千代田エクスワンエンジニアリング株式会社
総務・コンプライアンス部
ご厚意により弊社社員２名も撮影に参加させていただきました
千代田エクスワンエンジニアリング株式会社は、千代田化工建設グループの一員であり、2023年4月1日、千代田工商、千代田システムテクノロジーズ、千代田テクノエースの3社が合併した企業です。社名の「エクスワン」は、Transformationの"X"にOne Teamの"One"を加えた造語であり、「"X-One"＝千代田の技術×One TeamでTransformationに臨む」という決意が込められています。
同社は経営理念である「エンジニアリングの力で笑顔あふれる未来へ」のもと、これまで培ってきた技術・経験・実績を最大限に活用し、「お客様第一主義」をモットーに、プラント・工場建設からメンテナンス業務までライフサイクルで対応できる総合エンジニアリング会社として、柔軟なワンストップサービスを提供されています。
同社は約200台の社用車を保有しており、主に建設現場や取引先への移動に使用されています。2023年12月にスタートした検知器を用いてのアルコールチェック義務化に伴い、Bqeyの導入に踏み切りました。
今回は、総務・コンプライアンス部の皆様にBqeyの導入前に抱えていた課題や、導入後の影響などについてお話を伺いました。
- 社用車の管理方法が社内で統一されていなかった
- 社用車の管理を紙の記録表で実施していたため、集計や振り返りが手間だった
- 半導体式のアルコール検知器を使用していたため、測定精度が低かった
- アルコールチェックにおける不正やなりすましをしやすかった
- 本社の社用車はOutlookを使い使用予約を行っていたが、当初の使用時間を過ぎて社用車を使い、次の利用者に連絡されないため、予定通り使えないことがあった
- アルコールチェックの信頼性が担保できるから
- 操作画面がシンプルで使いやすそうだった
- Bqeyの料金体系が社用車を共用で使用する運用に合っていた
- クラウド管理により、社用車の使用状況やアルコールチェックの実施状況の可視化ができた
- アルコールチェックを正確かつ確実に実施することができるようになった
- 社用車の利用状況を把握できるようになったことで社用車の減車につながり、カーボンニュートラルの取り組みに貢献できた
社用車の予約やアルコールチェックの実施はアナログ運用だった
Bqeyを導入する前は、社用車の利用/管理をどのように行っていましたか？
「本社の社用車を使う人はまずOutlookの予定表の機能を使って予約を行い、その後、総務で保管されている鍵を取りに来ます。その際、総務が有効期限内の免許証を持っているかを確認し、アルコールチェックもその場で行います。
アルコール検知器は半導体式ガスセンサー付きのものを使用し、測定結果を紙の運転日報に手書きで記入していました。アルコールチェックは総務の社員が立ち合い、社用車を運転する社員に目の前で実施してもらっていました。
帰社後、再度アルコールチェックを行い、総務が確認して『確認済み』と紙の運転日報に記入する運用でした。
また、車ごとに用意された紙の運転日報に『何時何分から何時何分まで誰が運転したか』、『免許証のチェックやアルコールチェックを誰が行ったか』といった情報を手書きで記入し、それを最終的に総務で保管する形式でした。本社以外の拠点でも、紙の運転日報で社用車の管理を行い、本社と同様のアルコールチェックを行っていました。」
↑Bqey導入前に活用していた紙の運転日報
紙管理による手間と、アルコールチェックの信頼性が低いことが課題だった
社用車の利用/管理において、どのような課題を抱えていましたか？
「本社の社用車では、もともと紙の運転日報を活用していたため、月初めに用紙の準備を忘れてしまうと、社用車を使う社員が「どこに記入すればよいのかわからない……」と、困ってしまうことがありました。
他にも、データの集計や過去の振り返りをする際に、記録用紙を一枚一枚めくって確認する必要があり、手間がかかっていたことも課題でした。
また、当社は2023年4月に3社が合併しており、旧社ごとに管理方法が違っていたため、管理方法を統一する必要がありました。本社以外の拠点で保有する社用車を含め、当社の社用車を一元管理できるようにする必要もありました。」
社用車の予約について、運用上の課題はありましたか？
「本社の社用車では、 Outlook上の返却予定時間を過ぎていても、社用車が戻っていないことがありました。Outlook上で社用車の利用予定を変更しない限り、時間が延長されないため、次に予約した利用者がすぐに使用できないのが課題でした。」
Bqeyを導入する前には、アルコールチェックにどのような課題がありましたか？
「以前使用していたアルコール検知器は半導体式で数値の精度が低く、信頼性に課題がありました。また、Bqeyのように写真を撮る機能がなかったため、他者によるなりすましのリスクも完全には排除できていませんでした。」
アルコールチェック義務化がきっかけとなり、一元管理できるクラウドサービスを検討することに
Bqeyを知ったきっかけを教えてください。
「検知器によるアルコールチェックの義務化が施行されるとのアナウンスを受けて、アルコールチェック記録を管理できるクラウドサービスを2023年5月頃から探し始めました。
事業所や出張所など本社以外の拠点が全国にありますので、アルコールチェック記録を紙で運用した場合、当社で一元管理することは難しいと思いました。
また、社用車に関する他の課題も、クラウドを活用することで解決することができるのではないかと思い、クラウドサービスを検討していました。
Bqeyを知るきっかけとなったのは2023年8月に開催された東京ビッグサイトでの「バックオフィスEXPO東京23」です。東海理化殿のブースに立ち寄り、お話を伺ったのがBqeyとの出会いでした。」
Bqeyの導入に至った決め手は、どのようなポイントでしたか？
「当社には700名を超える社員がいるため、1人ずつ契約する場合の費用負担は非常に大きくなります。社用車を共用で使用している当社にはBqeyの料金体系が合っており、導入に向けて前向きに検討することができました。
さらに他社のツールは、当社が求めている以上の機能を提供しており、それゆえ料金が高くなるケースが多かったのですが、Bqeyはシンプルなサービス内容で、料金を抑えられる点も魅力でした。
また、Bqeyはアルコール検知器がスマホと連動し測定結果がそのまま反映され、測定時の写真が保存されるため、不正なく正確な記録を残すことができることが導入に至ったポイントでした。
↑撮影機能でなりすましを防止することができる
Bqey導入で、抱えていた課題はほぼ解決！
Bqeyを導入したことで、御社が抱えていた悩みや課題はどのように改善されましたか？
「これまで抱えていた課題はほぼ解決に向かいました。紙からデータ管理に移行したことで社用車の使用状況や運行記録、日常点検の実施状況、アルコールチェックの実施状況の可視化が進み、管理の手間も大幅に軽減されました。また、アルコールチェックの精度が上がり、不正がしにくい仕組みもできました。導入には投資が必要でしたが、それに見合う効果が得られたと感じています。
さらに、Bqeyはスマホアプリで作業を完結できるため、スマホに慣れた方には特に使いやすくなっています。シンプルで内容がわかりやすく、画面を見ればどの操作をすればよいかが一目でわかる仕様になっている点も大きなポイントです。
また、データ化によって、組織の責任者が社用車の使用状況や運行記録、日常点検の実施状況、アルコールチェックの実施状況を把握できるようになった点は、大きな改善だと思います。
紙ベースでの管理では、アルコールチェックの結果を目視で確認するしかありませんでした。そのため、義務化前には見逃されていた部分もあったかもしれません。
しかし、アルコールチェックが義務化されると管理するべき項目が増え、それに伴って手間も増えます。クラウド上で管理できるようになったことで、アルコールチェック記録の漏れを減らし、かつ追加の労力が削減された点は大きいと感じています。もしBqeyを導入しなかったら、義務化による作業工数が大幅に増加するところでした。
↑社用車の利用状況の可視化が進んだ
Bqey導入後は、日常点検や運行記録に未記入の項目があるか確認したり、社用車の稼働実績を把握できるように、週次でレポートを作成し、組織の責任者に報告していました。
そして、記録の入力が漏れていた社員には、各組織の責任者からトップダウンでフォローする体制を整えました。
その結果、運用開始から3か月ほどでほとんどの利用者が日常点検や運行記録を漏れなく実施し、管理者としては週次で各車両の稼働状況を正確に把握できるようになりました。
またBqeyで管理する対象として、どの車であっても、業務で運転する場合は対象としています。社用車以外に、レンタカー、通勤で使用している車を業務で使用する場合も同様です。業務上運転するすべての車両について利用実績を登録するという運用になっています。業務上運転する車両の利用実績を一元管理できるようになったことは当社にとって良いことでした。」
Bqeyを導入する際、社員からはどのような反応がありましたか？
「これまでと社用車の使い方が大幅に変わるため、『どのように運用すればよいのか』というところからスタートしました。導入前に3回社内説明会を開催した際、使い方に関する質問がいくつか寄せられました。
質問には総務・コンプライアンス部で対応できるように、まずは我々がBqeyの知識をつけるということを心掛けていましたが、我々でも分からない部分は都度東海理化殿のご担当者様に問い合わせし、回答をいただいていました。その結果、徐々に利用者の不安は払しょくできたと思います。東海理化殿のご担当者様も含め、” One Team”で導入にはかなり力を入れてきました。」
社内の稟議を通す際には、苦労はありませんでしたか？
「稟議を上げる前、Bqeyが導入する価値のあるサービスと経営層に納得いただけるか懐疑的ではありましたが、東海理化殿のご担当者様からのアドバイスもあり、想定していたよりスムーズにいったと思います。まず、Bqeyでアルコールチェックの結果が可視化でき、飲酒運転を未然に防ぐことができることや、安全運転管理者等が果たすべき業務を一元管理することができ、社員のみならず当社も守ることができることを担当役員に説明し、内諾を得ました。
経営層に、飲酒運転や事故のリスクを抑えるためにしっかり管理しないといけないという認識がもともとあったのも稟議が通った大きな要因だと思います。
そのため、経営会議で承認いただくことができ、Bqeyを導入することができました。」
今後も One Team でBqeyによる社用車の効率運用を実現したい
Bqeyの導入後、社用車を減少させようという動きは見られますか？
「車両の稼働状況リストを作成する目的の1つが、車両を効率的に利用することです。すでに本社で稼働率が低い社用車を1台削減することができました。今後は車両の稼働状況をモニタリングしながら、さらに効率的に車両を利用できるよう進めていきたいです。
当社では、千代田化工建設グループとしてカーボンニュートラルに取り組んでおり、社用車の効率運用が、その目標に貢献すると考えています。」
今後、「Bqeyをこんなふうに使っていきたい」という展望があれば、教えてください。
「現在はBqeyの利用範囲を、業務で使用する車両に限定していますが、今後は通勤時にも適用を広げるかどうかを検討しています。社内では”前日に深酒をしている場合、翌朝が一番危ない”という意見もあるためです。」
千代田エクスワンエンジニアリング株式会社様では、全社員が One Team となってBqey導入による効果を高めました。さらなる社用車の効率運用や、生産性の向上を実現するため、当社も One Team の一員として、引き続きサポートしていければと思います。
| 社名 | 千代田エクスワンエンジニアリング株式会社 |
|---|---|
| 事業内容 | 総合エンジニアリング事業（ 企画・設計・調達・施⼯・試運転・メンテナンス） および保険事業（損害保険・⽣命保険代理店業務） |
| URL | https://cxo.chiyodacorp.com/ |
