Bqeyの導入でマンパワーの限界を解決！
1日あたり20～30分の工数削減を実現

マンパワーによる社用車管理やアルコールチェックの運用に限界を感じていた

Bqeyを導入する以前は、社用車の管理をどのように行っていましたか？

「社員がGoogleカレンダーで車両を予約後、車両の鍵が置かれている総務部に行き、車の鍵と貸し出しレポートという紙のファイルを受け取ります。車両に乗る前に、手書きでアルコールチェック、日常点検表、メーターの走行距離等を記録していました。
社用車は総務部がある本社ビル内の立体駐車場に保管されており、駐車場の操作パネルで指定の番号を押すと、パレットが回転して車両が出庫される仕組みでした。そして、乗車後に必要事項を記入したファイルを提出します。」
 

アルコールチェックはどのように実施していましたか？

「アルコール検知器を使った検査は、乗車時と降車時に行っていました。基本的には執務室内で総務のスタッフが対応可能な時に立ち会う形で行っていました。ただし、深夜・早朝や休日など総務のスタッフがいない場合は、貸出用のアルコール検知器を各社員が持ち出して車内でセルフチェックを行うようにしていました。」
 

社用車の管理において、どのような課題を抱えていましたか？

「Bqeyを導入する前、社用車の管理や利用に関して4つの課題がありました。
1つめはアルコールチェックにおける人手不足です。アルコールチェックが義務化される前の話ですが、当初は乗車時や降車時のアルコールチェックを対面で行っていました。
しかし、運転管理責任者や総務のスタッフが執務室内にいない深夜や早朝、休日などは、アルコールチェックの確認を行なうことができなかったのです。
その結果、ノートへの記録が形骸化してしまったというのが、2つめの課題です。乗車翌日に、総務のスタッフがノートに不備があったことに気づき、社員に記入するように連絡すると社員からは煙たがられたり、嫌な気持ちにさせてしまうだけで、ダブルチェック本来の目的を果たすことの難しさを感じていました。

3つめはアルコール検知器の信頼度の低さです。以前使用していたアルコール検知器では、複数回測定すると、その都度違う結果が出るなど、測定結果を信用できないことがありました。また充電部分のケーブルが弱く、1年も経たないうちに壊れてしまい、販売店に交換依頼をすることも多々ありました。充電ができなくなると、機器を使用できなくなるので、アルコール検知器の台数を余分に抱えておくなど、手間とコストがかかる状況でした。

そして4つめは紙ベースの記録管理の手間です。アルコールチェックの記録は紙で管理していましたが、7台分のファイルがどんどん分厚くなり、保管スペースが必要になります。また、記録用紙の在庫が不足すると、総務メンバーが急いで補充・印刷しなくてはなりません。紙媒体特有の手間が、業務負担を増大させていました。
このような課題がある中でBqeyの存在を知り、これらの課題を解決する可能性を感じたことが導入のきっかけとなりました。」

↑Bqey導入前に使用していた紙の記録表

↑1年半で約1万回使用可能なBqey専用の検知器

Bqeyの導入によりマンパワーの限界を突破できた

Bqeyを導入したことで、管理者の課題はどのように解決されましたか？

「Bqeyの導入により、社用車の管理に関する課題は大きく改善されました。
まず、総務部が抱えていた深夜や早朝の対応負担が解消されました。これまでは、アルコールチェックをマンパワーで行う必要があり、対応の難しさが大きな課題でした。しかしBqeyの導入によって、これらの時間帯でもチェックを効率的に行えるようになり、マンパワーの限界を突破できたと感じています。また他社のセミナーで、他の車両のドライバー同士でアルコールチェックを行う方法が紹介されていましたが、現実的には難しいと感じていました。例えば朝6時に複数台のドライバー全員が同じ時間に出発することは現実的にありません。そのため、Bqeyのようなシステムによる効率的、かつ現実的な運用が非常に助かりました。総務部のスタッフにとっても、執務室で全てのやり取りが完結するようになりました。
以前購入していたアルコール検知器は、よく壊れて買い替えていましたが、Bqeyを導入してからはトラブルがないので安心してます。Bqeyは、管理する側にとって大きな課題であった『マンパワーの限界』という問題をしっかりと解決してくれるツールだと実感しています。」

社用車を利用する社員の課題解決などにもつながりましたか？

「Bqeyの導入によって、社用車を利用する社員の課題も解決されました。
Bqeyの導入前は、ファイルの記入やアルコールチェックの確認作業に手間がかかり、利用する側にとって負担となる場面もありました。しかし、Bqeyの導入によりシステム化され、スマホアプリでの入力や確認が簡単にできるようになったことで、社員の負担が軽減されました。導入当初はアプリの操作方法が分からず、時間がかかっていましたが、1日あたり20～30分程度の工数が削減されたと感じています。これを利用する社員と総務部スタッフ全員の合計時間として考えると、従来の管理方法に比べて大きな効率化が実現しました。
また、これまで漠然と『やらなくてはならない』と感じていた取り組みが、Bqey導入後は『どうやって効率的に実施するか』という建設的な議論に変わりました。例えば、アプリの使い方や入力方法について意見交換が行われるようになり、会社全体が前向きな雰囲気に変わったと感じています。
もともと当社には『お客様の経営を守るために飲酒運転は絶対に許されない』という考え方がありました。Bqey導入によりシステムで客観的に管理することが強化され、スタッフにとってもその重要性が再認識されました。こうした変化により、単なるアルコールチェックの義務化対応にとどまらず、会社全体の安全意識向上や効率的な運用につながったと実感しています。」
 

Bqeyを導入後、期待以上の効果や成果を得られた機能などございましたらお聞かせください。

「Bqeyの導入前、総務部は『管理』という目線が強く監視員のような立ち位置でした。しかしBqeyの導入後は、システムを社員が使うためのサポート・支援を行なう支援者という立ち位置となり、結果的には、コミュニケーション量が増えたと感じています。」
単にアルコールチェックを確認するだけでなく、グループ総務部として、社員とのコミュニケーション活性化につながったのは思わぬ効果でした。」
 

Bqeyを導入する際、何か苦労されたことはありましたか？

「総務や内勤のメンバーが、会社からスマートフォンを貸与されていなかったため、パソコンでの操作は試せるもののスマートフォンでの使用感が分からず、アプリの使用手順の確認やマニュアル作成に苦労しました。
初めての作業だったため『ここはもっと詳しく説明した方が良い』『この手順を追記すべき』など、何度も手直しを重ねる必要がありましたが、カスタマーサポートの方々からのメールや電話のサポートもタイムリーに返答をいただき、実際の運用に合った使いやすいマニュアルを作れました。
また、繁忙期に導入すると『今は忙しくてそんなことに対応できない』といった社員の反応が予想されたため、繁忙期を避け、落ち着いたタイミングで社内周知を進めました。
これらの試行錯誤を経て、最終的には全員がスムーズにBqeyを利用できる環境を整えられたと思います。」

↑Bqey導入後、社員とのコミュニケーションが活性化した

↑予約や各種記録のデータを簡単に確認できる