トヨタユナイテッド静岡株式会社
総務部 部長 田中 信久 様
総務部 総務G グループ長 外川 悠一 様
総務部 総務G 塚本 剛史 様
トヨタユナイテッド静岡株式会社は、トヨタカローラ東海・静岡トヨペット・ネッツトヨタスルガの3社が合併して誕生した、トヨタ販売会社です。新車・中古車の販売から整備、保険など、カーライフ全般にわたる地域密着型サービスを提供しています。
営業スタッフが日々社用車で訪問活動を行う同社では、「車両管理」がビジネスの効率性と安全性を支える重要な要素です。しかし、拠点ごとに異なるルールや紙ベースの運用が残り、車両情報の一元管理が大きな課題となっていました。
その課題を解決するために導入されたのが「Bqey（ビーキー）」です。コンプライアンス強化や業務効率化に加え、“使いやすさ”を重視した仕組みとして全社的に採用されました。今回は、導入の背景や現場の声、導入後の変化について詳しくご紹介します。
- 紙の日報による管理が徹底されていなかった
- 拠点ごとに運用ルールが異なっており、全社共通の運用体制が確立できていなかった
- 鍵の貸出・返却が非効率で、ドライバーと管理担当者の双方がストレスを感じていた
- 必要な機能が過不足なく揃っていた
- 他社と比較して費用対効果が高く、導入コストが適正だった
- カスタマーサクセス(※)チームによる継続的なサポートが受けられる安心感があった
※顧客が自社の製品・サービスで継続的に望む成果を得られるよう、導入後も能動的に伴走して成功を最大化する取り組み
- 運行記録の記入率が大幅に改善した
- 鍵の貸出・返却に伴うストレスがなくなった
- 車両予約が簡単になり利便性が向上した
拠点ごとに運用ルールが異なっており、管理が十分に行き届いていなかった
貴社の事業内容と、社用車を利用するシチュエーションを教えてください
当社は静岡県内に63の拠点を持ち、自動車の販売および整備を中心に事業を展開しています。
社用車は、本社共用車、法人営業部用、各エリアの統括用、登録物流用、営業スタッフ用の借上車など、複数の形態で運用されています。中でも、営業借上車と本社共用車の管理強化を目的に、Bqeyを導入しました。
Bqey導入前、社用車管理においてどのような課題を感じていましたか？
社用車の予約はOutlook、アルコールチェックは据え置き型の検知器、運行記録は紙の日報で管理していました。記入済みの日報はPDF化し共有フォルダに保管していたものの、全拠点分を網羅的に確認することは難しく、現場任せにならざるを得ない状態でした。
また、原本の保管や提出ルールが徹底されておらず、記入漏れや不備が相次いでいました。合併直後という事情もあり、ルールの浸透には苦労していました。
中でも最も懸念していたのは、コンプライアンスの観点から「運行記録が確認できていない状態」が、社内外で問題視されるリスクがあったことです。
さらに、鍵の貸出に関しては、総務担当者がその都度キャビネットを開け閉めする必要がありました。作業自体は1回あたり2分程度ですが、その度に業務を中断しなければならず、わずらわしさや業務効率の低下が課題となっていました。ドライバー側も、担当者への声掛けや気遣いにストレスを感じていました。
加えて、駐車場が社屋から離れており、途中に踏切もあるため、鍵の返却に片道10分かかるという物理的な負担も大きな課題のひとつでした。
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運行記録は紙管理していた(左)
鍵の貸出のたび総務担当者が対応していた(右)
納得の費用対効果と手厚いカスタマーサクセスが、Bqey導入の決め手に
Bqeyを知ったきっかけと、導入の背景を教えてください
2023年6月に東京ビッグサイトで開催された展示会で、Bqeyの存在を知りました。当時、3社合併に伴う共通規程の整備が急務であり、課題解決につながる情報を収集するために展示会に参加していました。
他社サービスと比較検討した結果、納得のいくコスト感に加え、必要な機能が過不足なく揃っていた点が決め手となり、Bqeyを導入することにしました。
導入時に重視されたポイントは何ですか？
特に以下の4点を重視しました。
・企業としての信頼性
・運行記録のコンプライアンス対応
・デジタルキーによる効率的な鍵管理
・誰でも使える簡便な操作性
また、カスタマーサクセスの存在も大きな決め手となりました。期待以上のサポートをいただき、導入前後のフォローにも非常に満足しています。
Bqey導入後利用の流れをカスタマーサクセスから説明↑
運行記録の記入率は約90％まで定着、鍵管理のストレスもゼロに
導入後、業務にどのような変化がありましたか？
紙ベースの日報作成・回収・PDF化・格納といった一連の作業が不要となり、リアルタイムで管理状況が把握できるようになりました。これにより、安全運転管理者の業務水準も大幅に向上しています。
現在、運行記録の記入率は80〜90％まで定着しており、記入漏れに対しては、メールや会議での周知によってフォローしています。
現場やドライバーからの反応はいかがでしたか？
従来、運行記録が習慣化されていなかった拠点では、導入当初に「大変」といった声もありました。しかし、コンプライアンスの重要性を粘り強く説明し、現場スタッフとの対話を重ねて運用を定着させていきました。
現在では、「予約が簡単になった」といったポジティブな声が多く寄せられています。
生産性の向上について、具体的な成果があれば教えてください
最大の成果は、鍵の貸出・返却に伴う業務の手間がほぼゼロになったことです。貸出担当者は業務の連続性を確保できるようになり、集中して作業に取り組めるようになりました。
ドライバーにとっても、これまで貸出担当者の勤務時間に合わせて行動せざるを得なかった不便さが解消され、ストレスの軽減につながっています。
想定以上に効果があった点や、印象に残った点があればお聞かせください
Bqeyの導入には相応のコストがかかっていますが、「支払っているコストに見合う価値がある」と実感しています。
導入前のQA対応から、導入後の記入率の集計作業に至るまで、継続的かつきめ細やかなサポートを受けられることは、非常に心強く感じています。
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運行記録の記入完了率を簡単に確認することができるようになった(左)
車の予約や施解錠などをスマホで簡単にできるようになった(右)
運行記録から得た稼働実績を活用し、車両台数の最適化へ
今後、Bqeyに期待することや展望について教えてください
今後は、運行記録の未記入者を一目で把握できる画面や、月末のチェック支援機能、給油許可と走行距離を連動させた管理機能などのアップデートに期待しています。
また、運行記録が定着した今だからこそ、稼働実績をもとに車両台数や手当の見直しといった次のステップに進んでいきたいと考えています。今後もBqeyのカスタマーサクセスとともに、さらなる業務改革を目指していきます。
| 社名 | トヨタユナイテッド静岡株式会社 |
|---|---|
| 事業内容 | トヨタの新車・中古車販売、車検・点検・整備、自動車保険の取り扱いなど、カーライフ全般をサポートする総合モビリティサービス企業 |
| URL | https://toyota-unitedshizuoka.co.jp/ |
