「こんなに簡単にできるんだ！」導入3か月で全社員が使いこなし
予約・運転日報の業務効率化を実現

スマホで予約管理と運転日報も簡単にできるのが導入の決め手

御社がBqeyのようなツールを探し始めた背景を教えてください。

「社用車の予約と管理に課題を抱く中で、全社員に社用スマホが貸与されました。そのスマホを有効活用して、何か解決できるツールがあるのではないかと思い、ネットで携帯アプリや車の予約管理ツールを探していた時にBqeyを見つけました。時代の流れに沿って、紙を減らしてデジタルで運用したいという思いもありました。」

Bqeyを導入する決め手となったのは、どのような部分ですか？

「他にも3社ほどアプリはありましたが、車に直接ドライブレコーダーを取り付けてGPSで管理するものなどオーバースペックだったため、当社には必要ありませんでした。
それよりも携帯電話で簡単に予約管理ができ、運転日報なども簡単に入力できるツールを探していました。その条件に合致するものがBqeyでした。データ管理や集計のしやすさにも惹かれました。」

 

丸1日かかっていた運転日報の集計作業が1～2時間程度に短縮！
Bqey導入により大幅な業務効率化を実現

Bqeyの導入によって、どのような効果が得られましたか？

「以前は社用車の管理者が、予約や車の空き状況を確認し、変更があれば調整することもありました。しかしBqey導入後は、社員が自ら予約を行い、予約状況を誰でもすぐに確認することができるため、使いたい車が空いていない場合は、社員同士で話し合って調整できるようになりました。
その結果、管理者の介入が不要となったのは、大きなメリットです。また、データの出力も容易に行えるため、振替業務も大幅に簡略化されました。」

 

振替業務とはどのような作業で、どの程度の改善効果が得られたのでしょうか？

「当社は現場や利用者ごとに社用車に関しての原価配分をする必要があり、それが振替業務と呼ばれています。月に1度、紙の日報をまとめて集計する作業が発生していました。手作業で行うため、非常に手間がかかるのが課題でした。
具体的には、ETCの金額とリース代、ガソリン代の集計を行うのですが、丸一日かかっていました。しかし現在は、Bqeyの導入により1時間から2時間程度で終わります。また、過去の履歴を確認する作業にも時間がかかっていました。例えば車が傷ついたり、誰が乗っていたかを調べたりする際に、日付順に並べて見直さなくてはなりません。そのような場合も、すぐに確認できるようになったので助かっています。」

 

鍵の管理はどのように変化しましたか？

「以前は、社内に設置してあるキーボックスから鍵を自由に出し入れする運用でしたが、現在は、スマホアプリ上のデジタルキーで社用車の施解錠をしています。もともと社員が鍵を持って帰ってしまい、次の利用者が社用車を使えないという事態がたまに発生していましたが、そのようなトラブルはなくなりました。」
 

アルコールチェックについて変化はありましたか？

「以前は、事務所の玄関に設置された据え置き型のアルコール検知器を使用していました。しかし、社用車に乗ってから『忘れた』と気付いたときに、事務所まで戻らなくてはならない点が不便でした。Bqey導入後は、各車に1台ずつ検知器を配備できるようになったため、会社に戻らずにアルコールチェックを行えるようになりました。」

 

Bqey導入後に感じた、導入前には想定していなかったメリットなどはありますか？

「当社は、基本的に関東圏での仕事が多いのですが、東北など離れた地域で作業をする社員もいます。そのため本社側では、遠方の作業状況や運転日報などを把握できていませんでした。
しかしBqeyの導入により、アプリでリアルタイムに情報を確認できるため、離れた地域の運転日報の管理も簡単に行えるようになりました。
事務所から地理的に遠く離れた場所でも、社用車の管理が容易になったことは、実際に使ってみて初めて気づいたメリットです。」

 

「こんなに簡単にできるんだ！」導入後3か月で全社員が使いこなせる状況を実現

Bqeyを社内に導入する際、何か障壁はありましたか？

「導入に際して、Bqeyの利用料が発生する点は懸念されました。それに対しては、運転日報の集計作業や非効率な業務により、ほかの業務に手が付けられないなど『目に見えない費用を減らせる』と説明をしました。
もちろん、費用面においては今までよりもコストはかかりますが、その分の負担を減らせるメリットがありました。
こうした問題を解消することを、働き方改革の一環として取り組むべきだと、会社の上層部を説得しました。」
 

現場の社員には、どのようにBqeyを浸透させていったのでしょうか？

「まず各グループから選抜した担当者に使い方や対応方法を教え、トライアル期間で実際に使用してもらいました。本導入後は、社員にBqeyの使い方をレクチャーしてもらいました。つまり、あらかじめBqeyの使い方がわかる人を増やし、先輩・後輩、同僚などにすぐ聞けるようになったことで、導入後も問題を解決しやすい環境が整い、結果としてひっきりなしに電話がかかってくるような事態は抑えられたかと思います。
年齢が若いスタッフは携帯やアプリの使い方に慣れているため、新しいツールの導入に対する抵抗感はありませんでした。しかし、ベテランスタッフの中には、デジタルツールに対する理解に時間がかかる人もいました。『実は使いやすいんですよ』という説明をして、実際に使ってもらうと『こんなに簡単にできるんだ』と実感してもらえました。」
 

御社の社員がBqeyに慣れるまでに、どの程度の期間が必要でしたか？

「社員は概ね3か月程度で、Bqeyを使いこなせるようになりました。やはり最初の1か月や2か月は、新しいシステムに慣れるのに苦戦したようです。一部の社員にとっては、従前の紙による運用のほうが楽な印象もあったのでしょう。
しかし時間が経つにつれて、アプリを使って携帯で作業ができることの利便性を理解し、車に乗っていなくても運転日報を入力できるなど、社員がBqeyの利便性に気づき始めました。
一方、管理者側は日報の集計作業が非常に簡単になったので、初月からメリットを感じられました。」