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2022.09.27

社用車の管理はシステムで効率化!種類を知って適切に社用車の管理を【2022年版】

「紙ベースで社用車の管理を行っているが、データを見返しにくい」「車両の空き状況がわかりにくい」とお悩みではないでしょうか。

社用車の効率的な稼働には、システムの利用がおすすめです。社用車の管理システムには、複数の種類があり、ニーズによって使い分ける必要があります。

この記事では、社用車の管理システムについて、それぞれの種類ごとに概要・メリットなどを解説しました。社用車の管理をペーパーレス化し、業務効率化を行いたい方は、ぜひ参考にしてください。

社用車の管理システムとは?

そもそも、社用車とはどのような車を指すのでしょうか。社用車の効率管理にシステムを使うメリットとあわせて、解説します。

そもそも社用車とは?白ナンバー・緑ナンバーの違い

社用車とは、会社の事業に関連する移動のために使う車です。会社が行う事業の種類などにより、社用車に付けるナンバープレートの色は異なります。

 
ナンバーカラー 説明 特長
白ナンバー 貨物運送事業・旅客運送事業に使わない車(軽自動車を除く)
  • 自賠責保険などの保険料が緑ナンバーよりも低く抑えられる
  • 緑ナンバーに比べて法定点検のサイクルが長く、点検項目が少ないなど
緑ナンバー 貨物自動車運送事業法などの関係法令の要件(許可基準)をクリアし、運輸局の許可を得て取得する(軽自動車を除く)
  • 自動車税・自動車重量税などが安い
  • 運賃をもらい貨物の輸送ができるなど

上記のほかにも、運賃をもらって軽自動車で貨物を運ぶ「黄ナンバー」などがありますが、色にかかわらず会社の業務で使う車を社用車と呼びます。会社所有ではありませんが、事業に使うために長期リースで借りている車も、社用車に含まれます。

社用車の稼働効率化には社用車管理システムがおすすめ

社用車にはさまざまな保有形態や管理方法があるため、紙ベースで管理するのは大変です。そのようなときは、社用車管理システムを使うことで、スムーズに管理が行えます。

社用車管理システムを使うと、下記のようなメリットがあります。

  • スマホやPCを使って、簡単に確認や予約ができる
  • その場にいなくても閲覧や共有が簡単で、予約の重複が起こりにくい
  • 紙ベースで記入する手間やコストが省ける

アルコールチェック項目を設定しているものを選べば、2022年施行の改正道交通法施行規則にも簡単に対応できます。システムによっては、運転日報の自動作成など便利な機能が備わっているため、労働時間の短縮も期待できます。

管理ニーズによる社用車の管理システム分類

社用車管理システムには、管理ニーズによってグループウェア型・テレマティクス型の2つに大別できます。それぞれどのような違いがあるのか、ここから詳しく見ていきましょう。

1.グループウェア型

まずは、グループウェア型について説明します。

グループウェア型の概要

グループウェアとは、グループでの意思疎通や協働・協調のために使うソフトウェアのことです。Microsoft365やGoogle Workspaceなどに代表されるクラウド版や、自社サーバーを使うオンプレミス版があります。

グループウェアには、チャット機能やタスク管理機能・社内wiki・掲示板機能など、グループでコミュニケーションを取るための機能が複数備わっています。

カレンダー機能や設備予約機能のあるグループウェアを使えば、社用車のスムーズな予約が可能です。運転日報をドキュメントに記載し、グループウェア上で提出することもできます。

グループウェア型のメリット

グループウェアを使って社用車管理を行うメリットは、日常的に使っているソフトで手軽に社用車が管理できることです。

チャット機能などのグループウェアを普段から使っている場合、同じグループウェア上で社用車管理までできると、導入の手間が省けます。使い慣れたグループウェアを利用することで、教育や周知にかかる時間の削減にもなります

グループウェア型のデメリット

グループウェアは、車自体とは連動していないものがほとんどです。そのため、グループウェアのカレンダー上で予約をしても、予約を見落としてしまうと、車の利用が重なってしまうリスクがあります。鍵の受け渡し・返却といった手間も、従来通りかかることとなります。

またカレンダー機能やアルコールチェックの記録簿・運転日報などを別々のドキュメントで管理していると、データのひも付け・可視化の作業が別途必要です。

社用車管理専用のシステムでないグループウェアは、汎用性は高いですが、台数が多いと管理しきれなくなる可能性もあるでしょう。

2.テレマティクス型

テレマティクスとは、テレコミュニケーション(電気通信)とインフォマティックス(情報処理)を組み合わせた造語です。ここからは、テレマティクスによる社用車管理について、詳しく解説します。

テレマティクス型の概要

テレマティクスとは、カーナビやGPS搭載機器をインターネット接続し、情報管理・サービス提供を行うことを言います。

GPS機能を活用して、トラックなどの車両の位置を取得したり、設定エリアへの出入り(ジオフェンス)を確認できます。また、交通情報を取得し、目的地までのルート作成を行ってくれるものもあります。

カーナビのほかには、車のシガーソケットやドライブレコーダーなどのデバイスを利用して装着するものが多いです。

車に直に取り付けることが想定されていることから、グループウェア型よりも車両管理に特化しており、車両の詳細な情報が知りたい場合に便利です。

テレマティクス型のメリット

テレマティクス型システムでは、社用車の運行に関わる項目を専用のスマホアプリなどから簡単に記録できるものが多くあります。スプレッドシートなどにスマホから入力するのは手間ですが、運転記録に特化した社用車管理専用アプリであれば、入力もスムーズです。

社用車の共有がよりスムーズになるため、台数が多くてもスムーズに管理できます。社用車に関するデータを一元管理でき、稼働状況も把握しやすいため、各部署・担当者単位で社用車を占有することなく、共有使用が実現できるでしょう。

テレマティクス型のデメリット

多数の社用車でも管理しやすいテレマティクス型ですが、導入には初期費用がかかることが多いです。また、車種や取り付けるデバイスによっては、使いたいシステムと合致しないこともあります。

しかし、車両を各人所有のものではなく共有とし、車両台数を適正化すれば、トータルコストを抑えることも可能です。労働時間の削減・データ収集のしやすさなど、コスト以外のメリットも踏まえて検討することがおすすめです。

鍵管理から稼働状況確認まで、社用車の管理を一元化!「Bqey」

社用車をより効率的に管理したいなら、弊社の提供しているグループウェア型の社用車管理システム「Bqey(ビーキー)」がおすすめです。

社用車管理特化アプリにより、グループウェア型のデメリットである「カレンダー機能やアルコールチェックの記録簿・運転日報などの管理が面倒」という点を克服し、運転日報やアルコールチェックなどのデータを一元管理できるのが特長です。

運転記録だけでなく社用車予約も行いやすく、社用車の共有がよりスムーズになるため、車両台数が多くてもスムーズに管理できます。

車の鍵を入れたボックスをスマホで解錠できる「QEY box」を使えば、鍵自体をデジタル化するより初期費用が抑えられることから、多くの企業で導入実績があります。

Bqey」 Boxは低消費電力の無線通信技術を使っているため、オフライン状況下でも鍵操作が可能です。また、緑ナンバー・白ナンバーといったナンバーの色を問わず、基本的にどの車両メーカーの車にも対応しています。

「初期費用を抑えたい」「さまざまな車種に対応させたい」とお考えの企業様におすすめです。

まとめ

社用車の管理に使えるシステムには、グループウェア型・テレマティクス型の2種類があります。稼働状況やアルコールチェックなどのデータをまとめて管理したいなら、社用車管理専門のテレマティクス型システムがおすすめです。

弊社の「Bqey」は、社用車に関するデータを一元管理できる社用車管理アプリです。車のデジタルキーと予約・使用記録がセットになっているため、鍵の受け渡しにかかる手間を省いて、社用車シェアを促進できます。現在は、アルコール検知器とデジタルキーを連携し、検査結果で問題がなかった場合のみ解錠できるシステムも開発中です。

サービスの導入事例については、下記ページから資料を請求いただけますので、ぜひご覧ください。

資料請求はこちらから!

https://www.bqey.com/document/