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2022.11.30

営業職はなぜ残業が多い?営業職の残業を削減するために会社としてできる対策をご紹介!

顧客のところに直接出向いて営業活動を行う営業職。他部署と比較して残業が多いイメージもあるかもしれません。働き方改革が推進されている中で、営業職の残業時間の削減を課題に感じている方も多いと思います。今回は、営業職の残業が多い理由と残業時間削減策をご紹介します。

営業職の残業が多くなる理由とは?

①営業成績で処遇が決まる

営業職は一般的には営業成績で評価されます。また、一人ひとりに数値目標が設定されていることも多いようです。会社によっては高い数値目標を設定している場合や、歩合制が導入されており営業成績に応じて給与が変動する場合、社内でのポジションが営業成績によって決まる場合があります。具体的な数値目標が設定されていることにより、残業をしてでも何とか目標を達成しようとしてしまう人もいるようです。

②外出が多く、事務作業が溜まってしまう

営業職は顧客のところに出向いて商談をすることが多いため、外出している時間が長くなってしまう傾向にあるようです。コロナによりリモートワークが増え以前よりは外出の機会が減ったかもしれませんが、企業によっては1日で複数社訪問したり、移動に時間がかかることもあり、外出先から戻る頃には夕方になってしまっていることも。商談のための提案資料の準備や見積書・請求書の作成、顧客情報登録や報告書の作成などの事務作業は、外出先から戻って来てから対応することになるため定時後に対応する場合も多く、必然的に残業時間が増えてしまうのです。

また、顧客対応だけでなく、営業部門内でのミーティングや他部署との会議なども、外出先から戻って参加することになります。このように、外出が多いことが原因で残業が発生している可能性があります。

③取引先との付き合いが多い

営業職は得意先と積極的にコミュニケーションを取ることが大切です。就業時間内に定期的に訪問したり、問い合わせ等があった場合に迅速に対応することはもちろんですが、良好な関係性を築くために接待や飲み会に参加する機会も多いようです。

企業にもよりますが、取引先との接待や飲み会は労働時間とみなされず、残業時間に含まれないことがあります。残業時間に含まれない場合は、残業時間が増加する理由には直結しませんが、仕事に縛られる時間が多い職種ということが言えます。

営業職の残業時間を減らすための対策3選!

営業職の残業時間が多くなる理由をお伝えしましたが、「①営業成績で処遇が決まる」「③取引先との付き合いが多い」の二つについては、なかなかすぐに改善することは難しいでしょう。ただ、「②外出が多く、事務作業が滞ってしまう」については、対策を行うことで残業時間の削減に繋げることができます。ここからは、「②外出が多く、事務作業が滞ってしまう」に対する具体的な対策を3つご紹介します。

①業務内容を見直す

先程もお伝えしたように、営業職は顧客を訪問するだけでなく、商談のための提案資料の準備や見積書・請求書の作成、顧客情報登録や報告書の作成などの事務作業も行っており、業務内容が多岐に渡ります。会社によっては、見込み顧客リストや受注後のアフターフォローも営業職が担当しているようです。現状でうまく業務が回っているようであれば問題ありませんが、業務量が多く対応しきれていない場合には、営業職が営業活動に注力できるように業務分担を見直してみてもよいかもしれません。

具体的には、見積書・請求書の作成や経費精算等は事務の担当者に依頼またはシステムを導入し、受注後のアフターフォローは専用部隊を設置して対応を任せるなど、営業部門全体の業務量を把握した上で効率よく業務が回るような体制を構築していくことが大切です。

②外出中の空き時間を有効活用する

営業職は顧客訪問等でどうしても外出が多くなってしまうため、外出中の空き時間に効率よく業務を進めることが重要です。外出先で業務を行うためには、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンの活用が不可欠です。コロナ前は毎日オフィスに出社して仕事をすることが当たり前でしたが、コロナを経てオフィス以外の場所でも仕事ができるような環境整備を進めている会社も増えています。こうしたハード面の整備と合わせて、顧客管理システムや在庫管理システム等の導入による書類のペーパーレス化を進めるなど、ソフト面の整備も同時に進めていく必要があります。システムの導入は業務効率化にも繋がるため、先程お伝えした「業務内容の見直し」と合わせて実施することもおすすめです。

※ペーパーレス化については、以下の記事でも紹介していますので、こちらも合わせてご参照ください。

ペーパーレス化で働き方改革・DXを推進!ペーパーレス化ツール3選【2022年】

③直行直帰できるようにする

営業で複数の顧客を訪問する場合、どうしても移動時間が長くなってしまいます。移動する際には社用車を使用することも多くなりますが、社用車を複数人で1台など共有で使用している場合は、車の鍵を取りに行くために、管理部署まで足を運ばなくてはなりません。また、道路交通法の改正により、2022年4月から緑ナンバーに加えて白ナンバーの運転前後の酒気帯びの確認が義務化されました。運転前後にアルコールチェックを実施しなくてはならなくなったため、会社によってはアルコールチェックのために一度オフィスに出社してから営業先に外出したり、外出後に一度オフィスに立ち寄ってから帰宅しているようです。直行直帰できるような体制を整えることで、移動時間を削減して業務を効率化するだけでなく、外出からオフィスに戻って遅くまで残業する機会を減らすことができます。また、営業職側にとっても、移動時間が短縮されて楽になるため、直行直帰ができる仕組みづくりは働き方改革にも繋がります。

なお、直行直帰のアルコールチェックの実施方法については、以下のコラムでも紹介していますので、こちらも合わせてご参照ください。

【アルコールチェック義務化対応】直行直帰時のアルコールチェックはどうやったらいい?チェック方法を解説した上で、車両管理をスムーズに行うためのコツを伝授!

社用車に関する業務ですぐに行うことができる営業職の残業時間削減策

社用車に関する業務は、ドライバーにとっても負担になっている?

営業職の残業を減らすための工夫をお伝えしましたが、残業時間を削減するためには「業務効率化を推進すること」が必要不可欠です。

業務効率化を進める上では、社用車に関する業務を削減することもおすすめです。社用車に関する業務は、管理部門にとっても負担が大きいですが、実はドライバーにも業務負荷がかかっています。

社用車を共有で使用している場合には、まず管理部署まで鍵を取りに行く必要があります。鍵を受け取ったらアルコールチェックを行い、車に移動して日常点検を実施・記録し、乗車後はアルコールチェックと運転日報の作成、管理部署まで鍵の返却に行きます。一人一台社用車が支給されている場合でも、日常点検の実施・記録と運転前後のアルコールチェックの実施・記録、運転日報の作成は行わなくてはなりません。これらの社用車に関する業務を効率化することは、ドライバーの負担を減らすことができ、残業時間の削減にも繋がります。ここからは、社用車に関する業務を効率化する方法をご紹介します。

①日常点検記録や運転日報等のペーパーレス化

先程もお伝えしたように、社用車を使う場合には、日常点検記録や運転日報、アルコールチェックの測定記録などの書類を作成しなくてはなりません。社用車を利用する度に、手書きでこれらの書類を作成するのには時間がかかり大変です。車両管理システムを導入し、入力や編集、提出をパソコンやスマホから行えるようにすることで、書類の作成時間を大幅に削減することができます。スマホのアプリから入力できるようなシステムを導入すれば、外出が多い営業職であっても空き時間を活用して書類作成を行うこともできます。

また、車両管理に関する書類のペーパーレス化を進めることは、管理部門にとっても大きなメリットがあります。まず、物理的な保管場所が不要になります。営業職の人数が多く社用車の利用が多い会社では、莫大な量の日報類を回収しなくてはなりません。そして、その日報類の内容を一つずつチェックし、ファイリングして保管するといった業務にも相当な時間がかかりますが、提出された日報類のチェック機能があるシステムを導入すれば、1枚ずつチェックをしなくても未記入を防ぐことができるので、チェックの時間を短縮することができます。

このように、日報類のペーパーレス化を推進することで、ドライバーと管理部門両方の業務負荷を減らすことができるので、営業職の人数が多い場合は特におすすめです。

②デジタルキーによって鍵の受け渡し不要にする

残業時間を減らすための工夫として「直行直帰をできるようにする」とお伝えしましたが、社用車を共有で使用している場合には、車の鍵を借りるために朝オフィスに出社したり、営業後に鍵を返却するためにオフィスに立ち寄る必要があります。この鍵の受け渡し業務は直行直帰の実現を難しくしています。

デジタルキーを導入すると、スマホのアプリで鍵の施解錠を行うことができるようになるので、鍵の受け渡しのためにオフィスに立ち寄る必要がなくなります。オフィスまでの移動時間を削減することができるので、残業時間の削減に繋がります。

また、管理部門も、対面での鍵の受け渡し対応や鍵の管理簿を作成する必要がなくなるので、業務が効率化されます。鍵の紛失防止にも繋がるので、管理部門にとっても大きなメリットがあります。

まとめ

今回は、営業職の残業時間が多い理由と、残業時間を削減するためにできる工夫をご紹介しました。営業職は外出する機会が多く、どうしても残業時間が増えてしまいがちですが、外出中の空き時間を有効活用したり、スケジュールによっては直行直帰にしたりすることで、業務を効率化し、残業時間を削減することができます。中でも、日報類の作成や鍵の受け渡し等の社用車に関する業務は、車両管理システムやデジタルキーを導入することで大幅に負担を減らすことができますので、検討してみてもよいかもしれません。

弊社の車両管理システム「Bqey」を使うと、社用車の予約〜鍵の受け渡し〜日報類の提出まで、スマホ1つで完結することができます。予約状況がアプリで一目でわかるので、外出先からでもスマホで確認することができ、予約手続きが楽になります。また、車内にQEY boxを設置するだけでスマホが鍵となり、車の鍵の施解錠を行うことができるので、鍵の受け渡しにかかる手間を省いて、効率良く社用車を使うことができます。アルコールチェックの記録や日常点検、運転日報などもアプリから提出することができるので、社用車の利用手続きに関する業務時間を削減することができますので、営業職の残業時間削減にもご活用いただけます。

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