株式会社プラスト
浦田 真敬 様
総務部 部長
埼玉県さいたま市に拠点を構える株式会社プラストは、通信機器の販売や保守、顧客管理システムの提供、ホームページ制作、映像制作、インターネット情報提供サービスなどを行う2004年に設立された企業です。企業の業務効率向上や経費削減、情報漏えい対策などを通じて企業の成長を支援しています。
同社の本社では、営業活動と顧客サポートで使用する6台の社用車を保有しており、アルコールチェックの義務化に伴いBqey（ビーキー）を導入されました。今回は、総務部の浦田様に、Bqeyの導入前に社用車管理で抱えていた課題や、導入後の効果などについてお話を伺いました。
- 各部署で何をどのように管理しているのか総務部で把握できておらず、コンプライアンス面で不安があった
- 車の鍵が返却されておらず、出かける際に困ることがあった
- アルコールチェックの義務化に伴って発生する業務の簡素化
- 社用車の利用状況が可視化され、厳密に管理が行えるようになった
- 車の鍵の施解錠をスマートフォンで行うようになったことで、鍵が返却されていないことによるレンタカーの使用がなくなった
ドライバーにとっても管理者にとってもベストなアルコールチェック運用を探していた
社用車の管理には、どのような課題がありましたか。
「社用車の運用は各部署に任せていたため、全社で厳密に管理できていませんでした。例えば、Excelなどを使って台帳に記録する部署もあったようですが、どこでどのように実施されているかは不明瞭でした。鍵は、事務所の壁に引っ掛けてあるので、必要なときに持っていく運用でしたが、社用車に乗ろうと思ったら鍵がない、あるいは予定通りに車が戻ってこないといった事態もあり、そのような場合は、レンタカーを利用していました。」
↑社用車の鍵は壁にかけて、自由に持っていく運用だった
アルコールチェックに関しても、何か課題はありましたか？
「当社では、もともと検知器を用いてのアルコールチェックは実施していませんでしたが、検知器を用いたアルコールチェックが義務化されると知り、急遽ネットでアルコールチェッカーを探し、とりあえず安価なものを購入しました。
法律の施行時期が延期され、その猶予期間中、義務化対応において面倒だと想像できる点を洗い出し、解決策を模索していました。例えば、利用記録が実態に合っているかを確認しなければいけないことや、手書きだと誤った内容も書けてしまったり、読めない字で書かれていたりするため、記録の正確性を担保することが難しいなどの課題がありました。そのときに月刊総務という雑誌の記事でBqeyを見つけ、これならドライバーも管理者も負担のあまりない状態で義務化に対応できると思い導入を決めました。」
Bqeyを導入する決め手になったポイントを教えてください。
「運用の柔軟性を重視した結果、社用車の管理体制がアナログであやふやで、現場任せでした。しかし今後、社員数が増えてきた場合には、もう少し厳格な管理が必要だと感じていました。そのため、アルコールチェックなどとセットで、社用車の利用記録の運用がユーザーに負担をかけずに管理できるBqeyは魅力的でした。
また、本社での管理体制が確立されれば、今後拠点での社用車の台数が増えた場合にも適用できると感じていました。」
↑検知結果が自動で反映される
社用車の利用状況を可視化できるようになったことで、有用性を確認するデータが得られ、運用の適正化につながった
Bqeyの導入によって、管理者にどのような影響がありましたか？
「アルコールチェックの結果が自動で反映されるので、正確な情報を残していけるようになりました。また、運転日報とも紐づいているため、“車に乗った人がちゃんとアルコールチェックをしたかどうか”確認することができ、不安な点はすべて解消されました。
また、社用車の利用状況を可視化できるようになりました。営業活動における車両の動向を、より具体的に把握できるようになったことが良かったと感じています。
当社で社用車の導入を検討する際、費用対効果を判断するための客観的なデータが欠けていたのですが、Bqeyによって利用状況が可視化されたことは、非常に有益であると感じました。今後は稼働率を確認しながら、駐車場の空き状況やレンタカーのコストとの比較をしたうえで、社用車の導入台数を検討しようと思います。」
ドライバーにはどのようなメリットがありましたか？
「社用車の予約状況を可視化できるようになり、非常に良かったです。以前は車の予約管理をしておらず、他のメンバーと口頭で車の利用予定について話していました。Bqeyを導入してからはいつどの車が空いているのかスマートフォンで簡単に確認することができるようになり、効率がアップしました。
また、スマートフォンで車の施解錠ができるようになったこともポイントです。以前は、営業で使った車が遅れて返ってきて夜中になることがあり、次の利用者が困ることもありました。例えば、ビルのセキュリティキーを全員が持っているわけではないため、帰りが遅くなったらビルに入れないことや、鍵を返却しないケースなどがありました。しかし、スマートフォンでの施解錠になったことで、この問題も解消されました。」
↑スマートフォンで車の施解錠ができるようになった
Bqey導入のメリットを利用者目線で伝えたことで、大きな反発はなくスムーズに導入できた
Bqeyを導入する際、社内から反発などはありませんでしたか？
「実際の導入時には、部署ごとや事業部ごとの関係者を集めて、法律の重要性や罰則について説明しました。その後、アルコールチェックや日報の必要性について話し、『運用が面倒くさそう』という反応を引き出した後、その解決策としてBqeyの導入を提案しました。その際には『紙の運用も可能ですが、大変ですよ』といった、少し脅迫的なトークも使いました。」
稟議を通す際、役員などにはどのように説得されたのでしょうか？
「アルコールチェックが義務化になるまでの猶予期間中に、何度か役員に情報を共有し、緊急に対応する必要性を強調しました。その際、追加コストが発生する旨も伝えておいたので、結果的に抵抗や障壁は思ったほど大きくなく、スムーズに導入できました。」
Bqeyを活用することで、部署をまたいだ車の利用も柔軟にしていきたい
今後、Bqeyをどのように活用したいとお考えでしょうか？
「当社には、全事業部で使用する共用の社用車があります。現在、各事業部で週ごとに順番に使っています。ただし、社用車が貸し出されている間の利用頻度が可視化されておらず、他の事業部からは見えません。
しかし、Bqeyを導入したことで、記録や利用頻度を可視化できるようになりました。まだできていませんが、稼働データがたまってきたので、いつどの部署に車が足りていないのかを見て、共用車を回すべきはどの部署なのかを判断し適切に割り当てをしていきたいと思っています。予約の入っていない社用車があるのに、他の部署で利用できない場合や、レンタカーを使っていることもあるので、有効活用ができる可能性がみえてきたのは非常に有益だと思います。
また、誰がどのように車を使用したかが明確でないことが、問題になるケースもあります。例えば車が汚れていたり、ゴミが残っていたりした場合、使用者がわからないと不便ですが、Bqeyではアカウントごとに記録が残るため、利用者の特定が容易です。適宜注意し、社用車を綺麗に使っていきたいです。」
↑車の稼働状況をグラフで見ることができる
| 社名 | 株式会社プラスト |
|---|---|
| 事業内容 | 通信機器仕入、販売業務、保守工事 顧客管理システムの販売及び運営サポート業務 ホームページの作成及び運営、取次業務 |
| URL | https://www.plust.jp/company/ |
