株式会社グローバルネットコア
小林 清 様
総務管理部・インフラサービス部
次長
株式会社グローバルネットコアは1998年に設立された企業で、インターネット技術に特化したITソリューションカンパニーとして幅広いサービスを提供しています。
同社の二大事業は、インフラサービス事業とWebソリューション事業です。おもにネットワークやサーバーに関するサービスを提供、Webサイトのシステム開発、さらにデータセンターも所有しています。
また、同社はサーバーの設置と、本社のインターネット関連事業の営業活動を行うため、5台の社用車を保有しています。
2023年12月から、アルコール検知器を利用した酒気帯び有無の確認も必須になったことを受け、同社はBqey (ビーキー) の導入に踏み切りました。
今回は、総務管理部兼インフラサービス部の次長である小林様にBqeyを導入する前の課題や導入の決め手、導入後の効果などについてお話をうかがいました。
- 運転日報を手入力する必要があり手間だった
- 社用車の鍵を借りるために事務所に寄るのが手間だった
- アルコールチェック義務化に伴い、よりコンプライアンスを遵守できる運用方法を探していた
- 運転日報をスマホで簡単に入力できるようになる
- スマホで車の施解錠ができるようになるため、鍵を取りに事務所へ行く必要がなくなる
- 「アルコールチェックNGの場合は車に乗せない」という強制力が魅力的だった
- 「アルコールチェックNGの場合は車に乗せない」運用で、コンプライアンス遵守を実現できた
- 社員のアルコールチェックと記録作業にかかる無駄な手間を省くことができた
- 鍵の施解錠ログが残るため、社用車の私的利用の牽制となり、実態として私的利用がなくなった
運転日報の手入力や鍵を借りる際に事務所に立ち寄るのが手間だった
Bqeyを導入する以前、社用車管理にはどのような課題がありましたか？
「各車ごとにファイルがあり、その中に社用車の鍵と運転日報が保管されています。そのファイルは事務室で管理されており、必要なときに社員が持ち運び使用する運用でした。
弊社はインフラを取り扱っているため週末や深夜の作業も多々あります。深夜などに社用車の鍵を借りるために事務所へ入る場合には、セキュリティの関係もあり手続きが面倒で、解錠・施錠時に手間がかかっていました。
また、運転日報については、乗る前と後の走行距離を計算し、社用車の状態や給油、洗車の有無などを紙に手書きで記していました。Bqey導入前は記入漏れや誤記入がないかを人力でチェックしており、作業に時間がかかっていました。
管理側としては、車両ごとの月間や年間の走行距離を見て、車両利用の極端な偏りがないかなど稼働状況を正しく把握しておきたかったのですが、紙ベースの管理では正確な情報を得ることが難しかったです。
このような作業のデジタル化は、DX化を推進する当社にとって重要な取り組みであり、Bqeyの導入は良いきっかけとなると思いました。」
「アルコールチェックNGの場合は車に乗せない」という強制力がBqey導入の決め手
Bqey導入前の、アルコールチェックの運用状況について教えてください。
「以前まで、アルコールチェックは目視で行っており、顔色や匂いで判断していました。記入用紙には、運転前と運転後のアルコールチェックに関する項目が設けられており、上長が社用車の利用を許可するとき、そちらも確認する運用でした。」
Bqeyの存在を知ったきっかけを教えてください。
「検知器を使用してのアルコールチェック義務化の準備として、複数のクラウドサービスを比較検討していました。3つほど候補にあがりグループ会社の総務チームと会議をした際、Bqeyの紹介があり、そこで初めてBqeyを知りました。その後、サービス内容について情報収集した結果、『正に当社が求めていたサービスだ』と感じました。
社用車の運転日報をシステム化したいという考えの中で、アルコールチェックの話も出てきたので、アルコール検知器単体の導入ではなく、一括して管理できるシステムを探していたのです。」
Bqeyを導入する際、決め手となったのはどのような部分でしたか？
「専用のアルコール検知器と連動して、チェック後にOKがでなければ車に乗り込めないことが、Bqeyを導入した決め手でした。他社のサービスはGPS機能など、運行記録の充実度が高いものもありました。しかし、アルコールチェックに関しては、手入力で数値を記録するだけのものばかりで、当社のニーズには合いませんでした。強制力がなく、結局は車に乗れてしまうからです。
その点、システムによる制御によって、アルコールチェックの結果がNGの場合鍵が開かないというのは他社にはない魅力でした。
アルコールチェックを行う義務ではなく、チェックしてNGの場合、車に乗せないことのほうが大事だと思います。これを実現できるのはBqeyだけでした。」
その他にも、他社製品と比較検討を行ったポイントはありましたか？
「料金設定も大きなポイントでした。Bqeyは、アルコール検知器がサブスク型で、毎月の利用料と同じように支払えるため、支払いが毎月定額になる点も良かったです。別途購入する必要がなかったため役員への説明も非常にスムーズに行え、理解を得られました。
また、アルコールチェッカーには匂いを検知するタイプと発電式タイプの2種類があり、Bqeyは発電式の精度の高いタイプだったことも決め手の1つです。」
↑アルコールチェック時の撮影画像を管理画面で簡単に見ることができる
社内のコンプライアンスを遵守しつつ運行記録の書き忘れや社用車の私的利用を抑制
Bqeyの導入によって、どのような効果が得られましたか？
「我々、管理者側の視点では、アルコールチェックの結果がNGの場合、社用車に乗れなくなる強制力によって、コンプライアンスを遵守できるようになったことは大きなメリットです。一方、社用車を利用する社員にとっても、アルコールチェックと記録作業にかかる無駄な手間を省くことができました。走行距離も引き算しなくてよくなり、鍵の貸し借りや管理も楽になりました。
また、システムがアラートを出してくれるので、運行記録の書き忘れなども以前より減っています。」
↑運転日報が未記入の場合、メールで通知が来るように設定可能
Bqey導入後に感じた、導入前には想定していなかったメリットなどはありますか？
「夜間や休日に、社用車を申請無しで使われるリスクがなくなりました。社用車を利用した場合、Bqeyに必ず記録が残るためです。Bqey導入前、社用車の鍵を借りる際特別な手続きや誰かに声をかける必要はなかったので、例えば、土日の休みの日に自分で乗り回して、月曜日の朝に乗り終えるということも可能な状況にありました。実際にこのような事態があったかどうかは別として、Bqey導入によってそのようなリスクが解消されました。
また、社員が誤って鍵を持ち帰ってしまうことがなくなり、使いたいのに鍵がないという状況もなくなりました。使用前に必ず予約しなければならないことや、アルコールチェックを行わなければならないことが、社内に浸透しています。」
↑社用車を利用すると「いつ誰が乗ったか」などの記録が残るため私的利用のリスクが減る
あえて厳格な運用からスタートしたが1か月後には安定運用を実現
Bqeyの社内導入はスムーズに進められましたか？
「社員全員に説明しましたが、やはり最初の1〜2週間は質問が多かったです。
しかし、Bqeyのご担当者にいただいた資料で説明することで理解が深まり、1か月後にはスムーズに運用できるようになりました。事前に社内で予約を行った際、想定外の問題は発生しましたが、Bqeyのカスタマーサポートとのやり取りで解決しました。」
社員の負担を減らす仕組みづくりにより、さらなる運用改善を図りたい
最後に、Bqeyをどのように社内で活用していくのか今後の展望を教えてください。
「Bqeyの導入直後は、厳しい制限を設けて記入する項目も多めに設定をしました。本運用が始まり定着してから、制限を厳しくしていくのは困難だと思ったためです。しかし、社用車を利用する社員としては、煩わしい部分がいくつかあるため、できるだけ軽減したいと思っています。例えば記録をどこまで強制するのかなど、必要に応じて緩和していこうと思っています。
また、日常点検の項目をチェックするようになってから、以前は報告されてこなかった小さな傷やへこみなどが報告されるようになりました。
最近は、運転日報の未記入もだいぶ減ってきました。社員が慣れてきて、運用が回ってきた感覚はあります。これからもBqeyを活用した管理を継続し、コンプライアンス遵守に重点を置いた方法を模索していきたいと思います。」
| 社名 | 株式会社グローバルネットコア |
|---|---|
| 事業内容 | インフラサービス事業、Webソリューション事業、アウトソーシング事業 |
| URL | https://www.global-netcore.jp/ |
