【最新版】運転日報アプリおすすめ9選｜メリットや選定ポイントもご紹介

昨今、運転日報に関する業務効率化のために、アプリ（システム）を導入する事業所が急速に増加しています。ここでは、運転日報アプリの基本的な機能について簡単に紹介します。

 

運転日報アプリでできること

運転日報アプリでは、運転者の氏名や走行距離など運転日報に記載しなければならない項目を、スマートフォンなどのアプリから入力することができます。また、アプリから入力したデータはクラウド上に保存され、PCで管理することができます。

 

他にも、車両の予約機能や日常点検記録の機能が搭載されているものや、GPS端末を取り付けて動態管理を行えるもの、スマートフォンで車のカギの開け閉めができるものもあります。2022年4月から白ナンバーに対してもアルコールチェックが義務付けられたことから、アルコールチェック機能も備わっていることが多いです。

詳しい機能については、運転日報アプリの6つの主な機能にて解説します。

安全運転管理者については以下の記事で詳しく解説しているので、合わせてご覧ください。

参考記事：【最新版】5分でわかる！安全運転管理者とは｜選任義務から罰則まで徹底解説

 

運転日報の保存期間

運転日報の保存期間は、貨物自動車運送事業輸送安全規則においては1年間と定められています。つまり、緑ナンバーの企業は運転日報を1年間保存しなければなりません。

一方、道路交通法施行規則では保存期間について明記されていません。

 

しかし、同規則において、2022年から義務化されたアルコールチェックの記録については、1年間保存することと定められています。

仮に従業員が業務において重大な交通事故を起こした場合や、悪質な交通違反を犯した場合、公安委員会からアルコールチェックの記録や運転日報の提出を求められることがあります。こうしたケースへの対応を考えると、運転日報についても最低1年間は保存しておくことをおすすめします。

参考：安全運転管理者等に関するよくある質問

 

また、運転日報は労働者の運転時間を記載する書類でもあり、労働基準法にも関わるので注意が必要です。労働基準法では、書類の保存期間が5年間と定められています。そのため運転日報の保存期間は、労働基準法に合わせて5年間とすると安心です。

※労働基準法における書類の保存期間は、当面は経過措置として3年間保存となっています（2024年3月現在）。

参考：改正労働基準法に関するQ＆A (mhlw.go.jp)

 

おすすめの保存形式

運転日報の保存形式は、紙でも電子データでも構いません。紙に記載し、ファイリングしている企業も少なくないでしょう。

しかし、紙での運用は、紙資料が増えて保管場所をとる、ファイリング作業が手間といった課題を伴います。

過去の運転日報を確認する必要が生じた場合も、ファイルを取り出し、ページをめくって探さなければなりません。車両の利用頻度が高い企業では、保管するファイルの量も多くなり、探すのに膨大な時間と手間を要します。

 

一方、電子データで保存すれば、紙の使用量削減はもちろん、過去の運転日報の検索にかかる時間の削減も可能です。

また、電子データであれば、データの改ざんを防止したり、編集履歴を残したりする仕組みを利用することで、セキュリティ強化にもつながります。

このような観点から、可能であれば電子データで保存することをおすすめします。

 

運転日報について詳しく知りたい方は、以下の記事も合わせてご覧ください。

参考記事：運転日報とは？【テンプレート付き】｜記載内容や保管義務について徹底解説

運転日報アプリを導入することで、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、大きく3つのメリットについてご紹介します。自社での運用で期待するものがあるか、一緒に考えてみてください。

 

入力・管理業務の効率化

運転日報を紙やExcelで作成する場合は、かなりの時間と労力がかかります。アルコールチェックと合わせて、運転前・運転後にそれぞれ記入の時間を取られるため、特に毎日業務で運転する方にとっては負担も大きいでしょう。

しかし、アプリを活用すれば、スマートフォンを起動して簡単に入力できるため、大幅に手間を削減することができます。

管理者が、紙に記入されたデータをまとめるために転記・集計する作業も煩雑で時間がかかりますが、アプリを活用すれば転記は不要となり、集計も自動化することができ、効率よく管理できます。

 

データの正確性の向上

手書きの場合、急いでいて字が読みにくかったり誤字脱字があったりして、管理者から再提出を求められることがありますが、アプリから入力することでこうしたムダを削減できます。

 

また、運転者が日々の業務に追われ、ついつい後でまとめて書いてしまい、情報が正確性に欠けるという課題もよく耳にします。アプリを用いて入力のハードルを下げ、都度作成を徹底することでこうした課題を解決することができるでしょう。

 

ペーパーレス化

アプリに移行することで、紙の記録用紙や台帳が不要となり、ペーパーレス化を実現できます。用紙代、印刷代などのコスト削減や、保管スペースを削減することができます。環境保護やSDGsの観点からも、こうした取り組みに積極的な企業として、社会的なイメージアップにも繋がるでしょう。

 

また、紙で管理する場合は保存期間ごとに仕分け作業が発生しますが、多くのアプリでは入力したデータは1年から3年程度クラウド上に自動保存されるようになっており、仕分けの必要がなくなります。

検索機能で探したい日報を簡単に見つけられたり、書類を紛失するリスクを低減させたりできる点でも管理者にとって大変役立つでしょう。

運転日報をアプリで作成・管理できるサービスの多くは、車両管理全体に関わる様々な機能を搭載しています。このため、一般的には「車両管理アプリ」という名称で呼ばれています。ここでは、運転日報アプリ（車両管理アプリ）の主な機能を6つご紹介します。

 

①運転日報のデジタル化機能

運転者の氏名や走行距離、車両番号など運転日報に記載しなければならない項目をアプリ上で入力し、データをクラウド上で保存できる機能です。

ドライブレコーダーのようなGPS端末を車に取り付けることで位置情報などの走行データを取得する、動態管理機能がついたタイプもあります。管理者はPCから提出された日報を確認することができ、未提出の場合には運転者や管理者に通知されるものもあります。

 

②日常点検記録機能

自動車を適切な状態に保つため、定期的に日常点検を行うことは非常に重要です。一般的には、車を一周してタイヤやランプに異常がないか確認したり、エンジンルームを開けてブレーキ液やバッテリー液の量が適正か確認したりしますが、こうした点検項目をアプリ上で入力できる機能があります。

 

③アルコールチェック機能

従来より、緑ナンバーの運転者には運転前後のアルコールチェックが義務付けられていますが、2022年4月の道路交通法改正により、一定台数以上の自動車を所有する白ナンバー事業者も対象となりました。

 

アルコールチェック機能では、アルコールチェックの測定結果をアプリ上で入力・管理できます。アプリによっては、アルコールチェッカーと連携して測定値が自動で入力されるものや、記録に未記入があった場合や規定値を超えるアルコール量が検出された場合に、管理者へ通知されるものもあります。

 

なお、社用車のアルコールチェックについては以下のコラムで解説していますので、合わせてご覧ください。
参考記事：【2023】社用車のアルコールチェック義務化をわかりやすく解説

 

④車両予約管理機能

社用車を使う際に、事前の予約が必要な会社も多いかと思います。予約管理機能は、アプリ上で車両の空き状況を確認してその場ですぐに予約したり、予約変更をしたり、誰がどの車に乗っているかをすぐに確認したりすることができます。アプリは空き状況を外出先からいつでも確認することができるので、営業など外出が多いような職場では特に重宝されます。

 

⑤車両稼働状況集計機能

紙で管理している場合に把握が難しいのが、車両の稼働状況です。予約管理機能からどれだけ予約が埋まったかを集計したり、デジタルキーと呼ばれるスマートフォンで車のカギの施解錠を行う機能を用いて操作ログを取ったりすることで、車両の稼働状況を把握することができます。GPS端末で取得した走行データから算出することも可能です。

アプリによっては自動で集計してグラフ化してくれるものもあり、車両台数の適正化に役立てることができます。

 

⑥運転傾向分析機能

急発進や急ブレーキがないかといった「安全評価」や、アイドリングストップを実施しているかといった「エコドライブ評価」など、ドライバーの運転傾向を分析する機能があります。

万が一事故を起こしてしまった際や異常事態が発生した際の、原因を特定するのに役立つ機能です。

これまで紹介したように、運転日報アプリ（車両管理アプリ）には様々な機能があり、どうやって選べばよいかお悩みの方も多いと思います。

ここでは、アプリを選定する際のポイントを紹介します。

 

自社の課題解決に繋がる機能を選ぶ

運転日報アプリ（車両管理アプリ）の機能は多岐に渡るため、自社の課題を整理し、解決に繋がる機能を選ぶことが重要です。

 

たとえば、運転日報の作成・保存が義務付けられている事業所は、アルコールチェック義務化の対象でもあるため、これらを別々に運用している状況に課題を感じていたとします。

この場合、アルコールチェック機能があるアプリを選定すれば、法律で定められている記録類が一元管理でき、より業務効率化に繋がるでしょう。

 

ただし、当然ですが多くの機能が搭載されたアプリほど費用も高額になります。費用対効果を考えながら、解決したい課題に対してできるだけ過不足のない機能を搭載したアプリを選ぶよう心がけましょう。

 

また、ドライブレコーダーのようなGPS端末を搭載する際には、運転者が監視されているような気分になり、かえって反発を招いてしまうことがあります。導入することで得られるメリットを十分説明し、運転者の理解を得ることも大切です。

 

料金体系を確認する

運転日報アプリは月額制であることが多く、この場合「車両1台あたり」か「利用者1人あたり」のどちらで料金が発生するのかを確認しておきましょう。1台を複数人でシェアしている場合などでは、費用が大きく変わってきます。

また、初期費用がかかるかどうかも大きなポイントです。車両工事が発生する場合や専用端末が必要な場合などには、月額料金とは別に初期費用がかかる可能性があります。特に、GPS端末搭載型のアプリでは初期費用が必要になることが多いので、必ず確認するようにしましょう。

 

なお、車両管理アプリ（システム）の選び方については以下のホワイトペーパーで詳しく解説しています。自社の抱えている課題を整理するためのチェックリストも付いているので、ご活用ください。
参考資料：車両管理システムの選び方

URL：https://ai-contact.jp/

この他にも、サービスサイトにて多数の導入事例を紹介していますので、合わせてご覧ください。

導入事例｜Bqey＜ビーキー＞｜社用車管理、まるっと解決