【無料】すぐに使える！運転日報のテンプレート｜運用ポイントも解説

業務中の移動や荷物の運搬に欠かせない自動車。用途や使用頻度は様々ですが、業務において自動車を運転する場合は、「運転日報」の作成が法令で義務付けられています。

運転日報をつけることで、ドライバーが長距離運転や休憩不足で疲労していないか確認したり、走行距離に応じた車両のメンテナンスを検討したりすることができます。

この記事をご覧いただいている方の中には、

・これから運転日報を運用していくため、すぐに使えるテンプレートがほしい
・運転日報に記載すべき内容を確認したい
・一般的な運用の流れを把握しておきたい
・効率的に運用するポイントを知りたい

といった要望をお持ちの方も多いかと思います。

そこで本記事では、無料でダウンロードできる運転日報のテンプレートを紹介した上で、運転日報の記載内容、運用の流れやポイント等について解説します。

テンプレートを入手し、運用のポイントを押さえて、効率的に運用をスタートさせましょう。

まずは、使いやすくておすすめのテンプレートを6つ紹介します。運転日報に記載すべき内容は「緑ナンバー」と「白ナンバー」で異なるため、それぞれに合わせたテンプレートを掲載しています。

緑ナンバー用のテンプレート

緑ナンバーのうち、ここではトラック等の貨物自動車運送事業における運転日報テンプレートを紹介します。

都道府県のトラック協会が公開しているテンプレートの中から、シンプルで使いやすいタイプ、タコグラフ（運行記録計）チャート紙が貼り付けられるタイプ、荷役作業が追加された網羅的なタイプを集めました。

法令で定められた項目を満たしていればフォーマットは自由なので、自社にとって使いやすいタイプを使用してください。

• 一般社団法人　愛知県トラック協会
  https://ssl.aitokyo.jp/member/download/
   
• 一般社団法人　群馬県トラック協会
  https://www.gta.or.jp/tekisei/download.html
  　　　
• 一般社団法人　茨城県トラック協会
  https://www.ibatokyo.or.jp/tekisei/tekiseika_docs

白ナンバー用のテンプレート

白ナンバーも、緑ナンバーの場合と同様、指定のフォーマットはありません。

白ナンバーで運転日報の作成が義務付けられているのは、安全運転管理者の選任義務の対象となる企業や事業所です。

安全運転管理者の選任義務については、以下の記事を参考にしてください。

参考記事：【最新版】5分でわかる！安全運転管理者とは｜選任義務から罰則まで徹底解説

法令で記載が義務付けられている項目については後ほど紹介しますが、緑ナンバーと比較してかなり項目が少なく、シンプルです。そのため、自社にとって必要な項目を追加して運用するケースが多いです。

その点、日本法令のテンプレートはExcel形式、biz oceanのテンプレートはWord形式であり、ダウンロードしてから項目の追加・削除などアレンジすることが可能です。

みずほ東芝リースのサイトには、1台の車両を特定のドライバー専用として運用する場合と、複数のドライバーが共用で運用する場合のテンプレートが掲載されているため、自社の運用スタイルに合わせて選択できます。

先ほど紹介したテンプレートは、いずれも法令で定められた項目を網羅していますが、これらをアレンジして自社専用の運転日報を作成・運用するためには、法令上、どんな項目を記載しなければならないのかを押さえておくことが大切です。

また、作成した運転日報は適切に保存する必要があります。

ここでは、運転日報に記載すべき内容と保存期間、作成を怠った場合の罰則について詳しく解説します。

運転日報に記載すべき内容

運転日報に記載すべき内容は、緑ナンバーと白ナンバーでそれぞれ異なる法令によって定められています。

緑ナンバーの場合

緑ナンバーのうち、トラック等の貨物自動車運送事業については、貨物自動車運送事業輸送安全規則第八条で定められています。わかりやすく言い換えると、以下の8項目について記載する必要があります。

参考：e-Gov法令検索｜貨物自動車運送事業輸送安全規則（第八条）

白ナンバーの場合

白ナンバーについては、道路交通法施行規則第九条の十で定められており、わかりやすく言い換えると以下の4項目について記載する必要があります。

運転日報の作成と保管は、運転業務を担う企業にとっては必須かつ重要な業務です。

法令上の義務であるため確実に対応する必要がありますが、記入を行うドライバーと、記録管理を担当する運行管理者や安全運転管理者のいずれにとっても業務負担となることがしばしばあります。

仮に紙の運転日報を運用する場合に、どのような負担が発生するか、具体例を用いて紹介します。

ドライバーの負担

運転日報の項目が多い場合、記入に時間がかかります。また、丁寧に書いたつもりでも字が読みにくかったり誤字脱字があったり、未記入の箇所があった場合には、管理者から再提出を求められます。メインの業務ではないところで時間を取られてしまうため、ドライバーにとって負担になります。

管理者の負担

運転日報を紙で管理した場合は、ドライバーの数だけ紙の保管が必要です。例えば、ドライバーが50人いて、平均稼働日が20日のケースを想定してみましょう。

• ドライバー50人×平均稼働日20日×12ヶ月=12,000枚

先ほど、運転日報に関する業務負担について説明しました。これらの負担を軽減し、効率よく運用するために以下3つのポイントが挙げられます。

わかりやすいフォーマットの検討

紙でもExcelでも、記入するべき箇所がわかりにくかったり、普段使わないような項目が盛り込まれていたりした場合、未記入や記載ミスが起こる可能性が高まります。

自社のドライバーにヒアリングを行い、項目を精査してわかりやすく使いやすいフォーマットを検討するとよいでしょう。

自動入力の活用

紙の場合、氏名や車のナンバーといった、決まった内容もいちいち記入する必要がありますが、Excelを活用し回答欄を選択式にすることで記入の手間が削減できます。

誤字脱字や数字の読み間違いもなくなるため、差し戻しも避けられるでしょう。また、燃費計算などもExcelの計算式を入力しておけば自動で行うことが可能です。

車両管理システムの導入

簡単入力、未記入の防止、ペーパーレス、検索性の向上すべてが叶えられるのが、「車両管理システム」です。

ドライバーはスマホやPCからいつでも簡単に入力でき、未記入の項目がある状態で提出しようとすると知らせてくれる機能があるため、入力や確認にかかる手間を大幅に削減することが可能です。

また、データはクラウド上に保存されるため、ペーパーレスを実現し、データ検索も容易となります。

運転日報だけでなく、車両予約やアルコールチェック、最適な走行ルートや運転傾向の分析、スマホで鍵の開閉ができる機能が搭載されているシステムもあるため、業務で利用する車両に関する記録や管理をまるごと行うことが可能となり、管理者の業務負担軽減にも大いに役立つでしょう。

システムを用いた場合にどれくらい業務効率化できるか

車両管理システムを用いるとどれくらい業務効率化ができるのか、具体的にイメージしたい方もいるかと思います。

ここでは、東海理化の提供する車両管理システム「Bqey（ビーキー）」を利用した場合に、どれくらい業務効率化できるか紹介します。

１．ドライバーがスマホから運転日報の必要項目を入力します。

２．ドライバーがアプリ上で運転日報を提出します。

３．提出された記録はすぐにクラウド上に反映され、安全運転管理者はデータで内容を確認することができます。データは自動で3年間システムに保管されます。

未提出や未記入があった場合には、ドライバーに自動で通知が届くので、管理者のチェックの手間を大幅に省きます。概算にはなりますが、社用車を5～6台と仮定した場合は、運転日報のとりまとめにかかる時間が30分から5分程度に、改修した書類の確認・保管にかかる時間が20分から5分程度に削減が見込まれます。

このように、車両管理システムを用いると、ドライバーは日々の運転日報の作成にかかる手間が短縮でき、管理者は未記入や未提出による差し戻しの手間が省け、両者ともに運転日報に関する業務を効率化することが可能となります。また、ペーパーレス化を実現し、保管スペースの削減や検索性の向上を叶えます。

車両管理システムの詳しい機能や選び方、サービス比較については以下の記事で解説しています。ぜひ参考にしてください。

参考記事：【2023】車両管理システム比較14選｜選び方や機能を徹底解説

実際に車両管理システム「Bqey（ビーキー）」を導入して、運転日報をはじめとした、車両管理に関する課題を解決した企業の事例を紹介します。

NRS株式会社様の事例

NRS株式会社は、化学品・危険物専門の物流企業として、国内バルク輸送、タンクターミナル、日本最大級規模の危険物倉庫、コンテナ容器の賃貸・メンテナンス、航空・海上輸送と輸出入通関業務など多様なニーズに応えられるサービスを展開しています。

本社では、主に顧客や営業所をまわるために6台の社用車を運用している中で、運転日報の集計などに課題を感じていました。それらの課題解決を目的として、Bqeyの導入に至りました。

株式会社和晃様の事例

株式会社和晃は空気調和、給排水衛生設備、蒸気、エアー、冷却水設備など工場の生産ラインに不可欠な付帯設備工事を中心に、電気、建築、土木工事に至るまでワンストップで対応している企業です。18台の社用車を保有しており、運転日報の効率化とアルコールチェックへの対応のため、Bqeyを導入していただきました。

今回は、無料でダウンロードしてすぐに使える、運転日報のテンプレートを紹介しました。法令で定められた項目に、自社にとって必要な項目を追加するなど、アレンジして運用するとよいでしょう。

運転日報に関する業務は、ドライバーにとっても管理者にとっても負担になることがあります。わかりやすいフォーマットの検討や、Excelの計算式を活用するなどの運用ポイントを押さえて、業務負担を軽減しましょう。

運転日報はもちろん、車両の利用や管理に関わる業務をまるごと効率化するなら「車両管理システム」の導入がおすすめです。

法令を遵守し、自社にとって効率のよい運用方法を見つけましょう。