藤口 智子 様
管理部総務課
株式会社ファーマフーズは、「医」（Pharmaceutical）と「食」(Foods)の融合「ファーマフーズ」（ Pharma Foods）を目指し、創薬事業、機能性素材や機能性製品の開発・販売を行う企業です。
近年では機能性素材を使用したタマゴサミンといった健康サプリメントやニューモといった育毛剤の通信販売事業を展開しています。
同社では京都本社を中心に社用車を利用していますが、当時、法律施行後間もなかったアルコールチェックを一元管理できる社用車管理サービスを探していました。
その要望に合致したBqeyを導入したことで、どのような成果や利便性が生まれたのか、株式会社ファーマフーズ 管理部総務課の藤口智子様にお伺いしました。
- アルコールチェック結果の紙への記入、社用車予約管理状況のスプレッドシートへの記入などが煩雑で使用者の負担となっていた
- 社用車の鍵を受け取るために別棟にある管理部まで移動する必要があ った
- 社用車の予約管理状況やアルコールチェック状況を一元管理したい
- 社用車管理から解放され管理部の業務が効率化する
- 社用車の鍵を受け取りに行く手間を省きドライバーの利便性を向上させる
- アルコールチェックを各部署でできるようにして業務負荷を分散させる
社用車管理業務からの解放で管理部の業務負荷軽減を実現
アルコールチェック機能を切り口に社用車管理業務を一元管理したい
ファーマフーズでは、2006年に本社を京都市西京区に移転したのをきっかけに社用車を利用するようになりました。
「弊社は自社で製造工場を持たない企業ですので、社用車の利用用途は取引先への訪問や出張が主な用途です。また、研究所へ資料を運ぶ際や研究用動物の移動といった用途にも使用しています。そこでは、管理部総務課が社用車の管理を一手に担っています」と藤口氏は話します。
そこで問題となっていたのが、2022年4月から施行されていたアルコールチェック義務化でした。
アルコールチェックの導入に際して社内規程を改定するために、管理部総務課の藤口氏は社用車の管理を前任者から引き継いだのです。
「社用車の利用に際して以前からアルコールチェックは行っていたのですが、チェックを行う際にはドライバーに管理部の居室まで足を運んでいただき、対面でお酒を飲んでいないかどうか確認していました。記録も紙で運用しており、社用車へ乗る前に用紙に記入。乗車から戻ってきた際にも対面でアルコールチェックを行い用紙に記入してもらうといった運用をしていました。また、『部下が予約申請を行い、社用車はその上司が運転する 』 といった場合には、どうしてもチェック漏れが発生していました」
▲Bqey導入前に使用していたアルコールチェック台帳
アルコールチェックにはこのような煩雑な作業が必要になっていたのと同時に、社用車の予約には台帳とスプレッドシートへの記入が必要になっていました。
「アルコールチェックの記録は1年間保管しなければいけませんし、予約管理状況も保存しておく必要があります。このような煩雑な状況を一元管理して業務を効率化していきたいと考えるようになりました」
そのタイミングでBqeyについて、東海理化から商品の紹介がありました。アルコールチェック義務化に対応し、社用車管理の手間やコストを削減できるBqeyのさまざまな機能がファーマフーズの要望に合致していました。
「当時、最適なアルコールチェッカーがなかなか見つかりませんでした。 Bqeyだとアルコールチェックの手配やメンテナンス対応までしていただけるうえに、社用車の記録をデータベースで管理できるところに魅力を感じ、 導入を考えたのです」
Bqeyの導入で鍵の管理業務から解放される
アルコールチェックへの対応以外にファーマフーズが注目した機能は鍵の管理が不要という点でした。
ファーマフーズの本社はオフィスが 2棟に分かれているのですが、これまで社用車の鍵は管理部の居室で保管していたため、社用車を利用する際には管理部とは別の棟で業務を行っているドライバーは管理部まで行く手間がかかっていたのです。
「Bqeyは スマートフォンが鍵になるデジタルキーの機能があるため、管理部まで来てもらわなくても、社用車へ乗れるようになりました。 管理部が鍵の管理から解放されるこの機能には感動したのを覚えています」
▲２棟にオフィスが分かれている
Bqeyの説明会を開催するなど、ドライバーの理解を深める
Bqeyの導入は、管理部部長にも相談しながら進めました。
「部長は社用車の担当者が管理しやすいようになることが一番という考え方でしたので、社内の決裁やフローはスムーズでした。Bqeyを実際に利用していくためには、ある程度の機能理解も必要でしたので、ファーマフーズの全社員に向けて東海理化のほうで説明会を開催。社用車を多く利用するドライバーを集めてBqeyの使い方をレクチャーしてもらいました 」
Bqeyの使い方は説明会の内容を聞いていれば理解できるものですが、最初はドライバーからいくつかの質問がありました。
「『利用時間を超過して鍵が閉まらなくなった』『デジタルキーが使えない』など、説明会で説明した内容と重複した質問をするドライバーもいました。そういったドライバーに対しては、改めて個別に説明をしたほか、東海理化からいただいたBqeyの使用方法を社内ポータルサイトにアップロードしたり、社用車の中に説明書を積んで読めるようにしたりするなど、そういった声が少なくなるような対策を講じていきました」
管理業務の大部分をBqeyに任せることで管理部の業務負担が大幅に軽減
社用車の管理の大半をBqeyに任せられるようになったことで管理部の業務負担を大きく減らせるようになりました。
「Bqey導入前は社用車の鍵を持ち歩いたまま返却しないこともあったため、その鍵の持ち主を探す手間が発生することがありました。それがBqey導入後は全社的にデジタルキーの運用が浸透しましたので、 鍵の管理は楽になりました」
アルコールチェックの運用については、アルコールチェッカーを利用することでBqeyに数値が自動取得されるためドライバーからも好評です。
なお 、対面での確認は管理部だけでなく各部署の課長職以上が実施できるように変更しています。
「アルコールチェッカーを使っても管理部内で顔を確認しなければいけないのは手間です。各部署の課長職以上でも確認できるようにしたことで、その部署からすぐに社用車へ乗ることができるようになりましたし、紙の管理もなくなったことで、 管理部の業務負荷を減少できました」
ファーマフーズの管理部は社用車の管理だけを行っているわけではありません。
そこで社用車のドライバーには社内規程を遵守してもらいBqeyに運用を大きく任せることで、今後は浮いた時間を他の業務に割けられるようになるでしょう。
「Bqeyは運行記録やアルコール記録の記入漏れがあった際にはアラート機能で教えてくれます。ただ、強制力はないので、管理部からのアナウンスも行っています。今後、記入漏れがなくなる対策を行い、さらなる業務効率化を進めていこうと考えています」
| 社名 | 株式会社ファーマフーズ |
|---|---|
| 事業内容 | 機能性素材事業・機能性製品事業・通信販売事業・創薬事業 |
| URL | https://www.pharmafoods.co.jp/ |
