社用車の合鍵を作ることから解放され
鍵の受け渡しはスマートフォンひとつに

社用車の鍵の受け渡しの効率、予約入力の徹底に課題

「増えていく社用車をどのように運用したら効率よく回せるのか、無駄はないのか、現状把握をすることが最初の課題となりました」

ザ・ゴールドでは、買取に向かうスタッフが効率よく動けるように、事務員のいるオフィスと駐車場のみの営業基地を設け、社用車を運用しています。社用車の鍵はオフィスで一括管理。オフィスの車を使用する場合は、事務員が鍵の受け渡しを担当するので問題はないものの、事務員がいない営業基地（駐車場）の車の鍵は、受け渡しができないため、スタッフは事前に鍵を持っておく必要があります。また、使う予定の車にトラブルや予定変更があった場合も想定し何台かの鍵を事前に確保しておく必要がありました。そういったこともあり、合鍵の数は増えるばかり、その煩わしさも社用車運営における課題となっていました。

「車が一台増える度に合鍵をいくつも作る。営業効率を上げるために営業基地を設けたものの、全ての鍵を管理する事務員の手間がかかり、負担が大きくなるという状況でした」

当時ザ・ゴールドでは、社用車の管理に情報共有ソフトを導入していました。主な目的は、各スタッフに社用車の予約入力をしてもらい、各社用車の稼働率、最適な数を把握することでした。しかし実際には、予約入力をしなくてもオフィスに鍵があり車が使用できるため、入力のもれが発生していたといいます。

「誰がどの車を使用したのかわからず聞き込みで把握するという状況でした。入力があってこそデータでの戦略が立てられるので、そこを徹底させることが課題解決のポイントでした」

デジタルキーの機能を実際に試して便利さを実感

「東海理化のBqeyでは、スマートフォンで予約入力をして、スマートフォンで鍵を受け取る。作業がシンプルになることと、合鍵を作る必要がないことが私たちにとって最大の魅力でした」

増えていく車両の管理を任された中村さんは、まずはインターネットで「社用車 鍵」を入力して検索。そして「Bqey」にたどり着いたといいます。資料請求の際の反応の良さもあり東海理化に興味を持ったそう。中村さんに「Bqey」の導入に至る決め手をお伺いしました。

「事前に社用車3台に導入して機能を確認しました。実際に体感でき、自分たちが抱える課題が解決できるとイメージできたことが大きな決め手となりました。また、ビッグサイトの展示会にも出展されていたので、企業としての安心感も後押しになったと思います」

社員の作業効率アップ、経費削減にも成功

Bqeyを使うにあたって“社用車の予約を入力しないと鍵が受け取れない”ということに対して抵抗はなかったのか、また、これからどのような効果が期待できるのか話していただきました。

「予約の入力後に鍵が受け取れる点が良い機能として働いて、稼働状況を確認することができ車両管理がしやすくなりました。また、Excelで出力できる機能もあるので稼働率も出せます（現在は稼働集計機能で自動グラフ化が可能）。各基地の車の稼働率がわかれば最適な台数も割り出せるので、確かなデータのもとで増減の判断ができるようになりました」

鍵の受け渡しのために、都心にある本社近くの駐車場を契約していましたが、Bqey導入後は、従業員の住んでいるエリアに駐車場を借りることにしたそう。本社から車で約1時間の郊外とあって駐車場代を抑えることができました。

「駐車場代は、１台あたり月額4万円位かかっていましたが、1万円位まで削減できました。また、従業員は、都心にある本社までわざわざ通勤する必要がなくなり、自宅近くの駐車場から直行直帰ができるようになり業務時間の短縮につながりました」  

Bqey導入後は、１台の社用車を複数の社員で使うようになりました。それにより、意識の変化も見えてきたといいます。「社用車はみんなのもの」という意識に変わり、次の人のためにガソリンを入れておく、清掃をするなど思いやりの行動が増えたとか。また、安全運転への意識も高まり、危険運転アラートの数も減ったそうです。

 「走行距離などで金額が変わるリース料金と保険料が下がりました。社用車を共有して使うことで、走行距離が偏らず分散されたことによる効果だと思います」

Bqeyの導入前は、1台に対して何本もの合鍵を作る必要があったストレスがなくなり、スタッフ間の鍵の受け渡しがスマートフォンの操作だけで完了するように。買取業務での大事な足となる社用車をスタッフがスムーズに使用できることや、鍵の紛失のリスクが減る、稼働率のデータ分析で社用車台数の最適化を図るなど、管理が楽になることで、働く環境を整えることにもつながっています。