社用車の適正台数はどう決める？予約や感覚だけでは判断しにくい理由と稼働率の見方

社用車の増車や減車を検討する際、多くの担当者が「予約表の埋まり具合」や「現場の不満」を基準にします。しかし、そこにはいくつかの落とし穴があります。

予約が多いことと、常に足りないことは同じではない

予約表がびっしり埋まっていても、実際には「念のため長めに予約している」「直前にキャンセルしたが予約はそのまま」というケースが少なくありません。データ上は稼働100%に見えても、実際には車が動いていない「空予約」が潜んでいるのです。

 

現場の声だけでは、全体最適は見えにくい

現場からの「車が足りない」という訴えは切実ですが、詳しく分析すると、特定の曜日や時間帯（例：月曜の午前中など）に集中しているだけのケースがあります。この場合、台数を増やすのではなく、予約の調整やルールの見直しで解決できる可能性があります。

 

「何となく足りない・余っている」では判断を誤りやすい

「いつも駐車場がガラガラだから減らそう」といった感覚的な判断も危険です。たまたま外出が重なるタイミングで車が使えない不便が生じると、業務効率が著しく低下します。逆に、ほとんど使われていない特定の車両が、管理の死角に埋もれていることもあります。

だからこそ、まずは「実際にどう使われているか」という客観的な実態を把握する必要があるのです。

これらは、車が走っていようが駐車場で眠っていようが発生し続ける固定コストです。

もし、年間60万円かけている車の稼働率が極端に低ければ、それは「ほとんど使わないものに高い維持費を払い続けている」ことになり、経営上の大きなロスとなります。逆に稼働率が高すぎれば、現場では「使いたい時に使えない」という機会損失が発生しているサインかもしれません。

 

稼働率の計算方法

基本的な計算式は以下の通りです。

稼働率（％）＝実働時間÷期間中の総業務時間×100

 

例えば、月間の総業務時間が160時間で、そのうち車両が実際に動いていた時間が16時間であれば、稼働率は10%となります。

昨今ではオンライン商談の普及により、従来の「一人一台」という運用では稼働率が5〜10%まで低下しているケースも珍しくありません。この「固定費」と「稼働実態」のギャップを数値化し、投資に見合った活用ができているかを判断するために、稼働率の把握は不可欠なのです。

適正台数を導き出す第一歩は、現状の使われ方を正確に「可視化」することです。

重要なのは、単に「今何台あるか」ではなく、「どの車両が・いつ・どのくらい・何の目的で使われているか」を把握することです。実態が見えると、特定の部署への偏りや、夕方以降の余剰、あるいは「予約は多いが実は短時間しか動いていない」といった事実が浮かび上がります。

実効性のある減車や再配置、あるいは安易な増車を避けるための議論は、こうした客観的な根拠があって初めて可能になります。

稼働実態を把握する手法は、大きく2つあります。それぞれの具体的な内容や、メリット・デメリットを紹介するので、自社に適した手法を選ぶ参考にしてください。

 

①予約状況から把握する

まずは「どのような予約が入っているか」を確認する方法です。

 

紙やExcelの予約表から

手書きの管理簿やExcelの予約表でも、どの車両に予約が集まりやすいか、どの曜日・時間帯に利用が偏っているかはある程度見えてきます。「よく埋まる車両」と「ほとんど予約が入らない車両」を見比べることで、ざっくりとした偏りを把握する第一歩になります。

一方で、実際にその時間ずっと使われていたか、キャンセルや早帰着があったかまでは分かりにくく、「予約したけど使わなかった（カラ予約）」など実態とのズレが生じやすいのが難点です。

 

予約システムのデータから

デジタル化された予約データがあれば、車両別・拠点別・曜日別・時間帯別に予約状況を整理しやすくなります。予約の集中タイミングや特定車両への偏りなど、アナログな帳簿よりも客観的に傾向を分析できるのが強みです。

ただし、ここで分かるのはあくまで「予約された予定」であり、実際の利用時間そのものではありません。「予約は多いが実利用は短い」「長めに予約を取る癖がついている」といったケースは別途確認しないと、判断を誤る可能性があります。

 

②運行記録から把握する

「実際にどう動いたか」という実績に踏み込んで把握する方法です。

 

紙の運転日報から

紙の日報が残っていれば、実際に「いつ、誰が、どの車両を使ったか」を確認できます。予約情報よりも利用実績に近い情報であるため、把握精度は一段上がります。

ただし、記入漏れや記載粒度のバラつきが起きやすく、回収・集計の手間も膨大です。継続的な見直し材料として使うには、管理側の負荷が非常に大きくなります。

 

Excel等の運転日報データから

日報がデータ化されていれば、紙の場合と比べて集計や期間指定の比較が容易になり、車両ごとの利用傾向を追いやすくなります。利用目的や利用者情報が揃っていれば、「どの車両が、何の目的で、どれくらい使われたか」を詳細に把握できます。

一方で、これも「入力」を前提とした運用であるため、入力漏れや精度のバラつきというリスクは残ります。

 

テレマティクス（動態管理）のデータから

GPS等を用いた動態管理データがあれば、走行時間・距離・ルート・停車状況を正確に把握できます。予約や日報よりも実走ベースの実態に近く、極めて客観的です。

「予約はあるが短距離しか走っていない」「一部の時間帯だけ極端に集中している」といった実態も見えやすくなりますが、導入コストや運用要件のハードルがある点に注意が必要です。

 

デジタルキーの利用履歴から

スマートフォンのアプリで鍵を開閉する「デジタルキー」のログを活用する方法です。 実際に車両の鍵を開け閉めした履歴をもとに、利用時間や頻度を正確に把握します。予約時間ではなく「実際に車両を使い始めた・終えた」履歴が残るため、見直し材料として非常に有効です。

どの車両が活用され、どの車両が眠っているかを継続的に可視化しやすく、稼働の偏りや低稼働車両の特定に直結します。また、手入力に依存せず自動でログが溜まるため、管理側の負担なく継続的に改善サイクルを回すことができます。

 

「ズレ」の確認と「低稼働車」の特定がコスト削減の鍵

可視化を進めると、「予約は8時間入っているのに、実際には1時間しか走っていない」といった予約と実績のズレが見えてきます。このズレをルール改善で解消するだけで、増車せずとも「車が足りない」という不満を解決できるケースは多いものです。

また、データをもとに洗い出した低稼働車も、即削減するだけでなく「他部署への再配置」や「共用車化」といった選択肢を検討することで、会社全体の車両コストを最適化できます。

ただし、多機能なほどコストも上がるため、自社にとって「稼働率の見える化」に必要な機能を見極めることが大切です。

車両管理システムについては以下の記事で詳しく解説しています。あわせてご覧ください。

参考記事：【2026年最新】車両管理システムおすすめ12選｜機能を徹底比較！