社用車管理とアルコールチェック管理のペーパーレス化を実現！
Bqey導入による手間の削減とコンプライアンス強化

コンプライアンス強化と手間削減を叶えるためクラウドサービスを検討

社用車の管理において、どのような課題を抱えていましたか？

「コンプライアンスの観点から、社用車の利用状況をリアルタイムに把握できていない点が課題でした。
Bqeyを導入する以前は月に1度、管理部が紙の運行記録表を一括で回収し、不備がないかチェックする運用を行っていました。しかし、この方法は都度確認ができなかったため、理想的ではありませんでした。例えば、記録の記入漏れや数値が不明瞭だったときに、実際のデータが分からなくなるといった問題が発生することがありました。
また、社用車の利用者にとっては、紙の運行記録表への記入はかなり手間がかかっていたのではないかと想像しています。
そこで、紙の記録をペーパーレス化し、利用状況をリアルタイムで把握できるようにするために、クラウドサービスで管理することを検討し始めました。」

アルコールチェックに関して、何か課題などはありましたか？

「アルコールチェックは、検知器での確認・記録が法律で義務化される以前は、アルコールの数値ではなく運転の可否だけを管理していました。その後、法改正が行われ、数値を記録する必要が出てきました。営業や技術担当者など社用車の利用者の負担が増えたため、それが課題となりました。
また、早朝と夜間に営業や技術担当者がメンテナンスに行く際など、何か疑問や問題が発生した場合、それが事後報告になることが多かったと思います。業務上の深刻な問題があれば、管理職が携帯電話を持っているので、夜間でも対応していたかと思います。しかし大きな問題でない場合は、対応が翌朝になることがあり、そこにタイムラグが生じていました。コンプライアンスの観点からも、是正すべき課題でした。」

必要な機能が網羅されており、使いやすく、理想的な料金体系だったことがBqey導入の決め手

Bqeyを知ったきっかけを教えてください。

「インターネットでリサーチし、いくつかのサイトの口コミなどを参考にしました。Bqeyのこともその時に知り、4～5社ほどにコンタクトを取って、各社からオンラインや対面での簡単な説明を受け、料金や内容を比較しました。」

他社のツールとも比較検討されたということですが、Bqeyを導入する決め手となったのは、どのようなポイントでしたか？

「必要な機能が網羅されていて、使いやすく理想的な料金体系だったことが、Bqeyを導入した決め手です。
新しいシステムが導入されても使いこなせなければ意味がないので、シンプルで使いやすいものを選びました。当社は社員にスマートフォンを貸与しており、使い慣れていることから、スマホのアプリのように直感的に操作できる点が良かったです。
また、料金体系も大きな決め手でした。当社では車両の台数は少ないものの、20名ほどの社員が共有して使っています。他社のサービスでは割高になってしまったため、Bqeyの方がコスト的に適していました。」

導入にあたって稟議を通す際、経営層から反対意見や指摘などはありましたか？

「当社の経営層には、クラウドサービス全般に対する若干の拒否反応があり『クラウドで大丈夫なのか？』といった懸念がありました。しかし、プレゼンテーションで『コンプライアンスの向上や紙の記録をペーパーレス化できる』『利用者の手間が増えているという課題を解決できる』『他の業務でも紙からクラウドサービスへ移行している』などと説得することで納得してもらい、導入に至りました。Bqeyに対する拒否反応ではなく、クラウドサービス全般に対する懸念があったということです。」