株式会社MSコーポレーション
小池 眞司 様
マネージャー
株式会社MSコーポレーションは、三重県四日市市に拠点を置く企業で、地域に根ざした人材派遣サービスを展開しています。地元の企業とのつながりを大切にし、幅広い業種・職種に対応できるように、高いスキルの人材を紹介しているのが強みです。また、人材不足に課題のある企業に対して、質の高い人材も派遣しています。
業務内容は、一般労働者派遣業、総合建設業、工場内の各種荷役・清掃・雑作業の請負業などです。同社は、企業と人材を結びつける人材サービスを提供し、日本の社会に貢献しています。
同社は18台の社用車を保有しており、おもに営業活動やスタッフをクライアントの企業や現場へ送り届ける用途で使用されていました。2023年にスタートしたアルコールチェックの義務化にともない、Bqey(ビーキー)の導入に踏み切りました。
今回は、社用車管理をご担当されている小池眞司様にBqeyの導入前に抱えていた課題や、導入後の影響などについてお話を伺いました。
- アルコールチェック結果の転記作業に毎日20分程度、週明けは30～40分程度の工数が発生していた
- 運転日報のチェックと管理が手間だった
- アルコール検知器のトラブルが頻発し、イレギュラーな対応も頻発していた
- いつ誰がどの社用車を利用するのかを社用車管理者が割り振り展開しており、手間だった
- 社用車管理に関する作業が膨大で、管理工数を削減したかった
- 紙ベースの管理から脱却したかった
- 社用車管理、運転日報、アルコールチェックに関する作業や管理を1つのツールで完結したかった
- 社用車の使用状況をスムーズに把握できるようになり、情報の伝達漏れによる予約の重複といったトラブルを未然に防げるようになった
- 手書きによって発生していた、運転日報の記入ミスや読みにくさなどが解消された
- 運転日報やアルコールチェック記録などの抜け漏れを未然に防ぐことができ、正しく記録できるようになった
毎日20分・週明けは30～40分の工数が発生！なんとか業務を効率化したかった
Bqeyを導入する前は、どのように社用車の管理を行っていたのですか？
「社用車は、当社の駐車場に停めておく形で管理していました。基本的には、金曜日や休み前に来週の社員の予定を踏まえて、私がスタッフごとの社用車を割り振りLINEで『あなたはこの車を使ってください』と指示を出しており、その作業にも時間がかかっていました。予定変更などイレギュラーな事態が起こった場合のみ、私に連絡がくる形になっていましたので、その際は直接対応していました。紙の予約表での運用も検討しましたが、事務所が閉まってから帰社した場合予約状況の確認ができないことや、利用する車両の変更があったときにすぐ他のメンバーへ共有ができないことから、いつどこにいても最新の予約状況を簡単に確認できるLINEでの運用をしていました。」
アルコールチェックは、どのような形で行っていましたか？
「当社から派遣するスタッフは、お客様のところで仕事をするため、当社の休みと現場の休みがなかなか一致しません。実際、365日稼働している現場もあります。そのため、私が休みの日でもアルコールチェックを行わなければならない状況がありました。
ホームセンターなどで購入できるような簡易的なアルコール検知器を使い、吹いているところと測定結果の写真の２枚を撮ってパソコンに送ってもらうやり取りが数か月間続きました。出勤時に確認した後、紙の媒体に記録を転記して管理していました。そのため、このやり取りに毎日多くの工数がかかるのは課題でした。」
具体的には、1日あたりどれくらい時間がかかっていたのですか？
「私はカレンダー通りのお休みをいただいており、通常はスタッフのアルコールチェックに立ち会うことが多かったです。ただし、出勤時間が皆バラバラなので、平日は大体20分ほどかかっていました。
土日を挟む月曜日は特に作業が多くなり、朝の記入作業だけで30～40分ほどかかっていました。土曜日や祝日の分もまとめて紙に記録しなければならなかったため、平日と月曜日では大きく異なります。」
↑アルコールチェックの結果を紙に転記しており、多くの工数がかかっていた(左図)
スマートフォンとPCで測定結果を管理。大量の紙が必要なくなった(右図)
運転日報やアルコールチェックなどに関する作業や管理を1つのツールで完結させたかった
社用車の管理において、どのような課題を抱えていましたか？
「以前は、運転日報やアルコールチェックなど、すべて紙で管理していました。運転日報は1台につき1枚、計18枚を月末に回収して、すべての記入が正しいかどうかを確認する必要がありました。また、アルコールチェックも紙で行っていたため、コストこそ低いものの、管理に手間がかかるのは課題でした。もし1枚でも欠けていると、再度確認のやり取りが発生し、それも大変でした。
Bqey導入前、アルコールチェックにおいて、具体的にどのような課題がありましたか？
「以前のアルコール検知器は、吹き口が取り外しできる仕様ではなかったため、１台の検知器に小さく切ったストローを差して複数人で使用していたのですが、用意するのが手間でした。また、以前使用していた検知器は充電式のもので、土曜日など私が休んでいるときに「充電がなくなりました」といった連絡が来ることもあり、そのために出勤して対応することもありました。」
↑運転日報の回収は不要。帳票類はPCで管理することができる
Bqeyを検討し始めた背景を教えてください。
「1年ほど前から、簡易的なアルコール検知器を使用しはじめたのですが、工数が多くかかり、それだけに手間を取られるわけにはいかない状況がありました。ちょうどそのとき、東海理化さんからBqeyをご紹介いただき、今まで自分が行っていた作業をすべて1つのツールでまかなえるという話を聞き、導入を検討しはじめました。」
現場のスタッフの方々にも、アルコールチェックに関する課題はありましたか？
「もともとアルコールチェックの義務はなかったので、新たな手間が増えたことで、初期の頃はやり忘れるケースもありました。朝、私がチェックする際に『〇〇さんの結果が届いていないな』と確認して、すぐに連絡し『今からやってください』とキャッチアップしていました。やはり、写真を撮って送信する/紙に書き写すといった手続き上の煩わしさが大きかったですね。」
Bqeyを導入する決め手となったのは、どのような部分でしたか？
「1つのツールですべての作業を完結できることが重要でした。アルコールチェック以外にも、運転日報や使用者の記録など、社用車関連で残しておかなければならないものが多くあり、それぞれ分散して管理していました。それらを1つのツールでまとめて実施できることが、私の理想でした。」
すべての作業を完結できる！シンプルで年配の方にとっても使いやすいBqey
Bqeyを導入したことで、小池様が抱えていた悩みや課題はどのように改善されましたか？
「Bqeyが私の願いをすべて叶えてくれました。導入してから半年ほど使用しており、非常に満足しています。Bqeyを半年ほど使ってきましたが、社用車の使用状況の把握が非常にスムーズになりました。以前は、口頭で伝えた情報が漏れることや、予約が重複している車両が発生することもありました。しかしBqeyを導入したことで、誰でも一目で使用状況を確認できるようになり、トラブルを未然に防げるようになりました。」
↑誰がどの車を使うか、もともとLINEで１週間に一度共有していた。
Bqeyだと予約の変更が簡単にでき、いつ誰が使用するのかも一目でわかりやすい
社用車を利用する社員の方々にとって、Bqeyを導入したことでどのようなメリットがありましたか？
「Bqeyを導入する前、運転日報は社員が手書きで入力していたので、さまざまなトラブルが発生していました。例えば、手書きの文字が読みにくいことや、雨が降ると紙が濡れて、月末にはくしゃくしゃになってしまい文字が汚れることもありました。
また記入するためのペンを、前の利用者が持ち帰ってしまうこともありました。このように、紙ベースの管理は非常に大変でしたが、Bqey導入後は、アプリに入力する運用になったので、それらの課題はなくなりました。
運転日報の行先や目的地などの項目が用意されているため、間違いも少なくなりました。また、運転日報やアルコールチェックの結果を提出していない場合、リマインドも行ってくれるため、社員全員がきちんと作業を行ってくれるようになりました。」
↑運転日報未記入の際にリマインドメールが届くように設定することができる
Bqeyを実際に導入した後に感じたメリットはありましたか？
「最大のメリットは使いやすさです。Bqeyはシンプルな画面で機能がわかりやすく表示されるため、直感的に操作できると感じました。
導入時にスタッフ全員に説明をした後、誰も質問をしてこなかったことからもわかると思います。任意で選択する箇所のチェックを忘れることはありましたが、基本的な使い方や手順に関する質問や不明点はほとんどありませんでした。
また、ITリテラシーの低い年配のスタッフでも、周囲のスタッフが少しサポートするだけで、使いこなせるようになったのは、Bqeyの使いやすさがその一助となったのだと思います。」
欲しいと思った機能がすぐ実装されたことも！満足度が高く今後も継続的に活用したい
今後、Bqeyを「こんなふうに使っていきたい」という要望はありますか？
「現時点でBqeyの機能には非常に満足しているので、現在は特にありません。これまでと同じように利用していければと思います。
以前、Bqeyのカスタマーサポートの方にあったらいいな、という機能をリクエストしたことがあったのですが、他の企業からも多く要望があったようで、機能を開発し、アップデートしていただくことができ、より便利に活用することができています。カスタマーサポートの方も非常に丁寧に対応してくださるので、今後も安心して利用できます。」
| 社名 | 株式会社MSコーポレーション |
|---|---|
| 事業内容 | 一般労働者派遣業 総合建設業 工場内の各種荷役並びに清掃及び雑作業の請負業 |
| URL | https://ms-corp.jp/ |
