株式会社文創
山下 絵梨香 様
管理部総務
株式会社文創は、愛知県名古屋市中村区京田町に本社を構え、下地処理工事、内装仕上工事、壁紙、床仕上工事、クロス、シートなどの内装工事全般を手がける企業です。
また店舗や病院などの施設、ハウスメーカー、イベント会場の演出など、多岐にわたる分野で内装の企画から施工まで幅広く請け負っています。
同社の経営理念は「社員の満足からお客様の満足へ」であり、社員とその家族、協力業者、仕入れ先各社の満足と目標のために、持続的な努力を使命としています。
「安全と安心が最大の品質である」との信念から、安全啓発活動や資格取得奨励制度などを導入し、安全で信頼性の高い工事を行える技能者の育成にも注力しています。
同社では営業活動や現地調査、荷物運搬といった用途で30台の社用車を保有していますが、管理と鍵の受け渡しに課題がありBqey（ビーキー）を導入しました。
今回は、Bqey導入の決め手や導入後の具体的な効果などについて、管理部の山下様にお話を伺いました。
- 鍵を手渡しする必要があり、早朝や深夜などは社用車の貸出しがスムーズに行えなかった
- 貸出票の確認や予約時間内に戻ってこない社用車の督促に手間がかかっていた
- 社用車の貸出しを人手ではなくシステムで自動管理できる
- 利用者が簡単に利用できる
- 鍵の手渡しをなくし、いつでも社用車を利用できるようにしたい
- 貸出票の確認や調整の手間を削減したい
社用車管理の手間がかかり、運用も非効率だった
「当社の車両は、社用車と共有車の2つのカテゴリがあり、社用車は主に営業担当者が専用で使用する専有車です。一方、共有車は制作管理や営業など、さまざまなスタッフが共有して使用する車両です。社用車の管理や鍵の管理は、各利用者に委ねられていました。共有車については、Googleスプレッドシードの貸出票があり、どの車両が何月何日の何時からどこに行くために使用されるかを記入する運用です。社用車の利用状況や貸出期限のオーバーは、私が毎日帰る前にチェックしていました。予定通りの時間に返却されていない社用車に関して、状況を把握しておきたかったので、利用者に連絡し『今日中に戻せそうなのか、もし難しい場合は翌日の何時になら戻せそうなのか』など確認することが週に1度程度ありました」と話す山下様。
Googleスプレッドシートを活用してはいたものの、実際の業務はアナログに近く、確認作業の手間がどうしても発生します。
また社用車の利用者と、管理者である山下様の出勤時間が違うことによって発生する課題もあったそうです。
「返却予定の時間までに戻らないケースや、現場作業のスケジュールによって帰社時間が遅れる場合は、私の勤務時間までに戻れないこともあります。鍵を直接手渡しする必要があるため、内勤である私の勤務時間と社員の勤務時間が合わず、貸し借りがスムーズに行えないことは課題でした。前日の夜までに鍵を借りに来てくれるのが望ましいですが、商業施設やショッピングセンターの施工などでは、営業時間外や夜間の作業が発生することもありますし、利用者が予約を忘れてしまうこともあります。」
鍵の受け渡しが発生する場合、利用者と管理者の場所と時間を合わなくてはなりません。したがって、鍵のやり取り自体をなくさない限り、こうした課題を解決することは困難です。
↑Bqey導入前は、社用車の鍵の受け渡しを対面で行っていた
利用者が問題なく使え、組織編成の変化にも柔軟に対応できるシステムが求められた
「毎日の貸出状況の確認や催促電話、代替車の手配といった業務が負担になっていたため、なにか改善策はないかとWebで検索してBqeyを見つけました。自動で共有車の貸出しを管理したかったので理想的なサービスでした」と話す山下様。
実際には、複数のサービスと比較検討したそうです。その際、同社が重視したのはどのようなポイントだったのでしょうか。
「最初に考慮したのは、利用者が問題なく利用できるかどうかです。当社はBqeyだけでなく、さまざまなシステムやツールを導入しているため、新しいものを導入する際には、取り組みやすさが重視されます。予約だけできるようなシステムは他にもありましたが、車の施解錠までできるのがよかったです。新しいツールの利用が難しい場合、質問やサポートの回数が増え、操作や説明に時間がかかる点は課題です。使用者が簡単、かつ直感的に操作できるインターフェースと操作感が重要です。」
同社にはさまざまな世代の社員が在籍しているため、ITリテラシーが高くない方もいます。Bqeyは使いやすいUI・UXを提供しているため、どのような方でもすぐ利用できる点がメリットです。
「次に、システムの柔軟性も重要です。弊社は運用機能や社内の編成が変化しやすいため、その状況に対応できるシステムが求められます。また、弊社はさまざまなツールを導入しており、車両の急な異動やスタッフの変動が頻繁に発生する点も特徴です。例えば、名古屋にいるスタッフが急に大阪へ異動する場合など、システム側で柔軟に対応する必要があります」と山下様がお話しするように、社用車のある拠点と利用者の情報を柔軟に調整できることもBqeyの大きな特徴です。
鍵の手渡しが不要になることで社用車管理と運用の効率化を実現
「Bqeyを導入した最大の決め手は、鍵の直接手渡しが不要になることです。鍵を手渡すために、特定の場所へ行く必要がなくなったのは大きなメリットです。また、予約システムが組み込まれていることも大きなポイントでした。社員が予約した時間に社用車を使えるようになるため、貸出管理の効率化につながりました」ということで、社用車の利用者と山下様の勤務時間が異なることによって生じる非効率な運用を解決できたのは大きなメリットでした。
「1日に1度、貸出票を確認する手間がなくなりました。また、定時までに戻ってこない車について気にする必要がなくなったことは大きな変化です。問題が発生した場合のみ、連絡がある運用になったことで、管理工数を削減できました」と話す山下様は、社用車管理の手間が減ったことに加え、不在時に対応できないことへの精神的なプレッシャーがなくなったこともメリットだったそうです。
「深夜の貸し借りが可能になり、車が空いていればいつでも予約して利用できるようになったため、利用者側にとっても便利になりました。Bqeyのシステム上で、予約した人の名前が分かるようになっているため、何かトラブルがあった場合は直接連絡ができ、利用者同士でスムーズにコミュニケーションできます」ということで、Bqeyの導入により管理者と利用者両方の課題解決を実現しました。さらに「『いつ空いていますか？』といった問い合わせも減った印象があります。具体的な削減率については難しいですが、電話での催促と代替車両の手配にかかる時間は、月に3時間から4時間程度削減できた印象です」など、工数削減にもつながりました。
↑スマートフォンで車の鍵の施解錠ができるため物理鍵の受け渡しが不要
Bqey導入後は社用車の点検も確実に行えるようになり、安全にも貢献
「以前は社用車を点検する際、日程を貸出票に書いていたため、前日の利用者が点検日に継続して利用したり、車が戻ってこなかったりする問題が発生していました。しかしBqeyを導入したことで、点検の日程が決まったとき管理者アカウントで予約できるため、利用者も点検の予定が見やすくなりました」ということで、社用車を確実に点検できるようになったことで、社員の安全にもつながったと山下様は締めくくりました。
↑いつ予約が入っているのか一目でわかる
| 社名 | 株式会社文創 |
|---|---|
| 事業内容 | インテリア仕上げ工事全般、インテリア商材取扱、クロス（壁紙）仕上げ工事、各種床工事（長尺・塩ビタイル施行・カーペット・タイルカーペット・OAフロア）、化粧塩ビシート貼り工事、ガラスフィルム工事（遮熱・断熱・UVカットフィルム等）、窓装飾工事（カーテン・レール・縫製及び取り付け）、ブラインド・ロールスクリーン等の取り付け 他 |
| URL | https://www.fumiso.com/index.html#CONCEPT |
