営業職はなぜ残業が多い？営業職の残業を削減するために会社としてできる対策をご紹介！

①営業成績で処遇が決まる

営業職は一般的には営業成績で評価されます。また、一人ひとりに数値目標が設定されていることも多いようです。会社によっては高い数値目標を設定している場合や、歩合制が導入されており営業成績に応じて給与が変動する場合、社内でのポジションが営業成績によって決まる場合があります。具体的な数値目標が設定されていることにより、残業をしてでも何とか目標を達成しようとしてしまう人もいるようです。

②外出が多く、事務作業が溜まってしまう

営業職は顧客のところに出向いて商談をすることが多いため、外出している時間が長くなってしまう傾向にあるようです。コロナによりリモートワークが増え以前よりは外出の機会が減ったかもしれませんが、企業によっては１日で複数社訪問したり、移動に時間がかかることもあり、外出先から戻る頃には夕方になってしまっていることも。商談のための提案資料の準備や見積書・請求書の作成、顧客情報登録や報告書の作成などの事務作業は、外出先から戻って来てから対応することになるため定時後に対応する場合も多く、必然的に残業時間が増えてしまうのです。

また、顧客対応だけでなく、営業部門内でのミーティングや他部署との会議なども、外出先から戻って参加することになります。このように、外出が多いことが原因で残業が発生している可能性があります。

営業職の残業時間が多くなる理由をお伝えしましたが、「①営業成績で処遇が決まる」「③取引先との付き合いが多い」の二つについては、なかなかすぐに改善することは難しいでしょう。ただ、「②外出が多く、事務作業が滞ってしまう」については、対策を行うことで残業時間の削減に繋げることができます。ここからは、「②外出が多く、事務作業が滞ってしまう」に対する具体的な対策を３つご紹介します。

①業務内容を見直す

先程もお伝えしたように、営業職は顧客を訪問するだけでなく、商談のための提案資料の準備や見積書・請求書の作成、顧客情報登録や報告書の作成などの事務作業も行っており、業務内容が多岐に渡ります。会社によっては、見込み顧客リストや受注後のアフターフォローも営業職が担当しているようです。現状でうまく業務が回っているようであれば問題ありませんが、業務量が多く対応しきれていない場合には、営業職が営業活動に注力できるように業務分担を見直してみてもよいかもしれません。

具体的には、見積書・請求書の作成や経費精算等は事務の担当者に依頼またはシステムを導入し、受注後のアフターフォローは専用部隊を設置して対応を任せるなど、営業部門全体の業務量を把握した上で効率よく業務が回るような体制を構築していくことが大切です。

営業職は顧客訪問等でどうしても外出が多くなってしまうため、外出中の空き時間に効率よく業務を進めることが重要です。外出先で業務を行うためには、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンの活用が不可欠です。コロナ前は毎日オフィスに出社して仕事をすることが当たり前でしたが、コロナを経てオフィス以外の場所でも仕事ができるような環境整備を進めている会社も増えています。こうしたハード面の整備と合わせて、顧客管理システムや在庫管理システム等の導入による書類のペーパーレス化を進めるなど、ソフト面の整備も同時に進めていく必要があります。システムの導入は業務効率化にも繋がるため、先程お伝えした「業務内容の見直し」と合わせて実施することもおすすめです。

※ペーパーレス化については、以下の記事でも紹介していますので、こちらも合わせてご参照ください。

ペーパーレス化で働き方改革・DXを推進！ペーパーレス化ツール3選【2022年】

社用車に関する業務は、ドライバーにとっても負担になっている？

営業職の残業を減らすための工夫をお伝えしましたが、残業時間を削減するためには「業務効率化を推進すること」が必要不可欠です。

業務効率化を進める上では、社用車に関する業務を削減することもおすすめです。社用車に関する業務は、管理部門にとっても負担が大きいですが、実はドライバーにも業務負荷がかかっています。

社用車を共有で使用している場合には、まず管理部署まで鍵を取りに行く必要があります。鍵を受け取ったらアルコールチェックを行い、車に移動して日常点検を実施・記録し、乗車後はアルコールチェックと運転日報の作成、管理部署まで鍵の返却に行きます。一人一台社用車が支給されている場合でも、日常点検の実施・記録と運転前後のアルコールチェックの実施・記録、運転日報の作成は行わなくてはなりません。これらの社用車に関する業務を効率化することは、ドライバーの負担を減らすことができ、残業時間の削減にも繋がります。ここからは、社用車に関する業務を効率化する方法をご紹介します。

①日常点検記録や運転日報等のペーパーレス化

先程もお伝えしたように、社用車を使う場合には、日常点検記録や運転日報、アルコールチェックの測定記録などの書類を作成しなくてはなりません。社用車を利用する度に、手書きでこれらの書類を作成するのには時間がかかり大変です。車両管理システムを導入し、入力や編集、提出をパソコンやスマホから行えるようにすることで、書類の作成時間を大幅に削減することができます。スマホのアプリから入力できるようなシステムを導入すれば、外出が多い営業職であっても空き時間を活用して書類作成を行うこともできます。

また、車両管理に関する書類のペーパーレス化を進めることは、管理部門にとっても大きなメリットがあります。まず、物理的な保管場所が不要になります。営業職の人数が多く社用車の利用が多い会社では、莫大な量の日報類を回収しなくてはなりません。そして、その日報類の内容を一つずつチェックし、ファイリングして保管するといった業務にも相当な時間がかかりますが、提出された日報類のチェック機能があるシステムを導入すれば、1枚ずつチェックをしなくても未記入を防ぐことができるので、チェックの時間を短縮することができます。

このように、日報類のペーパーレス化を推進することで、ドライバーと管理部門両方の業務負荷を減らすことができるので、営業職の人数が多い場合は特におすすめです。

今回は、営業職の残業時間が多い理由と、残業時間を削減するためにできる工夫をご紹介しました。営業職は外出する機会が多く、どうしても残業時間が増えてしまいがちですが、外出中の空き時間を有効活用したり、スケジュールによっては直行直帰にしたりすることで、業務を効率化し、残業時間を削減することができます。中でも、日報類の作成や鍵の受け渡し等の社用車に関する業務は、車両管理システムやデジタルキーを導入することで大幅に負担を減らすことができますので、検討してみてもよいかもしれません。