フリートマネジメントとは|重要性やおすすめの運用方法を紹介!
社用車に関して、「フリートマネジメント」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。社用車を利用している企業において、近年フリートマネジメントが注目されています。
しかしながら、
・フリートマネジメントとは何かよくわからない
・フリートマネジメントをどのように行ったら良いかわからない
・現状のフリートマネジメントの見直したい
など、疑問や悩みを抱えている方も多いかと思います。
そこで本記事では、フリートマネジメントの「重要性」や「メリット・デメリット」、「おすすめの運用方法」などについて解説します。
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- 煩雑になりがちな社用車の予約が簡単にできる
- アルコールチェック記録など、義務化で増える業務を簡略化
- 日報類を全てデジタルで完結し、ぺーパレス化を促進
など、車の管理者とドライバー双方の負担を軽減し、業務効率を改善できる機能が充実しています。
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改めて知りたい、フリートマネジメントとは
フリートマネジメントとは、法人が所有する社用車や事業用車両の運用について、適切に管理することを指します。「フリート(fleet)」という言葉には、「ものの集まり」という意味がありますが、法人の車両を指すこともあります。ご存知の方も多いかと思いますが、「マネジメント(manegement)」は「管理」や「運営」といった意味で使われることが多いです。したがって、フリートマネジメントは法人における適切な車両管理のことを意味します。
フリートマネジメントの重要性
企業はなぜ、フリートマネジメントを行わなくてはならないのでしょうか。その大きな理由としては、以下の2つが挙げられます。
- 従業員が安全に社用車を使用できる環境を整えるため
- 社用車に関するトラブルや事故が起きるリスクを低減させるため
社用車の点検や従業員への安全教育を確実に実施することで、従業員は安心して社用車を使用することができますし、トラブルや事故を未然に防ぐことにも繋がります。また、保険への加入や事故発生時の対応方の把握により、もしもトラブルや事故が起きた時でも、損害を最小限に抑えることができます。
また、フリートマネジメントを適切に行うことで、社用車の運用を効率化することや、社用車に関する経費削減にも繋がります。例えば、混雑を避けた走行ルートを明示することで、走行時間を短縮して移動効率を上げたり、業務に必要な台数を把握して見直すことで台数を減らし、経費削減に繋げたりすることができます。こういった観点でも、フリートマネジメントは注目されてきています。
メリットと注意すべき点
メリット
社用車管理を行うメリットとしては、以下の3つが挙げられます。
①コスト削減
車両の稼働状況を把握することで、適切な車両台数に見直すことができ、車両に関するコスト削減に繋がります。また、適切な運行ルートでの走行を従業員に指示することで、ガソリン代の節約になることもあります。
②安全運転の強化
車両の定期点検やメンテナンスを確実に行うことで、車両トラブルを未然に防止するとともに、定期的に従業員に対する安全運転教育を実施することで、安全運転意識の向上に繋げることができます。
従業員に安全運転をさせることは企業の義務ですが、車両管理は安全運転を強化するために重要な役割を担っています。
③売上アップ
車両の運行計画を綿密に立てたり、業務における最適な走行ルートの設定を行ったりなど、車両管理を適切に行うことで移動効率を高め、通常業務に集中できるような環境を整えることができます。
社用車を使用する従業員が安心して移動できるような体制を整えておくことは、従業員の通常業務のクオリティを上げることにも繋がります。
注意すべき点
フリートマネジメントを実施する際には、管理者側の目線だけでなく、ドライバーの目線でも実施方法を考えなくてはなりません。注意すべき点としては以下のとおりです。
ドライバーから反対される可能性がある
フリートマネジメントの実施方法によっては、ドライバーに負荷がかかる場合があります。例えば、社用車を使用状況を把握するために予約を必須とした場合には、都度予約の手間が発生します。また、様々な記録類の提出を依頼した場合には、書類の作成時間や提出の手間が発生します。
もちろん安全に社用車を使用してもらうために必要な業務もありますが、社用車に関する業務はあくまでドライバーの本来の業務ではないため、ドライバーにとって負荷がかかりすぎないかを考える必要があります。
システムを活用する場合は費用がかかる
最近ではフリートマネジメントを効率化するためのシステムである「車両管理システム」が注目されており、導入を検討している企業も多いです。確実に効率よくフリートマネジメントを実施するためには有効な手段ですが、システムの導入・利用にはもちろん費用がかかります。
フリートマネジメントで実施すべき3つの管理
フリートマネジメントとは具体的にどのようなことを行えば良いのでしょうか。大きく分けると3つの管理業務があります。それぞれ見ていきましょう。
①ドライバーの管理
一つ目はドライバーの管理です。車両を使用するドライバーに対しては、以下のような管理を行う必要があります。
- ドライバーへの点呼の実施
- 運転者台帳の管理
- 安全運転教育の実施
- 運転免許証の更新状況の確認
②車両の管理
二つ目は車両の管理です。従業員が安全に車両を使用できるよう、車両本体の管理も適切に行う必要があります。具体的には、以下のような内容を行いましょう。
- 保険の加入・更新
- 車検のタイミングの管理・実施
- 車両管理台帳の管理
- 適切な車両台数の把握・調整
③記録類の管理
三つ目は記録類の管理です。社用車に関して管理すべき記録がいくつかあります。具体的には以下のような記録を管理するようにしましょう。
- 日常点検記録
- 運転日報
- アルコールチェック記録
なお、記録類については以下のコラムで詳細に紹介しています。こちらも合わせてご覧ください。
・運転日報の参考記事:運転日報の参考記事:運転日報とは?【テンプレート付き】|記載内容や保管義務について徹底解説
・日常点検の参考記事:車の日常点検で見るべき3つのポイント|重要性や適切な頻度も解説
・アルコールチェック記録簿の参考記事:アルコールチェック記録簿のテンプレート|運用方法も徹底解説!
フリートマネジメントで発生しがちな4つの課題
所有する車両台数にもよりますが、フリートマネジメントを実施するには管理工数がかかります。ここからは、社用車管理を行う上で抱えがちな課題や困りごとを紹介します。
①日報類の紙での管理が大変
社用車を導入すると、運転日報や日常点検を行わなくてはなりません。また、先程もお伝えしたとおり、一定台数以上所有する場合にはアルコールチェックも実施しなくてはなりません。
これらの記録類は一定期間保管する必要があるため、紙で管理していると莫大な枚数になります。また、ドライバーの記録類に記入漏れや提出漏れがないかも確認する必要があるため、社用車を頻繁に使用する場合や社用車の台数が多い場合には、管理が大変です。
②自社に必要な車両台数がわからない
社用車を導入する際は、ドライバーがどれくらいの頻度で社用車を利用するかをリサーチして台数を決めることになります。しかし実際に導入してみると、思ったより使用頻度が高く必要な時に社用車がなくて使えない場合や、全く使われていない社用車がある場合もあります。
実際に何台必要かは導入前に正確に予測することは難しいので、一定台数を導入するしかありませんが、導入してからは利用状況を把握して車両台数を見直す必要があります。車両台数が足りていない場合は業務効率が下がってしまいますし、逆に車両が多すぎる場合は経費が無駄になってしまいます。
とはいえ、自社に必要な車両台数を正確に把握することは困難です。最適な車両台数で運用できている企業はあまり多くないかもしれません。
③車検の実施や保険の更新漏れがある
社用車を導入すると、マイカーと同様に車検を実施しなくてはなりません。また、保険に加入する場合がほとんどだと思うので、保険の更新も確実に行わなくてはなりません。
数台しか所有していない場合や、すべての社用車の車検や保険の更新のタイミングを合わせている場合はそこまで管理に困らないかもしれませんが、社用車によってタイミングがバラバラになることも多いかと思います。その場合は毎月のように車検や保険の更新を行わなくてはならないこともあります。
リースで導入した場合はリース会社からはがきが来るなど、特に細かく管理しなくても問題ない可能性もありますが、車検の実施忘れは安全性を担保できなくなりますし、保険の更新漏れは事故時のリスクが高まるため、確実に管理する必要があります。
④危険運転や交通事故のリスクがある
社用車を導入すると、様々なドライバーが車を運転することになるため、ドライバーの運転技術によっては危険運転や交通事故のリスクが伴います。運転に慣れていない若手のドライバーだけでなく、運転に自信のあるベテランドライバーにも慣れや油断による事故のリスクがあります。
社用車を導入する際には、定期的に安全運転教育を実施するなど、交通事故防止に努めなくてはなりません。
フリートマネジメントに「車両管理システム」が注目されている背景
そもそも、車両管理システムとは
車両管理システムとは、社用車やリース車などの車両を効率よく管理することができるシステムのことです。
車両管理システムは、2017年の中型トラックに対するデジタコの搭載義務化やをきっかけに需要が一気に高まり、2016年から2022年の間で、車両管理システムを導入した車両台数は約3.7倍になりました。
飲酒運転防止に対する企業の意識が高まるとともに、さらに車両管理システムが注目されるようになってきています。また、働き方改革により、労働時間の見直しが図られる中で、社用車管理業務の負担を軽減させるために、車両管理システムを導入する企業も増えました。
なお、車両管理システムについては以下の記事で解説しています。各社が提供するサービスの特長や機能も比較しているので、合わせてご覧ください。
参考記事:【2023】車両管理システム比較14選|選び方や機能を徹底解説
おすすめの機能4選
車両管理システムの機能は多岐に渡ります。ここからは、フリートマネジメントで発生しがちな課題を解決するために活用できるおすすめの機能をご紹介します。
①日報類のデジタル化機能
車両管理業務の中で工数がかかると言われているのが、日報類の管理です。運転日報や日常点検記録に加えて、アルコールチェック記録も保管しなくてはならなくなりました。これらの日報類をまとめてデータ提出・管理することができる機能を搭載したシステムもあります。
②車両稼働状況集計機能
紙で管理している場合に確認することが難しいのが、車両の稼働状況です。予約管理機能で予約状況を保存している場合や、デジタルキーでカギの操作ログが取れる場合、動態管理機能で移動の記録が残っている場合には、データを活用すると車両の稼働状況を把握することが可能です。
これらの情報をシステムからダウンロードして手作業で集計することもできますし、システムによっては自動で集計してグラフ化してくれるものもあります。
③車検や保険更新時期のアラート機能
社用車を所有している場合は、車検や保険の更新時期も管理しなくてはなりません。更新時期が近くなると管理者に通知が届く機能があると、更新漏れを防止することができます。車検や保険の時期は車両によって異なる場合が多いので、社用車を多数保有している場合には更新漏れのリスクを低減させることができる機能です。
④動態管理機能
動態管理とは、車などの移動するものの位置情報や状態をリアルタイムで記録・管理することです。具体的には、GPS機能のある端末を車に搭載し、位置情報などの走行データを取得します。
システムによっては、実際の走行ルートを記録した上で、より効率的に移動することができる最適ルートを提案する機能が備わっています。
その他にも、予約管理機能、デジタルキー機能、アルコールチェック機能、運転傾向分析機能などの機能があり、車両管理システムを導入すると業務効率化することができます。
車両管理システム導入によるメリット・デメリット
管理者のメリット・デメリット
まずは管理者にとってのメリット・デメリットを解説します。
メリット
管理者にとってのメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
①管理工数が削減できる
社用車管理業務は多岐に渡るので、車両台数が多い場合や管理者の人数が少ない場合などは特に多くの時間が必要になります。車両管理システムを用いると、予約やカギの受け渡し業務にかかる時間を短縮したり、日報類のチェックの手間が省けたり、情報を一元管理することで抜け漏れを防止したりすることができます。
②生産性が向上する
動態管理機能でリアルタイムに位置情報を把握すると、トラブルや急な業務が発生した場合でも適切な人員配置を行うことができます。また、日報類のデジタル化や自動作成等のドライバーの負担を軽減する機能を備えたシステムを導入すると、ドライバーは自分の業務に集中できる時間が増えるので、生産性の向上が見込まれます。
③経費削減に繋がる
デジタルキー機能や動態管理機能、車両稼働状況集計機能などを活用することで、車両の正確な稼働状況を把握し、車両台数の最適化を行うことができます。その他にも、ルート最適化による燃料費の削減や、車両に関する情報を一元管理することによる管理工数削減なども見込めるので、適切なシステムの導入は経費削減に繋がります。
④コンプライアンス遵守に繋がる
飲酒運転や交通事故のない安全な社会にするためにも、アルコールチェックや車検の徹底や安全運転教育の実施が求められています。会社のイメージダウンや社会的信用を失うことを避けるためにも、社用車に関する適切な運用体制を構築する必要があります。車両管理システムはそういった観点でも活用することができます。
デメリット
管理者にとってのデメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
①初期費用・ランニングコストが発生する
車両管理システムを導入する場合には、必ずコストが発生します。月額制を採用している場合が一般的なため、どのシステムを選んでもランニングコストが発生する可能性が高いです。また、システムによっては初期費用が必要な場合もあるため、導入前に確認しておくとよいでしょう。
②社内で利用方法を浸透させる必要がある
車両管理システムに限らず、新しくシステムを導入する場合には、社内で利用方法を浸透させなくてはなりません。せっかく導入しても、「使い方が煩雑で使ってもらえない」
「使いにくいとクレームがきた」というケースがあります。システムを有効活用するためには、マニュアルを作成したり、利用説明会を開催したりするなど、利用者(ドライバー)に向けたサポートが必須となります。
ドライバーのメリット・デメリット
次に、ドライバーにとってのメリット・デメリットを紹介します。
メリット
ドライバーにとってのメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
①日報類作成の負担軽減
社用車に関する業務の中で、ドライバーにとって最も負担の大きい業務が日報類の作成です。車両管理システムを導入することで、日報類の作成を自動化したり、ペーパーレス化することができるので、ドライバーの業務負担を大幅に軽減することができます。
②外出先からでも予約状況が確認できる
車両の予約管理を管理部署で紙やホワイトボードで行っていると、予約をしたい場合や予約を変更したい場合に、毎回管理部署に足を運ぶか、電話をしなくてはなりません。会議室予約システムを使っている場合などは、PCを開かないと予約状況が確認できないことも多いです。車両管理システムで予約管理をすると、スマホアプリで確認することができ、外出先からでもすぐに予約状況を確認したり、予約を取ったりすることができます。
③管理部署とのやりとりの手間が省ける
社用車を利用する際には、カギの受け渡しや日報類の提出など、管理部署とのやりとりが頻繁に発生します。車両管理システムを活用すると、システム上で完結する業務が増え、やりとりの負担や手間を軽減することができます。
④直行直帰しやすくなる
カギの返却や日報類の提出のために管理部署まで寄っているケースも多いかと思います。デジタルキー機能や日報類のデジタル化機能が搭載されたシステムを導入すれば、物理的なカギの受け渡しや日報類の対面での提出が不要になるので、直行直帰しやすくなります。
デメリット
ドライバーにとってのデメリットとしては、以下のようなものが挙げられます。
①動態管理で監視される
動態管理は位置情報をリアルタイムで把握したり、走行ルートを記録したりするため、ドライバーは「常に監視されている」と感じることも多いです。運転方法を評価されることに対しても、ベテランドライバーはよく思わない可能性もあります。
②利用方法を覚えなくてはいけない
新しいシステムが導入されると、ドライバーは利用方法を一から覚えなくてはいけません。システム系が苦手な社員にとっては、慣れるまで時間がかかったり、使い方が複雑で結果として使いにくいといった意見が上がることもあります。
車両管理システムを選び方
車両管理システムは多岐にわたるため、どのような手順で選んだらよいかわからない方も多いかと思います。機能や種類を踏まえて、自社に合った適切なシステムを選ぶためには、以下のような3ステップで選ぶとよいでしょう。
ステップ1:自社の抱えている課題を整理する
ステップ2:課題を解決できる機能を探す
ステップ3:システムを選ぶ
まずは自社の抱えている課題を明確にする必要があります。何のために車両管理システムを導入するのかという目的にも直結します。そしてその課題を解決するために必要な機能を把握し、その機能が搭載されているシステムを探すようにしましょう。
もちろん、車両管理システムには複数の機能が搭載されているものもあるため、最終的には費用対効果を考えながら導入するシステムを決定することになります。
なお、車両管理システムの選び方については以下のホワイトペーパーで詳しく解説しています。自社の抱えている課題を整理するためのチェックリストも付いているので、ご活用ください。
参考資料:車両管理システムの選び方
車両管理システム比較
①Bqey(ビーキー)
長年車のカギを作ってきた高い技術力を活かして開発した"デジタルキー"が搭載されており、スマホで車の施解錠ができるので鍵の受渡しが不要になります。また、車両予約・アルコールチェック記録や運行記録・稼働状況等の情報をクラウドで全て一元管理することができます。初期費用や初期工事が不要なのも嬉しいポイントです。デジタルキーの操作ログを用いて車両の稼働状況を自動集計・グラフ化できるので、車両台数の最適化も実現できます。
こんな人におすすめ
- カギの受け渡しの手間・紛失リスクをなくしたい
- 稼働状況を集計して車両台数を見直したい
- 車両に関する情報をクラウドで一元管理してペーパーレス化したい
URL:https://bqey.com/
②LINKEETH(りんきーす)
AI搭載通信型ドライブレコーダーを活用し、安全運転支援と車両運行管理をトータルに実現したサービスです。ドライブレコーダーの加速度センサーやAIを活用し、ドライバーの運転傾向をチェックでき、事故抑止、省燃費運転によるコスト削減を実現します。また、GPSを活用し、車両の位置や状態をリアルタイムにチェックすることができます。
こんな人におすすめ
- 動態管理機能でしっかり管理したい
- ドライブレコーダーで運転傾向を把握したい
- 位置情報をリアルタイムで把握したい
③BUSINESS NAVETIME 動態管理ソリューション
参照元:ビジネスナビタイム
配車計画、動態管理、リアルタイムの交通情報、様々な車種に対応したカーナビゲーション、作業実績まで移動の最適化に特化したクラウド型動態管理システムです。独自の技術により新規開通した道路に即座に対応しているため、地図データへの反映が早いのが特徴です。顧客情報管理もできるため、配送業や営業先が多い場合におすすめです。
今回は3つの車両管理システムをご紹介しましたが、より多くの車両管理システムをまとめて比較したい方は、以下のコラムをご覧ください。各サービスの特徴もご紹介しているので、自社に合ったシステムを見つけることができると思います。
参考記事:【2023】車両管理システム比較14選|選び方や機能を徹底解説
まとめ
今回は、フリートマネジメントについて解説しました。フリートマネジメントは、従業員が安心して社用車を使用できる環境を整備することや、トラブルや事故を未然に防ぐことにも繋がります。また、もしもトラブルや事故が起きた時でも、損害を最小限に抑えるための準備にもなります。
また、フリートマネジメントを適切かつ効率良く実施するためには、車両管理システムの導入を検討してみても良いかもしれません。車両管理システムは多岐に渡るので、自社の課題を解決できる機能は何かを見極め、費用対効果も加味して、自社に合ったシステムを選ぶようにしましょう。
最近注目されている車両管理システム
「Bqey」をご存知ですか?
Bqeyは「使い勝手満足度92.3%」とお客様の満足度が非常に高い車両管理システムです。
- 煩雑になりがちな社用車の予約が簡単にできる
- アルコールチェック記録など、義務化で増える業務を簡略化
- 日報類を全てデジタルで完結し、ぺーパレス化を促進
など、車の管理者とドライバー双方の負担を軽減し、業務効率を改善できる機能が充実しています。
社用車に関する課題を「Bqey」で解決します。Bqeyについて知りたい方は、是非こちらから資料をダウンロードしてください。