使用
企業では一般的に、マイカーの使用を禁止している場合が多いです。これは、業務と私用の区別が難しくなり、事故が起きた場合に会社も損害賠償責任を負う可能性があるためです。
しかし、最近ではコロナウイルスの流行などにより、密を避けて通勤するためマイカー利用を推奨する企業も増えています。マイカー通勤を許可する場合は、マイカー通勤規程を策定し、許可基準と届け出を義務づけるのがおすすめです。規程には使用頻度、範囲、時間、条件などを明記し、従業員にも周知徹底させましょう。
また、通勤時の事故によるケガや死亡に対する補償は労災として認定される可能性があるため、従業員には任意保険の加入状況を確認し、保険証券の提出を求めることも重要です。
マイカーの業務使用については以下のコラムでも解説しています。合わせてご覧ください。
参考記事：私用車を業務に利用してもいいの？私用車利用のメリット・デメリット
⑧ 事故時の対応
事故が発生した場合、適切な対応が求められるので、事故報告や処理、責任の所在についての規程を定めて記載しておくと良いでしょう。
社用車で事故が起きた際には、迅速に適切な対応をしなくてはなりません。社用車の事故については、以下のコラムで詳しく解説しています。事故発生時の責任の所在や対応方法など、合わせてご確認ください。
参考記事：社用車で事故が起きたら誰の責任？対応方法や保険、体制作りも解説
⑨ 加入する保険の条件
自動車損害賠償責任保険の加入、任意保険の加入条件についても記載しておくと、万が一のときにもスムーズに処理できます。
⑩ 安全運転の確保や安全教育の実施
安全運転を確保するためには、運転者に安全運転の重要性を認識させなければなりません。運転は通常、管理者やほかの人の目が届かない場所で行われるため、運転者自身が自主的に安全運転を心がける必要があります。そのため、車両管理規程で安全教育の実施についてルールを定めることをおすすめします。
事故の少ない企業は、職場の安全意識が高いという共通点があり、安全教育や表彰などの手段を活用して、職場の安全意識を向上させる取り組みが広まっています。安全教育や表彰制度の内容や、実施時期についても明記することで、安全運転に関する意識を高められるでしょう。
⑪ 車両管理規程に反した場合の罰則
車両管理規程に反した場合の罰則についても記載しておくと、安全意識が高まりますし、トラブルの防止にも繋がります。詳細については後に解説しますが、罰則については就業規則に記載する場合もあります。
従業員が車両管理規程に違反した場合の罰則
罰金はNG
労働基準法第16条によると、車両管理規程に違反した場合に企業が従業員に対して罰金を課すことは違法とされています。ただし、以下のように車両管理規程や就業規則に定めておけば、罰則について言及することは可能です。
車両管理規程や就業規則に定める必要がある
車両管理規程や就業規則にあらかじめ明示し、会社の秩序を維持する目的であれば、以下の労働基準法第91条の範囲内で罰則について言及することは可能です。
第九十一条 就業規則で、労働者に対して減給の制裁を定める場合においては、その減給は、一回の額が平均賃金の一日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金の総額の十分の一を超えてはならない
合わせて知っておきたい、車両管理
車両管理規程について詳しくわかったところで、車両管理の内容についてもチェックしておきましょう。
車両管理とは
車両管理とは、自社所有の車両を適切に管理する責務です。車両管理には、車両保険や車検の管理、リースの更新・新車購入の検討などが含まれますが、それだけではありません。
企業は車両管理を徹底し、安全運転を推進することで、従業員による事故を未然に防止することができます。従業員が社用車を使用する際に、常に運転や車両の扱いに目を光らせることはできません。だからこそ、企業は安全運転の教育を徹底する必要があります。
安全な社用車の使用には、社員の意識向上だけでなく、車両の点検や整備も欠かせません。車両管理業務は、これら両方を管理するために重要な役割を果たします。
事故はどんなに注意していても、完全には回避できません。しかし、日常的な車両管理と社員教育によって、リスクを避けられる場合もあります。
車両管理は会社のリスクマネジメントに不可欠であり、費用管理も重要です。安全運転の徹底により事故が減れば、関連する費用や保険料も削減されます。
また、使用状況の把握により、適切な車両数や維持費用の見積もりも容易になります。必要のない車両を手放せば、無駄な費用も削減できるでしょう。会社を守るためにも、車両管理は重要な業務と言えます。
車両管理を担うのは誰か
車両管理全般を行うのは、車両管理規程に定められた車両管理責任者や安全運転管理者です。先にもご紹介したとおり、企業が一定の台数の車両を業務で使用する場合には、道路交通法によって「安全運転管理者」を選任することが定められています。安全運転管理者は安全な運転を行うための責任者なので、一般的に安全運転管理者が車両管理責任者とされることが多いです。安全運転管理者の義務や業務内容については、以下の記事を参考にしてください。
参考：【2023】5分でわかる「安全運転管理者」とは｜選任義務や業務内容を徹底解説
車両管理で抱えがちな４つの課題
①日報類の紙での管理が大変
社用車を導入すると、運転日報や日常点検を行わなくてはなりません。また、先程もお伝えしたとおり、一定台数以上所有する場合にはアルコールチェックも実施しなくてはなりません。
これらの記録類は一定期間保管する必要があるため、紙で管理していると莫大な枚数になります。また、ドライバーの記録類に記入漏れや提出漏れがないかも確認する必要があるため、社用車を頻繁に使用する場合や社用車の台数が多い場合には、管理が大変です。
②自社に必要な車両台数がわからない
社用車を導入する際は、ドライバーがどれくらいの頻度で社用車を利用するかをリサーチして台数を決めることになります。しかし実際に導入してみると、思ったより使用頻度が高く必要な時に社用車がなくて使えない場合や、全く使われていない社用車がある場合もあります。
実際に何台必要かは導入前に正確に予測することは難しいので、一定台数を導入するしかありませんが、導入してからは利用状況を把握して車両台数を見直す必要があります。車両台数が足りていない場合は業務効率が下がってしまいますし、逆に車両が多すぎる場合は経費が無駄になってしまいます。
とはいえ、自社に必要な車両台数を正確に把握することは困難です。最適な車両台数で運用できている企業はあまり多くないかもしれません。
③車検の実施や保険の更新漏れがある
社用車を導入すると、マイカーと同様に車検を実施しなくてはなりません。また、保険に加入する場合がほとんどだと思うので、保険の更新も確実に行わなくてはなりません。
数台しか所有していない場合や、すべての社用車の車検や保険の更新のタイミングを合わせている場合はそこまで管理に困らないかもしれませんが、社用車によってタイミングがバラバラになることも多いかと思います。その場合は毎月のように車検や保険の更新を行わなくてはならないこともあります。
リースで導入した場合はリース会社からはがきが来るなど、特に細かく管理しなくても問題ない可能性もありますが、車検の実施忘れは安全性を担保できなくなりますし、保険の更新漏れは事故時のリスクが高まるため、確実に管理する必要があります。
④危険運転や交通事故のリスクがある
社用車を導入すると、様々なドライバーが車を運転することになるため、ドライバーの運転技術によっては危険運転や交通事故のリスクが伴います。運転に慣れていない若手のドライバーだけでなく、運転に自信のあるベテランドライバーにも慣れや油断による事故のリスクがあります。
社用車を導入する際には、定期的に安全運転教育を実施するなど、交通事故防止に努めなくてはなりません。
課題を解決する方法として「車両管理システム」が注目されている背景
社用車管理で抱えがちな課題を解決する方法として近年注目されているのが「車両管理システム」です。ここからは、車両管理システムについてご紹介します。
そもそも、車両管理システムとは
車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。
車両管理システムは、2017年の中型トラックに対するデジタコの搭載義務化やをきっかけに需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。
飲酒運転防止に対する企業の意識が高まるとともに、さらに車両管理システムが注目されるようになってきています。また、働き方改革により、労働時間の見直しが図られる中で、社用車管理業務の負担を軽減させるために、車両管理システムを導入する企業も増えました。
なお、車両管理システムについては以下の記事で解説しています。各社が提供するサービスの特長や機能も比較しているので、合わせてご覧ください。
参考記事：【2023】車両管理システム比較14選｜選び方や機能を徹底解説
おすすめの機能４選
車両管理システムの機能は多岐に渡ります。ここからは、フリートマネジメントで発生しがちな課題を解決するために活用できるおすすめの機能をご紹介します。
①日報類のデジタル化機能
車両管理業務の中で工数がかかると言われているのが、日報類の管理です。運転日報や日常点検記録に加えて、アルコールチェック記録も保管しなくてはならなくなりました。これらの日報類をまとめてデータ提出・管理することができる機能を搭載したシステムもあります。
②車両稼働状況集計機能
紙で管理している場合に確認することが難しいのが、車両の稼働状況です。予約管理機能で予約状況を保存している場合や、デジタルキーでカギの操作ログが取れる場合、動態管理機能で移動の記録が残っている場合には、データを活用すると車両の稼働状況を把握することが可能です。
これらの情報をシステムからダウンロードして手作業で集計することもできますし、システムによっては自動で集計してグラフ化してくれるものもあります。
③車検や保険更新時期のアラート機能
社用車を所有している場合は、車検や保険の更新時期も管理しなくてはなりません。更新時期が近くなると管理者に通知が届く機能があると、更新漏れを防止することができます。車検や保険の時期は車両によって異なる場合が多いので、社用車を多数保有している場合には更新漏れのリスクを低減させることができる機能です。
④動態管理機能
動態管理とは、車などの移動するものの位置情報や状態をリアルタイムで記録・管理することです。具体的には、GPS機能のある端末を車に搭載し、位置情報などの走行データを取得します。
システムによっては、実際の走行ルートを記録した上で、より効率的に移動することができる最適ルートを提案する機能が備わっています。
その他にも、予約管理機能、デジタルキー機能、アルコールチェック機能、運転傾向分析機能などの機能があり、車両管理システムを導入すると業務効率化することができます。
まとめ
車両管理規程の必要性や記載すべき項目をはじめ、車両管理の課題や車両管理システムについて解説しました。車両管理や車両管理規程を適切に運用することで、会社の責任も明確になります。ご紹介した内容を参考に、ぜひ自社の運用づくりに役立ててください。
最近注目されている車両管理システム
「Bqey」をご存知ですか？
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- 車両の稼働状況を正確に集計して自動でグラフ化
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など、車の管理者とドライバー双方の負担を軽減し、業務効率や経費削減に繋げることができる機能が充実しています。
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