車両管理台帳のテンプレート｜台帳の必要性や入れるべき内容も解説！

企業が業務に車を使用する際には、車両管理が欠かせません。車両管理を行う上では車両管理台帳を作成するケースが多いです。

 

しかしながら、車両管理台帳について、

・自社で作るのは大変だからフォーマットがほしい
・そもそも何のために必要なのかわからない
・どんな内容をいれればいいのかわからない
・どのように管理するべきかわからない

など、不安や疑問を抱えている方も多いかと思います。

 

そこで今回は、車両管理に欠かせない車両管理台帳の「内容」や「管理方法」などについて解説します。車両管理台帳を初めて作成する場合や、既存の管理台帳の運用にお悩みの企業や担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

車両管理台帳とは、企業が利用する車両の使用状況や情報、保険の管理を行うための台帳です。必要な情報を一元管理することで、購入やリースなどの保有形態に限らず、車両利用を効率的に管理することができます。多くの企業は、車両管理規程に基づき車両管理台帳を作成しますが、主に以下のような目的があります。

リスクの回避

車両管理台帳を作成する目的は、業務中の交通事故による損害賠償をはじめ、企業の社会的な信頼を守ることです。車両管理台帳によって車両の状態や点検結果を一元管理することで、定期的な点検やメンテナンスが適切に行われる基盤ができます。

 

これにより車両の安全性を高め、事故によって社会的な信頼を失うリスクを回避できます。車両管理台帳は、安全と信頼性の確保に欠かせない重要なツールといえるでしょう。

車両管理台帳には、主に以下の3つの内容が必要となります。それぞれの内容に対して記載すべき具体的な項目を説明します。

社用車のように複数台の車両を管理する場合、管理が複雑になります。車両を特定するための項目を設けておくと探している車両をすぐに見つけることができます。具体的な項目は以下のとおりです。

項目	記載内容
登録番号（車両番号）	ナンバープレートの番号
自動車メーカー・車名	自動車メーカー名と車体の名称
色	車体のカラー
型式	モデルや車種などの分類番号
車台番号	車検証または車体に打刻された番号
登録年月と番号	運輸支局へ登録した年月
定員数	乗車定員数
購入年月日	購入した年月日
購入先	購入した会社や店舗名
新車・中古車区分	新車か中古車かの別
購入またはリース料金	購入やリース契約にかかった料金
廃車年月日	廃車したもしくは契約解除した年月日

これ以外にも企業でわかりやすい特定方法があれば、項目を付け加えてもよいでしょう。

②車両状況を把握するための項目

各車両の車検・整備状況、修理・事故状況、使用・管理状況なども記載しましょう。具体的な項目は以下のとおりです。

車検・整備状況に関する項目	記載内容
車検有効期限	車検満了日
定期点検記録	定期点検の実施内容
整備工場名	点検や整備を行った工場名 （住所や連絡先も記載）
整備状況	整備の現状

修理・事故状況に関する項目	記載内容
修理歴	修理箇所や修理した原因
事故発生情報	事故が起きた日時、場所、天気
事故概要	事故状況、原因、事故を起こした従業員名 （できるだけ詳細に）
事故処理の状況・結果	事故後の処理や結果について詳細に記載

使用・管理に関する項目	記載内容
使用部署	車両を実際に使用する部署
運転者	車両を運転する従業員名
変更履歴	管理者や使用者の変更履歴

③車両の保険に関する項目

自賠責保険は法律により加入が義務付けられています。これに対し、任意保険は自賠責保険で補償されないリスクをカバーするためのもので、加入は任意です。すべてのリスクを考慮して、自賠責保険と任意保険の両方に加入したほうがよいでしょう。自賠責保険と任意保険の種別に、以下の項目を記載します。

自賠責保険に関する項目	・保険年月日 ・保険会社 ・証券番号 ・保険金額
任意保険に関する項目	・保険期間 ・保険会社 ・証券番号 ・保険代理店 ・保険内容 ・保険金額

車両管理台帳について詳しくわかったところで、車両管理の内容についてもチェックしておきましょう。

車両管理とは

車両管理とは、自社所有の車両を適切に管理する責務です。車両管理には、車両保険や車検の管理、リースの更新・新車購入の検討などが含まれますが、それだけではありません。

 

企業は車両管理を徹底し、安全運転を推進することで、従業員による事故を未然に防止することができます。従業員が社用車を使用する際に、常に運転や車両の扱いに目を光らせることはできません。だからこそ、企業は安全運転の教育を徹底する必要があります。

 

安全な社用車の使用には、社員の意識向上だけでなく、車両の点検や整備も欠かせません。車両管理業務は、これら両方を管理するために重要な役割を果たします。

 

事故はどんなに注意していても、完全には回避できません。しかし、日常的な車両管理と社員教育によって、リスクを避けられる場合もあります。

 

車両管理は会社のリスクマネジメントに不可欠であり、費用管理も重要です。安全運転の徹底により事故が減れば、関連する費用や保険料も削減されます。

 

また、使用状況の把握により、適切な車両数や維持費用の見積もりも容易になります。必要のない車両を手放せば、無駄な費用も削減できるでしょう。会社を守るためにも、車両管理は重要な業務と言えます。

社用車を導入すると、合わせて社用車管理も行わなくてはなりません。所有する台数にもよりますが、車両管理には管理工数がかかります。ここからは、車両管理を行う上で抱えがちな課題や困りごとを紹介します。

①日報類の紙での管理が大変

社用車を導入すると、運転日報や日常点検を行わなくてはなりません。また、先程もお伝えしたとおり、一定台数以上所有する場合にはアルコールチェックも実施しなくてはなりません。

 

これらの記録類は一定期間保管する必要があるため、紙で管理していると莫大な枚数になります。また、ドライバーの記録類に記入漏れや提出漏れがないかも確認する必要があるため、社用車を頻繁に使用する場合や社用車の台数が多い場合には、管理が大変です。

 

車両管理台帳と合わせて管理しなくてはならない日報類としては、運転日報や日常点検、アルコールチェック記録があります。それぞれについては以下のコラムで詳しく解説しているので、合わせてご確認ください。

・運転日報：運転日報とは？【テンプレート付き】｜記載内容や保管義務について徹底解説

・日常点検：車の日常点検で見るべき３つのポイント｜重要性や適切な頻度も解説

・アルコールチェック記録：アルコールチェック記録簿のテンプレート｜運用方法も徹底解説！

②自社に必要な車両台数がわからない

社用車を導入する際は、ドライバーがどれくらいの頻度で社用車を利用するかをリサーチして台数を決めることになります。しかし実際に導入してみると、思ったより使用頻度が高く必要な時に社用車がなくて使えない場合や、全く使われていない社用車がある場合もあります。

 

実際に何台必要かは導入前に正確に予測することは難しいので、一定台数を導入するしかありませんが、導入してからは利用状況を把握して車両台数を見直す必要があります。車両台数が足りていない場合は業務効率が下がってしまいますし、逆に車両が多すぎる場合は経費が無駄になってしまいます。

 

とはいえ、自社に必要な車両台数を正確に把握することは困難です。最適な車両台数で運用できている企業はあまり多くないかもしれません。

③車検の実施や保険の更新漏れがある

社用車を導入すると、マイカーと同様に車検を実施しなくてはなりません。また、保険に加入する場合がほとんどだと思うので、保険の更新も確実に行わなくてはなりません。

 

数台しか所有していない場合や、すべての社用車の車検や保険の更新のタイミングを合わせている場合はそこまで管理に困らないかもしれませんが、社用車によってタイミングがバラバラになることも多いかと思います。その場合は毎月のように車検や保険の更新を行わなくてはならないこともあります。

 

リースで導入した場合はリース会社からはがきが来るなど、特に細かく管理しなくても問題ない可能性もありますが、車検の実施忘れは安全性を担保できなくなりますし、保険の更新漏れは事故時のリスクが高まるため、確実に管理する必要があります。

社用車管理で抱えがちな課題を解決する方法として近年注目されているのが「車両管理システム」です。ここからは、車両管理システムについてご紹介します。

車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。

車両管理システムは、2017年の中型トラックに対するデジタコの搭載義務化やをきっかけに需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。

飲酒運転防止に対する企業の意識が高まるとともに、さらに車両管理システムが注目されるようになってきています。また、働き方改革により、労働時間の見直しが図られる中で、社用車管理業務の負担を軽減させるために、車両管理システムを導入する企業も増えました。

 

なお、車両管理システムについては以下の記事で解説しています。各社が提供するサービスの特長や機能も比較しているので、合わせてご覧ください。
参考記事：【2023】車両管理システム比較14選｜選び方や機能を徹底解説

おすすめの機能４選

車両管理システムの機能は多岐に渡ります。ここからは、フリートマネジメントで発生しがちな課題を解決するために活用できるおすすめの機能をご紹介します。

車両管理台帳の必要性や記載すべき項目をはじめ、車両管理の課題や車両管理システムについて解説しました。車両管理や車両管理台帳を適切に運用することで、会社の責任も明確になります。ご紹介した内容を参考に、ぜひ自社の運用づくりに役立ててください。