株式会社吉桂
管理グループ総務経理人事セクション リーダー
矢込 真樹 様
株式会社吉桂様は、家具とインテリアの企画、製造、販売を行う老舗の家具メーカーです。
インテリアショップ、家具専門店、量販店、アパレルショップ、ECショップなどを中心に幅広く事業を展開しており、オリジナル製品やOEM開発も手掛けています。
さらに、住宅関連や商業施設向けにコーディネートプランニングを含めた空間提案を行っています。
同社では9台の社用車を保有しており、商談時や商品納入時の移動手段として利用しています。2023年のアルコールチェック義務化のタイミングでBqey（ビーキー）を導入したことで、全社的な社用車管理の意識が向上したことに加え、社用車管理業務の属人化の解消にも繋がりました。今回は、管理グループ 総務経理人事セクションの矢込様にBqeyの導入前に抱えていた課題や、導入後の効果などについてお話を伺いました。
- アルコールチェック義務化に対応する必要があった
- 社用車の使用後、ライトが点灯したままで、翌日バッテリーがあがっていて、すぐに利用できないことがあった
- 社用車の管理業務が属人化しており、情報の共有や引継ぎに手間がかかっていた
- 社用車管理を適切に実施するためにシステムを導入したかったが、費用対効果を証明できずに組織として検討が進んでいなかった
- イニシャル・ランニングコストを抑えることができる
- 操作が簡単で利用者の負担が少ない
- 社会的に信用できる企業である
- 社員に負担をかけない形でアルコールチェックを徹底でき、義務化にも対応できた
- 全社的な社用車管理の意識が向上した結果、バッテリー上がりなどのトラブルがなくなり、顧客に迷惑をかけることもなくなった
- Bqeyで社用車管理を一元化できるようになったため、管理グループ内の誰でも社用車の状況をすぐに確認することが可能となった
社用車の管理を厳密に実施する必要性が低かった
Bqeyを導入する以前は、社用車の管理をどのように行っていましたか？
「当社は社用車の台数が少ないこともあり、他の企業と比べてそれほど厳格な車両管理は行っておらず、Excelを使って車両ごとの車検期限やリース会社の情報、毎月のリース料などを記録する程度でした。
社用車を利用する際は、Bqeyよりも一年早く導入した社内のグループウェアの設備予約機能を活用していました。共用車の項目を設けて、利用者が事前に予約を入れるという流れでした。
アルコールチェックについては、当社にはお酒をたしなむ社員が少なかったこともあり、アルコールチェック義務化の施行前は必要性を感じる機会がなかなかありませんでした。また検知器の導入にはコストがかかり、業務負荷も増えるため、法改正のタイミングを見計らいながら、導入による社員への負担が最小限となるよう、導入時期を慎重に検討していました。」
バッテリーがあがっていて社用車を利用できないことがあった
社用車の管理において、どのような課題を抱えていましたか？
「以前は社用車管理のルールが曖昧だったため、管理者自身が『この車のタイヤを交換したかどうか』といった記憶があやふやになることもありました。
また、社用車の利用後、ライトや室内灯がつけっぱなしだったこともあり、翌日になってバッテリーがあがっていたケースも散見されました。
そのため、社用車を利用する社員の免許更新期限なども含め、車両全般の管理を適切に管理したいという想いはあったのですが、車両管理を行うという目的のためだけに、専用の車両管理アプリ導入を上申するというのは動機付けとしては弱かったため、法改正によるアルコールチェック義務化により、コンプライアンス対応が必須であるという状況を待っていたというのが実情です。」
提供元の信頼性と使い勝手の良さ、コストの安さが導入の決め手
Bqeyを知ったきっかけを教えてください。
「ちょうど2023年の秋頃に、法律が本施行されるというニュースが出始めたタイミングで、他社のツールも含めて検討していたところ、当社の代表番号に東海理化さんから営業のお電話をいただきました。まさに渡りに船ということで、お話を聞かせていただいたという経緯です。」
他社のツールとも比較検討されたということですが、Bqeyの導入に至った決め手となったのは、どのようなポイントでしたか？
「他社でもアルコールチェックと連動した車両管理アプリが開発されていますが、導入を検討する際、東海理化さんのBqeyを含めて、さまざまなサービスを比較しました。当社の規模や保有車両の台数、契約形態と料金を考慮した結果、Bqeyは費用対効果が非常に高いと感じました。
Bqeyを含め、いくつかのツールを比較検討した際に、導入の優先順位として譲れないポイントがいくつかありました。
まず、アルコールチェックが重要な要素であるため、提供元の会社が社会的に信用できることが必須でした。その点、東海理化さんは信頼性が高く、安心して契約できると感じました。また、経営基盤が安定しているため、途中でサービスが終了する心配がないことも大事なポイントでした。継続的に利用できることが非常に重要です。
提供元の信頼性は、有事の際にアルコールチェックの記録が有効なエビデンスとなることからも重要視していました。信頼できる会社でなければ、これらの記録の信憑性も担保できません。
さらに、イニシャルコストやランニングコストが安価であること、そして継続して利用する際の手続きが簡便であることも大切な要素でした。最後に、実際に端末を使用する社員にとって、操作が簡単で負担が少ないことも重要でした。インボイス制度の開始により、社員の業務負担がただでさえ増加していた時期でしたので、アルコールチェック対応のために社用車の使用者や管理者にさらなる負担をかけるような事態は回避しなければなりませんでした。その点、Bqeyは検知器がスマートフォンと連携しており、操作も簡単でしたので、これら全ての条件に合致していたことになります。」
最後のポイントである、Bqeyの使い勝手について詳しく教えていただけますか。
「BqeyはUIが直感的で使いやすいという点もありますが、それだけではありません。アルコール検知器がスマホと連携しており結果が自動で反映されることや、検知器の仕様が非常に使いやすいのも良かった点です。他社のツールでは、直接端末に息を吹きかけるタイプが多かったのですが、Bqeyと連携する検知器は、検知器の突起部分に息を吹きかける仕様でした。弊社では突起部分にストローを差して使っています。
当社のように共用で車両を使用する会社では、アルコール検知器も複数の人が使うため、直接息をかけるタイプの場合、衛生面での懸念があります。現在の社会情勢を考えると、衛生面と感染症対策が重要です。この点で、Bqeyと連携する検知器は衛生的、かつコンプライアンスを維持しつつ、もっとも負担が少ない選択だと感じました。」
↑共用でも衛生的で、かつ結果の自動反映により正確なデータを残すことができる
全社的な社用車管理に対する意識の向上と、管理業務の属人化を解消
Bqeyを導入したことで、御社が抱えていた悩みや課題はどのように改善されましたか？
「当初は、アルコールチェックがおもなBqeyの導入理由でしたが、それに付随して車両管理全般が合理化できた点も大きかったです。
まず1つ目として、会社全体で車両管理に対する意識が高まったことが挙げられます。Bqeyの導入前は、車両管理について、会社全体で少し緩かった部分がありました。
運転日報は書いておらず、月に1度走行距離を出したり、車両にトラブルがあった場合に報告を受けたりする程度でした。
車両の日常点検も毎日は行っていなかったため、翌日になってバッテリーがあがっていたり、ライトがつけっぱなしだったりすることがありました。
しかし、今回Bqeyの導入をきっかけに、社員に『社用車の運用を適切に行わなければならない』という意識が浸透し、車両の運転前後のチェックが習慣化され、そういった問題はなくなりました。
翌日に車を使う社員にも迷惑をかけず、最終的には訪問先のお客様にも影響を与えないようになった点は、非常に良かったと感じています。
2つ目として、管理部門のスタッフが車両管理の情報を一元的に確認できるようになったことです。
システムのアカウントを共有することで、管理グループ内の誰でも『ここに行けば車両の情報が得られる』という状況が整いつつあります。
これにより、情報の共有や引き継ぎが最小限で済むようになり、車両管理の業務の属人化が解消され、非常に効率的になったと感じています。」
属人化していたのは、具体的にはどのような業務だったのでしょうか？
「具体的には、点検やリース期限の管理が属人的になっていた部分が大きいです。弊社の社用車はほぼすべてがリース車両であり、どのリース会社と契約しているか、リース期限や車検期限がいつかという情報は、車を利用する社員にとって非常に重要なポイントです。
以前は、こうした情報は車両管理を担っている専任スタッフ(管理グループ)しか把握していませんでしたが、Bqey導入後は車両情報にそれら必要な情報すべてが登録されていますので、社内の人間であれば誰でも同じ情報を共有できるようになり、車両管理業務の属人化を解消できたのではないかと思います。」
Bqeyを導入する際、社内でどのような反応がありましたか？
「社員に説明した際、ネガティブな意見はほとんどありませんでした。正直、アルコールチェックに対して『面倒くさい』といった声が、現場からもっと上がってくるかと思っていました。しかし、皆さん非常に協力的で、そういった意見はほとんどなく、順調に運用できています。結果的には、大成功だったと感じています。
Bqey導入に向けた準備として、法改正が12月から正式に始まるということが決まる半年前くらいから『こういう動きがある』という情報を社内のナレッジ共有で周知していました。その後『最終的に東海理化さんのBqeyを導入します』という段階的なアナウンスを行ったことで、上層部も現場も特に大きな反発や混乱はありませんでした。
直属の上司がBqey導入の考えに賛同してくれ、積極的にサポートしてくれたため社内決裁を最短スケジュールで進められたことも期日に間に合った大きな要因でした。
また、社内決裁後のタイトな発注だったにも関わらず、検知器の手配やBqeyの初期設定まで手厚くフォローいただいた東海理化さんには感謝の言葉しかありません。その節はありがとうございました。」
今後、Bqeyを「こんなふうに使っていきたい」という展望があれば、教えてください。
「以前から、社用車を利用する社員の免許証の有効期限をBqeyで管理したいと思っていたのですが、先日のアップデートでそれが可能になったそうなので、ぜひ使ってみたいです。(2024年6月アップデート実施)
免許証の期限の60日前、15日前、そして前日に、利用者と管理者の両方にリマインド通知が送信され、期限が過ぎた場合はBqeyでの予約ができなくなる機能も追加されたそうです。これにより、より適切な社用車管理につながると思います。」
Bqeyの導入によって、アルコールチェックの実施徹底と、社用車の管理業務が適正化されて何よりです。今後も、適切な社用車管理に役立つ機能を順次提供いたしますので、ぜひご活用ください。
| 社名 | 株式会社吉桂 |
|---|---|
| 事業内容 | 家具・インテリアの卸販売、オリジナル製品の製造・販売 コーディネートプランニングや空間提案など |
| URL | https://www.yoshikei-interior.co.jp/index.html |
