NRS株式会社
鈴木 佑実 様
人事総務部
伊藤 亮弘 様
営業統括部
NRS株式会社は創業1946年から一貫して化学品・危険物の専門物流企業として成長を続けてきた化学品・危険物物流のパイオニアです。
国内バルク輸送、タンクターミナル、日本最大級規模の危険物倉庫、コンテナ容器の賃貸・メンテナンス、航空・海上輸送と輸出入通関業務など多様なニーズに応えられるサービスを展開。今では世界中にグループのネットワークを広げ、 欧州や北米、アジアなど100 か所以上に荷物を届けています。
現在、NRS 株式会社では主に顧客や営業所をまわるために本社で 6 台の社用車を運用しています。そんな同社では、これまで運転日報の集計や鍵の受け渡し、 車の予約に課題を感じていたといいます。
ここでは、これらの課題の解決にBqey （ビーキー）を導入したことで、管理者と利用者にとってどのようなメリットがあったのかを、 NRS 株式会社で社用車の管理 を担当されている人事総務部の鈴木様と普段から社用車を利用されている営業統括部の伊藤様にお伺いしました。
- 社用車の鍵の受け渡しを総務課の窓口でしていたため、その都度対面で対応する必要があり管理負担が大きくなっていた
- 予約した車とは別の車に誤って乗ってしまう方がいて、その車を予約していた方が乗れずに困ることがあった
- 運転日報を紙で管理していたため手入力でデータ化する手間がかかる上、 正確なデータを収集することが困難だった
- 車の鍵の受け渡しをなくすことができる
- 車を予約した人だけが予約した時間 、予約した車に乗ることができる
- 運転日報をクラウドで管理することでデータ化の手間がなくなり、正確な稼働状況を収集できる
- 管理者と利用者双方の負担を軽減し、社用車を効率的に運用できるようになる
全国の営業所に広げていきたいほど使いやすさを実感
社用車の管理と利用にそれぞれ課題を感じていた
NRS株式会社ではこれまで社用車の運転日報は紙で管理をしていました。
「まず、運転日報の紙の補充や集計が手間でした。とくに集計が大変で以前、社員に数か月分のデータ入力をお願いしたところ、 2 週間ほどかかったのです。社員の皆さんは時間がないなか急いで書くものですから、文字の判別が難しいものも少なくありませんでした。 法律に則った運用はできてはいましたが、一部のデータが正確か不正確か曖昧なままでは社用車の効率的な運用だとか、減車だとかに活用するのには不十分です」と鈴木様。
↑Bqey導入前に活用していた運転日報
「鍵の受け渡しに関しても、 以前は対面でしていましたので、 早朝や休日に社用車が必要な場合には事前に人事総務部まで鍵を取りに行く必要があり、忘れると総務の誰かが出勤するのを待っていました。また、過去には予約した車両とは別の社用車についうっかり乗ってしまう方がいて、本当に予約した方がその車両に乗れずにレンタカーを借りることもありました」と伊藤様。
管理者も利用者も簡単に使えそうだと納得して導入
そこで、NRS 株式会社では運転日報の管理、鍵の受け渡しなどの負担軽減ができるシステムを求めていました。そんな時、検索エンジンでヒットしたのがBqeyです。
「検索結果から各社サービスの概要を確認して、難しそうなものは候補から外しました。そうして残った4 社ほどからデモを見せてもらいましたが、大抵のサービスはタクシーのような運送をなりわいとする方向けで、GPSで今どこにいるのかとか、目的地までどのくらいで着くのかとか、弊社の目的には合わない機能が全面に押し出されていまして、ここまでの機能は必要ないかなと。私たちが求めているのはあくまで安全に運行できるのかとか、社用車をどれくらい活用できているのかとか必要最低限の機能でいいわけです」と鈴木様。
また日々、業務で使用する社用車は利用者が気軽に乗れることはもちろん、それを運用する管理者もストレスなく使うことができなければ導入しても長続きはしません。
「Bqeyはデモを見せてもらったときとても簡単そうで、これなら新しい仕組みに移行したとしても利用者誰もが使えそうだなと。 また、 私たち管理者としても、Bqeyならアプリで鍵の施解錠ができるため鍵の受け渡しの必要がなくなりますし、運転日報のデータもクラウドで一元管理できるので紙に書かれた運転日報の結果を手入力でデータ化する手間がなくなる上、正確なデータを残すことができるので減車する際の情報として活用することができるのではと思いました。さらに、 アルコールチェックにも対応しており、法令遵守ができるわけですから、Bqeyを提案するにあたって社内でとくに異議が出てくることもなくスムーズに導入することが決まりました」と鈴木様 。
また、Bqey導入後は、予約した時間に予約した車の鍵が予約した人にだけ発行される仕組みにより、車の乗り間違いも起こらなくなったといいます。
↑Bqeyアプリ画面
まずは試験導入し、かつ機能を絞ったことで混乱を防いだ
どれほど使いやすいシステムでも、導入時というのは多少の混乱は起きるものです。そこで、NRS 社ではBqeyを導入するにあたりまず一部の部署で導入し、社内である程度の使い方やメリットを把握したうえで、本社全体に広めたといいます。
「導入にあたっては、導入説明会を開催しました。ただ、導入説明会だけでは内容を忘れてしまいますし、当日出席できなかった社員もおります。そこで、後から内容を確認できるよう説明会の様子をビデオで残しておき後日、マニュアルと合わせて公開しました。実施にあたってのサポートもしっかりとしており、Bqeyにしてよかったと思いました」と鈴木様。
「弊社ではあえて運転前のチェック項目は必要最低限にしました。 チェック項目を自社の運用に合わせてカスタマイズできるのもいいですね。 Bqeyを導入してからこれまで使い方に関しての問い合わせはほとんどありません。 それどころか、社員からは 『 人事総務部に鍵を取りに来なくよくなって手間が減った 』『 カーシェアリングサービスみたいにスマホで完結するなんて先進的 』などの声が届いています。想像以上に社員から好評でした 」と鈴木様はいいます。
導入からおよそ 4 か月で手間を 5 分の 1 にまで削減
Bqeyを導入しておよそ 4 か月が経過したNRS 株式会社では、すでに導入前と比較して社用車の運用に関する業務時間を 5 分の 1 まで削減することに成功しています。
「Bqeyを導入してからまだ 4 か月ほどでデータが不十分のため、減車に向けて具体的には動けていません。ただ、明らかに稼働率の低い車両があることは把握できていますので 、データがそろえばすぐにでも減車できると思われます。また、本社にBqeyが導入され、社用車が使いやすくなったことはすでにほかの事業所の社員にも広まっているようです。今後は各事業所にもBqeyを導入していき、 グループ全体として社用車を安心安全に、効率的に運用できる体制を整えていきたいと思います」と 鈴木様はしめくくりました。
| 社名 | NRS株式会社 |
|---|---|
| 事業内容 | 化学品の総合物流サービスの提供、輸送容器のリース・レンタル・販売 |
| URL | https://www.nrsgr.com/company/outline/ |
