NDSソリューション株式会社
渥美広宣 様
FE事業部
NDSソリューション株式会社は、愛知県名古屋市の中区に本社を構える、複数の事業分野で活動している企業です。
同社は1969年に創業し、電算処理業務の受託会社としてスタートしました。
同社は現在、大きく4つの事業を展開しています。1つ目が半導体やFPD（フラットパネルディスプレイ）の製造装置のスタートアップ移設・改造・保守業務を行うフィールドエンジニアリング事業。2つ目は、ソフトウェアからハードウェアネットワークまで企業のIT領域をトータルにサポートするITソリューション事業で、3つ目がICT商材サービスのマーケティング活動や導入支援業務を行うビジネスパートナー事業。そして4つ目が、幅広い研修で企業の人材育成を総合的にサポートする教育研修事業です。
各地に複数の拠点を構える同社は現在38台の社用車を保有しており、いくつかの課題を抱えていましたが、Bqey （ビーキー）の導入により解決しました。
今回は、FE事業部の渥美様にBqey導入の背景や、どのような課題解決につながったのかについてお話を伺いました。
- 運転日報とアルコールチェックの結果を紙で管理していたため、確認工数が甚大だった
- 社員が社用車を予約する際、事務所へ赴く必要があった
- 毎回、鍵を返却する必要があったため、駐車場から鍵の保管場所が離れている拠点では手間がかかった
- 運転日報とアルコールチェックの結果をクラウドで管理することで工数削減に繋がる
- 社用車の予約をシステムで行うことができ、事務所へ赴く必要がなくなる
- デジタルキーの活用により物理的な鍵のやり取りをなくすことができる
- 加工や工事が不要のためリース車でも導入できる
社用車管理にもDX化が求められていた
アナログな運用や物理的な鍵のやり取りがネックだった
「法改正により、アルコールチェッカーの導入が必要になったため、市販のアルコールチェッカーを購入し各車両に導入しました。これにともなって通常の運行記録票とは別に、酒気帯び確認の管理表も設置しました。社員が乗車前と乗車後にチェックし、その結果を紙に記入する運用が必要でした」と話す渥美様。
紙の運用だったため記入内容が読みづらかったり、月末ごとに車両に配備された紙を収集するために多くの工数が発生したりするなどの課題を抱えていました。
「当社の四日市オフィスにPDF化した書類を送付し、担当者が内容をチェックしてファイリングする作業が発生しており、毎月膨大な工数がかかっていました。社用車の利用は各拠点で予約表によって管理していたので、車を借りる際には事務所にある予約表の確認が必須でした」とのことで、事前調整の手間があることに加え、鍵を借りたり返却したりする手間も大きかったようです。
「拠点によっては駐車場から700～800mほど離れているところもあり、例えば事務所に戻ってきた後で車に忘れ物があると気づいた場合は、駐車場まで戻るのが非常に手間でした。また、車両から荷物を少し載せ替えたいときも、毎回鍵を取りに戻る必要がありました。」と渥美様がこれらの課題を解決できる方法が求められる状況でした。
↑運転日報やアルコールチェック記録は紙で、社用車の鍵は所定の場所での管理をしていた
デジタルキーの有用性に魅力を感じBqey導入に至る
DX推進担当でもあった渥美様は、有用なソリューションを探すために赴いた「名古屋デジタルイノベーション2022」で、Bqeyのブースに立ち寄られました。
「当初は、クラウド化によって紙の管理をなくすことが一番の目的でした。しかし、デジタルキーという副産物にも出会え、Bqeyを有効活用しています」と話す渥美様。スマートフォンが車の鍵の代わりになるデジタルキーの活用により社用車の鍵を事務所に受け取ったり、返却したりする必要がなくなることが、Bqey導入の決め手になったそうです。具体的には、事務所から離れた駅の近くに駐車場がある拠点もあり、駅から鍵を取りに行くために歩く必要がなくなり、社員の負担軽減につながりました。
「さらに、デジタルキーを使用するための加工や工事が不要なため、リース車が多い当社でもスムーズに導入できました。またアルコールチェッカーがアプリと連動してデータを転送できるなど、他社のソリューションと比べお得感もありました。」
リース車を社用車として活用する場合、当然ながら加工や工事はできません。しかしBqeyであれば、問題なくデジタルキーへ移行することが可能です。
また以前は、誰かが鍵を持ち帰り、その社員が翌日体調不良で急遽出社しなかった場合、社用車が使えなくなって困ることもあったそうです。しかし、Bqeyを導入することで、鍵を安全に保管し、社内カーシェアリングのような形でいつでも誰でも社用車を利用しやすい環境が構築できました。
社用車のスムーズな予約と管理業務の効率化に成功
Bqeyを半年ほど運用している同社では、さまざまなメリットを実感されているそうです。
「以前は、予約状況を確認するために予約表を見なければなりませんでしたが、今はスマートフォン1つで簡単に確認できるようになりました。また、クラウド上の管理コンソールから運行状況をリアルタイムで把握できるようになったことで、紙では見られなかった情報が可視化されるという効果もありました。さらに、データをCSVでダウンロードできるため、社用車の運行状況やアルコールチェックの実施状況をスムーズに確認できるようになったのはメリットです」と渥美様。
これまで社内のシステムのカレンダーでも予約状況を確認できたそうですが、パソコンを開いて確認するのはやはり手間がかかるものです。
スマートフォンですぐに確認できるようになったことに加え、紙の収集や運搬の手間も減ったことも大きなメリットだといえます。
↑もともと紙の予約表に記入していたが、スマホでの予約に変わりどこでも簡単に予約できるようになった
Bqeyの活用により“社内カーシェアリング”を実現
「車両の定期点検日は車を使用してはいけないのですが、そのことを忘れてしまう社員もいました。その結果、点検日に車が利用されてしまい、日程を再調整することがありました。しかし、Bqeyの導入によりクラウド上での予約が可能になったことで、定期点検日に管理側が事前予約を入れ、デジタルキーを無効にしておくことで『この日は定期点検がある』ことを社内に周知できるようになりました。物理的に車に乗れない状況を作れるのは大きなメリットです」と、すでにBqeyを存分に使いこなしています。
Bqeyの有用性に満足していただいた渥美様は「今後はグループ会社にも展開したいと思っている」とお話されていました。
| 社名 | NDSソリューション株式会社 |
|---|---|
| 事業内容 | フィールドエンジニアリング事業、ITソリューション事業、ビジネスパートナー事業、教育・研修事業 |
| URL | https://www.nsol.co.jp/ |
