【管理部門必見】バックオフィス業務のやりがいとは？業務効率化で攻めるバックオフィスへ

バックオフィス業務は、幅広く専門性も高いため、やりがいのある仕事です。
しかし、幅が広いがゆえに業務負担が大きく、日々の業務を「こなす」ことに精いっぱいになり業務効率に課題を感じている方もいるのではないでしょうか。

本記事で解説する内容を参考に、「攻めるバックオフィス」として効率を上げ、さらにやりがいを高めましょう。

バックオフィスとは、企業の中でのサポート業務を担当する部署のことで、「縁の下の力持ち」と表現されることもあります。顧客と直接関わることはありませんが、企業の運営に必要不可欠な役割を果たしています。

バックオフィスが高いサポートを行うことで、フロントオフィスをはじめ企業全体の生産性向上が期待できます。

バックオフィスの重要性

バックオフィスは、企業の日常運営に不可欠なサポート業務を担当しています。

具体的な担当内容は、下記の通りです。

上記のような業務は、企業成績を向上するうえで不可欠です。
顧客と直接対峙することは少ないですが、バックオフィスは、重要性の高い業務を担っていると言えます。

フロントオフィスとは何が違う？

フロントオフィスは、企業の中で直接顧客と接する部署です。
フロントオフィスの例としては、受付や営業、コールセンターが挙げられます。

バックオフィスが担うサポート業務は、顧客対応などのフロントオフィス業務とは対照的に、基本的に内部向けです。
企業の目標達成に向けた営業や、マーケティングなどの業務には、直接関わりません。

バックオフィス・フロントオフィスは、企業にとってどちらも必要不可欠な部署ですが、それぞれが担う業務や関わる人、影響範囲が異なります。

バックオフィスには、どのような職種があるのでしょうか。代表的なバックオフィスの職種を見ていきましょう。

総務部

総務部は、下記のような幅広い業務に対応しています。

• 施設や備品の維持・管理
• 社員の給与計算、年末調整
• 来客対応、電話対応など

他の部署で対応しないすべての事務仕事を請け負っていると言っていいでしょう。
総務の業務は事務仕事ですが、人と関わる機会の多い職種です。
社員が入社してから退職するまで、各種手続きや給与、勤怠管理、育休の相談などについて、サポートを行います。

企業によって担当する業務内容や範囲が異なり、経理や人事業務も併せて行う場合もあります。
バックオフィスの中でも、最も業務範囲が広い職種です。

経営企画部

経営企画部は、企業の利益を上げるために戦略を練るのが主な業務です。
企業の長期的な目標達成に向けて、3～5年スパンの中期目標を立て、方向性を定めます。
中期目標を達成するために、これまでのデータを分析して、企業のもつ現状課題を整理し、具体的な計画を立案します。

経営企画部は、一定以上の規模がある企業で創設されることが多いです。
規模が大きい会社では、経営側と現場の距離が空いてしまう傾向にあります。

第三者的に経営企画部が課題を分析することで、経営側と現場を仲介し、企業の経営を良い方向に導きます。

人事部

企業で重要な資源となる「人材」。
その人材の採用や配置、管理などを行うのが人事部です。
人材採用や配置、管理に伴い、次のような業務が発生します。

• 各媒体を用いた求人情報の作成および掲載
• 労務管理
• 人事制度作成／運用
• 企業説明会の実施
• 応募者の選考
• 内定連絡や入社までのサポート
• 人材の総合的な評価による配属
• 教育や研修

企業によっては、総務部ではなく人事部が、社員の給与計算や勤怠管理を行います。
人材によって、企業の経営成績は大きく変わります。

社員が意欲的かつ高い生産性で働けるようにするためには、人事部の力が必要不可欠です。

経理部

経理部は、お金に関する業務を担当する部署です。日々の企業活動で発生したお金の流れを記録することが、主な業務になります。
経理部の業務は、日次業務、月次業務、年次業務に分類することができます。

「日次業務」

（※1）給与計算は総務部や人事部で行う場合があります。
（※2）在庫管理は、総務部で行う場合もあります。

「年次業務」

経理部は、1円のミスも許されない大変な仕事です。
しかし、企業の状態を数字で知ることができるため、やりがいのある職種と言えるでしょう。

目の前の業務に追われ、悩んでいることに向き合う時間を取れないバックオフィス担当者も多くいます。
悩みを解決するためには、バックオフィスが抱えている課題と向き合うことが大切です。

ここからは、バックオフィスのよくある悩みをご紹介します。ぜひ、課題と向き合う良い機会にしてください。

①業務の幅が広い

総務・経営企画・人事・経理は、いずれも業務の幅が広い職種です。
特に総務では、5、6年勤務しても、まだやったことのない業務がある人も少なくありません。

また、中小・ベンチャー企業では、総務・人事・経理などを複数の業務を1人で担当することもあります。
さらにバックオフィスには、本業とは異なる掃除やお茶出しなどの雑用業務が回ってくる場合も多いです。

業務負担が大きくなりがちであるため、それを理由に退職を希望するバックオフィス社員もいるのが現状です。しかし近年は、クラウドサービスなどのITツールが多く登場しています。こういったツールを導入することで、業務効率の向上が図れます。

②専門人材不足

バックオフィスには、専門知識が必要な業務が多数存在します。
専門知識のある人材は獲得しにくく、欲している企業も多いため、人手不足に陥りやすいです。

人材不足に陥った企業では、フロントオフィスがバックオフィスの業務を担う場合があります。
このように、バックオフィスの人手不足が、企業全体に影響を及ぼす可能性もあり、改善すべき課題となっています。

しかし、逆に言えば、バックオフィス業務を行っていくことで専門的なスキルや知識を身に付けることも可能です。
自身が専門的なスキルや知識をもった人材になれば、どこの企業からも求められる人材になることができるでしょう。

③汎用性の高い仕事が少ない

バックオフィスは専門的な業務が多いため、汎用性の高い仕事は少ないです。
例えば経理部では、経費の管理や財務諸表の作成といった業務を担当しますが、どれも専門的な業務で他の部署で活かせる機会はあまりありません。

しかし、バックオフィスの人手不足に陥っている企業は少なくないため、経理部から経理部のようなスライド転職は、十分に可能です。
そのため、バックオフィスの汎用性の低さにそれほど不安を抱く必要はないでしょう。

またバックオフィスの中には、汎用性の高い仕事もあります。
例えば、人事部の担当業務である社員の育成は、キャリアアップに関するコンサルなどに活かすことができます。
このように自身の専門性を磨き、スキルを活かしていけば、将来的にも大きな武器となります。

④他部署との連携

バックオフィスは、人との関わりが多い仕事です。とくに、他部署との連携は不可欠です。
他部署との連携は、企業内の調整や、情報のやり取りをスムーズにするために重要です。
これが上手くいかないと、作業効率の低下や、ミスが生じる可能性があります。

しかし、他部署との連絡などに時間を取られてしまい、業務が回らなくなることも多いため、バックオフィス社員の悩みの種にもなっています。
バックオフィス社員が本来の業務に注力するために、最小限で適切に連携を取れるようシステム導入などの工夫が必要です。

「攻めるバックオフィス」にするためには、次の3つの行動が大切です

• キャリアパスを意識する
• システムを導入し、業務効率を上げる
• 「守り」よりも「攻め」のバックオフィスにする

それぞれ詳しく見ていきましょう。

キャリアパスを意識する

日常のバックオフィス業務を単調にこなすだけだと、やりがいは高まりにくく変化への感度が低下してしまいます。

キャリアパスとは、キャリアを積んでいくための道筋を指します。
将来的に就きたい仕事や目標を踏まえ、キャリア計画を立てると、目的が明確化されるため、バックオフィス業務の意欲向上につながります。

キャリアパスを設定する際は、バックオフィスの先輩を参考にするのが最も効率的です。
身近な存在である先輩から、積み上げてきたキャリアを聞けるため、よりイメージしやすくなるでしょう。

目指すべきキャリアを明確にし、
そのためにどんな変化が必要か意識するとよいでしょう。

システムを導入し、業務効率を上げる

「仕事量の割にやりがいがない」と感じるのは、業務負担が大きいのが原因の一つかもしれません。
解決策としては、システム導入によるバックオフィスの業務効率化が挙げられます。バックオフィスの職種に合った、下記のようなシステム導入がおすすめです。

• クラウドサービス
• 電子帳簿や電子申請システム

システムの導入によって、手作業による作業時間の短縮や、人的エラーを軽減できます。
また、データの収集や記録、整理、分析なども非常に楽になるため、業務効率化を実現しやすくなります。

「守り」よりも「攻め」のバックオフィスにする

長くバックオフィスで仕事をしてきた人ほど、「この業務はこう進める」といった固定観念があるものです。
しかし、業務効率化するためには、従来の業務の進め方に順ずる「守り」から積極的に改革をしようとする「攻め」の意識が大切です。

しかし、バックオフィスの部署には、基本的には決定権がありません。
そのため、経営側がバックオフィス社員の声に耳を傾けつつ、バックオフィス社員が主体的に他部署と連携していき、会社全体で変わっていく必要があります。

攻めのバックオフィスにすることで、「企業内でサポートをする役割」から「企業の成長を牽引する役割」に変わる可能性があるでしょう。

バックオフィスの業務は幅広く、専門的な知識とスキルが必要なため、業務負担が大きくなりやすいです。それに伴い、やりがいを感じられなくなる社員も少なくありません。
しかし、バックオフィスのやりがいは、システム導入による業務効率化で高められる可能性があります。

バックオフィス業務の中でも、大きな業務負担となりやすいのが「社用車管理」です。
弊社サービス「Bqey（ビーキー）」を導入すれば、業務負担の大幅な軽減が可能です。

社用車の管理では、アルコールチェック・日常点検・車検・鍵の管理などを行う必要があり、台数が増えれば増えるほど管理が複雑・煩雑になります。
「Bqey」は、それらの一括管理を可能にするため、業務効率化を実現できます。

社用車管理が負担になっているバックオフィス部署は、Bqeyの導入をご検討ください。
 

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