ペーパーレス化で働き方改革・DXを推進！ペーパーレス化ツール3選【2023年】

まずは、ペーパーレス化とは何か、ペーパーレス化できる書類の例等を交えて、押さえておくべき基礎知識を解説します。

ペーパーレス化の意味・定義

ペーパーレス化とは、紙ベースの書類や文書をデジタルデータに置き換えて保存・活用する一連の取組みです。インターネットサービスの普及などにより、勤怠管理などの社内文書や契約書・事業案内などのペーパーレス化は各企業でも活発に進められています。

また、ペーパーレス化は、国主導でも取組みが推進されています。1998年には電子帳簿保存法、2004年にはe-文書法が施行され、企業活動の効率化が図られてきました。

しかし、2021年に行われたアンケートでは、対象企業の半数以上が「ここ一年、ペーパーレス化が進んでいない」と答えました。ペーパーレス化はメリットが期待されながらも、多くの企業で足踏み状態であることがうかがえます。

参考：一般社団法人日本能率協会　ビジネスパーソンの“今”をデータで読み解く2021 年「ビジネスパーソン 1000 人調査」【ペーパーレス化の実施状況】

「働き方改革」「DX」はペーパーレス化から始まる

ペーパーレス化によって、オフィスで文書を作成したり、ハンコをもらうために出社する必要が無くなるため、働き方改革を推進できます。またペーパーレス化は、DX（デジタルトランスフォーメーション）に必要なプロセスでもあります。

DXとは、デジタル技術やデータを用いてビジネスモデルを変革させることです。ペーパーレス化によって、データを紙ではなくデジタルで管理できるため、実態を把握しやすくなり、業務の最適化を促せます。ペーパーレスは、働き方改革・DXといった変革の第一歩であると言えるでしょう。

ペーパーレス化できる書類・できない書類の法律の規定

ペーパーレス化について定めた主な法律は以下の通りで、それぞれ対象が異なります。

参考：財務省　税務手続の電子化に関する資料

参考：国税庁　電子帳簿保存法の概要

参考：e-文書イニシアティブについて－e-文書法の立案方針－【ポイント】

電子行簿保存法・e-文書法ともに、設置の狙いは、コスト低減・業務効率化です。電子帳簿保存法は、財務省と国税庁管轄の法律で規定された決算関係書類などについて、電子データでの保存を認めるものです。

一方、e-文書法は、国税関係書類も含め、法定保存文書全体について定めているのが特徴です。法律により紙での文書保存義務があるものについて、原則として電子保存を容認しています。

e-文書法で電子保存の対象外となるのは、緊急時に即座に確認する必要がある書類や現物性が極めて高い書類などです。

対象となる書類は法改正で変更されることがあるため、電子保存を検討する際には事前に確認を行いましょう。

ペーパーレス化が企業にどのような良い影響を与えるのでしょうか。ペーパーレス化の主な3つのメリットを解説します。

業務効率化

ビジネス文書のペーパーレス化を促進すれば、オンライン上で文書を共有してどこからでも確認できます。出先での打ち合わせ時や在宅勤務にも、書類の確認・更新が可能です。

他部署やクライアントとデータを共有したい場合も、クラウド管理をしていれば、その都度印刷したり郵送しなくて済みます。

利便性がアップすれば、社員はコア業務に集中でき、働き方改革の促進や満足度向上が期待できます。業務が非対面で行えるようになるため、コロナ対策にもなるでしょう。

経費削減

ペーパーレス化が浸透すれば、データ共有のための紙代や印刷代・郵送費・保管にかかる経費を削減できます。さらには、それらにかかる社員の手間を削減し、よりリソースを有意義に使えます。ペーパーレス化にかかる費用以上の効果が期待できるとして、国や各自治体で推進されているのです。

ここからは、ペーパーレス化に役立つトレンドのツールを3つご紹介します。毎日提出する日報や、なかなか非対面にしにくい社用車・郵便の管理ツールをピックアップしましたので、ぜひご覧ください。

日報管理アプリ

日報管理アプリは、日々の業務内容の把握や振り返りのための業務報告アプリです。その中の一つであるLINE WORKSは、LINEのビジネス版アプリです。LINEと似たインターフェイスで、チャットやスタンプ機能が使えるため、メンバーとの距離を縮めやすい特長があります。

また、LINEのユーザーともやり取りできるため、アルバイトや顧客とも気軽に連絡が取りやすくなります。利用料0円のフリープランもあるので、日報をオンラインで提出してもらうための教育に時間が取れない場合にもおすすめです。

参考：LINE WORKS

社用車管理システム

Bqeyシステムを導入すれば、社用車のスケジュール管理や予約・使用履歴などを簡単に管理できます。

「Bqey」は、空車確認や社用車予約・アルコールチェックのデータ保管などを一元管理できるクラウドサービスです。スマホで鍵の開錠ができるデジタルキーを組み合わせると、鍵の紛失や盗難防止もできます。

紙での日常点検や運転日報をオンラインで一括管理できるため、集計にかかる時間を短縮し、ペーパーレス化・業務効率化が進められます。

リース車両にも対応しているため、「より効率的に社用車の稼働状況を把握したい」「利便性を向上したい」とお考えの方におすすめです。

参考：Bqey

クラウド郵便管理サービス

社内のペーパーレス化を進めていても「郵便物だけは、まだまだ紙ベース」という会社は多いのではないでしょうか。クラウド郵便管理サービスなら、会社に届く郵便物を気軽にデータ保存できるため、ペーパーレス化が図れます。

「atena」は、会社宛ての郵便物がクラウド管理できるサービスです。サービススタッフが郵便物を確認し、スキャンや原本の転送を行います。

郵便物の回収や書類のPDF化をアウトソースできるため、テレワークのボトルネックを解消できます。

参考：atena