株式会社横浜シミズ
運営部 運営４課 課長
桃田 英明 様
株式会社横浜シミズは、イベント会場の舞台設営や美術施工、運営管理などを手掛ける企業です。神奈川県横浜市を拠点に、イベント会場の設営から撤去、美術施工、運営管理までをワンストップで提供しています。
「すべてはお客様の笑顔のために」という理念のもと、品質・安全・安心・迅速な対応を追求し、顧客満足度の向上を目指しています。
同社では、備品や資機材を運搬するために、5台の社用車と、それでも足りない場合はレンタカーを数台利用しており、それらの管理を適正化するためBqey（ビーキー）を導入しました。
今回は、運営部の桃田様にBqeyを導入する前に抱えていた課題や、導入後の効果などについてお話を伺いました。
- 社用車予約や運行記録はそれぞれバラバラで一元管理できておらず、紙やデータの管理が煩雑になっていた
- 実際に車両の点検をしていなくても『問題なし』と記入するケースや、車の利用から日が経ってからの記入も散見されるなど、法令を遵守した運用ができているとはいえない状況だった
- 記録の有無を確認するのに定期的にフォルダを確認する必要があり、手間だった
- アルコールチェックの結果がＯＫでなければ社用車を解錠できない仕組みが魅力的だった
- 予約から記録までの一元管理ができ、自社が求める機能を備えている
- 運行記録とアルコールチェックに関して、法令を遵守した適切な運用ができるようになった
- 社用車の予約や運行記録、アルコールチェックを一元管理できるようになり、管理の手間が削減された
- トラブル時にはアラートが飛ぶため、その都度すぐに対応できるようになり、定期的な運行記録/日常点検の確認は不要となった
- スマホ1つで予約から運行記録の記入、施解錠までできるようになり、ドライバーの手間も削減された
社用車と運行記録は基本的にアナログ管理。アルコールチェックは対象外だった
Bqeyを導入する以前は、社用車や鍵の管理をどのように行っていましたか？
「Bqeyを導入する前の鍵の管理についてですが、当時は社内の事務所に鍵置き場を設け、そこに鍵をシンプルにぶら下げる形式で管理していました。
利用予約については、鍵置き場にある紙の1か月カレンダーに使用するおおよその時間と名前を手書きで記入していました。
基本的には1日単位で社用車を借りるのですが、午前・午後で異なる人が使用することもありました。同じ日に他の社員が利用したい場合は、先に予約表へ記入したスタッフに直接交渉して借りるような形でした。鍵を持ち出す際に特に声掛けは必要なく、自由に持っていける状態でした。
また、運行記録は紙で管理していたのですが、5年ほど前からExcel形式で電子保管するようになり、紙の運行記録が出力されることはなくなりました。」
アルコールチェックはどのように実施していましたか？
「Bqey導入前は、アルコールチェックを実施していませんでした。しかし、検知器を用いての義務化に伴い、検討を始めました。当社には事業所ごとの社用車の数が多くはなく、現状でも法定上のアルコールチェック義務化対象にはなっていません。
しかし、今後会社を大きくしていくため、将来的には対象となることが見込まれており、実施する運びとなりました。」
↑Bqey導入前の鍵管理状況
運行記録は紙と電子、いずれの管理においても課題があった
運行記録を電子保管に記録した背景は何ですか？
「紙で運用していた運行記録を電子保管に移行した背景として、紙の使用を減らすという目的が大きかったと思います。毎月多くの紙を使用しており、『これをなくした方がいいのでは？』という意見が出ました。
紙で記録したものを保管するにはスペースが必要で、さらにその紙をスキャンして保管する手間もありました。そのため『最初から紙を使わずに保管すればよいのではないか』という流れで、紙を減らすことを目的に電子保管へと移行しました。
社用車の管理において、どのような課題を抱えていましたか？
運行記録や点検項目の記入・確認を行うためにはパソコンを開いてサーバーにアクセスしなければならず、場合によってはVPN接続する必要もあり、その手続きが非常に面倒でした。
ドライバーは、車を利用した日のうちに運行記録の記入をすることもありましたが、車のメーターに表示される時間や走行距離を携帯でとりあえず撮影し、管理者から『何月何日の記録がない』と指摘を受けた際に携帯の写真を確認して記入するというケースも散見されました。
↑運転後、走行距離や時間の記録としてとりあえず撮影
誰が運転したのか、運転者以外に誰が同乗していたのかなど、詳細な記録は残せておらず、それも課題だと感じていました。現実的には、事故が起きない限りは問題視されないかもしれませんが、万が一の事故発生時には、正確な情報を記録しておかないと困ることが予想されます。
紙の運用の時の記入の正確さはわかりかねますが、定性的な声なども聴いていると紙から電子保管へと運用を変えたことで悪化している印象がありました。事実記入率も下がっていたように思えます。
『これってただ書いているだけじゃない？』『2～3週間前の記録を提出していても、安全への意識も高まらない』という状態になり、社用車の適切な管理を行うという本来の目的が見失われているように感じました。
管理者にとっても、紙から電子保管になったことで手間が増えていました。
紙での運用の時は、記入の終わった紙の運行記録を管理者のデスクに置いていくことになっていたため、運行記録の提出の有無の確認が簡単でした。しかし、電子保管になってからは、自発的にサーバー上の「運行記録」フォルダを確認しない限り記録が提出されているかどうかが分からず、定期的に確認しに行く必要がありました。
↑運行記録フォルダを見て提出の有無を定期的に確認していた
また、車両の点検については、ドライバーが項目をすべて暗記しているわけではなく、パソコン画面に表示した点検項目を見ながら点検をするわけにもいかないため、正確にチェックすることが難しく、実際に点検していなくても『問題なし』と記入することもありました。
紙の運用にも電子保管での運用にも何かしらの課題がありました。
少し前までは、社用車の予約や使用方法、記録管理、そして今後台数増加に伴い義務化の対象となることが予想されるアルコールチェックの運用について、やや中途半端な状況でした。それぞれがバラバラに分かれていて、一元管理ができていなかったため、作業が煩雑になっており、私は課題だと感じていました。
管理者の人数が少ないため、アルコールチェックの運用も追加となると従来の方法では負担が大きくなり、結果的に管理が不十分になる可能性がありました。そのため、簡単に管理できるシステムの導入が不可欠でした。当時、事故が立て続けに起きた際に、ただ管理している感覚から、ドライバーひとり一人の安全意識が高まる管理方法に変える必要性が高まっていました。
鍵の受け渡しに関して、何か課題はありましたか？
「以前の運用ルールでは、特に不便を感じることはありませんでした。社用車を運転するには鍵が必要で、その鍵を決められた場所で管理し、受け渡しを行うのが当たり前だと思っていたからです。そのため、ドライバーも不便だとは思っていなかったようです。
ただ、鍵が置き場に戻っていないということがたまにありました。例えば、夜に社用車を使用し、翌朝別の人が使おうとした際に、前の人が鍵を戻し忘れたり、翌朝寝坊したりするなど、鍵が返却されないというケースがしばしば発生しました。こうした場合は、スペアキーで対応していました。」
アルコールチェックの結果がOKでなければ社用車を解錠できない仕組みが導入の決め手
Bqeyを知ったきっかけを教えてください。
「Bqeyを知ったきっかけは展示会でした。私ではなく、別の社員が展示会に行き、いくつかのサービスと比較検討した結果、Bqeyのパンフレットを持ち帰ってきました。それがコンタクトを取るきっかけでした。」
Bqeyを導入した決め手は何でしたか？
「Bqeyを導入する決め手となったのは、アルコール検知器の導入において、第三者がリアルタイムで承認しないといけないという法律の要件を簡単にクリアできる点でした。アルコール測定が完了し、承認がないと車の解錠ができないという仕組みがあり、適切な管理にもつながるため、非常に良いと感じました。
また他社のサービスには、運転したコースの記録や運転指導機能などもありましたが、当社にとってはそこまで重要ではありませんでした。
最終的に、予約から記録までの一元管理ができ、当社が求める機能を備えている点が決め手となり、Bqeyが当社のニーズに合っていると判断しました。」
↑アルコールチェックの結果がOKであれば、スマートフォンで車の解錠ができる
スマホから運行記録を簡単に提出できるようになった
Bqeyを導入したことで、管理者の課題はどのように解決されましたか？
「Bqeyを導入したことで、車がいつ使用される予定なのか、いつ空いているのか、さらにドライバーの記録などがすべてWeb上で簡単に確認できるようになりました。また、運行記録やアルコールチェックなどの法令遵守に関しても、スムーズに対応できるようになり、運用に滞りがなくなったことも重要な成果だと感じています。
さらに、管理者が点検項目や記録内容をいつでも変更できる点も非常に便利です。必要に応じて、次の日からでも簡単に項目を変更できる柔軟さも助かっています。
また、Bqeyでは、例えばエンジンにトラブルがあった際、運行記録に『エンジンにトラブルが発生』と入力すると、管理者にアラートが飛ぶ仕組みになっています。報告や情報の伝達が迅速に行えるようになり、管理者にとっても非常に便利です。
以前は2週間に1回程度運行記録が格納されているフォルダを確認していましたが、現在は、アラートがきてないということは『問題ない』ということで自発的に確認しに行く必要がなくなりました。」
↑通知が届くため定期的にフォルダを確認する必要がなくなった
ドライバーの課題は解決に至りましたか？
「Bqeyの導入によって、ドライバーの課題も大きく改善されました。すべての操作がスマホでできるようになったことで、パソコンを開いて会社のサーバーに接続する手間がなくなり、利便性が大幅に向上しました。ドライバー全員から好評を得ています。」
社用車だけでなくレンタカーも使われているそうですね。レンタカーの管理もBqeyで行われているそうですが、どのように利用しているのでしょうか。
「これまでは自社所有の社用車だけ記録を残していました。しかし現在は、レンタカーの運行記録やアルコールチェックの記録も自社車両と同様に残しています。ドライバーに『記録を残す』という意識をしっかりと根付かせることが目的です。
アップデートにより利便性がますます向上している
Bqeyを今後、どのように活用していきたいか展望を教えてください。
「乗車前後の点検において、車の外部の傷に関する課題を解決できるとよいと思っています。現状では、車に小さな傷やへこみがあっても、そのままにしておくことが多く、前の利用者がつけた傷に気づかないことがあります。これを解決するためには、Bqeyで車の状態を保存でき、乗車前後に撮影した写真を自動的に比較して、新しい傷を判別してくれる機能があれば、非常に便利だと思います。正面、左右、後ろなど、同じ角度から撮った写真を比較して、新しい傷を検出してくれるシステムが実現できれば最高です。
Bqey導入後もシステムのアップデートが継続的に行われており、例えば同乗者の記録ができる機能が追加されるなど、当初の課題が徐々に解決されてきています。導入時に『もう少し改善が必要だ』と感じていた部分が解決されている点も多く、今後さらに進化していくことを期待しています。」と桃田様は締めくくりました。
新たな機能をご提案いただくほどBqeyを使いこなし、ご活用いただいていることを本当に嬉しく思います。
「飲んだら乗れない」機能もご活用いただけているとのことで、御社のコンプライアンス強化に微力ながら貢献することができ光栄に思っています。今後もBqeyを通じて、お客様により良い社用車管理サービスを提供してまいります。
| 社名 | 株式会社横浜シミズ |
|---|---|
| 事業内容 | イベントにおける舞台設営、美術施工、運営管理、警備 |
| URL | https://yokohama.shimizu-group.co.jp/ |
