車両管理とは｜業務内容やメリット、運用方法まで徹底解説！

社用車を所有している企業は必ず実施しなくてはならない「車両管理」。車両管理という言葉は耳にしたことがある方も多いかと思いますが、

・具体的に何を管理したらよいのかわからない
・何のために車両管理が必要なのかわからない
・現状の車両管理の方法が上手くいっておらず見直したい

など、疑問や悩みを抱えている方も多いかと思います。

 

そこで本記事では、車両管理の「重要性」や「メリット・デメリット」、「おすすめの運用方法」などについて解説します。

車両管理を行うためには、安全運転管理者の選任など、合わせてやらなくてはならないことがいくつかあります。中には法律に関わるものもあるので、必ず対応を進めましょう。

①安全運転管理者の選任

購入・リースに関わらず、社用車を一定台数以上所有している場合には、安全運転管理者を選任する義務があります。この制度を安全運転管理者制度と言い、道路交通法によって定められています。安全運転管理者制度について正しく理解しておきましょう。

改めて知っておきたい、安全運転管理者制度とは

安全運転管理者制度は、一定数以上の自家用自動車（白ナンバーの車）を使っている企業や事業所が、安全な運転環境を確保するために導入されています。この制度では、業務で使用する自動車の運転を管理・監督するために、専門の「安全運転管理者」と「副安全運転管理者」を選任しなくてはなりません。

これらの安全運転管理者及び副安全運転管理者には、重要な役割が託されています。その中心的任務は、安全運転を推進し、事故の防止に取り組むことです。

安全運転管理者は、運転者の教育や訓練を行ったり、運転状況を監視したりするだけではなく、安全対策を策定して実施する責任を持っています。そのために、組織内で安全運転の風土を育て上げ、事故を事前に防止するために活動します。

対象となる事業所

対象となる事業所は以下のとおりです。

ただし、運送業で既に「運行管理者」が配置されている緑ナンバーの車両を所有している企業や事業所は、選任義務から除外されます。

選任する人数

安全運転管理者の人数は、使用している自家用自動車の台数に関わらず固定です。一方、副安全運転管理者の人数は自家用自動車の台数により変動します。具体的には、以下のとおりです。

なお、安全運転管理者については以下の記事で詳しく解説しています。選任後の届出の方法や怠った場合の罰則などについても解説しているので、合わせてご覧ください。
参考記事：【2023】5分でわかる「安全運転管理者」とは｜選任義務や業務内容を徹底解説

車両管理を行うメリットは以下のとおりです。

車両管理とは具体的にどのようなことを行えば良いのでしょうか。大きく分けると3つの管理業務があります。それぞれ見ていきましょう。

①ドライバーの管理

一つ目はドライバーの管理です。車両を使用するドライバーに対しては、以下のような管理を行う必要があります。

②車両の管理

二つ目は車両の管理です。従業員が安全に車両を使用できるよう、車両本体の管理も適切に行う必要があります。具体的には、以下のような内容を行いましょう。

③記録類の管理

三つ目は記録類の管理です。社用車に関して管理すべき記録がいくつかあります。具体的には以下のような記録を管理するようにしましょう。

所有する車両台数にもよりますが、フリートマネジメントを実施するには管理工数がかかります。ここからは、車両管理を行う上で抱えがちな課題や困りごとを紹介します。

①日報類の紙での管理が大変

社用車を導入すると、運転日報や日常点検を行わなくてはなりません。また、先程もお伝えしたとおり、一定台数以上所有する場合にはアルコールチェックも実施しなくてはなりません。

これらの記録類は一定期間保管する必要があるため、紙で管理していると莫大な枚数になります。また、ドライバーの記録類に記入漏れや提出漏れがないかも確認する必要があるため、社用車を頻繁に使用する場合や社用車の台数が多い場合には、管理が大変です。

②自社に必要な車両台数がわからない

社用車を導入する際は、ドライバーがどれくらいの頻度で社用車を利用するかをリサーチして台数を決めることになります。しかし実際に導入してみると、思ったより使用頻度が高く必要な時に社用車がなくて使えない場合や、全く使われていない社用車がある場合もあります。

 

実際に何台必要かは導入前に正確に予測することは難しいので、一定台数を導入するしかありませんが、導入してからは利用状況を把握して車両台数を見直す必要があります。車両台数が足りていない場合は業務効率が下がってしまいますし、逆に車両が多すぎる場合は経費が無駄になってしまいます。

 

とはいえ、自社に必要な車両台数を正確に把握することは困難です。最適な車両台数で運用できている企業はあまり多くないかもしれません。

③車検の実施や保険の更新漏れがある

社用車を導入すると、マイカーと同様に車検を実施しなくてはなりません。また、保険に加入する場合がほとんどだと思うので、保険の更新も確実に行わなくてはなりません。

数台しか所有していない場合や、すべての社用車の車検や保険の更新のタイミングを合わせている場合はそこまで管理に困らないかもしれませんが、社用車によってタイミングがバラバラになることも多いかと思います。その場合は毎月のように車検や保険の更新を行わなくてはならないこともあります。

リースで導入した場合はリース会社からはがきが来るなど、特に細かく管理しなくても問題ない可能性もありますが、車検の実施忘れは安全性を担保できなくなりますし、保険の更新漏れは事故時のリスクが高まるため、確実に管理する必要があります。

車両管理を適切に実施する際に、先程お伝えしたような課題を抱えている方も多いかと思います。これらの課題を解決する方法として近年注目されているのが「車両管理システム」です。ここからは、車両管理システムについてご紹介します。

車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。

車両管理システムは、2017年の中型トラックに対するデジタコの搭載義務化やをきっかけに需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。

飲酒運転防止に対する企業の意識が高まるとともに、さらに車両管理システムが注目されるようになってきています。また、働き方改革により、労働時間の見直しが図られる中で、車両管理業務の負担を軽減させるために、車両管理システムを導入する企業も増えました。

なお、車両管理システムについては以下の記事で解説しています。各社が提供するサービスの特長や機能も比較しているので、合わせてご覧ください。
参考記事：【2023】車両管理システム比較14選｜選び方や機能を徹底解説

おすすめの機能４選

車両管理システムの機能は多岐に渡ります。ここからは、フリートマネジメントで発生しがちな課題を解決するために活用できるおすすめの機能をご紹介します。

車両管理システムの導入にはメリットとデメリットがそれぞれあります。導入を検討するために、どちらも理解しておきましょう。

管理者のメリット・デメリット

まずは管理者にとってのメリット・デメリットを解説します。

メリット

管理者にとってのメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

①管理工数が削減できる

社用車管理業務は多岐に渡るので、車両台数が多い場合や管理者の人数が少ない場合などは特に多くの時間が必要になります。車両管理システムを用いると、予約やカギの受け渡し業務にかかる時間を短縮したり、日報類のチェックの手間が省けたり、情報を一元管理することで抜け漏れを防止したりすることができます。

②生産性が向上する

動態管理機能でリアルタイムに位置情報を把握すると、トラブルや急な業務が発生した場合でも適切な人員配置を行うことができます。また、日報類のデジタル化や自動作成等のドライバーの負担を軽減する機能を備えたシステムを導入すると、ドライバーは自分の業務に集中できる時間が増えるので、生産性の向上が見込まれます。

③経費削減に繋がる

デジタルキー機能や動態管理機能、車両稼働状況集計機能などを活用することで、車両の正確な稼働状況を把握し、車両台数の最適化を行うことができます。その他にも、ルート最適化による燃料費の削減や、車両に関する情報を一元管理することによる管理工数削減なども見込めるので、適切なシステムの導入は経費削減に繋がります。

④コンプライアンス遵守に繋がる

飲酒運転や交通事故のない安全な社会にするためにも、アルコールチェックや車検の徹底や安全運転教育の実施が求められています。会社のイメージダウンや社会的信用を失うことを避けるためにも、社用車に関する適切な運用体制を構築する必要があります。車両管理システムはそういった観点でも活用することができます。

デメリット

管理者にとってのデメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

①初期費用・ランニングコストが発生する

車両管理システムを導入する場合には、必ずコストが発生します。月額制を採用している場合が一般的なため、どのシステムを選んでもランニングコストが発生する可能性が高いです。また、システムによっては初期費用が必要な場合もあるため、導入前に確認しておくとよいでしょう。

②社内で利用方法を浸透させる必要がある

車両管理システムに限らず、新しくシステムを導入する場合には、社内で利用方法を浸透させなくてはなりません。せっかく導入しても、「使い方が煩雑で使ってもらえない」

「使いにくいとクレームがきた」というケースがあります。システムを有効活用するためには、マニュアルを作成したり、利用説明会を開催したりするなど、利用者（ドライバー）に向けたサポートが必須となります。

ドライバーのメリット・デメリット

次に、ドライバーにとってのメリット・デメリットを紹介します。

メリット

ドライバーにとってのメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。

①日報類作成の負担軽減

社用車に関する業務の中で、ドライバーにとって最も負担の大きい業務が日報類の作成です。車両管理システムを導入することで、日報類の作成を自動化したり、ペーパーレス化することができるので、ドライバーの業務負担を大幅に軽減することができます。

②外出先からでも予約状況が確認できる

車両の予約管理を管理部署で紙やホワイトボードで行っていると、予約をしたい場合や予約を変更したい場合に、毎回管理部署に足を運ぶか、電話をしなくてはなりません。会議室予約システムを使っている場合などは、PCを開かないと予約状況が確認できないことも多いです。車両管理システムで予約管理をすると、スマホアプリで確認することができ、外出先からでもすぐに予約状況を確認したり、予約を取ったりすることができます。

③管理部署とのやりとりの手間が省ける

社用車を利用する際には、カギの受け渡しや日報類の提出など、管理部署とのやりとりが頻繁に発生します。車両管理システムを活用すると、システム上で完結する業務が増え、やりとりの負担や手間を軽減することができます。

④直行直帰しやすくなる

カギの返却や日報類の提出のために管理部署まで寄っているケースも多いかと思います。デジタルキー機能や日報類のデジタル化機能が搭載されたシステムを導入すれば、物理的なカギの受け渡しや日報類の対面での提出が不要になるので、直行直帰しやすくなります。

車両管理システムは多岐にわたるため、どのような手順で選んだらよいかわからない方も多いかと思います。機能や種類を踏まえて、自社に合った適切なシステムを選ぶためには、以下のような３ステップで選ぶとよいでしょう。

ここでは、例として３つ車両管理システムをご紹介します。

①Bqey（ビーキー）

参照元：Bqey＜ビーキー＞｜社用車管理、まるっと解決

長年車のカギを作ってきた高い技術力を活かして開発した"デジタルキー"が搭載されており、スマホで車の施解錠ができるので鍵の受渡しが不要になります。また、車両予約・アルコールチェック記録や運行記録・稼働状況等の情報をクラウドで全て一元管理することができます。初期費用や初期工事が不要なのも嬉しいポイントです。デジタルキーの操作ログを用いて車両の稼働状況を自動集計・グラフ化できるので、車両台数の最適化も実現できます。

こんな人におすすめ

• カギの受け渡しの手間・紛失リスクをなくしたい
• 稼働状況を集計して車両台数を見直したい
• 車両に関する情報をクラウドで一元管理してペーパーレス化したい

URL：https://bqey.com/

参照元：テレマティクスサービス「LINKEETH」（りんきーす）

AI搭載通信型ドライブレコーダーを活用し、安全運転支援と車両運行管理をトータルに実現したサービスです。ドライブレコーダーの加速度センサーやAIを活用し、ドライバーの運転傾向をチェックでき、事故抑止、省燃費運転によるコスト削減を実現します。また、GPSを活用し、車両の位置や状態をリアルタイムにチェックすることができます。

こんな人におすすめ

• 動態管理機能でしっかり管理したい
• ドライブレコーダーで運転傾向を把握したい
• 位置情報をリアルタイムで把握したい
   

URL： https://www.ntt.com/business/services/linkeeth.html

参照元：ビジネスナビタイム

配車計画、動態管理、リアルタイムの交通情報、様々な車種に対応したカーナビゲーション、作業実績まで移動の最適化に特化したクラウド型動態管理システムです。独自の技術により新規開通した道路に即座に対応しているため、地図データへの反映が早いのが特徴です。顧客情報管理もできるため、配送業や営業先が多い場合におすすめです。

こんな人におすすめ

• カーナビとしても活用したい
• 配車計画を楽に立てたい
• 位置情報をリアルタイムで把握したい

URL：https://fleet.navitime.co.jp/

今回は３つの車両管理システムをご紹介しましたが、より多くの車両管理システムをまとめて比較したい方は、以下のコラムをご覧ください。各サービスの特徴もご紹介しているので、自社に合ったシステムを見つけることができると思います。
参考記事：【2023】車両管理システム比較14選｜選び方や機能を徹底解説

今回は、車両管理について解説しました。車両管理は、従業員が安心して社用車を使用できる環境を整備することや、トラブルや事故を未然に防ぐことにも繋がります。また、もしもトラブルや事故が起きた時でも、損害を最小限に抑えるための準備にもなります。

また、車両管理を適切かつ効率良く実施するためには、車両管理システムの導入を検討してみても良いかもしれません。車両管理システムは多岐に渡るので、自社の課題を解決できる機能は何かを見極め、費用対効果も加味して、自社に合ったシステムを選ぶようにしましょう。